TANTZKY bietet seit vielen Jahren Digitalisierungslösungen speziell für das Planungs- und Ingenieurwesen. 

Für die Unternehmensgruppe Ingenieurbüro Fritz Spieth führten wir gemeinsam mit dem Inhouse-Projektteam das Dokumenten-Management-System (DMS) DocuWare mit verschiedenen Zusatzmodulen ein.

Seither arbeiten unternehmensweit, ca. 60 MItarbeiter aller Bereiche erfolgreich mit dem DMS – z.B. Projektverwaltung / Kundenakte, Personalwesen, Buchhaltung / Rechnungswesen, Controlling / Qualitätsmanagement sowie Auftragsverwaltung und profitieren von den vielen Vorteilen eines Dokumenten-Management-Systems.

• Schaffung eines zentralen, digitalen und revisionssicheren Datenarchiv mit schnellem Zugriff auf die vollständigen Projektakten
• strukturierte, systematische und effektive Dokumentenablage nach den gewünschten Leistungsphasen HOAI
• Reduzierung der internen Kosten durch Optimierung der Such- und Ablagezeiten – relevante Informationen stehen unmittelbar allen Berechtigten zur Verfügung
• Reduzierung der Prozesskosten durch Vereinfachungen im Bereich der Steuerung / Lenkung von Dokumenten
• Automatisierung und Beschleunigung durch verschiedene Dokumenten-Workflows
• transparente, nachvollziehbare und dokumentierte Projektbearbeitung
• Nachvollziehbarkeit durch Versionierung und Historie der archivierten Dokumente
• Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Vorgaben im Bezug auf die Dokumentenverwaltung/-archivierung
• Effizienz-Steigerung durch mobilen Zugriff auf alle Informationen und Workflows

Darüber hinaus entwickelt das engagierte DMS-Projektteam rund um den Technischen Leiter & Prokuristen Georg Thier, mit Unterstützung der TANTZKY DMS-Spezialisten kontinuierlich weiter an der Verbesserung bzw. geplanten Erweiterung der DMS-Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen.

Alle Dokumente, wie z. B. E-Mails mit Anhängen, Briefe, Protokolle, Genehmigungen, Pläne, Verträge u.v.m. werden von verschiedenen Mitarbeitern anhand von eindeutig definierten Index-Kriterien verschlagwortet und können so klar strukturiert der Projektakte nach den entsprechenden Leistungsphasen zugeordnet werden.

Fest im Leitbild des Ingenieurbüro Fritz Spieth verankert, steht das Unternehmen u. a. für hervorragende Qualität, Sorgfalt und Ordnung. Hierbei legt die Geschäftsleitung besonderen Wert auf eine kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe und ermöglicht den Mitarbeitern eine moderne betriebliche Ausstattung für die Projektorganisation und -bearbeitung.

Maximale technische Unterstützung, wie z.B. das automatisierte Auslesen bestimmter Schlagwörter vereinfachen die Indexierung von Dokumenten erheblich. Durch die unternehmensweiten, klar definierten Arbeitsabläufe mit Fristen und Freigaberegeln gewinnen alle Mitarbeiter an Geschwindigkeit in der Bearbeitung der Dokumente.

DocuWare MOBIL

DocuWare TASK MANAGER

DocuWare AUTOINDEX

DocuWare WORKFLOW MANAGER

DocuWare CONNECT TO OUTLOOK

DocuWare SMART CONNECT

Die Geschäftsleitung des Ingenieurbüro Spieth hat sich bewusst für das DocuWare Mobil - Add On entschieden. Hier können die Projektleiter z. B. bei der Bauabnahme vor Ort mit modernen Tablet-PC direkt auf die Projektakten, Pläne und Vereinbarungen zugreifen, um die Inhalte direkt vor Ort zu prüfen.

Dies sorgt für einen schnellen Informationsfluss, erhöhte Effizienz und eine rasche Entscheidungsfindung.

Weitere Vorteile:

• Zugriff auf alle Dokumente und ständige Verfügbarkeit aller Informationen
• Nachvollziehbarkeit durch Versionierung und Historie
• gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten möglich

Darüber hinaus lassen sich von unterwegs Genehmigungen und Freigaben von verschiedenen Dokumenten bearbeiten und erhöhen so die Produktivität und steigern die Effizienz.

Das DMS-Projektteam des Ingenieurbüro Spieth gestaltet gemeinsam mit den Spezialisten der Werner Tantzky GmbH verschiedene Workflows zur Automatisierung wiederkehrender Arbeitsprozesse, z. B. Angebotsbearbeitung, Rechnungsprüfung/-freigabe usw.

Hierbei werden präzise Regeln für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Entscheidungen definiert: klare Aufgabenzuweisung, Eskalationsstufen für eine Fristenregelung vordefinierter Aufgaben (z.B. Rechnungsfreigabe - Skontierung - Zahlungsfristen oder Angebotserstellung - Prüfung - Freigabe usw.) und bestimmen, was bei deren Überschreiten passieren soll.

Darüber hinaus wurde eine Vertretungsregelung automatisiert hinterlegt,
dass z. B. in Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters die Aufgabe direkt an den nächsten verfügbaren Kollegen im Team weitergeleitet wird.

„Heute profitieren alle Mitarbeiter von dem schnellen Zugriff auf alle relevanten Projektdokumente.

Wir sind jederzeit und von überall in der Lage die entsprechenden digitalen Informationen abzurufen. Unsere operativen Geschäftsprozesse sind so noch effizienter, sicherer und kundenorientierter.

Die Werner Tantzky GmbH unterstützte uns erfolgreich von der Planung bis zur Projektumsetzung. Wir sind mit dem Engagement und dem Service des DMS-Teams sehr zufrieden.“

Georg Thier, Dipl. Ing (FH) & Prokurist
Technischer Leiter

Fritz-Müller-Straße 143 | 73730 Esslingen
Homepage: www.ib-spieth.de

• Software DocuWare
• All-In-One-Suite Software-Lösung
• Multifunktionssysteme (Farbe/SW) mit Finisher

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Jeden Tag gehen in Unternehmen Rechnungen über unterschiedliche Kanäle ein – per E-Mail, als PDF-Anhang, im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format oder noch immer in Papierform. Häufig werden diese Dokumente manuell weitergeleitet, ausgedruckt, abgestimmt und schließlich im ERP-System erfasst. Das kostet Zeit, bindet wertvolle Ressourcen und erhöht das Risiko von Fehlern, Medienbrüchen und verpassten Skontofristen.

Ein modernes digitales Rechnungsmanagement schafft hier Abhilfe. Es automatisiert den gesamten Rechnungseingangsprozess – von der Erfassung über die intelligente Dokumentenerkennung und Rechnungsprüfung bis hin zur digitalen Freigabe, ERP-Integration und revisionssicheren Archivierung. Mitarbeitende behalten jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstatus, Verantwortlichkeiten und Fristen, unabhängig davon, ob sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten.

Mit einer leistungsfähigen Dokumentenmanagement-Lösung wie DocuWare, kombiniert mit KI-gestützter Dokumentenverarbeitung, automatisierten Workflows und einer nahtlosen Integration in ERP-Systeme wie abas ERP, Sage 100, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP oder weitere Unternehmensanwendungen, wird der Rechnungseingang zu einem durchgängigen digitalen Prozess. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich, beschleunigt Freigaben und schafft eine sichere Grundlage für effiziente Finanz- und Geschäftsprozesse.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie modernes digitales Rechnungsmanagement funktioniert, welche Vorteile es für Unternehmen bietet und wie Sie Ihren Rechnungseingang Schritt für Schritt digitalisieren – von der ersten eingehenden Rechnung bis zur revisionssicheren Archivierung.

• KI-gestützt
• ERP-Integration
• Automatisierte Workflows
• Revisionssichere Archivierung

Digitales Rechnungsmanagement umfasst alle Prozesse rund um den Empfang, die Verarbeitung, Prüfung, Freigabe, Buchung und revisionssichere Archivierung von Eingangsrechnungen. Ziel ist es, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren, Medienbrüche zu vermeiden und den gesamten Rechnungsprozess effizient, transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Form Rechnungen im Unternehmen eingehen. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme verarbeiten Papierrechnungen ebenso zuverlässig wie PDF-Dateien, E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format oder Rechnungen, die direkt per E-Mail empfangen werden. Alle Dokumente werden zentral erfasst, automatisch klassifiziert und für die weitere Bearbeitung bereitgestellt.

Im Gegensatz zu einer reinen digitalen Ablage begleitet ein modernes Rechnungsmanagement den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung. Intelligente Dokumentenverarbeitung und KI-gestützte Technologien lesen relevante Informationen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge oder Fälligkeitsdaten automatisch aus. Anschließend werden Rechnungen den richtigen Mitarbeitenden zur Prüfung und Freigabe zugewiesen und nach erfolgreicher Bearbeitung direkt an das ERP-System übergeben. Abschließend erfolgt die revisionssichere Archivierung gemäß den gesetzlichen Anforderungen.

Das Ergebnis sind durchgängige digitale Prozesse mit einer deutlich höheren Transparenz. Verantwortliche erkennen jederzeit, wo sich eine Rechnung befindet, welche Bearbeitungsschritte bereits erfolgt sind und welche Aufgaben noch ausstehen. Gleichzeitig werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Fehler reduziert und Skontofristen zuverlässig eingehalten.

Ein modernes digitales Rechnungsmanagement verbindet verschiedene Bausteine zu einem durchgängigen Prozess:

• Digitaler Rechnungseingang – Erfassung von Papier-, PDF- und E-Rechnungen
• KI-gestützte Dokumentenerkennung – Automatisches Auslesen relevanter Rechnungsdaten
• Rechnungsprüfung – Formale, sachliche und rechnerische Prüfung
• Digitale Freigabeworkflows – Genehmigungen mit Vertretungs- und Eskalationsregeln
• ERP-Integration – Übergabe der Rechnungsdaten an ERP- oder Finanzbuchhaltungssysteme
• Revisionssichere Archivierung – Gesetzeskonforme Aufbewahrung und schnelle Recherche

Diese Begriffe werden häufig synonym verwendet, beschreiben jedoch unterschiedliche Aspekte:

• Digitaler Rechnungseingang bezeichnet den Prozess vom Eingang einer Rechnung bis zu ihrer Erfassung im System.
• Digitales Rechnungsmanagement umfasst den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung – von der Erfassung über Prüfung, Freigabe und Buchung bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

Ein modernes Dokumentenmanagement-System verbindet beide Bereiche zu einem durchgängigen digitalen Prozess.

Die Anforderungen an die Finanzbuchhaltung und den Rechnungseingang haben sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Steigende Dokumentenmengen, die Einführung der E-Rechnung, hybride Arbeitsmodelle und der zunehmende Fachkräftemangel stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Transparenz, Bearbeitungsgeschwindigkeit und Compliance.

In vielen Unternehmen werden Eingangsrechnungen jedoch noch immer manuell verarbeitet. Rechnungen werden ausgedruckt, per Hauspost verteilt oder als PDF per E-Mail weitergeleitet. Freigaben erfolgen über Unterschriften auf Papier oder durch lange E-Mail-Ketten. Der aktuelle Bearbeitungsstand ist oft unklar, Vertretungsregelungen funktionieren nur eingeschränkt und wichtige Fristen geraten leicht aus dem Blick.

Ein digitales Rechnungsmanagement ersetzt diese manuellen Abläufe durch automatisierte und transparente Prozesse. Rechnungen werden zentral erfasst, intelligent verarbeitet und digital durch die einzelnen Prüfschritte geführt. Verantwortliche erhalten automatisch ihre Aufgaben, Bearbeitungszeiten verkürzen sich und alle Beteiligten arbeiten jederzeit mit denselben Informationen.

Viele Unternehmen kennen diese Situationen aus ihrem Arbeitsalltag:

• Rechnungen gehen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Papier oder E-Rechnung ein.
• Dokumente müssen mehrfach manuell erfasst oder weitergeleitet werden.
• Rechnungen bleiben während Urlaub oder Krankheit liegen.
• Bearbeitungsstände sind nur schwer nachvollziehbar.
• Skontofristen werden verpasst.
• Rückfragen zwischen Einkauf, Fachabteilung und Buchhaltung verzögern den Prozess.
• Belege müssen für Prüfungen oder Rückfragen zeitaufwendig gesucht werden.
• Unterschiedliche Ablageorte führen zu Medienbrüchen und fehlender Transparenz.

Gerade bei steigenden Rechnungsvolumen wächst der organisatorische Aufwand überproportional. Jeder zusätzliche manuelle Arbeitsschritt kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.

Unternehmen profitieren von einer Vielzahl konkreter Verbesserungen:

• Mehr Transparenz: Jederzeit ist ersichtlich, wo sich eine Rechnung befindet, wer aktuell verantwortlich ist und welche Bearbeitungsschritte bereits abgeschlossen wurden.
• Kürzere Bearbeitungszeiten: Automatisierte Workflows beschleunigen den gesamten Freigabeprozess und reduzieren Liegezeiten erheblich.
• Skontofristen optimal nutzen: Fristen werden automatisch überwacht. Rechnungen können rechtzeitig geprüft und freigegeben werden, wodurch Skontopotenziale konsequent ausgeschöpft werden.
• Weniger Fehler: Die automatische Erfassung von Rechnungsdaten reduziert Übertragungsfehler und vermeidet doppelte Dateneingaben.
• Ortsunabhängiges Arbeiten: Rechnungen lassen sich auch im Homeoffice oder unterwegs sicher prüfen und freigeben – per Browser oder mobiler App.
• Höhere Rechtssicherheit: Revisionssichere Archivierung, nachvollziehbare Bearbeitungsschritte und vollständige Protokollierungen unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Der größte Nutzen eines digitalen Rechnungsmanagements liegt jedoch nicht allein in der Automatisierung einzelner Arbeitsschritte. Vielmehr werden Mitarbeitende von zeitaufwendigen Routinetätigkeiten entlastet und gewinnen Freiräume für Aufgaben mit höherem Mehrwert – etwa die Analyse von Kostenentwicklungen, die Optimierung von Einkaufsprozessen oder die strategische Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Statt Rechnungen zu suchen, weiterzuleiten oder Bearbeitungsstände nachzuverfolgen, stehen Informationen zentral zur Verfügung. Prozesse werden nachvollziehbar, Entscheidungen beschleunigt und die Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung, Einkauf und Fachabteilungen nachhaltig verbessert.

Der größte Mehrwert entsteht, wenn Unternehmen ihre Abläufe gleichzeitig hinterfragen und optimieren. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen es, Freigaben, Vertretungsregelungen, Eskalationen und ERP-Prozesse intelligent miteinander zu verknüpfen. So wird aus einem digitalen Rechnungseingang ein durchgängiger, effizienter Geschäftsprozess.

Ein modernes digitales Rechnungsmanagement verbindet alle Schritte der Rechnungsverarbeitung zu einem durchgängigen, automatisierten Prozess. Unabhängig davon, ob eine Rechnung per E-Mail, als PDF, im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format oder klassisch auf Papier eingeht – alle Dokumente werden zentral erfasst und nach einem einheitlichen Ablauf verarbeitet.

Dadurch entfällt das manuelle Verteilen von Rechnungen, Bearbeitungsstände sind jederzeit transparent und Freigaben erfolgen digital. Gleichzeitig werden Rechnungsdaten automatisch an das ERP-System übergeben und anschließend revisionssicher archiviert.

Der gesamte Prozess läuft dabei deutlich schneller, transparenter und fehlerärmer ab als bei einer klassischen papierbasierten Bearbeitung.

Der Prozess beginnt mit dem Eingang einer Rechnung. Moderne Unternehmen erhalten ihre Eingangsrechnungen heute über unterschiedliche Kanäle:

• per E-Mail
• als PDF-Datei
• als XRechnung
• als ZUGFeRD-Rechnung
• über EDI-Schnittstellen
• klassisch auf Papier

Unabhängig vom Eingangskanal werden alle Rechnungen zentral erfasst und stehen unmittelbar für die weitere Verarbeitung bereit.

Nach der Erfassung analysiert das Dokumentenmanagement-System jede Rechnung automatisch.

Dabei werden unter anderem erkannt:

• Lieferant
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum
• Rechnungsbetrag
• Steuersätze
• Zahlungsbedingungen
• Positionsdaten

Dank KI-gestützter Dokumentenverarbeitung verbessert sich die Erkennungsqualität kontinuierlich und reduziert den manuellen Erfassungsaufwand erheblich.

Im nächsten Schritt erfolgt die formale und sachliche Prüfung der Rechnung.

Je nach Unternehmen können dabei beispielsweise folgende Kriterien automatisch überprüft werden:

• Pflichtangaben gemäß gesetzlichen Vorgaben
• Dublettenprüfung
• Übereinstimmung mit Bestellungen
• Rechnungsbeträge
• Lieferanteninformationen
• Kostenstellen
• Zahlungsbedingungen

Fehler oder Unstimmigkeiten werden frühzeitig erkannt und können direkt bearbeitet werden.

Anschließend wird die Rechnung automatisch an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet.

Digitale Workflows sorgen dafür, dass jede Rechnung den definierten Genehmigungsprozess durchläuft.

Dabei können unter anderem berücksichtigt werden:

• Betragsgrenzen
• Kostenstellen
• Projekte
• Fachabteilungen
• Vertretungsregelungen
• Eskalationsstufen
• automatische Erinnerungen

So bleiben keine Rechnungen mehr auf Schreibtischen liegen oder in E-Mail-Postfächern verborgen.

Nach erfolgreicher Freigabe werden sämtliche relevanten Rechnungsdaten automatisch an das ERP-System übergeben.

Je nach Unternehmenslösung können beispielsweise folgende Systeme integriert werden:

• abas ERP
• Sage 100
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• SAP
• DATEV
• weitere ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme

Dadurch entfällt eine doppelte Datenerfassung und Buchhaltungsprozesse werden deutlich beschleunigt.

Nach Abschluss der Bearbeitung wird die Rechnung revisionssicher archiviert.

Alle Bearbeitungsschritte bleiben vollständig nachvollziehbar:

• Eingang der Rechnung
• Prüfschritte
• Genehmigungen
• Kommentare
• Buchungsinformationen
• Bearbeitungsverlauf

Die Dokumente stehen jederzeit für interne Auswertungen, Rückfragen oder Betriebsprüfungen zur Verfügung und können innerhalb weniger Sekunden recherchiert werden.

Ein modernes digitales Rechnungsmanagement ersetzt zahlreiche manuelle Einzelschritte durch einen intelligenten, durchgängigen Workflow. Informationen werden automatisch erfasst, Aufgaben digital verteilt und Prozesse transparent dokumentiert. Dadurch verkürzen sich Bearbeitungszeiten, Fehler werden reduziert und alle Beteiligten arbeiten mit einer gemeinsamen, aktuellen Datenbasis.

Der digitale Rechnungseingang bildet die Grundlage für ein effizientes Rechnungsmanagement. Denn nur wenn eingehende Rechnungen zuverlässig, vollständig und automatisiert erfasst werden, können die nachfolgenden Prozesse wie Rechnungsprüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung reibungslos ineinandergreifen.

In der Praxis erreichen Unternehmen Rechnungen heute über unterschiedlichste Kanäle. Neben klassischen Papierrechnungen dominieren inzwischen PDF-Rechnungen per E-Mail sowie elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung. Hinzu kommen Rechnungen aus Lieferantenportalen oder EDI-Schnittstellen. Ein modernes Dokumentenmanagement-System führt alle diese Eingangskanäle in einem zentralen digitalen Prozess zusammen.

Das Ergebnis: Unabhängig davon, auf welchem Weg eine Rechnung eingeht, startet automatisch derselbe standardisierte Workflow. So entstehen keine Medienbrüche und alle Rechnungen werden nach einheitlichen Regeln verarbeitet.

Ein modernes digitales Rechnungsmanagement verarbeitet Rechnungen unabhängig vom Eingangskanal.

Typische Eingangskanäle sind:

• Rechnungen per E-Mail
• PDF-Rechnungen
• Papierrechnungen
• ZUGFeRD-Rechnungen
• XRechnungen
• EDI- und Lieferantenportale
• Mobile Dokumentenerfassung

Alle Dokumente werden automatisch übernommen und zentral im Dokumentenmanagement-System bereitgestellt.

Während Mitarbeitende früher Rechnungen öffneten, ausdruckten, abstempelten oder manuell an Kolleginnen und Kollegen weiterleiteten, erfolgt dieser Schritt heute vollständig digital.

Bereits beim Eingang werden die Dokumente automatisch erfasst und für die weitere Verarbeitung vorbereitet. Gleichzeitig werden erste Informationen wie Absender, Dokumententyp oder Eingangskanal erkannt und dem richtigen Geschäftsprozess zugeordnet.

Dadurch entfällt die manuelle Vorsortierung und alle Rechnungen stehen unmittelbar für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.

Mit der gesetzlichen Einführung der E-Rechnung gewinnt die automatisierte Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten zunehmend an Bedeutung.

Formate wie ZUGFeRD und XRechnung enthalten neben der visuellen Darstellung zusätzliche strukturierte Daten, die direkt verarbeitet werden können. Dadurch lassen sich Rechnungsinformationen besonders schnell und zuverlässig übernehmen.

Unternehmen profitieren von:

• schnelleren Erfassungsprozessen
• weniger manuellen Eingaben
• höherer Datenqualität
• geringeren Fehlerquoten
• einer beschleunigten Rechnungsbearbeitung

Weiterführender Artikel: Mit DocuWare E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Auch wenn der Anteil elektronischer Rechnungen kontinuierlich wächst, spielen Papierrechnungen in vielen Unternehmen weiterhin eine Rolle.

Über leistungsfähige Scanner und intelligente Dokumentenerkennung werden Papierdokumente digitalisiert und automatisch in denselben Workflow übernommen wie elektronische Rechnungen.

Dadurch entsteht ein einheitlicher digitaler Prozess – unabhängig davon, in welcher Form eine Rechnung ursprünglich eingegangen ist.

Der digitale Rechnungseingang ist weit mehr als die reine Erfassung von Dokumenten. Er bildet die Grundlage für alle nachfolgenden Schritte im Rechnungsmanagement.

Erst wenn Rechnungen zentral verfügbar sind, können sie automatisch erkannt, geprüft, freigegeben, an das ERP-System übergeben und revisionssicher archiviert werden.

Ein strukturierter Rechnungseingang sorgt somit für Transparenz, beschleunigt die Bearbeitung und schafft die Voraussetzung für einen vollständig digitalen Rechnungsprozess.

Je früher Rechnungen digital erfasst werden, desto größer ist der Automatisierungseffekt.

Unternehmen erzielen die größten Effizienzgewinne, wenn sämtliche Eingangskanäle – von der Papierrechnung bis zur XRechnung – in einem zentralen digitalen Prozess zusammengeführt werden. So entstehen keine parallelen Abläufe, sondern ein einheitlicher Workflow mit klaren Verantwortlichkeiten und hoher Transparenz.

Der größte Zeitaufwand bei der Rechnungsverarbeitung entsteht häufig nicht während der Freigabe, sondern bereits bei der Erfassung der Rechnungsdaten. Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Steuersätze oder Kostenstellen werden in vielen Unternehmen noch immer manuell geprüft oder in das ERP-System übertragen.

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme übernehmen diese Aufgaben heute weitgehend automatisch. Mithilfe künstlicher Intelligenz (KI), intelligenter Dokumentenerkennung und OCR-Technologien werden Rechnungen analysiert, relevante Informationen erkannt und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt. Dadurch reduziert sich der manuelle Erfassungsaufwand erheblich und die Datenqualität steigt.

Während klassische OCR-Lösungen lediglich Texte aus Dokumenten auslesen, gehen moderne KI-gestützte Verfahren einen entscheidenden Schritt weiter.

Sie erkennen nicht nur einzelne Zeichen oder Wörter, sondern verstehen den Aufbau einer Rechnung und ordnen Informationen automatisch den richtigen Feldern zu.

So können beispielsweise folgende Informationen zuverlässig erkannt werden:

• Lieferant
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum
• Bestellnummer
• Rechnungsbetrag
• Steuerbeträge
• Zahlungsbedingungen
• Kostenstellen
• Sachkonten
• Projekte
• Tabellen und Positionsdaten

Dadurch entfällt in vielen Fällen die manuelle Datenerfassung vollständig.

Im Geschäftsalltag gleicht kaum eine Rechnung der anderen. Jeder Lieferant verwendet ein eigenes Layout, unterschiedliche Tabellenstrukturen oder individuelle Bezeichnungen.

Moderne KI-Lösungen erkennen diese Unterschiede automatisch und verarbeiten Rechnungen unabhängig von ihrem Aufbau oder Format. Ob Papierrechnung, PDF, ZUGFeRD oder XRechnung – alle Dokumente werden in einem einheitlichen Prozess verarbeitet und die relevanten Informationen strukturiert bereitgestellt.

Gerade Unternehmen mit vielen Lieferanten profitieren von dieser Flexibilität, da neue Rechnungsformate ohne aufwendige Vorlagen oder manuelle Anpassungen verarbeitet werden können.

Intelligente Dokumentenverarbeitung bedeutet heute weit mehr als das reine Auslesen von Texten.

Moderne Lösungen können beispielsweise:

• Dokumente automatisch klassifizieren
• Rechnungsdaten validieren
• Tabellen und Positionsdaten erkennen
• Pflichtangaben überprüfen
• Dubletten identifizieren
• Informationen mit ERP-Stammdaten abgleichen
• Bearbeitungsvorschläge erstellen

Dadurch gelangen bereits geprüfte und strukturierte Informationen in den Freigabeprozess. Fehler werden frühzeitig erkannt und die Bearbeitung beschleunigt.

Ein weiterer Vorteil moderner KI-Technologien ist ihre Lernfähigkeit. Durch regelmäßige Nutzung verbessert sich die Erkennungsqualität kontinuierlich. Wiederkehrende Lieferanten, bekannte Rechnungsstrukturen und häufig verwendete Dokumententypen werden immer zuverlässiger verarbeitet.

Das reduziert den manuellen Aufwand Schritt für Schritt und schafft eine hohe Prozesssicherheit – auch bei steigenden Rechnungsvolumen.

Künstliche Intelligenz übernimmt monotone und zeitaufwendige Routineaufgaben, ersetzt jedoch nicht die fachliche Entscheidung der Mitarbeitenden.

Während die KI Rechnungsdaten automatisch erkennt, prüft und strukturiert bereitstellt, behalten die zuständigen Mitarbeitenden jederzeit die Kontrolle über den weiteren Bearbeitungsprozess. Unstimmigkeiten oder Ausnahmen können gezielt geprüft und freigegeben werden.

So entsteht eine optimale Kombination aus Automatisierung und menschlicher Entscheidungskompetenz.

Unternehmen profitieren von einer KI-gestützten Dokumentenverarbeitung durch:

• deutlich weniger manuelle Datenerfassung
• höhere Datenqualität
• schnellere Bearbeitung von Eingangsrechnungen
• geringere Fehlerquoten
• automatische Erkennung neuer Rechnungslayouts
• strukturierte Verarbeitung von Tabellen und Positionsdaten
• bessere Grundlage für ERP-Integrationen und automatisierte Workflows

Viele Unternehmen verbinden künstliche Intelligenz ausschließlich mit der automatischen Datenerfassung. Tatsächlich liegt der größte Mehrwert jedoch darin, dass KI den gesamten Rechnungsprozess unterstützt – von der intelligenten Klassifizierung über die Validierung bis hin zur Vorbereitung automatisierter Workflows und ERP-Buchungen.

Sobald eine Rechnung erfasst und die relevanten Informationen automatisch ausgelesen wurden, beginnt der eigentliche Freigabeprozess. In vielen Unternehmen erfolgt dieser noch immer manuell – Rechnungen werden per E-Mail weitergeleitet, ausgedruckt oder zur Unterschrift durch verschiedene Abteilungen gereicht. Das kostet Zeit, erschwert die Nachverfolgung und führt häufig zu unnötigen Verzögerungen.

Ein digitaler Freigabeworkflow automatisiert diesen Prozess. Jede Rechnung wird anhand definierter Regeln automatisch an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet. Verantwortlichkeiten sind eindeutig geregelt und der aktuelle Bearbeitungsstand ist jederzeit transparent nachvollziehbar.

So gelangen Rechnungen schneller zur richtigen Person und können ohne Medienbrüche geprüft, freigegeben oder bei Bedarf zurückgewiesen werden.

Nicht jede Rechnung durchläuft denselben Freigabeprozess. Je nach Unternehmen können unterschiedliche Kriterien darüber entscheiden, wer eine Rechnung prüfen oder genehmigen muss.

Moderne Workflow-Lösungen berücksichtigen beispielsweise:

• Rechnungsbetrag
• Lieferant
• Kostenstelle
• Projekt
• Fachabteilung
• Standort
• Gesellschaft
• Bestellbezug

Auf dieser Grundlage wird jede Rechnung automatisch an die verantwortlichen Personen weitergeleitet – ganz ohne manuelles Eingreifen.

Einer der größten Vorteile digitaler Workflows ist die vollständige Transparenz.

Jederzeit lässt sich nachvollziehen:

• Wer bearbeitet die Rechnung aktuell?
• Welche Freigaben wurden bereits erteilt?
• Welche Bearbeitungsschritte stehen noch aus?
• Wo entstehen Verzögerungen?
• Welche Fristen laufen demnächst ab?

Gerade bei Rückfragen oder Vertretungssituationen spart diese Transparenz wertvolle Zeit und reduziert Abstimmungsaufwand erheblich.

Digitale Workflows sorgen dafür, dass Rechnungen ohne unnötige Liegezeiten bearbeitet werden.

Automatische Benachrichtigungen erinnern zuständige Mitarbeitende an offene Aufgaben. Eskalationsmechanismen informieren Vorgesetzte, wenn definierte Fristen überschritten werden. Vertretungsregelungen stellen sicher, dass Prozesse auch während Urlaub oder Krankheit zuverlässig weiterlaufen.

So lassen sich Bearbeitungszeiten deutlich verkürzen und Skontofristen zuverlässig einhalten.

Ein weiterer Vorteil moderner KI-Technologien ist ihre Lernfähigkeit. Durch regelmäßige Nutzung verbessert sich die Erkennungsqualität kontinuierlich. Wiederkehrende Lieferanten, bekannte Rechnungsstrukturen und häufig verwendete Dokumententypen werden immer zuverlässiger verarbeitet.

Das reduziert den manuellen Aufwand Schritt für Schritt und schafft eine hohe Prozesssicherheit – auch bei steigenden Rechnungsvolumen.

Geschäftsreisen, Homeoffice oder dezentrale Standorte dürfen heute kein Hindernis mehr für eine schnelle Rechnungsbearbeitung sein.

Mit modernen Dokumentenmanagement-Systemen können Rechnungen auch mobil geprüft und freigegeben werden – unabhängig vom Standort und Endgerät.

Ob Smartphone, Tablet oder Notebook: Verantwortliche erhalten ihre Aufgaben digital und können Rechnungen inklusive aller relevanten Informationen unmittelbar bearbeiten.

Dadurch bleiben Geschäftsprozesse auch außerhalb des Unternehmens jederzeit handlungsfähig.

Nicht jede Rechnung lässt sich vollständig automatisieren.

Abweichende Beträge, fehlende Bestellbezüge oder Rückfragen an Lieferanten gehören zum Arbeitsalltag.

Ein intelligenter Workflow unterstützt auch diese Ausnahmesituationen:

• Kommentare dokumentieren Entscheidungen nachvollziehbar.
• Rückfragen werden direkt an die zuständigen Personen weitergeleitet.
• Rechnungen können gezielt zurückgestellt oder erneut in den Freigabeprozess eingebunden werden.
• Sämtliche Bearbeitungsschritte bleiben vollständig dokumentiert.

Dadurch bleibt auch bei komplexen Vorgängen jederzeit die Übersicht erhalten.

Nicht jede Rechnung lässt sich vollständig automatisieren.

Abweichende Beträge, fehlende Bestellbezüge oder Rückfragen an Lieferanten gehören zum Arbeitsalltag.

Ein intelligenter Workflow unterstützt auch diese Ausnahmesituationen:

• Kommentare dokumentieren Entscheidungen nachvollziehbar.
• Rückfragen werden direkt an die zuständigen Personen weitergeleitet.
• Rechnungen können gezielt zurückgestellt oder erneut in den Freigabeprozess eingebunden werden.
• Sämtliche Bearbeitungsschritte bleiben vollständig dokumentiert.

Dadurch bleibt auch bei komplexen Vorgängen jederzeit die Übersicht erhalten.

Ein digitaler Freigabeworkflow sollte nicht nur bestehende Papierprozesse digital abbilden, sondern Abläufe gezielt vereinfachen. Häufig lassen sich unnötige Genehmigungsstufen reduzieren oder parallelisieren. Dadurch verkürzt sich die Bearbeitungszeit erheblich, ohne auf Sicherheit oder Transparenz zu verzichten.

Ein digitales Rechnungsmanagement endet nicht mit der Freigabe einer Rechnung. Der eigentliche Mehrwert entsteht erst dann, wenn Dokumentenmanagement, ERP-System und Geschäftsprozesse intelligent miteinander vernetzt werden.

Denn Rechnungen sind niemals isolierte Dokumente. Sie stehen immer im Zusammenhang mit einer Bestellung, einem Wareneingang, einem Lieferanten, einem Projekt oder einem gesamten Geschäftsvorgang. Erst wenn diese Informationen automatisch zusammengeführt werden, entstehen transparente und durchgängige digitale Prozesse.

Genau hier setzt TANTZKY an.

Wir verbinden Dokumente, ERP-Systeme und Unternehmensprozesse zu einer gemeinsamen Informationsplattform. Dadurch stehen alle relevanten Informationen genau dort zur Verfügung, wo sie im Arbeitsalltag benötigt werden – direkt im jeweiligen Geschäftsvorgang.

In vielen Unternehmen existieren Dokumente und ERP-Daten noch immer nebeneinander.

Die Rechnung liegt im Dokumentenmanagement-System.

- Die Bestellung befindet sich im ERP.
- Der Lieferschein wurde eingescannt.
- Die Freigabe steckt im E-Mail-Postfach.

Für Mitarbeitende bedeutet das:

• mehrere Anwendungen öffnen
• Informationen zusammensuchen
• Rückfragen stellen
• Zeit verlieren

Ein intelligentes Dokumentenmanagement verbindet diese Informationen automatisch.

Der Anwender arbeitet ausschließlich in seinem ERP-System und greift dort direkt auf sämtliche zugehörigen Dokumente und Informationen zu.

Erst durch die intelligente Verknüpfung aller Dokumente entsteht ein vollständiger Überblick über den gesamten Geschäftsprozess.

Zu einem Vorgang können beispielsweise gehören:

• Angebot
• Bestellung
• Auftragsbestätigung
• Lieferschein
• Wareneingang
• Eingangsrechnung
• Freigabeverlauf
• Buchungsbeleg
• E-Mail-Kommunikation
• Reklamationen
• Verträge

Alle Dokumente sind miteinander verknüpft und unmittelbar verfügbar.

Langes Suchen gehört damit der Vergangenheit an.

Für uns bedeutet ERP-Integration deutlich mehr als den Austausch einzelner Datenfelder.

Unser Ziel ist es, komplette Geschäftsprozesse zu digitalisieren und Medienbrüche zu vermeiden.

Dazu gehören beispielsweise:

• automatische Dokumentenzuordnung
• digitale Vorgangsketten
• intelligente Suchfunktionen
• Workflow-Integration
• Übergabe strukturierter Rechnungsdaten
• automatische Buchungsvorschläge
• Übergabe an Finanzbuchhaltung und Controlling

So entstehen durchgängige Prozesse vom ersten Dokument bis zur abgeschlossenen Buchung.

Seit vielen Jahren begleiten wir Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse.

Dabei verbinden wir DocuWare mit zahlreichen ERP-, CRM- und Branchenlösungen.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf unserer eigenen abas-Archivschnittstelle, die wir kontinuierlich weiterentwickeln.

Sie ermöglicht unter anderem:

• echte Belegverknüpfungen
• automatische Bereitstellung sämtlicher Dokumente entlang der Vorgangskette
• Übergabe von Tabellen- und Positionsdaten
• intelligente Suchfunktionen
• Vorbereitung automatisierter Buchungsprozesse
• optimale Unterstützung des Drei-Wege-Abgleichs

Dadurch entstehen digitale Prozesse, die weit über eine klassische Archivanbindung hinausgehen.

Für TANTZKY beginnt Digitalisierung nicht bei der Archivierung von Dokumenten und endet nicht mit einer ERP-Schnittstelle.

Unser Anspruch ist es, Informationen, Dokumente und Geschäftsprozesse intelligent miteinander zu vernetzen.

Denn erst wenn Dokumentenmanagement, ERP-Systeme und automatisierte Workflows nahtlos zusammenarbeiten, entstehen die Effizienzgewinne, die Unternehmen heute benötigen.

Rechnungen sicher archivieren und gesetzliche Anforderungen erfüllen

Nach der Prüfung und Freigabe endet der Rechnungsprozess nicht. Eingangsrechnungen müssen langfristig, vollständig und nachvollziehbar archiviert werden. Unternehmen sind dabei verpflichtet, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und jederzeit nachweisen zu können, wann Dokumente eingegangen, bearbeitet und freigegeben wurden.

Ein digitales Dokumentenmanagement unterstützt Unternehmen dabei, diese Anforderungen zuverlässig zu erfüllen. Rechnungen werden revisionssicher archiviert, Bearbeitungsschritte automatisch protokolliert und sämtliche Dokumente jederzeit schnell wiedergefunden.

So entsteht nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch ein erheblicher organisatorischer Mehrwert.

Unter revisionssicherer Archivierung versteht man die unveränderbare, vollständige und nachvollziehbare Aufbewahrung digitaler Dokumente über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum.

Dabei geht es nicht nur um die eigentliche Rechnung, sondern um den gesamten Bearbeitungsprozess.

Eine moderne Archivierung dokumentiert unter anderem:

• Eingang der Rechnung
• automatische Datenerfassung
• Validierungsschritte
• Freigaben
• Kommentare
• Änderungen
• Buchungsinformationen
• Archivierungszeitpunkt

Alle Bearbeitungsschritte bleiben dauerhaft nachvollziehbar und können bei internen oder externen Prüfungen jederzeit nachgewiesen werden.

Unternehmen müssen bei der Archivierung von Rechnungen verschiedene gesetzliche Vorgaben beachten. Dazu zählen unter anderem die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und die Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung steuerrelevanter Dokumente.

Ein modernes Dokumentenmanagement unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung wichtiger Vorgaben wie:

• GoBD
• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Abgabenordnung (AO)
• DSGVO
• Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

Durch strukturierte Archivierungsprozesse und eine lückenlose Dokumentation lassen sich Compliance-Anforderungen deutlich einfacher erfüllen.

Eine revisionssichere Archivierung bedeutet nicht, Dokumente lediglich abzulegen.

Mindestens genauso wichtig ist die schnelle Verfügbarkeit aller Informationen.

Mit intelligenten Suchfunktionen lassen sich Rechnungen innerhalb weniger Sekunden finden – unabhängig davon, ob nach Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Projekt, Kostenstelle oder Volltext gesucht wird.

Auch Jahre später stehen sämtliche Dokumente inklusive Bearbeitungshistorie unmittelbar zur Verfügung.

Bei internen Audits oder steuerlichen Betriebsprüfungen zählt vor allem eines: Transparenz.

Digitale Archivsysteme ermöglichen es, den vollständigen Bearbeitungsweg einer Rechnung nachvollziehbar darzustellen. Prüfer erhalten auf Wunsch alle relevanten Informationen strukturiert und revisionssicher – ohne langwierige Recherche in Papierarchiven oder unterschiedlichen Ablagesystemen.

Das reduziert den Aufwand für Prüfungen erheblich und schafft zusätzliche Sicherheit.

Ein modernes Dokumentenmanagement dient nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.

Es entwickelt sich zu einer zentralen Informationsplattform für das gesamte Unternehmen.

Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, E-Mails und weitere Geschäftsdokumente stehen jederzeit berechtigten Mitarbeitenden zur Verfügung und unterstützen schnelle Entscheidungen im Arbeitsalltag.

So profitieren Unternehmen nicht nur von mehr Rechtssicherheit, sondern auch von einer höheren Effizienz und besseren Zusammenarbeit.

Mit einer revisionssicheren Archivierung profitieren Unternehmen von:

• GoBD-konformer Aufbewahrung
• lückenloser Nachvollziehbarkeit
• schneller Dokumentensuche
• sicherer Langzeitarchivierung
• hoher Transparenz
• einfacher Vorbereitung auf Audits
• DSGVO-konformer Berechtigungsverwaltung
• zuverlässiger Compliance

Compliance beginnt nicht erst bei der Archivierung, sondern bereits beim Rechnungseingang. Ein durchgängiger digitaler Workflow sorgt dafür, dass jeder Bearbeitungsschritt automatisch dokumentiert wird. So entstehen nachvollziehbare Prozesse, die sowohl gesetzliche Anforderungen erfüllen als auch die tägliche Zusammenarbeit erleichtern.

Digitalisierung beginnt bei Prozessen – nicht bei Software

Seit vielen Jahren begleitet TANTZKY Unternehmen auf dem Weg zu digitalen Geschäftsprozessen. Dabei verstehen wir Dokumentenmanagement nicht als isolierte Softwarelösung, sondern als Bestandteil einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie.

Unser Ziel ist es, Dokumente, Informationen und Geschäftsprozesse intelligent miteinander zu vernetzen. Gemeinsam mit unseren Kunden entwickeln wir Lösungen, die sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften integrieren und einen messbaren Mehrwert im Arbeitsalltag schaffen.

Als mehrfach ausgezeichneter DocuWare Platinum Partner unterstützen wir Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Dokumentenprozesse – von der ersten Beratung bis zum langfristigen Betrieb.

Unser Leistungsspektrum umfasst unter anderem:

• Beratung und Prozessanalyse
• Einführung von DocuWare Cloud und On-Premises
• Digitalisierung von Rechnungs- und Freigabeprozessen
• KI-gestützte Dokumentenverarbeitung
• Workflow-Automatisierung
• Revisionssichere Archivierung
• ERP- und CRM-Integrationen
• Entwicklung individueller Schnittstellen
• Schulung und Support

Was TANTZKY besonders auszeichnet, ist die enge Verbindung von Dokumentenmanagement und ERP-Systemen. Mit unserer langjährigen Erfahrung und eigenen Integrationslösungen schaffen wir durchgängige digitale Geschäftsprozesse – weit über die reine Archivierung hinaus.

Ob abas ERP, Sage 100, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP oder individuelle Branchenlösungen: Wir sorgen dafür, dass Dokumente genau dort verfügbar sind, wo sie im Tagesgeschäft benötigt werden.

Jedes Unternehmen arbeitet anders. Deshalb entwickeln wir keine Lösungen von der Stange, sondern Konzepte, die zu Ihren Abläufen, Ihrer Organisation und Ihren Zielen passen.

Von der ersten Analyse über die Implementierung bis hin zur kontinuierlichen Weiterentwicklung begleiten wir Sie als langfristiger Digitalisierungspartner – praxisnah, zuverlässig und mit dem Blick für das Wesentliche.

Sie möchten Ihren Rechnungseingang digitalisieren, Freigabeprozesse automatisieren oder Ihr Dokumentenmanagement mit Ihrem ERP-System verbinden?

Dann sprechen Sie mit unseren Digitalisierungsexperten. Gemeinsam analysieren wir Ihre bestehenden Prozesse und zeigen Ihnen, wie Sie mit DocuWare und den Integrationslösungen von TANTZKY Zeit sparen, Transparenz schaffen und Ihre Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Anbieter für Druck- und Digitalisierungslösungen – speziell für alle Institute des KIT – Karlsruher Institut für Technologie.

In Zusammenarbeit mit dem Steinbuch Centre for Computing (SCC) entwickelten unsere Spezialisten rund um die Managed Print Services eine schnelle und unkomplizierte  STREAMLINE NX® Lösung für Institute ohne eigenen Server.

Mit Ihrem TANTZKY Multifunktionssystem und dem vom SCC gehosteten STREAMLINE NX® Server erhalten Sie volle Funktionsunterstützung – ohne, dass Sie beim SCC einen neuen Server beantragen oder separat anschaffen müssen. 

Nutzen Sie z.B. Scan-to-Mail, Scan-to-Folder, Print-to-Me, Scan-to-Word und Scan-to-Excel und beginnen Sie Ihre Dokumenten-Prozesse zu digitalisieren. Weitere Features, wie die OCR-Texterkennung helfen Ihnen Inhalte verlässlich und effizient aus Dokumenten auszulesen und für Ihre Weiterbearbeitung vorzubereiten.

• Kein Aufwand seitens der Institute
• Zentrales Administrationsmanagement
• Bereitstellung mobiler Lösungen für eine moderne Arbeitsweise
• Produktivitätssteigerung und Reduzierung von Ausfallzeiten

Gerne zeigen wir Ihnen die Funktionsvielfalt rund um die All-In-One Software Lösung STREAMLINE NX® speziell für das Karlsruher Institut of Technology.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Anbieter für Digitalisierungslösungen – speziell für Schulen und Bildungseinrichtungen.

In Zusammenarbeit mit der Komm.ONE (ehemaliger Zweckverband KIVBF) und der Käthe-Kollwitz-Schule Bruchsal entwickelten unsere Spezialisten die Schnittstellen-Lösung zwischen der Schul-und Bildungs-Cloud-Lösung und der Output-Systemlandschaft (Multifunktions-, Fax- und Drucksysteme).

Unabhängig, ob in Homeoffice oder Schule, jeder Anwender erhält Zugang zur virtuellen Arbeitsumgebung, z.B. Nutzung von PC, Notebook, Mac, Tablet und Smartphone mit Betriebssystem Windows, Android, iOS, Mac OS oder Linux.

So können Sie auch außerhalb der Schulräume verlässlich und effizient arbeiten. Der sichere Datenaustausch mit mobilen Endgeräten und eine gesetzeskonforme Daten- und Informationssicherheit sind dabei gewährleistet.

• Reduktion der Gesamtbetriebskosten und Kostenkontrolle
• Zentrales Administrationsmanagement
• Bereitstellung mobiler Lösungen für eine moderne Arbeitsweise
• Produktivitätssteigerung und Reduzierung von Ausfallzeiten

TANTZKY führte eine umfangreiche Analyse der aktuellen Systemlandschaft durch. Darüber hinaus wurden die bestehenden Dokumenten- und Systemmanagementprozesse untersucht und analysiert, um Schnittstellen zwischen der Komm.ONE Schul-und Bildungs-Cloud-Lösung und der Outputsystemlandschaft (Multifunktions-, Fax- und Drucksysteme) zu definieren. 

Analyse-Ergebnis:

• heterogene Systemlandschaft mit hohen Betriebskosten u.a. für Verbrauchsmaterial
• hoher Systemadministrationsaufwand u.a. durch lokale und unterschiedliche Druckertreiber ohne zentrale Verteilung
• lokale Adressbuchpflege für Benutzerdaten (Anwendercodes, Scanverzeichnisse)
• keine Kostenkontrolle und aufwendige Budgetierung durch Kopierkartenverwaltung
• Arbeitsprozessstörungen aufgrund fehlender Ausfallsicherheit
• Produktivitätsverlust durch Staubildung an die Systemen aufgrund fehlender Ausweichmöglichkeiten
• eingeschränkte Bereitstellung von Funktionalitäten aufgrund fehlender Schnittstellen
• Medienbruch zwischen der Schul- und BildungsCloud und der Outputsystemlandschaft

• Zentrale Administrations- und Systemverwaltungsoberfläche
• Zentrales und einheitliches Druckertreibermanagement
• Einheitliche und vereinfachte Bedienoberfläche durch standartisiertes Design für alle Cloud Systeme
• Ausfallsicherheit durch Software- und IT Hardwareredundanz im Komm.ONE Rechenzentrum
• Verschlüsselte Druckdatenübermittlung zwischen STREAMLINE NX-Cloud-Server und den Outputsystemen in der Schule
• TANTZKY ist Serviceansprechpartner für die gesamte Infrastruktur (Multifunktionssysteme, Drucker sowie Fax)
• Reduktion der Gesamtbetriebskosten durch All-In-Service inkl. Verbrauchsmaterial
• Bereitstellung der modernsten Kommunikationsinfrastruktur in Verbindung mit der Komm.ONE SchulCloud Anwendung
• Nutzung der Outputsysteminfrastruktur nur noch als SchulCloud Anwender möglich
• Beliebige Skalierbarkeit aufgrund modularer Ressourcenerweiterung im Komm.ONE Rechenzentrum von z.B. Speicherkapazitäten und Mandantenfähigkeit

• RICOH Multifunktionssystem der IM Klasse
• Software STREAMLINE NX

Persönliche Lösungspräsentation vor Ort: Kick-Off-Veranstaltung an der Käthe-Kollwitz-Schule

Die erstmalige Selbstregistrierung der Zugangskarte (Nutzung der z.B. bereits vorhandenen Zeiterfassung oder Zutrittskontrolle möglich) oder des PIN Codes erfolgt durch den SchulCloud Anwender (Verwaltung / Lehrer) selbstständig. Anschließend kann sich der Anwender an jedem beliebigen System innerhalb der SchulCloud authentifizieren/anmelden, um die Kopier-, Druck- oder Scanfunktion freizuschalten. Hierbei werden automatisch die zentral hinterlegten Attribute, wie z. B. persönliche Scanziele, Kostenstellen usw. zugeordnet.

• Aufgrund der automatischen Attributzuordnung müssen keine lokalen Adressbücher auf den Systemen mit Benutzerdaten wie z.B. Anwendercodes, persönliche Scanziele und Kostenstellen gepflegt werden.
• Aufgrund der Authentifizierung/Anmeldung wird die Nutzung durch nicht berechtigte Anwender wie z.B. Schüler vermieden. 
• Es müssen in den Sekretariaten keine „traditionellen“ Kopierkartenverwaltungen mehr vorgenommen werden.

Der Druckauftrag wird unmittelbar nach dem Auslösen zentral auf dem Streamline Cloud Server zwischengespeichert und kann anschließend nach erfolgter Authentifizierung über jedes in der Cloud befindliche Multifunktionssystem abgerufen und ausgedruckt werden.

• Keine Staubildung für die Lehrer während der Pausen, da Sie auf andere Systeme innerhalb des Schulgebäudes ausweichen können.
• Es liegen keine vertraulichen Dokumente unbeaufsichtigt in den Ausgabefächern der Outputsysteme.
• Ausfallsicherheit da im Störungsfall die Lehrer auf andere Systeme ausweichen können ohne den Druckjob erneut auslösen zu müssen.
• Aufgrund wechselnder PC Arbeitsplätze können die SchulCloud Anwender arbeitsplatzunabhängig drucken.

Der Lehrer kann von seinem persönlichen SchulCloud-Heimarbeitsplatz
die benötigten Lern- bzw. Unterrichtsmaterialien direkt an den STREAMLINE NX Cloud Server „drucken (senden)“ und
entsprechend am Unterrichtstag direkt nach erfolgter Authentifizierung/
Anmeldung drucken.

• Keine zusätzliche Druckinfrastruktur an den Heimarbeitsplätzen notwendig.
• Keine Überbelegung der PC Lehrerarbeitsplätze, um die Lern- bzw. Unterrichtsmaterialien an das Drucksystem zu senden
• Erhöhung der Datensicherheit, da keine mobilen Speicherträger (USB Stick, externe Festplatten) mit Unterrichtsmaterialien zum Ausdruck genutzt werden müssen.

Nach erfolgter Authentifizierung/Anmeldung am Multifunktionssystem
kann jeder SchulCloud Anwender die speziell für ihn
hinterlegten Zielverzeichnisse (Homedirectory) bzw. seine
E-Mail-Adressen als Ablageort für die Scans auswählen.

• Bereitstellung der Scanfunktionalität zur Speicherung von Unterrichtsmaterialien.
• Bereitstellung von erweiterten Scanformaten wie z.B. Word zur digitalen Aufbereitungsmöglichkeit von Hardcopys (z.B. Zeitungstexte, Schaubilder) für Lernmedien.
• Bereitstellung des erweiterten Scanformates „Durchsuchbares PDF/a“ für den Aufbau eines Schularchives mit Volltextsuche.

Die erstellten Kopier- und Druckjobs werden automatisch dem SchulCloud Anwender zugeordnet und wenn gewünscht seinem hinterlegten Budget belastet. Der Verantwortliche (z. B. Rektor) erhält automatisch pro Monat einen Bericht über das produzierte Outputvolumen.

• Druckkostenkontrolle und Transparenz
• automatisierte Budgetverwaltung (Keine Kopierkarten mehr notwendig!)
• automatisierte Reportings

„Vom ersten Tag an konnten unsere Lehrer und Mitarbeiter der Schulverwaltung die beschriebenen Funktionen nutzen. Die Kosten für Drucke oder Kopien sind transparent und auswertbar.

Zudem entfällt für uns der Administrationsaufwand.

Service und Support der Werner Tantzky GmbH sind schnell und zuverlässig. Wir sind mit dieser Lösung zufrieden.“

Hans-Peter Kußmann, Schulleiter 

Berufliche Schule mit den Profilen:
Biotechnologie, Ernährung, Hauswirtschaft,
Gesundheit & Pflege sowie Sozialpädagogik

Lehrer/innen: ca. 115
Schüler/innen: ca. 1.300
Schulträger: Landkreis Karlsruhe

Weitere Informationen unter:
www.kks-bruchsal.de

• TANTZKY Cloud Lösung
• Output-Konzept Systemflotte
• All-In-One-Suite Software-Lösung
• Multifunktionssysteme (Farbe/SW) mit Finisher

„Der Landkreis Karlsruhe hat in Abstimmung mit der Kultusverwaltung Baden-Württemberg als Pilotanwender die Entwicklung und Einrichtung der Schul- und BildungCloud maßgeblich beeinflusst und vorangetrieben.

Zeitgleich mit der Migration der 14 kreiseigenen Schulen in die Cloud-Lösung der KIVBF wurde begonnen das Druckerkonzept des Landkreises Karlsruhe an den Schulen umzusetzen. 

Für uns war es wichtig, einen starken Partner mit einem innovativen Konzept und verlässlichen Mitarbeitern zu haben.“

Dr. Christoph Schnaudigel, Landrat

Schulträger ist der Landkreis Karlsruhe. Im Landratsamt ist das Amt für Schulen und öffentlicher Personennahverkehr für die Errichtung und Einrichtung von Schulgebäuden, für die Unterhaltung der Schulen, die Ausstattung der Klassenzimmer, Werkstätten, Sportstätten und anderen Schulliegenschaften, die Bewirtschaftung und die konzeptionelle Weiterentwicklung der beruflichen Schulen sowie der Sonderpädagogischen Bildungs- und Beratungszentren im Kreisgebiet zuständig.

Weitere Informationen:

www.landkreis-karlsruhe.de

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.