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Arbeiten mit Digitalen Workflows

Umstellung auf digitale RMA Tickets

Vollautomatisierter Workflow

Mit den TANTZKY Businesslösungen starten Sie Ihre digitalen Prozesse direkt am Multifunktionssystem.

Individuell auf Ihre Arbeitsabläufe angepasst, übernehmen festprogrammierte Abläufe im Hintergrund viele verschiedene Arbeitsschritte, wie z.B. das Scannen, Speichern, Versenden, Teilen, Datenübernahme, Archivieren usw. 

Im gewählten Kundenbeispiel bestand die Herausforderung viele einzelne, manuelle Arbeitsschritte zu automatisieren und den Prozess zu digitalisieren. 

Fazit:

  • Einsparung 85 % der Arbeitszeit (ca. 6 - 8 min pro Ticket)
  • Beschleunigung + Digitalisierung der Prozesse 
  • Einsparung der Anwender-Lizenz für des Ticketsystems
  • Daten-Aktualität
  • Reduzierung möglicher Fehlerquellen

Ausgangssituation

Die Rücksendeverwaltung bei einem unserer Kunden wurde früher mit vielen manuellen Schritten durchgeführt. Angefangen beim Anlegen des RMA Tickets im Ticket-System bis hin zur Eingabe der erfolgreichen Rücksendung und dem Updaten vom Ticket-Status wurde alles händisch erledigt. 

Überblick der einzelnen Schritte (Arbeitszeit: ca. 7 - 10 Minuten pro Ticket)

1

Rücksendeschein manuell einscannen und per E-Mail an Anwender senden

2

E-Mail-Programm öffnen, Dateianhang speichern

3

Dokumentenname manuell anpassen

4

Im Ticketsystem die offenen Tickets prüfen

5

Dokument in das Ticket importieren

6

Schlagworte vergeben

7

Im Ticketsystem Status anpassen

8

Start weitere Vorgänge

Neues Arbeiten: Digitales RMA Ticket

Nach erfolgreicher Anmeldung an Ihrem Multifunktionssystem erhalten Sie als Anwender im Benutzermenü eine zusätzliche Taste. Über den Button "Rücksendeabwicklung" gelangen Sie in ein entsprechendes Untermenü.

Um die Zuordnung des RMA Tickets so einfach wie möglich zu gestalten, erfolgt diese im gewählten Kundenbeispiel über zwei Auswahlfelder mit direktem Zugriff auf die Kunden- bzw. Ticketdaten.

Der Anwender weist dem Rücksendeschein den "Kundennamen" zu und bekommt nur die "Offenen Tickets" des Kunden zur Auswahl angezeigt. Bei großer Anzahl kann über Filter das Ergebnis eingegrenzt bzw. gezielt eingegeben werden. Eine Falscheingabe der Daten ist nicht möglich!

Im Anschluss erfolgt lediglich das Scannen des RMA-Tickets. 

Hard- und Software

  • RICOH Multifunktionssystem der IM Klasse
  • Software STREAMLINE NX

 

1

Anmelden, Button Rücksende-Abwicklung wählen

2

RMA Ticket über Auswahlfelder: Kundenname und Offenes Ticket zuordnen

3

RMA Ticket scannen, Workflow startet automatisch

Im Hintergrund erfolgen voll automatisch folgende Arbeitsschritte:

  • Digitalisierung des Dokuments
  • Vergabe Auflösung und Dokumentenart
  • Einheitliche Dateinamen
  • Speicherort + Archivierung
  • Übernahme Metadaten aus Ticketsystem
  • Weitergabe der Metadaten mit gescannten Rücksendeschein
  • Zuordnung des Dokuments im Ticketsystem
  • Schlagwortvergabe
  • Statusänderung im Ticketsystem

Digitalisierungs-Management

  • Prozessoptimierung mit Schnittstellenfunktionalitäten
  • Einbindung optionaler kundenspezifischer Software- und Dokumentenmanagement-Lösungen
  • Die Schnittstelle könnte zu Prozessoptimierungen führen, Prozesse automatisieren – Aufwand reduzieren
  • Papierdokumente in einen digitalen Workflow integrieren
  • Daten aus Papierdokumenten beim Scannen in den digitalen Workflow extrahieren, der zum Benennen, Weiterleiten oder Verarbeiten des Dokuments in Back-End-Systemen verwendet werden kann