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Go digital!

Dokumenten-Management-System integriert in abas ERP

Die strategische Partnerschaft zwischen ABAS und DocuWare bietet Unternehmen eine leistungsstarke Kombination aus ERP und Dokumentenmanagement.

Durch die vollständige Integration des DMS in ABAS können Unternehmen ortsunabhängig und papierlos arbeiten. Geschäftsinformationen werden zentral sowie revisionssicher verwaltet und automatisiert verarbeitet, wodurch manuelle Prozesse digitalisiert und beschleunigt werden.

DocuWare DMS & abas ERP – Ein perfektes Team

Als erfahrener Partner und vielen erfolgreich abgeschlossenen DMS/abas ERP-Projekten sind wir heute soweit, dass wir gemeinsam mit unseren Kunden ein Maximum an Arbeitseffizienz erreichen können.

Das elektronische DocuWare Archivsystem mit seiner modernen, webbasierten Systemarchitektur, einer BPM Workflowengine, der abas MS SQL Connector Schnittstelle und eine REST API Webschnittstelle ergibt sich eine nahtlose Integration in die Unternehmenssoftware abas ERP.

    • Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
    • Arbeiten mit Workflows, z. B. Rechnungseingang oder Wareneinkauf u.v.m.
    • Übernahme / Import ihrer durch Sie bereitgestellten Archivdaten

In Abas steht Ihnen so die gesamte Belegkette an digitalen Dokumenten zu einem Geschäftsvorgang zentral zur Verfügung – von der Anfrage, Angebot, Bestellung nd Auftragsbestätigung über Lieferschein und Rechnung bis hin zu sämtlicher Korrespondenz. Sie betrachten eine Rechnung im ERP und erhalten somit automatisch, ohne aufwändige Suche, alle zugehörigen Belege angezeigt. Mehr Komfort und Transparenz geht nicht.

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

Vorteile

  • Alle digitalisierten Belege in abas
  • DocuWare Funktionen in abas
  • Datenübernahme aus DMS-Altsystem
Termin vereinbaren
Referenzbericht

Arbeiten mit DocuWare innerhalb von abas ERP

Komfortabel und effizient: Alle Dokumente in abas ERP zu einem z.B. Bestellvorgang in separatem "DocuWare-Reiter" anzeigen lassen.

DocuWare On-Premise oder Cloud:
gleiche Funktion & Design

Wählen Sie die Bereitstellung von DocuWare DMS, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. DocuWare Cloud und DocuWare als On-Premises-Lösung basieren auf dem gleichen Code. Beide Lösungen bieten Ihnen damit nahezu das Gleiche bei Funktionsumfang, intuitiver Benutzeroberfläche und Integrationsmöglichkeiten.

Perfektes Team: Nahtlose Integration von DocuWare Archivsystem in die Unternehmenssoftware abas ERP.

Referenzbericht

Karl Hess GmbH & Co. KG digitalisiert mit DocuWare & abas ERP

Direkte Schnittstelle in abas ERP-System, digitale Workflowautomatisierung und Prozessoptimierung  in folgenden Unternehmensbereichen:

  • Buchhaltung
  • Einkauf
  • Vertrieb Projektmanangement
  • Personalmanagement
  • Geschäftsleitung

„Die Volltextsuche über alle in DocuWare archivierten
Dokumente nach beliebigen Schlagworten ist ein absoluter Mehrgewinn für das ganze Unternehmens.“

DocuWare Integration in abas ERP:
Einblicke aus der Praxis

Alle elektronischen Belege in abas

  • Die DocuWare Integration in abas ERP ermöglicht die Darstellung von Belegen, die sich im DocuWare Archiv befinden, innerhalb der Benutzeroberfläche von abas ERP.

  • In einem zusätzlichen Reiter werden sowohl eigene als auch externe Belege zum Vorgang aufgelistet.

  • Von hier aus lassen sich Belege direkt anzeigen.

  • Alle DocuWare Funktionen, wie z. B. drucken, per E-Mail senden, Stempel oder Anmerkungen hinzufügen, etc. stehen zur Verfügung.

  • Durch die Integration von DocuWare in abas ERP werden innerhalb von abas ERP alle dem Einkaufsvorgang zugehörigen Belege vollständig und übersichtlich angezeigt.

Produktvideo (Länge: 1:15 min)

Geschäftsprozesse nahtlos integriert in abas ERP

Ob im Kundenservice, Vertriebsinnen- bzw. -außendienst, im Einkauf, in der Buchhaltung oder im Management - profitieren Sie von der tiefen Integration des Dokumentenmanagements in Ihre Geschäftsprozesse im ERP. Belege und Dokumente aus dem ERP-System werden beim Drucken automatisch indexiert und archiviert. Damit steht Ihnen die gesamte Belegkette an digitalen Dokumenten zu einem Geschäftsvorgang zentral zur Verfügung - von Anfrage, Angebot, Bestellung und Auftragsbestätigung über Lieferschein und Rechnung bis hin zur sämtlichen Korrespondenz.

Der Dokumentenaufruf erfolgt über die in abas ERP integrierte Vorgangs- und Dokumentenansicht. Sie betrachten eine Rechnung im ERP und erhalten somit automatisch, ohne aufwändige Suche, alle zugehörigen Belege direkt im ERP-Dashboard angezeigt.

abas ERP Screenshot im Vorgang und alle Belege werden angezeigt.

Abas ERP Eingangs- und Ausgangsdokumente archivieren

Ein zentrales Archiv ist die Basis jedes modernen und zukunftsfähigen ERP-Systems wie abas ERP. Zentrale Datenbanken verknüpfen alle Bereiche und Module einer ERP-Lösung, wie Warenwirtschaft, Produktion, Finanz- oder Personalwesen, indem sie jeder Anwendung die jeweils relevanten Daten und Dokumente zur Verfügung stellen.

Generell werden alle Kunden bzw. Lieferanten und Artikel als Stammdaten aus abas ERP mit DocuWare abgeglichen und vervollständigt, damit überall die gleiche Datenbasis zur Verfügung steht.

  • Dokumentenerfassung aus allen Quellen:

    Papierbelege  werden beim Scannen erfasst und klassifiziert. Dateien, PDF-Dokumente und E-Mails werden per Import, Drag & Drop oder über die Archivierung aus Abas herausgespeichert

  • Indexierung ohne manuelle Dateneingaben:

    Dokumente werden automatisch ausgelesen und mit Indexinformationen aus Abas oder anderen externen Quellen ergänzt. Dokumentenerfassung wird dadurch zu einem äußerst effizienten Vorgang.

  • Archive als zentrale Informationsplattform:

    Alle Dokumente – ob neu erfasste Belege, Belege aus abas ERP oder Web-Formulare – werden in einfach durchsuchbaren, strukturierten Archiven hinterlegt und sind so jederzeit verfügbar. 

DocuWare in abas ERP:
Rechnungsworkflow

01: Digitaler Rechnungseingang

  • Neue Eingangsrechnungen gelangen zur Prüfung in den DocuWare Briefkorb.
  • Der digitale Rechnungseingang erfolgt über eine zentrale E-Mail-Adresse.
  • Neue Rechnungen werden in einer Aufgabenliste in DocuWare dargestellt.
  • Über einen elektronischen Stempel, erhalten die neuen Dokumente eine fortlaufende Nummer, die sie eindeutig kennzeichnet.

Produktvideo (Länge: 3:43 min)

02: Belegerfassung in abas

  • Bei der Belegerfassung in abas ERP werden die externe Belegnummer und die fortlaufende Nummer erfasst, um den Beleg eindeutig dem Datensatz in abas ERP zuzuordnen.
  • Der Status wird automatisch auf "zur Prüfung" gesetzt und die Rechnung ist bis zur Freigabe für die Buchung, bzw. den Zahllauf gesperrt.

03: Rechnungsfreigabe

  • Aus dem in abas ERP vorgebuchten Beleg, übernimmt DocuWare den Status "zur Prüfung".
  • Der DocuWare Workflow zur Rechnungsprüfung wird gestartet und dem Prüfer zugewiesen.
  • Der Prüfer gibt die Rechnung frei oder lehnt diese ab, wodurch sich deren Status entsprechend ändert.
  • Der dadurch neue Status der Prüfung, "freigegeben" oder "abgelehnt", wird im Anschluss an abas ERP übergeben.

04: abas Statusübernahme

  • Der von DocuWare an abas ERP übergebene Status "freigegeben" bzw. abgelehnt, wird von abas ERP dem Datensatz zugeordnet.
  • Freigegebene Rechnungen lassen sich buchen, bzw. in den Zahllauf übergeben.

1. DMS-Integration im Einkauf

Im Einkauf fällt eine Vielzahl von Belegen an, diese Belege werden automatisch in DocuWare archiviert.

Ein Auszug sind:

  • EK Anfrage
  • EK Bestellung
  • EK Rahmenauftrag
  • EK Rücklieferschein
  • EK Lieferstornierung.

Folgende Belegarten können beispielhaft als externe Dokumente dem abas-ERP Vorgang über DocuWare zugeordnet werden.

Das sind:

  • EK Angebot
  • EK Auftragsbestätigung
  • EK Lieferschein
  • EK Rechnung
  • EK Gutschrift
  • EK Mahnung
  • EK Korrespondenz
  • Produktinformation.

Nicht zu vergessen sind natürlich sämtliche Verträge, die der Einkauf abschließt.

Mit der abas-DocuWare Schnittstelle finden Sie alle wichtigen Dokumente innerhalb eines Vorgangs und erleichtern das tägliche Doing.

2. DMS-Integration im Verkauf

Im Bereich Verkauf können aus abas-ERP oder auch aus einem CRM wie z.B. Genesis World oder SMARTCRM folgende Belegarten archiviert werden.

Ein Auszug sind:

  • VK Angebot
  • VK Auftragsbestätigung
  • VK Rahmenauftrag
  • VK Lieferschein
  • VK Rechnung
  • VK Gutschrift
  • VK Proforma Rechnung

Folgende Belegarten können beispielhaft als externe Dokumente dem abas-ERP Vorgang über DocuWare zugeordnet werden.

Das sind VK Anfrage, VK Bestellung, VK Korrespondenz, Produktinformation oder auch Rückläufer Dokumente (VK Lieferschein, VK Rücknahmeschein, VK Lieferstornierung), bei welchem bereits beim Druck aus abas-ERP ein Barcode angedruckt wurde, können gescannt und archiviert werden.

Auch hier werden Verträge, wie zum Beispiel NDA in DocuWare archiviert.

Direkte DocuWareverknüpfung innerhalb der abas ERP Projektvorgänge: Alle zugeordneten Belege innerhalb eines Vorgangs.

3. DMS-Integration in der Finanzbuchhaltung

Die FiBu spielt gerade bei der Rechnungsarchivierung eine große Rolle. Hier werden Genehmigungs- und Kontrollmechanismen aus DocuWare direkt mit abas ERP verknüpft. Der FiBu-Bereich kann bis zur Buchung voll automatisiert werden. Sämtliche produktionsrelevanten Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen können automatisiert über Prozesse gesteuert werden.

Intelligente Schnittstelle: Automatische Statusübergabe bei der z.B. Rechnungsfreigabe in DocuWare wird der Rechnungsstatus in abas ERP aktualisiert.

4. DMS-Integration in der Fertigung

Bearbeitet Betriebsaufträge und Fertigungskarten können selbstverständlich auch in der Produktion den Vorgängen nach der Fertigung zugeordnet werden.

5. DMS-Integration im Qualitätsmanagement

DocuWare unterstützt Sie dabei das Handbuch zu verwalten und aktuell zu halten, es stellt sicher, dass alle Mitarbeiter Zugriff darauf haben. Wie alle QM-Dokumente ist auch das Handbuch der Dokumentenlenkung unterworfen, d.h. jeder Teilschritt von der Erstellung über die Bearbeitung, Prüfung und Freigabe bis hin zur Veröffentlichung muss nachvollziehbar sein. Dank Workflowanbindung sorgt DocuWare für einen korrekten Lenkungslauf, dokumentiert alles ISO-konform und legt Ihre Dokumente ab. Alle Bearbeitungsschritte werden dann mit der jeweiligen Version zusammen gespeichert und Änderungen können transparent nachvollzogen werden.

6. E-Mail-Archivierung

Heute wird die Kunden- und Lieferantenkorrespondenz größtenteils per E-Mail umgesetzt und genau dann wird es schwierig, da die Postfächer persönlich verwaltet werden.

Mit Microsoft Outlook im Einsatz, erledigt das DocuWare Ad-In die E-Mail-Archivierung direkt vorgangsbezogen in Verbindung mit abas ERP. Sämtlich archivierten E-Mails stehen somit sofort allen berechtigten abas Anwendern zur Verfügung.

DocuWare in abas ERP:
Übernahme / Import Ihrer durch Sie bereitgestellten Archivdaten

1,5 TB bereits archivierte Dokumente

  • individuelle Schnittstelle zur Migration der Daten und Dokumente 
  • formatunabhängige Integration der elektronisch archivierten Dokumente
  • Auslesen und Verwerfen der Metadaten zu jedem Einzeldokument
  • Übergabe der Informationen & Daten an DocuWare
  • Automatische Verschlagwortung anhand der Metadatei
  • Voll-Integration der Belege in ERP-System
  • Anreichern mit Metadaten über den MS SQL Connector 

Sie sind interessiert?

Gerne zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten zur Übernahme der Altdaten in Ihr neues Dokumenten-Management-System.

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