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Go digital!

Digitale Rechnungseingang & Prüfungsworkflow

Seit vielen Jahren begleitet TANTZKY Unternehmen bei der Einführung von Dokumenten-Management-Systemen. Für einen Wechsel von Papierdokumenten hin zu reinen elektronischen Datensätzen unterstützen Sie unsere erfahrenen Teams rund um die Managed Print & Document Services, Schritt für Schritt, zum digitalen Unternehmen.

Wir schaffen einen zentralen Speicherort zur elektronischen, GOBD-konformen Archivierung Ihrer Rechnungen. Implementieren intelligente Schnittstellen zu Ihren ERP, DATEV, SAP usw., damit die bereits vorhandenen Daten und Informationen, so effizient wie möglich, weitergegeben, bereitgestellt und bearbeitet werden können.

Über digitale Workflows automatisieren wir wiederkehrende Arbeitsschritte und erleichtern allen Usern die tägliche Arbeit.

Effiziente Rechnungsfreigabe innerhalb eines Tages 

Durch die Einführung eines neuen Workflows zur automatisierten Rechnungsprüfung und Freigabe, spart sich unser Kunde für die jährlich 50.000 Eingangsrechnungen außerordentlich viel Bearbeitungszeit. Die Rechnungsfreigabe erfolgt zwischenzeitlich in maximal einem Arbeitstag. Vor der Umstellung wurden die Rechnungen in Papierform zur Prüfung und Freigabe an die jeweilige Abteilung bzw. Außenstelle weitergeleitet und innerhalb einer Woche bearbeitet. 

Seit Einführung arbeiten damit täglich mehr als 70 Mitarbeiter aller Standorte in Karlsruhe, Mannheim, Heidelberg, Pforzheim und Bruchsal. Alle Abteilungen und Niederlassungen bis hin zur Zentrale profitieren von den vielen Vorteilen des digitalen Rechnungsworkflows.

Vorteile

  • Kosteneinsparung
  • Steigerung von Effektivität und Effizienz
  • Beschleunigung der Prozesse
  • schnelle und effiziente Dokumenten-Suche
  • Steigerung der Transparenz 
  • Steigerung der Aussagefähigkeit
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Ausgangsbasis

Aufwendig und zeitraubend: Sowohl der Rechnungseingangsprozess als auch die Archivierung der rund 50.000 Rechnungen erfolgte ausschließlich in Papierform. Die Originalrechnungen wurden von Hand kontiert und zur Freigabe per Hauspost an die zuständigen Abteilungen bzw. Außenstellen verschickt. Der Dokumentenversand nahm sehr viel Zeit in Anspruch. Darüber hinaus gestaltete sich die Belegsuche als sehr müßig und die Ablage als sehr Platzintensiv.

Die Lösung: Unser Kunde entschied sich für die Einführung eines Dokumenten-Management-System.

Neues Arbeiten mit digitalen Workflows

Mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare lässt sich der komplette Rechnungseingangsprozess automatisiert verarbeiten, optimieren und beschleunigen. Das Arbeiten mit digitalen Workflows bzw. automatisierten Prozessen steigert die Effizient erheblich, senkt Betriebskosten und reduziert fehleranfällige, manuelle Dateneingaben.

Effizient und einfach: vom Eingang bis zur Bezahlung

  • Für ein effizienteres Arbeiten erhielten die Mitarbeiter in der Buchhaltung einen zweiten Bildschirm. 
  • Leistungsfähige Multifunktionssysteme zum Scannen der Papierdokumente waren bereits vorhanden.
  • DocuWare wurde in die kundenspezifische Buchhaltungssoftware integriert. So können die Mitarbeiter aus der bekannten Programmoberfläche auf die entsprechenden Dokumente zugreifen. 
  • DocuWare Anbindung an spezielle Fachanwendung , einer Software der Fahrsicherheitszentren, die dort erstellten Rechnungen werden vor dem Archivieren automatisch verschlagwortet.

Hard- und Software

  • leistungsfähige Multifunktionssysteme
  • ECM-/Dokumenten-Management-System DocuWare
  • Buchhaltungssoftware MegaPlus des Kunden
  • Spezialanwendungen iSL-RP des Kunden

Nicht jeder darf alles – Berechtigungskonzept

Anhand des kundenspezifischen Berechtigungskonzeptes erhalten genau die Mitarbeiter Zugriff auf die zentralen Daten und Dokumente, die am Rechnungsfreigabe-Prozess beteiligt sind. Individuell abgestimmte Zugriffsrechte stellen sicher, dass die Mitarbeiter in den Abteilungen bzw. Außenstellen nur die Dokumente sehen, die für Sie relevant sind. 

Benutzer und Rechte werden zentral administriert und sind durch die Vergabe von Gruppen, Rollen und Profilen flexibel und komfortabel anpassbar. Protokollfunktionen ermöglichen auch nach Jahren den Nachweis, welcher Benutzer wann auf ein Dokument zugegriffen hat.

Effizient durch digitale Prozessunterstützung

1. Tägliche Digitalisierung der Eingangsrechnungen am jeweiligen Multifunktionssystem in der Buchhaltung sowie den Außenstellen

2. Zuordnung der Dokumente in den Aufgabenlisten der zuständigen Mitarbeiter

3. Sachliche Überprüfung der Rechnung 

4. Freigabe mittels digitalem Stempel und automatischer Versand an Buchhaltung

5. Rechnerischen Prüfung und Freigabe der Eingangsrechnung

6. Automatische Weiterleitung zur Zahlungsfreigabe an den Vorstand und Geschäftsführung

7. Datenübernahme in Buchhaltungssoftware und Bezahlung der Rechnung

8. Revisionssichere Archivierung des Eingangsrechnungen

 

 

Weitere Vorteile

Automatische Verschlagwortung

Zusätzlich erfolgt die Verschlagwortung aller Belege, die in DocuWare archiviert werden sollen. Hierbei kann DocuWare Indexdaten aus der Buchhaltungssoftware übernehmen und voll automatisch ablegen.

Effektive Belegsuche

  • Reduzierung der internen Kosten durch Optimierung der Such- und Ablagezeiten – relevante Informationen stehen unmittelbar allen Berechtigten zur Verfügung
  • Außenstellen können direkt und eigenständig im Dokumenten-Pool suchen  – ohne Mithilfe der Buchhaltung
  • Zugriff auf strukturierte Index-Metadaten
  • Volltext durchsuchbare Rechnungen
  • Volltext-Recherchen 

Einhaltung von Fristen und Skonti

  • Definition von Fälligkeiten, Zahlungszielen, Wiedervorlagen usw.
  • Einhaltung von Zahlungsfristen
  • Bezahlung mit Skonti
  • Einhaltung von Vorschriften zur Aufbewahrung und Dokumentation
  • Zuständigkeiten und Vertreterregeln
  • Automatische Benachrichtigung per E-Mail über Termine

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
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