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Go digital!

Digitales Bestellmanagement
für Wareneinkauf

Seit vielen Jahren begleitet TANTZKY Unternehmen auf ihrem Weg zur Digitalisierung. Abhängig vom Digitalisierungsgrad übernehmen unsere branchenübergreifenden Businesslösungen definierte Aufgaben und bieten bestmögliche, technische Unterstützung als Teil Ihrer Digitalisierungsstrategie.

Hier zeigen wir Ihnen, wie TANTZKY selbst mit digitalen Workflows schneller und effizienter arbeitet.

Digitales Bestellmanagement – schnell und effizient vom ersten Tag an.

Als Teil unseres hauseigenen TANTZKY MPS Outputkonzeptes verfügen all unsere Multifunktionssysteme über die All-In-One-Lösung STREAMLINE NX®. So verbinden wir unternehmensweit alle Druck- und Multifunktionssysteme direkt mit unserer Unternehmens-IT. Des Weiteren arbeiten wir hausintern mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare zur rechtskonformen Archivierung unserer Dokumente.

Seit Umstellung bzw. Optimierung unseres Bestellprozesses arbeiten wir täglich über alle Abteilungen hinweg, von Einkauf / Beschaffung, Lager, über Technik, Vertrieb, bishin zur Verwaltung bzw. Buchhaltung und profitieren von den vielen Vorteilen der intelligenten Business-Lösung.

Vorteile

Kosteneinsparung
Steigerung von Effektivität und Effizienz
Beschleunigung der Prozesse
Steigerung der Transparenz innerhalb des Bestellprozess
Steigerung der Aussagefähigkeit und des Kunden-Services

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Ausgangsbasis

Bei TANTZKY legen wir besonderen Wert auf eine kontinuierliche sowie effiziente Weiterentwicklung unserer Geschäftsprozesse. Somit lag es nah, dass wir unseren bis dato teildigitalisierten Bestellprozess optimieren und beschleunigen wollten.

Die Herausforderung bestand darin, die einzelnen Arbeitsschritte des Bestellmanagement mit den jeweiligen Papierdokumenten, wie z.B. unsere internen Bestelldokumente, handschriftliche Wareneingangsprüfung bzw. Lieferantenlieferscheine zu automatisieren und dem digitalen Prozess an der richtigen Stelle zu übergeben.

komplexer, unternehmensweiter Vorgang mit zahlreichen, verschiedenen papierbasierten Arbeitsschritten und Dokumenten, teilweise mit handschriftlichen Inhalten bzw. Notizen
manuelle Zuordnung der Scan-Ziele an den Multifunktionssystemen
Original-Papierdokumente versenden mit Hauspost
Automatisierung und Beschleunigung durch vordefinierte Dokumenten-Workflows
strukturierte, systematische und effektive Dokumentenablage der elektronischen Belege in DocuWare DMS
Übernahme der Informationen in unser Warenwirtschaftssystem
Reduzierung der Prozesskosten durch Vereinfachungen im Bereich der Steuerung / Lenkung von Dokumenten

Digitales Bestellmanagement:
Vorüberlegungen & Vorbereitung

Digitales Arbeiten beschleunigt Prozesse und lässt uns nachhaltiger und innovativer arbeiten. Hierbei haben wir gemeinsam, abteilungsübergreifend mit den MPS sowie MDS Spezialisten unseren Weg zum digitalen Bestellmanagement / Wareneinkauf entwickelt.

Hierfür wurden verschiedene Arbeitsschritte effizient zusammengeführt und spezielle Regeln für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Entscheidungen definiert und den einzelnen Workflows hinterlegt. Vom Druck- bzw. Multifunktionssystem aus erhalten alle autorisierten Mitarbeiter standardisiert die Möglichkeit, die entsprechenden bearbeiteten Papier-Dokumente, wieder dem digitalen Prozess zu übergeben.

DocuWare DMS Schnittstelle in CAS genesisWorld

Über die erfolgreiche Integration von unserem digitalen Archiv in das CRM-System CAS genesisWorld (kurz: CAS GW) können wir alle archivierten Dokumente innerhalb der Benutzeroberfläche abrufen.

In einem zusätzlichen Reiter werden sowohl eigene als auch externe Belege zum Vorgang aufgelistet.
Von hier aus lassen sich Belege direkt anzeigen.
Alle DocuWare Funktionen, wie z. B. drucken, per E-Mail senden, Stempel oder Anmerkungen hinzufügen, etc. stehen zur Verfügung.
Durch die Integration von DocuWare in CAS genesisWorld werden innerhalb von CAS GW alle dem Einkaufsvorgang zugehörigen Belege vollständig und übersichtlich angezeigt.

Hard- und Software

RICOH Druck- und Multifunktionssysteme unterschiedlicher Systemklassen
Software STREAMLINE NX®
DocuWare ECM-/Dokumenten-Management-System
DocuWare DMS Schnittstelle in CAS genesisWorld

Aus der Praxis:
Detaillierter Beispiel-Workflow

1. Digitale Bestellungen – aus der Warenwirtschaft ins Dokumenten-Management-System

Nach erfolgreich abgeschlossenen Kundenauftrag und der dementsprechenden Warendispositionen werden die benötigten Artikel bestellt.

Das Einkaufsteam übermittelt unsere Bestellungen aus dem Warenwirtschaftssystem an DocuWare Dokumenten-Management-System.

Mit der automatisch in DocuWare DMS verschlagworteten Bestellung startet unser digitaler Bestell-Prozess.

Alle Informationen sind volltextdurchsuchbar, übersichtlich dargestellt und können direkt innerhalb der Projekte und Vorgänge im CRM-System CAS genesisWorld aufgerufen werden.

2. Anzeige aller dem Einkaufsvorgang zugehörigen Belege

Durch die direkte DocuWare DMS Schnittstelle werden in CAS genesisWorld, über einen zusätzlichen Reiter sowohl eigene als auch externe Belege zum Vorgang aufgelistet:

Bestellungen mit Statusüberwachung
Lieferantenlieferscheine zur Wareneingangsprüfung
zugehörige Rechnungen mit E-Mailschriftverkehr

Darüber hinaus können Sie auch alle zum Projekt archivierten Dokumente anzeigen lassen. z.B. Angebote, Aufträge, Verträge, Lizenzbriefe, Rechnungen, Schriftverkehr usw.

Übersicht aller Belege zu einem Vorgang

3. Wareneingangsprüfung und Digitalisierung der Lieferantenlieferscheine

Wareneingangsprüfung auf Vollständigkeit

Nach erfolgtem Wareneingang prüft unser Lager- und Logistikteam, ob die gelieferte Ware mit der Bestellung übereinstimmt. Danach werden die Bestellungen direkt im CAS genesisWorld aufgerufen und mittels digitalem Stempel freigegeben.

Die Lieferantenlieferscheine sind i.d.R. in Papierform und werden am Multifunktionssystem gescannt, direkt an DocuWare mit Zusatzinformationen übertragen und dem digitalen Prozess an der richtigen Stelle zugeführt.

Um die Dokumenten-Zuordnung zum jeweiligen Vorgang so einfach wie möglich zu gestalten, erhalten die autorisierten Kollegen mittels eines Dropdownfelds die direkten Auswahlmöglichkeiten der Workflows am Multifunktionssystem direkt hinterlegt.

4. Automatische E-Mail Benachrichtigung über Wareneingangsprüfung

Mit der Stempelfunktion im DocuWare startet im Hintergrund ein weiterer Workflow. Hierbei erhalten die zuständigen Mitarbeiter in der Verwaltung eine E-Mailbenachrichtigung mit einem entsprechenden Link zum Datensatz, dass ein Wareneingang erfolgte und nun im Warenwirtschaftsprogramm weiterbearbeitet werden kann.

5. Paralleler Start des Rechnungsworkflows

Parallel startet ebenfalls der Rechnungseingangsprozess in der Buchhaltung mit Prüfung, Freigabe, Übermittlung an DATEV und Bezahlung der Rechnung – natürlich mit automatisierten Workflows.

Hier erfahren Sie mehr: Digitaler Rechnungseingang und Prüfungsworkflow

6. Archivierung der Dokumente

Alle archivierten und dem Einkaufsvorgang zugehörigen Belege werden vollständig und übersichtlich angezeigt. Ein weiterer Vorteil ist die Volltextdurchsuchbarkeit der Dokumente. Egal, ob Sie beispielsweise nach Lieferanten, Bestell- oder Vorgangsnummer suchen, Sie erhalten die Ergebnisse sofort per Mausklick.

STREAMLINE NX® und DocuWare sind dafür gemacht, mit Ihren IT-Systemen zusammenzuarbeiten. Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich.

Gerne zeigen Ihnen unsere IT Spezialisten, wie Sie sich technisch bestens unterstützen lassen können. Wir begleiten Sie gerne auf dem Weg zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.