Das Digitaler Postversand Service Portal ist übersichtlich aufgebaut. Klare Strukturen bieten dem Anwender eine leichte Orientierung. Pro Dokument wird eine Zeile angelegt. Die Dokumentenarten werden in der gleichnamigen Spalte angezeigt. Nach erfolgter Freigabe werden die Dokumente per Mausklick verschickt. Der Empfänger erhält es auf seinem gewünschten Weg – per Post, E-Mail oder Datensatz. 

Generell können alle Dokumente über den Digitalen Postversand Service versendet und empfangen werden. Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine usw. können elektronisch ausgetauscht werden. Vorteile: Schnelle Übermittlung, volle Transparenz und Dokumentation des Versandstatus. Ebenfalls sind Sie im Hinblick auf die gesetzlich verpflichtende Umstellung, ab 01.01.2025, auf E-Rechnung bestens für die Zukunft gerüstet. Alle geforderten Formate, wie XRechnung bzw. ZUGFeRD werden vollumfänglich unterstützt.

Anhand der gewünschten Empfangsart des Kunden, Mandanten oder Lieferanten wird das Dokument gedruckt und per Post verschickt. Oder der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Downloadlink. Der rein elektronische Datenversand geht natürlich am schnellsten und ist am sichersten. In der Spalte "Lieferkanal" wird das entsprechende Symbol zur jeweiligen Versandart angezeigt. Nach der Freigabe werden die Dokumente per Mausklick versendet. Für den Anwender entsteht kein Mehraufwand, da vom System der entsprechende Versand automatisiert erfolgt. Dokumente per Brief werden gedruckt, gefalzt, kuvertiert, frankiert und per Post verschickt. Alle E-Mails werden versendet bzw. beim digitale n Versand werden die Daten dem Empfänger übertragen.

Selbstverständlich können Sie in der 1. Spalte alle Dokumente wählen und mit einem Klick freigeben bzw. versenden.

Laut Wachstumschancengesetz müssen alle Unternehmen in Deutschland ab 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Das Gesetz schreibt vor, die Rechnungen müssen zwingend in einem strukturierten Rechnungsformat dargestellt werden. Das bedeutet alle Rechnungspositionen werden im XML-Format in einer Textdatei aufgeschlüsselt, wie z.B. bei der XRechnung. Gibt es zusätzlich noch ein PDF-Sichtbeleg spricht der Gesetzgeber vom hybriden Format, wie z.B. bei ZUGFeRD. Beide sind gesetzlich zulässig.

PDF ist keine elektronische Rechnung!

Alle anderen Rechnungsformate wie die Papierrechnung oder das PDF im E-Mail-Anhang zählen für den Gesetzgeber zu „sonstigen“ Formaten. Wenn in Zukunft von elektronischen Rechnungen gesprochen wird, sind also nur strukturierte Formate gemeint.

Mit dem Digitalen Postversand Service entscheiden Sie sich für die zukunftsorientierte Lösung mit der Sie den Grundstein für das digitale Senden und Empfangen legen.

Die mehrjährig praxiserprobte Technologie verbindet namhafte Partner in einem Netzwerk, wie z.B. die Bundesdruckerei, DATEV, RICOH, Quadient Germany GmbH & Co. KG, Asterion Deutschland GmbH, SGH Service GmbH u.v.m. Wir bieten Ihnen mit allen angeschlossenen Technologiepartnern unser ganzes Wissen und geballte Power für Ihre IT Transformation.