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Go digital!

Digitales
Beschaffungsmanagement

Seit vielen Jahren begleitet TANTZKY Unternehmen auf ihrem Weg zur Digitalisierung. Abhängig vom Digitalisierungsgrad übernehmen unsere branchenübergreifenden Businesslösungen definierte Aufgaben und bieten bestmögliche, technologische Unterstützung als Teil Ihrer Digitalisierungsstrategie.

Digitaler Beschaffungsprozess mit SAP und DocuWare:

Ein weiterer, wichtiger Schritt innerhalb der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen ist die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses. Dieser umfasst neben vielen Personen, Abteilungs- bzw. Bereichsübergreifend, eine Vielzahl von Aufgaben, von der Bedarfserkennung bis hin zur Bezahlung von Lieferanten.

Gerne zeigen wir Ihnen anhand des gewählten Praxisbeispiels, wie die Digitalisierung dabei helfen kann, den gesamten Beschaffungsprozess zu optimieren und zu automatisieren. Unser erfahrenenes Team der Managed Digital Services analysiert und durchdenkt gemeinsam mit allen Beteiligten den Prozess und definiert entsprechend Ziele. Durch die Nutzung von digitalen Tools, intelligenter Software und automatisierten Prozessen können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, die Fehlerquote reduzieren und die Effizienz steigern.

Seit Umstellung auf den digitalen Beschaffungsprozesses arbeiten täglich, unternehmensweit, über alle Abteilungen hinweg, von: Fachabteilung, Einkauf / Beschaffung, Lager, über Technik, Vertrieb, bis hin zur Verwaltung bzw. Buchhaltung und profitieren von den vielen Vorteilen des digitalen Arbeitens.

Vorteile

Kosteneinsparung
Steigerung von Effektivität und Effizienz
Beschleunigung der Prozesse
Steigerung der Transparenz innerhalb des Beschaffungsprozesses
Steigerung der Aussagefähigkeit und des Kunden-Services

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Ausgangsbasis

Unser Kunde arbeitet bereits mit SAP und benötigt ein Dokumenten-Management-System für die revisionssichere Archivierung der Dokumente, dass sich nahtlos in die SAP Oberfläche integrieren lässt. Des Weiteren bestanden folgende Herausforderungen:

komplexer, unternehmensweiter Vorgang mit zahlreichen, verschiedenen papierbasierten Arbeitsschritten und Dokumenten,
teilweise mit handschriftlichen Inhalten bzw. Notizen
manuelle Zuordnung der Scan-Ziele an den Multifunktionssystemen
nicht alle Mitarbeiter haben einen PC bzw. SAP-Zugang
Original-Papierdokumente versenden mit Hauspost
Automatisierung und Beschleunigung durch vordefinierte Dokumenten-Workflows
strukturierte, systematische und effektive Dokumentenablage der elektronischen Belege in DocuWare DMS
Übernahme der Informationen in SAP
Reduzierung der Prozesskosten durch Vereinfachungen im Bereich der Steuerung / Lenkung von Dokumenten

Analyse des Beschaffungsprozesses
Vorbereitung & Optimierung

Arbeiten mit digitalen Workflows beschleunigt Prozesse und lässt uns nachhaltiger und innovativer arbeiten. Wir entwickelten gemeinsam mit unserem Kunden seinen individuellen Weg zum digitalen Beschaffungsmanagement.

Hierfür wurden verschiedene Arbeitsschritte effizient zusammengeführt und spezielle Regeln für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Entscheidungen definiert und den einzelnen Workflows hinterlegt. Des Weiteren identifizierten wir alle zuständigen Prozessbeteiligten im Unternehmen und ordneten die jeweiligen Aufgaben zu. Hinzu kam eine ausführliche Auflistung der verwendeten Technologien sowie der im Einsatz befindlichen Hard- und Software-Lösungen.

Effizient und einfach: von der Bedarfsermittlung bis hin zur Zahlung

Leistungsfähige Multifunktionssysteme zum Scannen der Papierdokumente waren bereits vorhanden.
Nachrüstung der Software STREAMLINE NX® und Einrichtung diverser Scan-Workflows zur intelligenten Dokumentenlenkung
DocuWare ECM-/Dokumenten-Management-System wurde in SAP integriert. So können die Mitarbeiter aus der bekannten Programmoberfläche auf die entsprechenden Dokumente zugreifen.

Berechtigungskonzept – nicht jeder darf alles

Anhand des kundenspezifischen Berechtigungskonzeptes erhalten genau die Mitarbeiter Zugriff auf die zentralen Daten und Dokumente, die am Beschaffungs-Prozess beteiligt sind. Individuell abgestimmte Zugriffsrechte stellen sicher, dass die Mitarbeiter in den Abteilungen bzw. Außenstellen nur die Dokumente sehen, die für Sie relevant sind.

Benutzer und Rechte werden zentral administriert und sind durch die Vergabe von Gruppen, Rollen und Profilen flexibel und komfortabel anpassbar. Protokollfunktionen ermöglichen auch nach Jahren den Nachweis, welcher Benutzer wann auf ein Dokument zugegriffen hat.

Revisionssichere Archivierung

Alle gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen nach EU-DSGVO und GoBD, mit den jeweiligen Aufbewahrungsfristen sowie der erforderlichen Verfahrensdokumentation werden erfüllt.

Hard- und Software

RICOH Druck- und Multifunktionssysteme unterschiedlicher Systemklassen
Software STREAMLINE NX®
DocuWare ECM-/Dokumenten-Management-System
DocuWare DMS Schnittstelle in SAP ERP

DocuWare DMS Schnittstelle in SAP

DocuWare Dokumenten-Management-System (DMS) lässt sich nahtlos in SAP integrieren – egal, ob SAP S/4HANA®, SAP Business One®, SAP® Business ByDesign® oder SAP® Cloud for Customer (SAP Sales Cloud und SAP Service Cloud):

• es werden sowohl eigene als auch externe Belege zum Verknüpfungsplan aufgelistet
• zentraler Speicherort aller Dokumente in DocuWare DMS
• SAP Belege direkt, automatisiert und mit Metadaten In DocuWare ablegen
• DocuWare Funktionen, wie z. B. drucken, per E-Mail senden, Stempel oder Anmerkungen hinzufügen, etc. stehen zur Verfügung
• SAP Barcode-Transfer - Verknüpfung von SAP Business Objekte mit DocuWare Dokumenten

Aus der Praxis:
Detaillierter Beispiel-Workflow

1. Bedarfsanforderung

Eine Bedarfsanforderung (Banf) wird gestellt durch Mitarbeiter – mit und ohne eigenen PC:

per App von Handy oder Tablet
aus beliebiger Anwendersoftware
per Bestellformular (Papier)
per E-Mail

Die Übermittlung der digitalen Bedarfsanforderung (Banfs) erfolgt entweder direkt aus einer Anwendung oder einer entsprechenden Applikation heraus und wird direkt an DocuWare übermittelt. Papierbasierte Banf´s können standardisiert am Druck- bzw. Multifunktionssystem per Tastenwahl gescannt, mit Metadaten versehen und automatisiert an DocuWare übermittelt werden. Alle Bedarfsanfragen per E-Mail können direkt aus dem E-Mail-Programm in DocuWare archiviert werden.

Im Hintergrund starten automatisiert Workflows. Der zuständige Mitarbeiter im Einkauf erhält z.B. eine E-Mail-Benachrichtigung mit Link zum Dokument und dem Hinweis, dass eine neue Aufgabe zur Bearbeitung verfügbar ist.

Sobald der Mitarbeiter das Dokument in DocuWare archiviert, ist es in SAP verfügbar. Parallel bekommt der Mitarbeiter im zentralen Einkauf eine Benachrichtigung, dass eine neue Bestellung zur Bearbeitung vorliegt.

2. Bestellung

Das Einkaufsteam generiert die Bestellung in SAP. Mit Speichern des Dokumentes wird diese automatisch in DocuWare archiviert und in SAP angezeigt. Per rechte Maustaste unter „Verknüpfungsplan“ befinden sich alle erweiterten Funktionen. In der Anlagenliste können wir uns die Bestellung anzeigen lassen.

Die ursprüngliche Bedarfsanforderung wird in DocuWare noch um die SAP-Bestell-Nummerr ergänzt und revisionssicher abgelegt. Im Hintergrund erfolgt eine Plausibilitätsprüfung mit SAP, ob die Daten korrekt sind.

Die Bedarfsanforderung innerhalb der DocuWare-Aufgabe wird geschlossen und der Besteller erhält eine Benachrichtigung: Bestellung ist erfolgt.

Alle Informationen sind volltextdurchsuchbar, übersichtlich dargestellt und können direkt innerhalb der Projekte und Vorgänge im SAP ERP aufgerufen werden.

Die in SAP erstellte Bestellung wird automatisch mit dem Speichern in DocuWare archiviert und in SAP in der Anlagenliste gelistet und angezeigt.

3. Wareneingang mit Lieferschein und Barcode-Zuordnung

Lieferantenlieferschein wird in DocuWare archiviert. Eine Zuordnung zum SAP Vorgang erfolgt anhand des Barcodes. Das Dokument wird in SAP angzeigt.

Nach erfolgter Wareneingangsprüfung wird ausgehend von der Bestellung in SAP der Wareneingang und ein dazugehöriger Barcode generiert. Mit einem Barcode kann unser Kunde den papierbasierten Lieferantenlieferschein eindeutig dem richtigen Vorgang zuordnen.

Nach dem Scannen des Lieferantenlieferscheins wird dieser in DocuWare automatisch anhand des Barcode indexiert. Auch hier prüft DocuWare im Hintergrund mit SAP die verfügbaren Daten zum Vorgang ab.

Mit Barcode zum intelligenten Papier:

1. Barcodelabel wird auf das Dokument aufgebracht
2. Beim Scannen des Dokumentes wird der Barcode ausgelesen und das Dokument in DocuWare mit Barcode als Indexbegriff archiviert.
3. DocuWare transferiert automatisiert die Barcode-Tabelle an SAP ArchiveLink.
4. Die Verknüpfung zum SAP-Beleg erfolgt automatisch anhand des Barcodes als Matchcode.
5. Der Anwender kann jederzeit vom SAP-Beleg direkt auf das zugehörige Dokument in DocuWare zugreifen.

4. Eingangsrechnung

In der Buchhaltung wird die Eingangsrechnung in DocuWare gespeichert. Beim Archivieren mit der Funktion „Intelligent Indexing“ werden automatisiert die Indexwerte aus dem Dokument ausgelesen. Automatische Workflows, wie z.B. Lieferanten- und Dublettenprüfung starten im Hintergrund und mit dem Ablegen des Dokumentes in DocuWare vorerfasst. Im nächsten Schritt beginnt der Genehmigungsworkflow und leitet die Information an den richtigen Entscheider zur Rechnungsfreigabe weiter. Sobald diese erteilt wird, erhält die Buchhaltung die Aufgabe zur Buchung und Zahlung.

Innerhalb des SAP ERP wird die Eingangsrechnung hier im Beispiel an die geparkten Belege übergeben. Die Übergabe an SAP kann aber auch vollautomatisiert werden.

5. Archivierung der Dokumente

Alle archivierten und dem Einkaufsvorgang zugehörigen Belege werden vollständig und übersichtlich angezeigt. Ein weiterer Vorteil ist die Volltextdurchsuchbarkeit der Dokumente. Egal, ob Sie beispielsweise nach Lieferanten, Bestell- oder Vorgangsnummer suchen, Sie erhalten die Ergebnisse sofort per Mausklick.

DocuWare in Kombination mit STREAMLINE NX® sind dafür gemacht, mit Ihren IT-Systemen zusammenzuarbeiten. Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich.

Gerne zeigen Ihnen unsere IT Spezialisten, wie Sie sich technisch bestens unterstützen lassen können. Wir begleiten Sie gerne auf dem Weg zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.