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Go digital!

Digitale Workflows

Digitaler Postversand Service

Ein weiterer, wesentlicher Bestandteil innerhalb der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen ist das unternehmensweite elektronische Versenden und Empfangen von Dokumenten.

Aus der Praxis & täglich im Einsatz

Als einer der führenden Lösungsanbieter in den Bereichen Dokumenten- und Digitalisierungsmanagement bieten wir Ihnen folgende, praxiserprobte Lösungsstrategie für den webbasierten Digitalen Postversand Service:

  • einfache Integration in Ihre bestehende IT, ERP oder DMS etc.
  • Anwenderfreundliche, intuitive Bedienung
  • eine Lösung für alle Dokumentenarten
  • alle Versandoptionen sofort nutzen
  • alle gesetzlichen Vorgaben einhalten
  • zukunfts- und investisionssicher

Für einen erfolgreichen Wechsel hin zum digitalen Versenden und Empfangen von Dokumenten begleiten Sie unsere erfahrenen Digitalisierungexperten - Schritt für Schritt.

Vorteile

Das digitale Senden und Empfangen von Rechnungen bzw. elektronischen Dokumenten bietet eine Vielzahl von Vorteilen:

  • Schnellere Prozesse
  • Weniger Aufwand
  • Weniger Fehler
  • Maximale Effizienz
  • Volle Kontrolle

Einfach & schnell:
Volle Integration in IT, ERP oder DMS

Für das digitale Senden und Empfangen bieten wir Ihnen eine webbasierte, einsatzbereite Lösung, die direkt "als Druckertreiber" in Ihre bestehende Unternehmens-IT, ERP-, Buchaltungsprogramm bzw. Dokumenten-Manangement-System (DMS) integriert wird. Für den Anwender ändert sich nichts. Alle Dokumente, z.B. Rechnung werden, wie gewohnt, aus Ihrem jeweiligen Programm erstellt und per Mausklick digital verschickt. Hierbei übermittelt Ihr System die elektronischen Informationen an das Digitale Postversand Service Portal mit den jeweiligen Versandartwünschen Ihrer Kunden oder Lieferanten.

abas ERP

Addison

CAS Genesis World

DATEV UnternehmenOnline

DATEV

Microsoft Dynamics 365

Microsoft Teams

Microsoft Outlook

Myneva SWING

SAGE

SAP

Salesforce

snap Pflegesoftware

sFirm, Starmoney, Profi Cash

Sonstige Anwendung

Anwenderfreundliche,
intuitive Bedienung

Das Digitaler Postversand Service Portal ist übersichtlich aufgebaut. Klare Strukturen bieten dem Anwender eine leichte Orientierung. Pro Dokument wird eine Zeile angelegt. Die Dokumentenarten werden in der gleichnamigen Spalte angezeigt. Nach erfolgter Freigabe werden die Dokumente per Mausklick verschickt. Der Empfänger erhält es auf seinem gewünschten Weg – per Post, E-Mail oder Datensatz

Eine Lösung für alle Dokumente

Generell können alle Dokumente über den Digitalen Postversand Service versendet und empfangen werden. Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine usw. können elektronisch ausgetauscht werden. Vorteile: Schnelle Übermittlung, volle Transparenz und Dokumentation des Versandstatus. Ebenfalls sind Sie im Hinblick auf die gesetzlich verpflichtende Umstellung, ab 01.01.2025, auf E-Rechnung bestens für die Zukunft gerüstet. Alle geforderten Formate, wie XRechnung bzw. ZUGFeRD werden vollumfänglich unterstützt.

Ein Portal für alle Fälle

Anhand der gewünschten Empfangsart des Kunden, Mandanten oder Lieferanten wird das Dokument gedruckt und per Post verschickt. Oder der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Downloadlink. Der rein elektronische Datenversand geht natürlich am schnellsten und ist am sichersten. In der Spalte "Lieferkanal" wird das entsprechende Symbol zur jeweiligen Versandart angezeigt. Nach der Freigabe werden die Dokumente per Mausklick versendet. Für den Anwender entsteht kein Mehraufwand, da vom System der entsprechende Versand automatisiert erfolgt. Dokumente per Brief werden gedruckt, gefalzt, kuvertiert, frankiert und per Post verschickt. Alle E-Mails werden versendet bzw. beim digitale n Versand werden die Daten dem Empfänger übertragen.

Selbstverständlich können Sie in der 1. Spalte alle Dokumente wählen und mit einem Klick freigeben bzw. versenden.

Gesetzlich auf der sicheren Seite

Laut Wachstumschancengesetz müssen alle Unternehmen in Deutschland ab 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Das Gesetz schreibt vor, die Rechnungen müssen zwingend in einem strukturierten Rechnungsformat dargestellt werden. Das bedeutet alle Rechnungspositionen werden im XML-Format in einer Textdatei aufgeschlüsselt, wie z.B. bei der XRechnung. Gibt es zusätzlich noch ein PDF-Sichtbeleg spricht der Gesetzgeber vom hybriden Format, wie z.B. bei ZUGFeRD. Beide sind gesetzlich zulässig.

 

PDF ist keine elektronische Rechnung!

Alle anderen Rechnungsformate wie die Papierrechnung oder das PDF im E-Mail-Anhang zählen für den Gesetzgeber zu „sonstigen“ Formaten. Wenn in Zukunft von elektronischen Rechnungen gesprochen wird, sind also nur strukturierte Formate gemeint.

Zukunfts- & Investitionssicher

Mit dem Digitalen Postversand Service entscheiden Sie sich für die zukunftsorientierte Lösung mit der Sie den Grundstein für das digitale Senden und Empfangen legen.

Die mehrjährig praxiserprobte Technologie verbindet namhafte Partner in einem Netzwerk, wie z.B. die Bundesdruckerei, DATEV, RICOH, Quadient Germany GmbH & Co. KG, Asterion Deutschland GmbH, SGH Service GmbH u.v.m. Wir bieten Ihnen mit allen angeschlossenen Technologiepartnern unser ganzes Wissen und geballte Power für Ihre IT Transformation.

Gemeinsam digital erfolgreich

Wir empfehlen unseren Kunden mit dem elektronischen Versand der Rechnungen zu beginnen. Im Hinblick auf die gesetzlich verpflichtende Umstellung auf E-Rechnung ab 01.01.2025 informieren wir Sie gerne über die verschiedenen Übergangsstufen und welche technologischen Möglichkeiten am besten für Sie passen.

In einem Präsentationstermin zeigen wir Ihnen, wie schnell und einfach Sie mit dem Digitalen Postversand Service starten können. 

Darüber hinaus bieten wir Ihnen jahrelange Projekterfahrung u.a. für folgende Lösungsstrategien:

  • XRechnung und ZUGFeRD sofort rechtskonform
    empfangen und verarbeiten
  • unternehmensweites Druck- und Scan-Management
  • Integration von Dokumenten-Management-System
  • Workflow-Automatisierung und Prozessoptimierung
  • Schnittstellen für CRM-, ERP- oder HR-Systeme
  • u.v.m. rund um die Digitalisierung

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.