Digitale Personalakte & HR-Prozesse
Personaldokumente zentral verwalten. Prozesse automatisieren. HR digital verbinden.
Von der Bewerbung über Arbeitsvertrag und Onboarding bis zum Offboarding: Mit DocuWare verbindet TANTZKY Personaldokumente, digitale Workflows und bestehende HR-Systeme zu durchgängigen Prozessen entlang des gesamten Employee Lifecycle.
So entsteht aus der digitalen Personalakte weit mehr als eine zentrale Ablage: Informationen stehen dort bereit, wo sie benötigt werden, wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisieren und HR-Prozesse werden transparenter, schneller und einfacher.
Inhaltsverzeichnis
01 Grundlagen
Personalwesen digitalisieren – warum gerade jetzt?
Personalabteilungen verwalten täglich eine Vielzahl sensibler Dokumente und Informationen: Bewerbungen, Arbeitsverträge, Personalstammdaten, Nachweise, Bescheinigungen, Weiterbildungen, Abwesenheiten oder Unterlagen zur Entgeltabrechnung.
In vielen Unternehmen verteilen sich diese Informationen jedoch noch auf Papierakten, E-Mail-Postfächer, Netzlaufwerke, HR-Software und weitere Fachanwendungen. Dokumente müssen gesucht, manuell zugeordnet, weitergeleitet oder mehrfach erfasst werden. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und schnelle Auskunftsfähigkeit.
Eine digitale Personalakte schafft hierfür eine zentrale Informationsbasis. Ihr eigentliches Potenzial entsteht jedoch erst, wenn Dokumente, Daten, Workflows und bestehende HR-Systeme miteinander verbunden werden.
So wird aus digitaler Ablage ein durchgängiger HR-Prozess.
Von Papier, E-Mail und Einzellösungen zu digitalen HR-Prozessen
Personalprozesse beginnen nicht erst mit der Ablage eines Dokuments in der Personalakte. Bereits bei einer Bewerbung entstehen Informationen, die später für Einstellung, Arbeitsvertrag und Onboarding benötigt werden. Während des Beschäftigungsverhältnisses kommen weitere Dokumente, Aufgaben und Fristen hinzu. Beim Austritt müssen wiederum definierte Prozesse angestoßen und vollständig dokumentiert werden. Wer diese Schritte isoliert betrachtet, erzeugt schnell neue digitale Inseln.
Durchgängige HR-Prozesse verbinden deshalb den gesamten Employee Lifecycle: von der Bewerbung über die laufende Beschäftigung bis zum Offboarding.
Dokumente gelangen zentral in den richtigen Zusammenhang, Aufgaben können automatisiert angestoßen und Informationen dort bereitgestellt werden, wo sie im jeweiligen Prozess benötigt werden.
💡 TANTZKY TIPP: Digitalisieren Sie nicht nur bestehende Papierakten. Prüfen Sie gleichzeitig, welche manuellen Arbeitsschritte, Übergaben und Freigaben rund um Ihre Personaldokumente automatisiert werden können.
Elektronische Entgeltunterlagen: Was sich 2027 ändert
Die Digitalisierung bestimmter HR-Unterlagen ist längst nicht mehr nur eine Frage der Effizienz. Bereits seit dem 1. Januar 2022 sind bestimmte begleitende Entgeltunterlagen nach der Beitragsverfahrensverordnung grundsätzlich in elektronischer Form zu führen. Arbeitgeber konnten sich bislang auf Antrag von dieser Verpflichtung befreien lassen. Diese Befreiungsmöglichkeit endet mit dem 31. Dezember 2026.
Ab dem 1. Januar 2027 steht diese Ausnahme damit nicht mehr zur Verfügung.
Betroffen sind bestimmte Unterlagen, die im Zusammenhang mit Entgeltabrechnung und Sozialversicherung relevant sind – beispielsweise Nachweise zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit, zur Staatsangehörigkeit, zu Entsendungen oder weitere in der Beitragsverfahrensverordnung definierte Dokumente.
Wichtig dabei: Die digitale Entgeltakte ist nicht gleichbedeutend mit der vollständigen digitalen Personalakte.
Die gesetzlichen Anforderungen betreffen bestimmte Entgeltunterlagen. Eine digitale Personalakte geht deutlich weiter und kann sämtliche relevanten Mitarbeiterdokumente sowie die dazugehörigen Prozesse zentral zusammenführen.
📘 TANTZKY ERKLÄRT: Die Umstellung auf elektronische Entgeltunterlagen kann ein sinnvoller Ausgangspunkt sein, um die gesamte Personalverwaltung neu zu betrachten. Statt einzelne gesetzliche Anforderungen isoliert umzusetzen, lassen sich Personalakte, Workflows und bestehende HR-Systeme zu einer durchgängigen digitalen Lösung verbinden.
Digitale HR-Prozesse entlang des Employee Lifecycle
Personalprozesse begleiten Mitarbeitende weit über die reine Verwaltung ihrer Personalakte hinaus. Bereits vor dem ersten Arbeitstag entstehen Dokumente, Informationen und Aufgaben, die später in weitere HR-Prozesse einfließen.
Ein durchgängiger digitaler Employee Lifecycle verbindet diese einzelnen Schritte miteinander:
Recruiting → Einstellung → Onboarding → Beschäftigung → Entwicklung → Veränderung → Offboarding
Informationen müssen dadurch nicht immer wieder neu gesucht, übertragen oder angefordert werden. Dokumente und Daten stehen im jeweiligen Prozess dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden, und können automatisch weitere Aufgaben oder Workflows auslösen.
Vom Bewerbenden zum Mitarbeitenden – und darüber hinaus
Im Recruiting entstehen Bewerbungsunterlagen und erste personenbezogene Daten. Nach einer erfolgreichen Einstellung folgen Arbeitsvertrag, Personalfragebogen und weitere Nachweise. Im Onboarding kommen Aufgaben für HR, Führungskräfte, IT oder Fachabteilungen hinzu.
Während des Beschäftigungsverhältnisses wächst die digitale Personalakte kontinuierlich weiter – beispielsweise um Weiterbildungen, Vereinbarungen, Mitarbeitergespräche, Bescheinigungen oder Änderungen von Stammdaten.
Auch beim Offboarding lassen sich definierte Abläufe digital steuern und dokumentieren.
Die digitale Personalakte wird damit zur zentralen Informationsbasis für den gesamten Employee Lifecycle – verbunden mit den Prozessen, die rund um Mitarbeitende entstehen.
💡 TANTZKY TIPP: Betrachten Sie HR-Digitalisierung nicht als einzelne Projekte für Recruiting, Personalakte oder Offboarding. Je besser die einzelnen Phasen miteinander verbunden sind, desto weniger Medienbrüche und manuelle Übergaben entstehen.
Die digitale Personalakte als zentrale Informationsplattform
Die digitale Personalakte bündelt alle relevanten Informationen und Dokumente eines Mitarbeitenden an einem zentralen Ort.
Statt Unterlagen in Papierordnern, E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken oder unterschiedlichen Fachanwendungen zu suchen, stehen sie strukturiert und abhängig von den jeweiligen Berechtigungen digital zur Verfügung.
Dabei geht es um weit mehr als die reine Ablage von Dokumenten. Informationen wie Mitarbeitername, Personalnummer, Dokumentart, Datum, Abteilung oder Status ermöglichen eine gezielte Recherche und bilden gleichzeitig die Grundlage für automatisierte HR-Prozesse.
So entsteht eine zentrale Informationsbasis, die Mitarbeitende durch den gesamten Employee Lifecycle begleitet.
Welche Dokumente gehören in die digitale Personalakte?
Welche Unterlagen in einer digitalen Personalakte verwaltet werden, hängt von Unternehmen, Beschäftigungsverhältnis und HR-Prozessen ab.
Typische Dokumente sind beispielsweise:
- Bewerbungsunterlagen und Lebenslauf
- Arbeitsvertrag und Zusatzvereinbarungen
- Personalfragebogen und Stammdaten
- Zeugnisse und Qualifikationsnachweise
- Fort- und Weiterbildungsunterlagen
- Bescheinigungen und Nachweise
- Dokumente zu Mitarbeitergesprächen
- Ziel- und Entwicklungsvereinbarungen
- Änderungen von Arbeitszeit, Funktion oder Vergütung
- weitere beschäftigungsbezogene Dokumente
Durch eine einheitliche Dokumentenstruktur lassen sich Unterlagen schneller finden, eindeutig zuordnen und direkt in nachgelagerte Prozesse einbinden.
Eine Mitarbeiterakte. Eine zentrale Informationsbasis. Klare Strukturen.
Dokumente aus unterschiedlichen Quellen zentral zusammenführen
Personaldokumente entstehen heute über viele unterschiedliche Wege. Bewerbungen erreichen das Unternehmen per E-Mail oder über Recruiting-Systeme. Arbeitsverträge werden erstellt und digital unterschrieben. Nachweise werden hochgeladen oder eingescannt. Weitere Informationen entstehen in HR-, Payroll- oder ERP-Systemen.
Mit DocuWare lassen sich diese unterschiedlichen Quellen in einer zentralen Dokumentenstruktur zusammenführen.
E-Mail → Scan → Upload → digitale Signatur → HR-System → Payroll → ERP → digitale Personalakte
Dokumente können dabei automatisiert klassifiziert, mit den passenden Informationen versehen und dem richtigen Mitarbeitenden zugeordnet werden. So entsteht keine zusätzliche digitale Ablage, sondern eine zentrale Informationsplattform für Dokumente, Daten und HR-Prozesse.
💡 TANTZKY TIPP: Definieren Sie vor der Digitalisierung eine einheitliche Akten- und Dokumentstruktur. Klare Dokumentarten, Metadaten und Berechtigungen bilden die Grundlage für schnelle Recherche und spätere Automatisierung.
04 Entgeltakte
Digitale Personalakte und digitale Entgeltakte – wo liegt der Unterschied?
Die Begriffe digitale Personalakte und digitale Entgeltakte werden häufig miteinander vermischt. Beide verwalten sensible Mitarbeiterdokumente – verfolgen jedoch unterschiedliche Schwerpunkte. Die digitale Personalakte bildet die umfassende Dokumentation eines Beschäftigungsverhältnisses ab. Die digitale Entgeltakte konzentriert sich dagegen auf Unterlagen, die insbesondere für Entgeltabrechnung, Sozialversicherung und Prüfungen relevant sind.
Wichtig ist deshalb nicht, zwei voneinander getrennte digitale Ablagen aufzubauen. Entscheidend ist eine klare Dokumentenstruktur, bei der Informationen eindeutig zugeordnet werden und unnötige Doppelablagen vermieden werden.
Die digitale Personalakte
Die digitale Personalakte begleitet Mitarbeitende über den gesamten Employee Lifecycle. Sie bündelt relevante Personaldokumente zentral und stellt sie entsprechend definierter Zugriffs- und Berechtigungsregeln zur Verfügung.
Dazu können beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge und Vertragsänderungen, Qualifikationsnachweise, Weiterbildungen, Zielvereinbarungen, Bescheinigungen, Mitarbeitergespräche und Austrittsunterlagen gehören.
Damit bildet die Personalakte die zentrale Informationsbasis für zahlreiche HR-Prozesse – von Recruiting und Onboarding bis zum Offboarding.
Die digitale Entgeltakte
Die digitale Entgeltakte fokussiert sich auf entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente. Dazu gehören beispielsweise Unterlagen zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit, zur Staatsangehörigkeit, zu Entsendungen oder Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse. Welche Unterlagen elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind, regelt § 8 BVV.
Seit dem 1. Januar 2022 müssen bestimmte begleitende Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch vorliegen. Arbeitgeber können sich noch bis zum 31. Dezember 2026 auf Antrag von dieser elektronischen Führung befreien lassen. Ab 1. Januar 2027 steht diese Befreiungsmöglichkeit nicht mehr zur Verfügung.
Dabei ist die Unterscheidung wichtig: Nicht die gesamte Personalakte wird ab 2027 gesetzlich zur Pflicht. Die gesetzlichen Vorgaben beziehen sich auf bestimmte elektronische Entgeltunterlagen.
Eine gemeinsame Struktur statt doppelter Ablage
In der Praxis können sich Personal- und Entgeltakte ergänzen. Ein Dokument sollte dabei nicht mehrfach gespeichert werden, nur weil es für unterschiedliche Prozesse relevant ist.
Mit einer strukturierten digitalen Dokumentenverwaltung lassen sich Dokumentarten, Metadaten und Berechtigungen so organisieren, dass HR, Payroll und weitere berechtigte Stellen auf die jeweils benötigten Informationen zugreifen können, ohne parallele Ablagestrukturen zu schaffen.
Eine Informationsbasis. Klare Zuständigkeiten. Unterschiedliche Prozesse.
💡 TANTZKY TIPP: Nutzen Sie die Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen nicht nur für eine isolierte Pflichtlösung. Wer Aktenstruktur, Dokumentarten und Berechtigungen von Anfang an ganzheitlich plant, schafft gleichzeitig die Grundlage für eine digitale Personalakte und automatisierte HR-Prozesse.
👉 Vertiefender Beitrag: Digitales Bewerbungsmanagement
05 WORKFLOWS
Vom Dokument zum automatisierten HR-Prozess
Digitale Personaldokumente allein machen noch keinen digitalen HR-Prozess. Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn Dokumente und Informationen automatisch den richtigen Bearbeitungsschritt auslösen: Aufgaben werden verteilt, Zuständigkeiten gesteuert, Fristen überwacht und abgeschlossene Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert.
Mit DocuWare lassen sich wiederkehrende Abläufe entlang des Employee Lifecycle als digitale Workflows abbilden.
Dokument entsteht → Informationen werden erfasst → Aufgabe wird ausgelöst → Bearbeitung und Freigabe erfolgen → Dokument wird zentral abgelegt
So werden aus einzelnen Dokumenten durchgängige Prozesse.
Recruiting und Bewerbung
Bereits im Recruiting entstehen zahlreiche Dokumente und Informationen. Bewerbungsunterlagen können zentral erfasst, strukturiert abgelegt und den zuständigen Personen zur Verfügung gestellt werden. Nach einer Entscheidung lassen sich relevante Informationen für die nächsten Prozessschritte weiterverwenden, ohne sie erneut erfassen zu müssen.
Aus dem Bewerbungsprozess kann so direkt der Einstellungsprozess entstehen.
Arbeitsvertrag und Einstellung
Nach erfolgreicher Auswahl folgen Arbeitsvertrag, Personalfragebogen, Nachweise und weitere Unterlagen.
Digitale Workflows können dabei beispielsweise die Erstellung, interne Prüfung und Freigabe von Dokumenten unterstützen. Anschließend können Verträge elektronisch zur Unterschrift bereitgestellt und nach Abschluss automatisch der richtigen Personalakte zugeordnet werden. Prüfen. Freigeben. Unterschreiben. Ablegen.
Digitales Onboarding
Mit der Vertragsunterzeichnung beginnt häufig eine Vielzahl interner Aufgaben. Je nach Unternehmen können beispielsweise HR, IT, Führungskräfte oder weitere Fachbereiche eingebunden werden:
- Benutzerkonto und Zugänge einrichten
- Arbeitsplatz und Hardware vorbereiten
- Berechtigungen vergeben
- notwendige Unterlagen anfordern
- Schulungen oder Einweisungen planen
- interne Aufgaben und Fristen koordinieren
Ein digitaler Workflow stellt sicher, dass die einzelnen Aufgaben automatisiert an die zuständigen Personen gelangen und der Bearbeitungsstand jederzeit nachvollziehbar bleibt.
Laufende Personalprozesse
Auch während des Beschäftigungsverhältnisses entstehen regelmäßig neue Aufgaben und Dokumente. Dazu gehören beispielsweise:
- Änderungen von Personalstammdaten
- Weiterbildungen und Qualifikationsnachweise
- Mitarbeiter- und Entwicklungsgespräche
- Bescheinigungen
- Vertragsänderungen
- Arbeitszeitänderungen
- interne Freigaben und Wiedervorlagen
Statt Prozesse über E-Mail, Excel-Listen oder persönliche Erinnerung zu organisieren, können Workflows die jeweiligen Bearbeitungsschritte strukturiert steuern.
Strukturiertes Offboarding
Auch beim Austritt eines Mitarbeitenden müssen unterschiedliche Aufgaben koordiniert werden.
Beispielsweise können automatisch Prozesse für Rückgabe von Hardware, Entzug von Berechtigungen, Erstellung von Dokumenten oder interne Übergaben gestartet werden.
So wird sichergestellt, dass wichtige Aufgaben nicht vergessen werden und der Austrittsprozess vollständig dokumentiert ist.
Vom Recruiting bis zum Offboarding gilt: Je weniger manuelle Übergaben zwischen den einzelnen Prozessschritten notwendig sind, desto durchgängiger und transparenter wird die Personalverwaltung.
💡 TANTZKY TIPP: Starten Sie nicht mit dem komplexesten HR-Prozess. Besonders häufig wiederkehrende Abläufe mit klaren Zuständigkeiten und vielen manuellen Übergaben eignen sich ideal für den Einstieg in die Workflow-Automatisierung.
👉 Mehr über: DocuWare Dokumentenmanagement
06 KI-UNTERSTÜTZUNG
KI im Personalwesen: Dokumente automatisch erkennen und zuordnen
Im Personalwesen entstehen täglich unterschiedlichste Dokumente – von Bewerbungsunterlagen und Arbeitsverträgen über Bescheinigungen bis hin zu Qualifikationsnachweisen oder Vertragsänderungen. Werden diese Dokumente manuell geprüft, benannt, abgelegt und den richtigen Mitarbeitenden zugeordnet, entsteht schnell ein erheblicher Verwaltungsaufwand.
Mit KI-gestützter Dokumentenverarbeitung lassen sich viele dieser Schritte automatisieren.
Dokument erkennen → klassifizieren → Informationen auslesen → Mitarbeitenden zuordnen → Workflow starten
So gelangen Informationen schneller in den richtigen Prozess und müssen nicht bei jedem Arbeitsschritt erneut manuell erfasst werden.
Dokumente automatisch klassifizieren
KI kann unterschiedliche Dokumentarten anhand ihres Inhalts erkennen und automatisch klassifizieren.
Beispielsweise:
- Bewerbung
- Lebenslauf
- Arbeitsvertrag
- Zeugnis
- Zertifikat
- Bescheinigung
- Vertragsänderung
- weitere Personaldokumente
Damit entfällt in vielen Fällen die manuelle Auswahl der richtigen Dokumentart.
Relevante Informationen auslesen
Neben der Dokumentart können auch relevante Inhalte aus Dokumenten erkannt und für nachgelagerte Prozesse bereitgestellt werden. Dazu können beispielsweise gehören:
Name · Personalnummer · Datum · Dokumentart · Gültigkeit · Arbeitgeber · Qualifikation · weitere dokumentbezogene Informationen
Diese Daten können zur Indexierung, Zuordnung oder als Grundlage für weitere Workflows verwendet werden.
Dokumente automatisch der richtigen Personalakte zuordnen
Besonders interessant wird KI dort, wo Dokumente nicht nur erkannt, sondern direkt dem passenden Mitarbeitenden und Prozess zugeordnet werden. Ein eingehendes Dokument kann dadurch automatisiert:
erkannt → mit vorhandenen Daten abgeglichen → der richtigen Personalakte zugeordnet → für den nächsten Bearbeitungsschritt bereitgestellt werden.
Das reduziert manuelle Ablagearbeit und schafft gleichzeitig eine einheitlichere Datenbasis.
KI und Workflow zusammendenken
Der größte Nutzen entsteht nicht allein durch das Auslesen eines Dokuments.
Entscheidend ist, was anschließend mit den gewonnenen Informationen passiert.
So kann beispielsweise ein erkanntes Zertifikat eine Wiedervorlage auslösen, ein unterschriebener Vertrag automatisch archiviert oder eine eingehende Bescheinigung an den zuständigen HR-Prozess weitergegeben werden.
KI erkennt Informationen – Workflows machen daraus einen Prozess.
💡 TANTZKY TIPP: Setzen Sie KI dort ein, wo heute besonders viel Zeit für wiederkehrende manuelle Prüfung, Zuordnung und Datenerfassung entsteht. Der größte Effekt entsteht, wenn erkannte Informationen direkt in bestehende HR-Workflows einfließen.
👉 Vertiefende Beiträge: DocuWare & KI für das Personalwesen – Personalakten, Bewerbungen und Arbeitsverträge intelligent digitalisieren | DocuWare KI - Intellegent Document Processing
07 SIGNATUR
Arbeitsverträge und HR-Dokumente digital unterschreiben
Viele HR-Prozesse enden nicht mit der Erstellung eines Dokuments. Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Einwilligungen oder Änderungsvereinbarungen müssen geprüft, freigegeben und rechtswirksam unterschrieben werden. Werden diese Schritte weiterhin über Ausdruck, Postversand, Scan oder E-Mail organisiert, entstehen Medienbrüche und unnötige Wartezeiten.
Mit elektronischen Signaturen lassen sich diese Abläufe vollständig digital abbilden.
Erstellen → prüfen → freigeben → digital unterschreiben → automatisch archivieren
So bleibt der gesamte Vorgang von der Dokumentenerstellung bis zur Ablage nachvollziehbar.
Typische HR-Dokumente für die digitale Signatur
Elektronische Signaturen eignen sich beispielsweise für:
- Arbeitsverträge
- Vertragsänderungen
- Zusatzvereinbarungen
- Homeoffice- oder Mobile-Work-Vereinbarungen
- Einwilligungen
- Bestätigungen
- interne Freigaben
- weitere Personalunterlagen
Je nach Dokument und rechtlicher Anforderung können unterschiedliche Signaturarten zum Einsatz kommen.
Signatur direkt in den HR-Prozess integrieren
Der eigentliche Vorteil entsteht, wenn die elektronische Unterschrift nicht als separate Insellösung genutzt wird. Ein typischer Ablauf kann beispielsweise so aussehen:
HR erstellt das Dokument → interne Freigabe → Versand zur elektronischen Signatur → Rücklauf → automatische Zuordnung zur Personalakte → nächster Workflow
Damit entfällt die manuelle Kontrolle, ob ein Dokument bereits unterschrieben zurückgesendet wurde oder noch offen ist. Statusinformationen und Fristen können direkt in den Prozess eingebunden werden.
DocuWare und elektronische Signatur verbinden
Mit DocuWare lassen sich Dokumentenmanagement, Workflow und elektronische Signatur miteinander kombinieren. So können HR-Dokumente aus einem bestehenden Prozess heraus zur Signatur übergeben und nach Abschluss automatisch wieder in der richtigen Personalakte abgelegt werden.
Kein Drucken. Kein Einscannen. Kein manueller Rücklauf.
💡 TANTZKY TIPP: Betrachten Sie die elektronische Signatur nicht als Einzelwerkzeug. Besonders effizient wird sie, wenn Erstellung, Freigabe, Unterschrift und Archivierung in einem einzigen digitalen Prozess zusammenlaufen.
👉 Mehr Informationen: Digitale Vertragsverwaltung mit DocuWare und DocuSign | Mit DocuWare digital signieren
08 Integration
HR-, Payroll- und ERP-Systeme mit DocuWare verbinden
In den meisten Unternehmen ist die digitale Personalakte nicht das einzige System im Personalwesen. Stammdaten, Entgeltabrechnung, Recruiting oder Zeitwirtschaft werden häufig bereits in spezialisierten HR-, Payroll- oder ERP-Lösungen verwaltet. Die digitale Personalakte sollte deshalb keine zusätzliche Insellösung schaffen.
Ihr größtes Potenzial entfaltet sie, wenn bestehende Systeme, Dokumente und Workflows miteinander verbunden werden.
HR-System + Payroll + ERP + DocuWare = Daten, Dokumente und Prozesse im Zusammenspiel
Jedes System übernimmt die Aufgabe, die es am besten kann
HR- und Payroll-Systeme verwalten beispielsweise Personalstammdaten, Abrechnungsinformationen oder organisatorische Strukturen. DocuWare ergänzt diese Systeme um die zentrale Verwaltung der dazugehörigen Dokumente und digitalen Workflows. So können beispielsweise:
- Personaldokumente automatisch dem richtigen Mitarbeitenden zugeordnet werden
- Stammdaten für die Verschlagwortung von Dokumenten genutzt werden
- Informationen zwischen unterschiedlichen Systemen ausgetauscht werden
- HR-Workflows auf vorhandene Daten zugreifen
- abgeschlossene Dokumente automatisch in der Personalakte archiviert werden
- doppelte Datenerfassung und Medienbrüche reduziert werden
Das HR-System verwaltet die Daten. DocuWare verbindet die dazugehörigen Dokumente und Prozesse.
Bestehende Systemlandschaften weiter nutzen
Unternehmen müssen für die Einführung einer digitalen Personalakte ihre vorhandenen Anwendungen nicht grundsätzlich ersetzen. Je nach Ausgangssituation kann DocuWare mit bestehenden HR-, Payroll-, ERP- oder Fachanwendungen verbunden werden. Dazu können beispielsweise Systeme wie Personio, rexx, Sage HR, DATEV, SAP SuccessFactors sowie bestehende ERP-Lösungen gehören.
Welche Integration sinnvoll ist, hängt dabei immer von der vorhandenen Systemlandschaft, den gewünschten Prozessen und den verfügbaren Schnittstellen ab.
Vom Datenaustausch zum durchgängigen HR-Prozess
Der Mehrwert einer Integration zeigt sich besonders dann, wenn Informationen nicht nur zwischen Systemen übertragen werden, sondern unmittelbar weitere Prozesse auslösen.
Ein Beispiel: Neue Mitarbeiterdaten werden im HR-System angelegt → Dokumente werden automatisch der Personalakte zugeordnet → der Onboarding-Workflow startet → Aufgaben gehen an HR, IT und Führungskraft → notwendige Unterlagen werden ergänzt → der Prozess wird vollständig dokumentiert.
Damit entsteht aus mehreren Einzelsystemen eine gemeinsame digitale Prozesslandschaft.
TANTZKY verbindet die vorhandene IT-Landschaft
Nicht jedes Unternehmen nutzt dieselben Systeme und nicht jede Integration funktioniert auf die gleiche Weise. TANTZKY betrachtet deshalb zunächst die vorhandenen Anwendungen und Prozesse und entwickelt daraus die passende Integrationslösung.
Entscheidend ist nicht, welches System bereits vorhanden ist – sondern wie gut Daten, Dokumente und Prozesse miteinander verbunden werden.
💡 TANTZKY TIPP: Prüfen Sie bei der Einführung einer digitalen Personalakte frühzeitig, welche Informationen bereits in HR-, Payroll- oder ERP-Systemen vorhanden sind. Je konsequenter bestehende Daten genutzt werden, desto weniger manuelle Erfassung ist später notwendig.
👉 Weiterführende Informationen: ERP-Integration mit DocuWare | Schnittstellen & Integrationen
09 DATENSCHUTZ
Datenschutz, Berechtigungen und sichere Personalakten
Personaldokumente enthalten besonders sensible Informationen. Deshalb muss eine digitale Personalakte nicht nur übersichtlich und effizient aufgebaut sein, sondern auch sicherstellen, dass Daten zweckgebunden, geschützt und nur für berechtigte Personen zugänglich sind.
Die DSGVO verlangt unter anderem Datenminimierung, Zweckbindung, Speicherbegrenzung sowie eine angemessene Sicherheit der Verarbeitung. Für Beschäftigtendaten regelt zusätzlich § 26 BDSG, unter welchen Voraussetzungen personenbezogene Daten im Beschäftigungsverhältnis verarbeitet werden dürfen.
Rollen- und Berechtigungskonzepte
Nicht jede Person im Unternehmen darf auf alle Inhalte einer Personalakte zugreifen. Ein differenziertes Berechtigungskonzept legt deshalb fest, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder freigeben darf. So können beispielsweise unterschiedliche Zugriffsrechte für HR, Führungskräfte, Payroll oder weitere berechtigte Stellen definiert werden. Besonders sensible Dokumente lassen sich zusätzlich gezielt schützen.
Nur die Informationen bereitstellen, die für die jeweilige Aufgabe benötigt werden.
Damit unterstützt ein digitales Dokumentenmanagement gleichzeitig Datenschutz und effiziente Zusammenarbeit.
Zugriffe nachvollziehbar dokumentieren
Neben der reinen Zugriffsbeschränkung ist auch die Nachvollziehbarkeit wichtig. Digitale Systeme können dokumentieren, wann Dokumente gespeichert, bearbeitet oder in einen Workflow eingebunden wurden. So entsteht eine transparente Prozesshistorie.
Das unterstützt Unternehmen dabei, Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsschritte nachvollziehbar abzubilden.
Aufbewahrung und Löschung strukturiert steuern
Personaldokumente dürfen nicht pauschal unbegrenzt gespeichert werden. Nach dem Grundsatz der Speicherbegrenzung sollen personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Gleichzeitig können für einzelne Dokumentarten gesetzliche oder andere rechtlich relevante Aufbewahrungsanforderungen bestehen. Deshalb sollte eine digitale Personalakte nicht mit einer einzigen Aufbewahrungsfrist für alle Dokumente arbeiten.
Stattdessen können Dokumentarten mit unterschiedlichen Regeln für:
- Aufbewahrung
- Wiedervorlage
- Sperrung
- Löschung
versehen werden.
So lassen sich Personalakten strukturierter über ihren gesamten Lebenszyklus verwalten.
Datenschutz bereits bei der Aktenstruktur mitdenken
Datenschutz sollte nicht erst nach der technischen Einführung ergänzt werden. Bereits bei der Konzeption sollten Unternehmen festlegen:
Welche Dokumente werden gespeichert? → Zu welchem Zweck? → Wer benötigt Zugriff? → Wie lange werden sie benötigt? → Was passiert nach Ablauf der Frist?
Gerade im Personalbereich können dabei auch besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sein. § 26 BDSG stellt dafür zusätzliche Anforderungen an die Verarbeitung im Beschäftigungskontext.
Klare Strukturen, definierte Berechtigungen und geregelte Aufbewahrungsprozesse sind deshalb zentrale Bestandteile einer digitalen Personalakte.
💡 TANTZKY TIPP: Entwickeln Sie Aktenstruktur, Berechtigungskonzept und Aufbewahrungsregeln gemeinsam. Wer Datenschutz bereits bei der Prozessgestaltung berücksichtigt, vermeidet später unnötige Doppelablagen, unklare Zugriffe und manuelle Löschprozesse.
📘 TANTZKY ERKLÄRT: Eine digitale Personalakte ersetzt kein Datenschutzkonzept. Sie schafft jedoch die technische Grundlage, Berechtigungen, Dokumentstrukturen und definierte Prozesse konsequent umzusetzen. Welche konkreten rechtlichen Anforderungen gelten, sollte immer anhand des jeweiligen Unternehmens und der betroffenen Dokumentarten geprüft werden.
👉 Mehr Information: Digitales Archiv
10 MEHRWERT
7 Vorteile digitaler Personal- und HR-Prozesse
Die digitale Personalakte schafft weit mehr als eine zentrale Ablage für Dokumente. Ihr eigentlicher Mehrwert entsteht, wenn Informationen, Workflows und bestehende HR-Systeme miteinander verbunden werden.
1. Weniger Verwaltungsaufwand
Dokumente müssen nicht mehr in Papierakten, E-Mail-Postfächern oder Netzlaufwerken gesucht werden. Strukturierte Ablage, automatische Zuordnung und digitale Workflows reduzieren den manuellen Aufwand.
2. Schnellere Bearbeitung
Anträge, Freigaben, Vertragsänderungen oder Onboarding-Aufgaben können direkt an die zuständigen Personen weitergeleitet werden.
3. Mehr Transparenz
Digitale Workflows zeigen, wo sich ein Vorgang befindet, welche Aufgaben noch offen sind und wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist.
4. Bessere Datenqualität
Vorhandene Informationen aus HR-, Payroll- oder ERP-Systemen können genutzt werden, sodass Daten seltener mehrfach erfasst werden müssen.
5. Sichere Zugriffe
Rollen- und Berechtigungskonzepte stellen sicher, dass nur berechtigte Personen auf sensible Personaldokumente zugreifen können.
6. Automatisierte HR-Prozesse
Wiederkehrende Aufgaben, Freigaben, Erinnerungen und Wiedervorlagen lassen sich standardisiert und automatisch steuern.
7. Mehr Zeit für die eigentliche Personalarbeit
Weniger Suche, Ablage und manuelle Weitergabe schafft mehr Freiraum für Aufgaben, bei denen menschliche Erfahrung und persönliche Kommunikation gefragt sind.
Weniger Verwaltung. Mehr Transparenz. Mehr Zeit für Menschen.
💡 TANTZKY TIPP: Betrachten Sie den Nutzen nicht nur in eingesparten Bearbeitungsminuten. Besonders wertvoll sind auch klarere Zuständigkeiten, bessere Datenqualität und eine höhere Prozesssicherheit.
11 EINFÜHRUNG
Digitale Personalakte einführen – Schritt für Schritt
Die Einführung einer digitalen Personalakte ist kein reines Softwareprojekt. Entscheidend ist, bestehende Ablagestrukturen, Dokumentarten, Berechtigungen und HR-Prozesse von Anfang an gemeinsam zu betrachten. Wer strukturiert vorgeht, schafft nicht nur eine digitale Ablage, sondern die Grundlage für automatisierte und langfristig skalierbare HR-Prozesse.
1. Bestehende Prozesse analysieren
Am Anfang steht die Frage: Wie werden Personaldokumente heute erstellt, empfangen, bearbeitet und abgelegt? Dabei sollten bestehende Papierakten, Netzlaufwerke, E-Mail-Postfächer sowie HR-, Payroll- und ERP-Systeme berücksichtigt werden. Ziel ist es, Medienbrüche, doppelte Ablagen und manuelle Arbeitsschritte sichtbar zu machen.
2. Akten- und Dokumentstruktur definieren
Im nächsten Schritt wird festgelegt, welche Dokumentarten künftig in der digitalen Personalakte verwaltet werden und wie diese strukturiert werden sollen. Dazu gehören beispielsweise: Dokumentart · Mitarbeitender · Personalnummer · Abteilung · Datum · Status. Eine klare Struktur bildet die Grundlage für schnelle Recherche, automatische Zuordnung und spätere Workflows.
3. Berechtigungen festlegen
Personaldokumente enthalten sensible Informationen. Deshalb sollte früh definiert werden: Wer darf welche Dokumente sehen, bearbeiten oder freigeben? Rollen für HR, Payroll, Führungskräfte oder weitere berechtigte Stellen können dabei unterschiedlich ausgestaltet werden.
4. Bestehende Dokumente übernehmen
Vorhandene Papierakten und digitale Dokumentbestände können schrittweise in die neue Struktur überführt werden. Dabei muss nicht zwingend alles gleichzeitig digitalisiert werden. Je nach Ausgangssituation kann es sinnvoll sein, mit aktiven Personalakten zu beginnen und Altbestände nach definierten Regeln zu übernehmen.
5. HR-Prozesse digital abbilden
Sobald die Dokumentenbasis steht, können wiederkehrende Abläufe als digitale Workflows umgesetzt werden. Geeignete Einstiegsszenarien sind beispielsweise:
- Onboarding
- Vertragsänderungen
- Freigaben
- Bescheinigungen
- Weiterbildungen
- Wiedervorlagen
- Offboarding
So wächst aus der digitalen Personalakte Schritt für Schritt eine digitale HR-Prozesslandschaft.
6. Automatisierte HR-Prozesse
HR-, Payroll- oder ERP-Systeme sollten dort angebunden werden, wo bereits relevante Daten vorhanden sind. Dadurch lassen sich Informationen mehrfach nutzen, manuelle Dateneingaben reduzieren und Dokumente automatisiert den richtigen Vorgängen zuordnen.
7. Pilotieren und ausrollen
Statt alle Personalprozesse gleichzeitig umzustellen, empfiehlt sich ein klar definierter Pilotbereich. So können Struktur, Berechtigungen und Workflows im Alltag getestet und optimiert werden, bevor weitere Prozesse oder Bereiche hinzukommen.
Analysieren → Strukturieren → Berechtigen → Migrieren → Automatisieren → Integrieren → Ausrollen
💡 TANTZKY TIPP: Starten Sie nicht mit dem Anspruch, sofort jede Personalakte und jeden HR-Prozess vollständig zu digitalisieren. Ein klar abgegrenzter Pilot schafft schnelle Erfahrungen und eine belastbare Grundlage für den weiteren Ausbau.
12 TANTZKY
TANTZKY verbindet Dokumente, Workflows und bestehende HR-Systeme
Die Einführung einer digitalen Personalakte ist selten eine reine Softwarefrage. Entscheidend ist, wie gut sich Dokumente, bestehende HR-Systeme, Workflows, Berechtigungen und individuelle Prozesse miteinander verbinden lassen. Genau hier setzt TANTZKY an. Wir betrachten nicht nur die digitale Personalakte als einzelne Anwendung, sondern die gesamte HR-Prozesslandschaft: von Recruiting und Onboarding über laufende Personalprozesse bis hin zu Signatur, Entgeltunterlagen, Systemintegration und Offboarding.
Eine Lösung, die zur bestehenden Systemlandschaft passt
Nicht jedes Unternehmen startet mit denselben Voraussetzungen. Manche arbeiten bereits mit spezialisierten HR- oder Payroll-Systemen, andere verwalten Personaldokumente noch in verschiedenen Ablagen, Postfächern oder Netzlaufwerken. Wieder andere möchten einzelne HR-Prozesse gezielt automatisieren.
TANTZKY entwickelt deshalb keine isolierte Standardlösung, sondern verbindet die vorhandenen Systeme und Anforderungen zu einem passenden Gesamtkonzept.
DocuWare + HR-Systeme + Payroll + ERP + KI + Workflow + elektronische Signatur
So entsteht eine digitale Personalverwaltung, die sich in die bestehende IT-Landschaft integriert und Schritt für Schritt erweitert werden kann.
Von der Analyse bis zum laufenden Betrieb
- Analyse bestehender Ablagen und HR-Prozesse
- Konzeption von Aktenstruktur und Berechtigungen
- Einführung und Konfiguration von DocuWare
- Integration vorhandener HR-, Payroll- und ERP-Systeme
- Umsetzung digitaler Workflows
- Einbindung elektronischer Signaturen
- Migration vorhandener Dokumentbestände
- Schulung, Support und Weiterentwicklung
Damit entsteht nicht nur eine digitale Personalakte, sondern eine langfristig nutzbare Plattform für digitale HR-Prozesse.
Digitalisierung, die mit den Anforderungen wächst
Eine digitale Personalakte muss nicht von Anfang an jeden denkbaren HR-Prozess abbilden. Viele Unternehmen starten mit einem klar definierten Bereich und erweitern die Lösung anschließend Schritt für Schritt – beispielsweise um Onboarding, Vertragsmanagement, KI-gestützte Dokumentenverarbeitung oder weitere Integrationen.
So wächst die Lösung mit den Anforderungen des Unternehmens.
TANTZKY verbindet, was zusammengehört
Dokumente. Daten. Systeme. Menschen. Prozesse.
Unser Ziel ist nicht, möglichst viele Einzellösungen einzuführen, sondern bestehende Anwendungen sinnvoll miteinander zu verbinden und daraus durchgängige digitale Prozesse zu schaffen.
HR digital? #LÄUFT
13 Praxis
Typische Einsatzszenarien für digitale HR-Prozesse
Damit holen wir den Leser noch einmal ganz konkret ab und zeigen: Wo kann ich anfangen?
Zum Beispiel:
- Bewerbungsunterlagen automatisch erfassen und zuordnen
- Arbeitsverträge digital erstellen, freigeben und unterschreiben
- Onboarding-Aufgaben automatisch verteilen
- Qualifikationen und Zertifikate verwalten
- Personaländerungen strukturiert bearbeiten
- Fristen und Wiedervorlagen automatisieren
- Offboarding-Prozesse vollständig dokumentieren
- Dokumente aus HR-, Payroll- oder ERP-Systemen automatisch zuordnen
Darunter könnte als kompakte Schlussbotschaft stehen:
Nicht jeder HR-Prozess muss gleichzeitig digitalisiert werden. Entscheidend ist, mit den Abläufen zu starten, bei denen heute besonders viele manuelle Schritte, Medienbrüche oder Rückfragen entstehen.
💡 TANTZKY TIPP: Wählen Sie für den Einstieg einen Prozess, der häufig vorkommt, klare Zuständigkeiten hat und heute noch viele manuelle Übergaben benötigt. So wird der Nutzen der Digitalisierung schnell sichtbar.
Digitalisierung, die mit den Anforderungen wächst
Eine digitale Personalakte muss nicht von Anfang an jeden denkbaren HR-Prozess abbilden. Viele Unternehmen starten mit einem klar definierten Bereich und erweitern die Lösung anschließend Schritt für Schritt – beispielsweise um Onboarding, Vertragsmanagement, KI-gestützte Dokumentenverarbeitung oder weitere Integrationen.
So wächst die Lösung mit den Anforderungen des Unternehmens.
Praxisberichte ansehen:
Johanniter-Unfall-Hilfe – Digitale Personalakte im großen Maßstab
Zentrale Personalakten sicher verwalten, Dokumente schneller bereitstellen und Gehaltsabrechnungen automatisch zuordnen.
HR TeamWork – Personalakte + Payroll-Integration
Lohnabrechnungen automatisch archivieren, Personalakten aktuell halten und HR-Anfragen schneller beantworten.
Heinrich Hagner – Automatisiertes Bewerbungsmanagement
Bewerbungen digital steuern, fehlende Unterlagen automatisiert nachfordern und HR-Prozesse spürbar entlasten
14 FAQ
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Personalakte
Eine digitale Personalakte bündelt Personaldokumente zentral, strukturiert und zugriffsgesteuert in einem Dokumentenmanagementsystem. Dazu können beispielsweise Arbeitsverträge, Nachweise, Bescheinigungen, Zeugnisse, Weiterbildungen oder Austrittsunterlagen gehören. DocuWare verbindet diese Dokumentenverwaltung zusätzlich mit Suche, Berechtigungen und digitalen Workflows
Die digitale Personalakte bildet die umfassende Dokumentation eines Beschäftigungsverhältnisses ab.
Die digitale Entgeltakte konzentriert sich dagegen auf entgelt-, payroll- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen. Sie ist damit ein spezieller Teilbereich innerhalb der digitalen HR-Dokumentation.
Nein. Ab 2027 wird nicht automatisch die gesamte Personalakte verpflichtend digital.
Seit 2022 müssen bestimmte begleitende Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch vorliegen. Eine Befreiung davon ist auf Antrag noch bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Ab 1. Januar 2027 steht diese Befreiungsmöglichkeit nicht mehr zur Verfügung.
Typische Dokumente sind beispielsweise:
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
- Zeugnisse und Qualifikationsnachweise
- Bescheinigungen
- Weiterbildungsunterlagen
- Vereinbarungen
- Mitarbeitergespräche
- Austrittsunterlagen
Welche Dokumente tatsächlich Bestandteil der Personalakte sind, hängt von den jeweiligen HR-Prozessen und Anforderungen des Unternehmens ab.
Strukturierte Rechnungsdaten können unmittelbar für nachfolgende Geschäftsprozesse genutzt werden.
Dadurch lassen sich beispielsweise:
- Rechnungsdaten übernehmen
- Prüfungen automatisieren
- Freigabeworkflows starten
- ERP-Daten einbeziehen
- Buchungsinformationen übertragen
- Dokumente zentral archivieren
So reduziert sich der manuelle Bearbeitungsaufwand und gleichzeitig steigt die Transparenz im Rechnungsprozess.
Ja. Bestehende Papierdokumente können digitalisiert und in die neue Aktenstruktur übernommen werden. Dabei muss nicht zwangsläufig der gesamte Altbestand auf einmal migriert werden. Häufig ist ein schrittweises Vorgehen sinnvoll – beispielsweise zunächst mit aktiven Personalakten und anschließend mit definierten Altbeständen.
Ja. DocuWare kann Dokumente mit digitalen Workflows verbinden und beispielsweise Freigaben, Wiedervorlagen, Erinnerungen, Onboarding- oder Offboarding-Aufgaben steuern. DocuWare beschreibt ausdrücklich die Automatisierung von HR-Prozessen vom Recruiting bis zum Austritt.
Ja. KI-gestützte Dokumentenverarbeitung kann dabei unterstützen, Dokumentarten zu erkennen, Informationen auszulesen und Dokumente strukturiert weiterzuverarbeiten.
Der größte Nutzen entsteht, wenn die erkannten Informationen direkt für Zuordnung, Indexierung oder nachgelagerte Workflows genutzt werden.
Ja. Elektronische Signaturen können in digitale HR- und Vertragsprozesse integriert werden.
So kann beispielsweise ein Arbeitsvertrag erstellt, geprüft, freigegeben, elektronisch unterschrieben und anschließend automatisch der richtigen Personalakte zugeordnet werden. Welche Signaturart erforderlich ist, hängt vom jeweiligen Dokument und den rechtlichen Anforderungen ab.
Ja. DocuWare verfügt über Integrationsmöglichkeiten zu bestehenden Anwendungen und kann mit HR-, Payroll-, ERP- oder weiteren Fachsystemen verbunden werden. Dadurch lassen sich vorhandene Daten für Dokumentzuordnung und Workflows nutzen und doppelte Datenerfassung reduzieren.
Der Zugriff sollte über ein klar definiertes Rollen- und Berechtigungskonzept gesteuert werden.
So können beispielsweise HR, Payroll oder Führungskräfte unterschiedliche Zugriffsrechte erhalten. DocuWare unterstützt granulare Berechtigungen, sodass sensible Informationen nur autorisierten Personen zur Verfügung stehen.
Nein. Für Personaldokumente gibt es keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für die gesamte Personalakte.
Je nach Dokumentart, Zweck und rechtlicher Grundlage gelten unterschiedliche Anforderungen. Deshalb sollten Aufbewahrungs- und Löschregeln dokumentbezogen definiert werden.
Ein sinnvoller Einstieg ist ein klar abgegrenzter Pilot.
Typischerweise werden zunächst bestehende Prozesse analysiert, Akten- und Dokumentstrukturen definiert, Berechtigungen festgelegt und anschließend ausgewählte Dokumente und Workflows umgesetzt. Danach kann die Lösung Schritt für Schritt auf weitere HR-Prozesse erweitert werden. Genau dieses schrittweise Vorgehen empfiehlt auch DocuWare.
Nicht die digitale Ablage allein.
Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn Dokumente, Daten, Berechtigungen, Workflows und bestehende HR-Systeme miteinander verbunden werden.
So wird aus der digitalen Personalakte eine zentrale Plattform für durchgängige HR-Prozesse.
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