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Go digital!

E-Rechnung 2026:
empfangen, verarbeiten und automatisieren

E-Rechnung? Integriert. Automatisiert. #LÄUFT

Die E-Rechnung ist längst Realität. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Doch eine E-Rechnung lediglich empfangen zu können, ist nur der erste Schritt.

Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn strukturierte Rechnungsdaten direkt digital weiterverarbeitet werden: von der Erfassung und Prüfung über die Freigabe bis zur Übergabe an ERP oder Finanzbuchhaltung und zur revisionssicheren Archivierung.

Mit DocuWare und den passenden Integrationen verbindet TANTZKY E-Rechnung, Dokumentenmanagement, Workflow und ERP zu einem durchgängigen digitalen Rechnungsprozess: Empfangen. Prüfen. Freigeben. Integrieren. Archivieren.

E-Rechnung: Was gilt aktuell?

Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung wurde der Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen in Deutschland grundlegend verändert. Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Für die Ausstellung und den Versand gelten Übergangsregelungen.

Seit 1. Januar 2025

Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für den reinen Empfang genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach. Damit ist allerdings noch kein automatisierter Rechnungsprozess geschaffen.

Bis 31. Dezember 2026

Rechnungsaussteller können während der Übergangsphase grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Dazu gehören beispielsweise Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – unstrukturierte elektronische Rechnungen wie einfache PDF-Dateien.

Ab 1. Januar 2027

Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro endet die allgemeine Übergangsregelung für die Ausstellung von E-Rechnungen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro können die verlängerte Übergangsregelung noch bis Ende 2027 nutzen.

Ab 1. Januar 2028

Die Übergangsphase endet grundsätzlich auch für die übrigen betroffenen Unternehmen. Für die entsprechenden inländischen B2B-Umsätze wird die E-Rechnung damit zum regulären Standard. Gesetzlich vorgesehene Ausnahmen – beispielsweise für bestimmte Kleinbetragsrechnungen oder einzelne steuerfreie Umsätze – bleiben bestehen.

💡 TANTZKY TIPP: Warten Sie nicht bis zum Ende der Übergangsfristen. Wer E-Rechnungen bereits heute vollständig digital verarbeitet, schafft gleichzeitig die Grundlage für automatisierte Prüfungs-, Freigabe- und Buchungsprozesse.

👉 Interner Link: Digitales Rechnungsmanagement

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die elektronisch verschickt wird.

Entscheidend ist das strukturierte elektronische Format.

Die Rechnungsinformationen liegen dabei in maschinenlesbarer Form vor und können von Softwaresystemen automatisiert weiterverarbeitet werden.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt beispielsweise ein einfaches PDF ohne strukturierten Datensatz nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sogenannte sonstige Rechnung.

In Deutschland verbreitete E-Rechnungsformate sind insbesondere:

  • XRechnung
  • ZUGFeRD
  • weitere Formate, die die gesetzlichen und technischen Anforderungen erfüllen

XRechnung und entsprechende ZUGFeRD-Versionen erfüllen grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen an eine E-Rechnung. Grundlage bildet dabei insbesondere die europäische Norm EN 16931.

Der entscheidende Vorteil strukturierter Daten:

Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferant, Rechnungsdatum, Betrag, Steuerinformationen oder Zahlungsbedingungen müssen nicht mehr manuell übertragen werden, sondern können unmittelbar in nachfolgende Prozesse einfließen.

Sonstige

Rechnungen als "Visuelles" Belegbild bzw. in Papierform

z.B. pdf-Format
NICHT! EN 16931 konform

Hybrid

Rechnungen als "visuelles" Belegbild und strukturierter Datensatz (XML-Code)

z.B. ZUGFeRD
EN 16931 konform

Strukturiert

Rechnungen ausschließlich als strukturierter Datensatz (XML-Code)

z.B. XRechnung
EN 16931 konform

📘 TANTZKY ERKLÄRT: Eine PDF-Rechnung ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Entscheidend ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ermöglichen dadurch eine automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungsinformationen.

E-Rechnung empfangen ist gut.
Automatisch verarbeiten ist besser.

Ein E-Mail-Postfach erfüllt grundsätzlich bereits die Voraussetzung, um E-Rechnungen empfangen zu können.

Im Arbeitsalltag stellt sich jedoch eine ganz andere Frage:

Was passiert danach?

Wird eine eingehende Rechnung weiterhin manuell geöffnet, gespeichert, geprüft, weitergeleitet, freigegeben und anschließend im ERP-System erfasst, bleiben viele der bisherigen Prozesskosten bestehen.

Genau hier beginnt digitales Rechnungsmanagement.

Ein durchgängiger Rechnungsprozess verbindet alle Schritte miteinander: Rechnungseingang → Datenverarbeitung → Prüfung → Freigabe → ERP → Archiv

Damit wird aus der gesetzlichen Anforderung ein echter Digitalisierungsvorteil.

💡 TANTZKY TIPP: Beginnen Sie die Digitalisierung direkt beim Rechnungseingang. Jeder manuelle Zwischenschritt kostet Zeit, erzeugt Medienbrüche und erhöht das Fehlerrisiko. Je früher Rechnungen in einen zentralen digitalen Prozess gelangen, desto größer ist das Automatisierungspotenzial.

👉 Interner Link: Digitales Rechnungsmanagement

E-Rechnung? Die passende Lösung für Ihre Systemlandschaft.

Nicht jedes Unternehmen startet an derselben Stelle. Manche empfangen E-Rechnungen bereits per E-Mail, andere benötigen den elektronischen Austausch über Netzwerke oder Plattformen. Wieder andere müssen unterschiedliche Formate, ERP-Systeme oder Fachanwendungen miteinander verbinden.

TANTZKY setzt deshalb nicht auf einen einzigen Weg, sondern auf die Lösung, die zu Ihrer bestehenden IT- und Prozesslandschaft passt.

E-Rechnungen direkt mit DocuWare verarbeiten

Eingehende E-Rechnungen können automatisiert in DocuWare übernommen und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt werden. Strukturierte Rechnungsdaten stehen unmittelbar für Indexierung, Prüfung, Freigabeworkflows, ERP-Integration und Archivierung zur Verfügung.

DocuWare E-Invoicing: E-Rechnungen senden und empfangen

Mit dem DocuWare E-Invoicing Service lässt sich auch der elektronische Rechnungsaustausch direkt in den DocuWare-Prozess integrieren. E-Rechnungen können über entsprechende E-Invoicing-Netzwerke gesendet und empfangen, validiert, bei Bedarf konvertiert und anschließend in DocuWare-Workflows weiterverarbeitet werden.

RICOH IDX: flexibel über Formate, Systeme und Kanäle hinweg

Mit RICOH Intelligent Data Exchange (IDX) steht eine weitere leistungsfähige Lösung für den elektronischen Dokumenten- und Datenaustausch zur Verfügung.

RICOH IDX verbindet unterschiedliche Ein- und Ausgangskanäle, verarbeitet verschiedene Dokumenten- und Datenformate und stellt die Informationen so bereit, wie sie vom jeweiligen Empfänger oder nachgelagerten System benötigt werden. So können Daten beispielsweise aus ERP- oder Fachanwendungen übernommen und anschließend an DocuWare, ERP, Finanzbuchhaltung oder weitere Systeme übergeben werden.

👉 Mehr erfahren: RICOH IDX

E-Mail, E-Invoicing-Netzwerk, RICOH IDX, DocuWare, ERP oder Finanzbuchhaltung: Die vorhandene Systemlandschaft bestimmt, welche Komponenten sinnvoll sind.

TANTZKY verbindet die passenden Lösungen zu einem durchgängigen E-Rechnungsprozess – vom Empfang oder Versand über Verarbeitung und Workflow bis zur ERP-Integration und Archivierung.

Vom Rechnungseingang bis zum ERP – ein durchgängiger Prozess

1. Rechnungen zentral erfassen

E-Rechnungen, PDF-Rechnungen, E-Mails und gegebenenfalls noch vorhandene Papierrechnungen werden in einem zentralen Prozess zusammengeführt.

Unabhängig vom Eingangskanal steht die Rechnung anschließend digital zur weiteren Bearbeitung bereit.

Ein Eingang. Ein Prozess. Eine zentrale Informationsbasis.

2. Rechnungsdaten automatisiert verarbeiten

Strukturierte Daten einer E-Rechnung können direkt übernommen und verarbeitet werden.

Bei unstrukturierten Dokumenten können intelligente Dokumentenerkennung und KI-gestützte Verfahren dabei unterstützen, Dokumente zu klassifizieren und relevante Informationen zu extrahieren.

So entsteht ein einheitlicher Prozess für unterschiedliche Rechnungsarten.

3. Rechnungen prüfen und validieren

Rechnungsinformationen lassen sich automatisiert prüfen und mit bereits vorhandenen Stamm- und Prozessdaten abgleichen.

Je nach Integration können beispielsweise folgende Informationen einbezogen werden:

  • Lieferant
  • Rechnungsnummer
  • Bestellnummer
  • Beträge
  • Kostenstellen
  • Auftragsinformationen
  • weitere ERP-Daten

Damit können Abweichungen frühzeitig erkannt und Rechnungen gezielt in den richtigen Bearbeitungsprozess geleitet werden.

4. Digitale Freigabeworkflows starten

Nach der Erfassung wird die Rechnung automatisiert an die zuständigen Personen weitergeleitet.

Digitale Workflows steuern beispielsweise:

  • Zuständigkeiten
  • Freigabestufen
  • Vertretungsregeln
  • Eskalationen
  • Fristen
  • Rückfragen
  • Dokumentation

Der aktuelle Bearbeitungsstand bleibt jederzeit nachvollziehbar.

Freigaben müssen nicht mehr über E-Mails, Papiermappen oder persönliche Weitergabe organisiert werden.

5. Rechnungsdaten an ERP oder Finanzbuchhaltung übergeben

Der größte Automatisierungseffekt entsteht, wenn Dokumentenmanagement und ERP-System miteinander verbunden sind. Rechnungs- und Buchungsinformationen können automatisiert zwischen den Systemen ausgetauscht werden.

TANTZKY integriert DocuWare beispielsweise in Unternehmenslösungen wie:

abas ERP, Sage 100, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP und weitere ERP- und Finanzsysteme.

Für abas ERP verfügt TANTZKY zusätzlich über eine eigene entwickelte Schnittstelle zu DocuWare. Damit lassen sich Dokumente, Vorgänge und ERP-Daten miteinander verknüpfen und doppelte Datenerfassung sowie unnötige Medienbrüche reduzieren.

📘 TANTZKY ERKLÄRT: Ein Dokumentenmanagementsystem und ein ERP-System übernehmen unterschiedliche Aufgaben – entfalten gemeinsam aber besonders viel Potenzial. Während das ERP kaufmännische Daten und Geschäftsvorgänge verwaltet, organisiert DocuWare die zugehörigen Dokumente, Informationen und Workflows. Über Schnittstellen lassen sich beide Systeme zu einem durchgängigen digitalen Prozess verbinden.

👉 Interner Link: ERP-Integration mit DocuWare

6. Rechnungen zentral und nachvollziehbar archivieren

Nach Abschluss des Prozesses werden die Rechnungen gemeinsam mit den relevanten Informationen zentral archiviert und stehen für Recherche, Prüfungen und nachgelagerte Prozesse zur Verfügung.

Für die umsatzsteuerliche Aufbewahrung von Rechnungen gilt derzeit eine Frist von acht Jahren. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden.

Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt dabei, Dokumente strukturiert, nachvollziehbar und entsprechend definierter Aufbewahrungs- und Zugriffsregeln bereitzustellen.

📘 TANTZKY ERKLÄRT: Ein Dokumentenmanagementsystem organisiert Dokumente nicht nur über klassische Ordnerstrukturen. Informationen und Metadaten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum oder Belegart ermöglichen eine schnelle Recherche und bilden gleichzeitig die Grundlage für automatisierte Prozesse.

👉 Interner Link: Revisionssichere Archivierung

E-Rechnung als Einstieg in die Prozessautomatisierung

Die gesetzliche E-Rechnung sollte nicht isoliert betrachtet werden. Denn strukturierte Rechnungsdaten schaffen ideale Voraussetzungen für weitergehende Automatisierung. Aus einem digitalen Rechnungseingang kann Schritt für Schritt ein vollständiger Purchase-to-Pay-Prozess entstehen:

Bestellung → Wareneingang → Rechnung → Prüfung → Freigabe → Buchung → Zahlung → Archiv

Dokumente und Daten stehen damit nicht länger in unterschiedlichen Anwendungen nebeneinander, sondern werden Bestandteil eines gemeinsamen Geschäftsprozesses. So lassen sich beispielsweise Rechnungsinformationen mit Bestellungen oder Lieferungen vergleichen, Freigaben anhand definierter Regeln steuern und geprüfte Daten automatisiert an nachfolgende Systeme übergeben.

Genau hier liegt das eigentliche Potenzial der E-Rechnung: Nicht das Format digitalisiert den Prozess – sondern die intelligente Verarbeitung der darin enthaltenen Daten.

Was bringt digitales Rechnungsmanagement wirtschaftlich?

Viele Unternehmen stellen zunächst die Frage: Was kostet uns die Einführung eines digitalen Rechnungsmanagements? Mindestens genauso wichtig ist jedoch die Gegenfrage: Was kostet unser heutiger Rechnungsprozess?

Manuelle Erfassung, Weiterleitung, Rückfragen, Freigaben, Suchzeiten, doppelte Dateneingaben und verzögerte Bearbeitung verursachen jeden Monat Prozesskosten. Automatisierte Rechnungsverarbeitung setzt genau dort an.

Einsparpotenziale entstehen beispielsweise durch:

  • weniger manuelle Datenerfassung
  • kürzere Bearbeitungszeiten
  • schnellere Freigaben
  • weniger Suchaufwand
  • weniger Medienbrüche
  • transparente Prozesse
  • automatisierten Datenaustausch mit ERP-Systemen

Mit unserem TANTZKY ROI-Rechner können Unternehmen ihr individuelles Einsparpotenzial selbst berechnen.

Wie viel kostet Ihr heutiger Rechnungsprozess?

Rechnungsvolumen eingeben.
Prozesskosten vergleichen.
Einsparpotenzial berechnen.

💡 TANTZKY TIPP: Betrachten Sie bei der Digitalisierung nicht nur die Softwarekosten. Entscheidend ist, wie viel Zeit und Prozesskosten heute durch manuelle Bearbeitung, Medienbrüche, Rückfragen und Freigaben entstehen.

Was kostet Ihr Rechnungsprozess?

Mit unserem ROI-Rechner für digitales Rechnungsmanagement berechnen Sie in wenigen Sekunden Ihr mögliches Einsparpotenzial – und auf Wunsch auch Amortisationszeit und ROI.

Jetzt Einsparpotenzial berechnen

E-Rechnung vollständig in Ihre Prozesse integrieren

Die Einführung der E-Rechnung ist kein isoliertes IT-Projekt. Entscheidend ist, wie gut sich Rechnungseingang und Rechnungsversand in die bestehende Systemlandschaft integrieren lassen.

TANTZKY verbindet: E-Rechnung + DocuWare + KI + Workflow + ERP + Archivierung zu einem durchgängigen digitalen Prozess.

Von der Analyse des bestehenden Rechnungseingangs über die technische Umsetzung und ERP-Integration bis zur Automatisierung von Prüfungs- und Freigabeprozessen begleiten wir Unternehmen bei der Digitalisierung ihres Rechnungsmanagements.

E-Rechnung? Integriert. Automatisiert. #LÄUFT

Sie möchten wissen, wie sich die E-Rechnung sinnvoll in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lässt?

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Häufig gestellte Fragen:
Antworten auf die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, deren Daten elektronisch und automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Zu den in Deutschland üblichen Formaten gehören beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierten Rechnungsdatensatz gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sogenannte sonstige Rechnung.

Hybride Formate wie ZUGFeRD kombinieren dagegen eine lesbare PDF-Darstellung mit einem eingebetteten strukturierten Datensatz.

Seit wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten bis Ende 2027 noch Übergangsregelungen.

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen aus?

Ja. Für die reine Empfangsmöglichkeit genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach.

Damit ist der Rechnungsprozess jedoch noch nicht automatisiert. Müssen Rechnungen anschließend manuell gespeichert, geprüft, weitergeleitet oder in ein ERP-System übertragen werden, entstehen weiterhin Medienbrüche und manueller Aufwand.

Welche Vorteile bietet die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen?

Strukturierte Rechnungsdaten können unmittelbar für nachfolgende Geschäftsprozesse genutzt werden.

Dadurch lassen sich beispielsweise:

  • Rechnungsdaten übernehmen
  • Prüfungen automatisieren
  • Freigabeworkflows starten
  • ERP-Daten einbeziehen
  • Buchungsinformationen übertragen
  • Dokumente zentral archivieren

So reduziert sich der manuelle Bearbeitungsaufwand und gleichzeitig steigt die Transparenz im Rechnungsprozess.

Kann DocuWare E-Rechnungen verarbeiten?

Ja. DocuWare unterstützt den Import und die Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen beispielsweise über E-Mail-Postfächer oder Dateisysteme.

Die enthaltenen Daten können zur Indexierung und für weitere DocuWare-Workflows genutzt werden.

Mit dem DocuWare E-Invoicing Service können E-Rechnungen darüber hinaus über entsprechende E-Invoicing-Netzwerke gesendet und empfangen werden.

Kann DocuWare auch mit unserem ERP-System verbunden werden?

Ja. DocuWare lässt sich mit unterschiedlichen ERP-, Finanz- und Unternehmenslösungen verbinden.

TANTZKY integriert DocuWare beispielsweise in Systeme wie abas ERP, Sage 100, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder SAP.

Für abas ERP verfügt TANTZKY zusätzlich über eine eigene entwickelte DocuWare-Schnittstelle.

👉 Interner Link: ERP-Integration mit DocuWare

Müssen E-Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden?

Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Bestandteil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.

Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt derzeit acht Jahre.

Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt dabei, Rechnungen und zugehörige Informationen zentral und nachvollziehbar bereitzustellen.

👉 Interner Link: Revisionssichere Archivierung

Können auch PDF- und Papierrechnungen in denselben Prozess integriert werden?

Ja. Gerade darin liegt ein wesentlicher Vorteil eines digitalen Rechnungsmanagements.

E-Rechnungen, PDF-Rechnungen, E-Mail-Anhänge und gegebenenfalls noch eingehende Papierrechnungen können in einem zentralen Rechnungsprozess zusammengeführt werden.

So entstehen keine parallelen Bearbeitungswege.

Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und digitalem Rechnungsmanagement?

Die E-Rechnung beschreibt zunächst das elektronische Rechnungsformat und den digitalen Rechnungsaustausch.

Digitales Rechnungsmanagement geht deutlich weiter.

Es umfasst den gesamten Prozess von Rechnungseingang und Datenerfassung über Prüfung und Freigabe bis zur ERP-Integration und Archivierung.

Die E-Rechnung liefert dafür strukturierte Daten – das digitale Rechnungsmanagement macht daraus einen automatisierten Geschäftsprozess.

👉 Interner Link: Digitales Rechnungsmanagement

Was ist Peppol?

Peppol ist ein Netzwerk für den standardisierten elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten wie E-Rechnungen.

In Deutschland ist die Nutzung von Peppol für den B2B-Rechnungsaustausch derzeit optional. Der DocuWare E-Invoicing Service unterstützt die Anbindung an Peppol.

Wie viel lässt sich durch digitales Rechnungsmanagement einsparen?

Das hängt unter anderem vom Rechnungsvolumen, den heutigen Bearbeitungskosten und dem jeweiligen Automatisierungsgrad ab.

Einsparpotenziale entstehen beispielsweise durch weniger manuelle Datenerfassung, kürzere Bearbeitungszeiten, schnellere Freigaben, geringeren Suchaufwand und die direkte Integration in ERP- und Finanzsysteme.

👉 Jetzt selbst berechnen: TANTZKY ROI-Rechner für digitales Rechnungsmanagement

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