Ausgangsbasis
Die IT affine Geschäftsleitung der LEICHT GRUPPE® legen besonderen Wert auf eine kontinuierliche sowie effiziente Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse und ermöglichen allen Mitarbeitern eine moderne Arbeitsausstattung und technikgestützte Arbeitsweise.
Die Herausforderung bestand darin, die einzelnen Arbeitsschritte der Auftragsabwicklung mit den jeweiligen Papierdokumenten, wie z.B. handschriftliches Aufmaß der Abteilungen Technik bzw. Montage oder das vom Kunden unterschriebene Angebot zu automatisieren und dem digitalen Prozess an der richtigen Stelle zu übergeben.
- komplexer Vorgang mit zahlreichen, verschiedenen papierbasierten Arbeitsschritten und Dokumenten, teilweise mit handschriftlichen Inhalten bzw. Notizen
- 70 User, davon 30 Mitarbeiter ohne AD, wie z.B. Techniker / Monteure ohne eigenen PC-Zugang
- manuelle Zuordnung der Scan-Ziele an den Multifunktionssystemen
- Automatisierung und Beschleunigung durch vordefinierte Dokumenten-Workflows
- strukturierte, systematische und effektive Dokumentenablage der elektronischen Belege in das ECM / DMS des Kunden
- Reduzierung der Prozesskosten durch Vereinfachungen im Bereich der Steuerung / Lenkung von Dokumenten
Für die Anmeldung am Druck- bzw. Multifunktionssystem erhielt jeder Mitarbeiter eine eigene User-Kennung. Die Integration erfolgte sowohl über die Active Directory (AD), als auch individualisiert für alle ohne eigenen AD Benutzer.
- Anmeldung über bereits bestehendes RFID Token (Zutrittssystem)
- Anmeldung am Display über Windows-Authentifizierung
- Anmeldung über PIN Code möglich
Über die Authentifizierung des jeweiligen Mitarbeiters am Druck- bzw.
Multifunktionssystem werden „im Hintergrund“ folgende Informationen
für die Weiterbearbeitung bereitgestellt:
- Automatische Informationen aus der Active Directory bzw. aus
den individuell hinterlegten Benutzerdaten - Zuordnung der Abteilung / Bereich / Arbeitsgruppe
- Funktionsauswahl, wie z.B. Scan to Mail, Scan to Home, Scan to
Word, Excel, OCR Erkennung usw. - Zuteilung der jeweiligen Laufwerke / Dateiordner / Berechtigungen
Dokumenten-Freigaben usw.
Abb. 1 Funktionsmenü – Auswahl der Abteilung „Techniker“
Abb. 2 Dropdown-Menü aller zugeordneten Vorgänge „ Afm bereit für Auftrag“
Die komplette Outputflotte der LEICHT GRUPPE® ist in die STREAMLINE
NX-Lösung integriert. Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten alle
Anwender, unternehmensweit an allen Systemen, im Benutzermenü
die nach Kundenwünschen konfigurierten Startbildschirm sowie eine
gewünschte Startauswahl an Funktionen (Abb.1). Die Auswahl erfolgt
im gewählten Kundenbeispiel nach Abteilungen.
Um die Dokumenten-Zuordnung zum jeweiligen Vorgang so einfach,
wie möglich zu gestalten, können die Anwender im Untermenü die
verschiedenen Arbeitsschritte direkt auswählen (Abb.2).
Der Techniker der LEICHT GRUPPE® erhält das Papierdokument
„Aufmaß für Auftrag“ mit der individuellen Auftragsnummer und seiner
Zuordnung für den Kundentermin.
Beim Kunden vor Ort wird das Aufmaß skizziert bzw. handschriftlich
auf dem Dokument notiert.
Nach erfolgter Authentifizierung mit seinem Chip oder Pin wählt der
Techniker am Multifunktionssystem unter „Technik“ seine speziellen
Arbeitsschritte aus: „Aufmaß für Aufrag“.
Um die Dokumenten-Zuordnung zum jeweiligen Vorgang so einfach,
wie möglich zu gestalten, können die Anwender im Untermenü die
verschiedenen Arbeitsschritte direkt auswählen (Abb.2).
Abb. 3 Untermenü „Techniker – Afm bereit für Auftrag“
LEICHT GRUPPE®
Mit Leichtigkeit perfekt.
"Nachhaltigkeit und Innovation sind unser steter Antrieb dem Kundenbedürfnis gerecht zu werden. Zum aktuellen Zeitpunkt können wir noch nicht vollständig auf papierlose Prozesse umstellen, sind aber für die Zukunft bestens gerüstet.
Mit der STREAMLINE NX Druck- und Scan-Lösung übergeben wir den Beleg an der richtigen Stelle wieder dem digitalen Prozess. Wir arbeiten weiterhin mit Unterstützung der TANTZKY MPS Spezialisten kontinuierlich an der Workflow-Optimierung im Unternehmen.
Mit den eingesetzten TANTZKY Produkten und Services sind wir sehr zufrieden.“
Thorsten Leicht
Geschäftsführer
An der Güterhalle 2 | 76689 Karlsdorf-Neuthard
Homepage: www.leicht-gruppe.de
Produkte
- RICOH Druck- und Multifunktionssysteme
- Software STREAMLINE NX®
- kundeneigenes ELO ECM Suite / DMS