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Digitale Lösungen

Dokumente, Daten und Prozesse intelligent verbinden

Dokumentenmanagement und ERP intelligent verbinden

In vielen Unternehmen beginnt die Digitalisierung heute bereits direkt am Multifunktionssystem. RICOH kombiniert leistungsfähige Output-Technologie mit innovativen Scan-, Sicherheits- und Integrationsfunktionen und schafft damit die Grundlage für moderne digitale Dokumentenprozesse.

In Verbindung mit dem Prozess- und Digitalisierungsknow-how von TANTZKY entstehen ganzheitliche Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Unternehmensprozesse integrieren lassen – von der intelligenten Dokumentenerfassung über automatisierte Workflows bis hin zur direkten Verarbeitung im ERP-System.

Durch die Kombination aus RICOH Multifunktionssystemen oder andere Hochleistungsscanner, STREAMLINE NX®, DocuWare und individuellen ERP-Schnittstellen entstehen durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbruch. Dokumente werden bereits beim Scanvorgang automatisch erkannt, klassifiziert und mithilfe intelligenter Technologien an die passenden Workflows oder Fachanwendungen weitergeleitet.

So entstehen effiziente digitale Abläufe, die manuelle Arbeitsschritte reduzieren, Transparenz schaffen und Informationen genau dort bereitstellen, wo sie benötigt werden – im Dokumentenmanagement, im ERP-System oder in angebundenen CRM- und HR-Lösungen.

Gemeinsam begleitet TANTZKY Unternehmen Schritt für Schritt auf dem Weg zu einem strukturierten, zukunftssicheren und zunehmend digitalen Arbeitsplatz – von der strategischen Analyse über die Prozessgestaltung bis hin zur operativen Umsetzung.

Gemeinsam digital erfolgreich

Darüber hinaus bieten wir Ihnen jahrelange Projekterfahrung u. a. für folgende Lösungsstrategien:

  • unternehmensweites Druck- und Scan-Management
  • Integration von Dokumenten-
    Management-System
  • Workflow-Automatisierung und
    Prozessoptimierung
  • Schnittstellen für CRM-, ERP- oder HR-Systeme
  • u.v.m. rund um die Digitalisierung

Mit unseren Technologiepartnern bieten wir Ihnen unser ganzes Wissen und geballte Power für Ihre Unternehmens-Digitalisierung und IT Transformation.
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DocuWare, STREAMLINE NX und ERP-Integration mit angebundenen ERP-, CRM-, HR- und Cloud-Systemen

ERP-Integration ist heute entscheidend.

Ein Dokumentenmanagement-System entfaltet sein volles Potenzial erst dann, wenn es nahtlos mit den vorhandenen Unternehmenssystemen zusammenarbeitet.

Denn die eigentliche Herausforderung liegt nicht im Archivieren von Dokumenten, sondern in der automatisierten Verarbeitung von Informationen.

Beispiele aus dem Unternehmensalltag:

  • Eingangsrechnungen müssen geprüft und gebucht werden
  • Lieferscheine sollen automatisch Aufträgen zugeordnet werden
  • Bestellungen müssen mit ERP-Daten abgeglichen werden
  • Vertragsdokumente benötigen Fristen- und Freigabeprozesse
  • HR-Dokumente sollen digital bereitgestellt und archiviert werden

Ohne Integration entstehen häufig Medienbrüche, doppelte Datenerfassung und unnötige manuelle Arbeitsschritte.

Anwendungsbeispiele für digitale Dokumentenprozesse in Finanzwesen, Einkauf, Vertrieb, Personal und Produktion

Digitale Prozesse beginnen direkt beim Scannen

Mit der Integration moderner RICOH Multifunktionssysteme oder andere Hochleistungsscanner und STREAMLINE NX® oder SMARTE INTEGRATION lassen sich Dokumente bereits beim Scanvorgang intelligent in digitale Prozesse überführen.

Dokumente werden dabei nicht nur digital erfasst, sondern automatisch:

  • erkannt,
  • klassifiziert,
  • verschlagwortet
  • und an die passenden Workflows oder ERP-Prozesse weitergeleitet.

So entstehen durchgängige digitale Abläufe – vom Multifunktionssystem bis zur revisionssicheren Archivierung in DocuWare.

Die Anwendenden profitieren von einer einfachen und intuitiven Bedienung direkt am System, während im Hintergrund bereits automatisierte Prozesse starten. Dokumente können beispielsweise direkt:

  • an Freigabe-Workflows übergeben,
  • in ERP-Systeme integriert,
  • an Fachabteilungen verteilt
  • oder automatisiert archiviert werden.

Durch die Kombination aus RICOH, STREAMLINE NX®, DocuWare und individuellen ERP-Schnittstellen schafft TANTZKY eine ganzheitliche Dokumentenverarbeitung ohne Medienbruch – effizient, transparent und optimal in bestehende Unternehmensprozesse integriert.

Vom Rechnungseingang bis zur Buchung:
Moderner Prozess in 5 Schritten

Ein typischer digitaler Workflow beginnt bereits beim Eingang eines Dokuments.

1. Automatische Dokumentenerfassung

Rechnungen erreichen das Unternehmen per:

  • E-Mail
  • Scan
  • Upload
  • E-Rechnung
  • Lieferantenportal

DocuWare erfasst die Dokumente automatisch und liest relevante Inhalte wie:

  • Kreditor
  • Rechnungsnummer
  • Beträge
  • Bestellnummern
  • Rechnungsdatum

mittels OCR und KI-gestützter Dokumentenerkennung aus.

DocuWare abas Schnittstelle: Integrieren Sie alle Dokumente entlang der Vorgangskette

2. Intelligente Datenprüfung

DocuWare SAP Schnittstelle

Die erkannten Informationen werden direkt mit dem ERP-System abgeglichen.

Beispielsweise:

  • Kreditorenstammdaten
  • Bestellinformationen
  • Kostenstellen
  • Projekte
  • Wareneingänge

So werden Fehler reduziert und Prozesse beschleunigt.

3. Digitaler Freigabe-Workflow

Anschließend startet automatisch der passende Workflow.

Dabei können unter anderem:

  • Zuständigkeiten,
  • Vertretungsregelungen,
  • Eskalationsstufen,
  • Freigabegrenzen
  • oder mobile Freigaben

berücksichtigt werden.

Die Bearbeitung erfolgt transparent und nachvollziehbar – unabhängig vom Standort.

DocuWare SAGE Schnittstelle

4. Automatische Übergabe ins ERP-System

DocuWare Addison Schnittstelle

Nach erfolgreicher Prüfung werden die Daten automatisiert an das ERP-System übergeben.

Je nach Unternehmensumgebung integriert TANTZKY DocuWare beispielsweise mit:

  • abas ERP
  • Sage 100
  • Winline
  • DATEV
  • Microsoft Dynamics
  • weiteren individuellen Systemlandschaften

Dadurch entstehen durchgängige digitale Prozesse ohne doppelte Dateneingabe.

5. Revisionssichere Archivierung

Nach Abschluss des Prozesses werden Dokumente und Prozessinformationen revisionssicher archiviert.

Alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf:

  • Originaldokumente
  • Bearbeitungsstände
  • Freigaben
  • Buchungsinformationen
  • Historien

Direkt aus dem ERP oder aus DocuWare heraus.

DocuWare Microsoft Dynamics Schnittstelle

Mehr Transparenz, weniger Aufwand

Unternehmen profitieren durch integrierte Dokumentenprozesse gleich mehrfach:

  • Höhere Prozessgeschwindigkeit: Dokumente werden automatisch verarbeitet und schneller bearbeitet.
  • Weniger Fehler: Manuelle Dateneingaben und Übertragungsfehler werden reduziert.
  • Entlastung der Mitarbeitenden: Routineaufgaben entfallen und Fachabteilungen gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
  • Bessere Nachvollziehbarkeit: Bearbeitungsstände und Freigaben bleiben jederzeit transparent.
  • Zukunftssichere Digitalisierung: Unternehmen schaffen die Grundlage für moderne, skalierbare Prozesse.

DocuWare Salesforce Integration

Individuelle Schnittstellen statt Insellösungen

DocuWare Microsoft Outlook Integration

Jedes Unternehmen arbeitet mit unterschiedlichen Prozessen und Systemlandschaften. Deshalb entwickelt TANTZKY individuelle Integrationen, die exakt auf die Anforderungen der Kunden abgestimmt sind.

Dabei entstehen Lösungen, die:

  • bestehende ERP-Systeme optimal ergänzen,
  • manuelle Arbeitsschritte reduzieren,
  • digitale Workflows automatisieren
  • und vorhandene Prozesse nachhaltig verbessern.

Die Kombination aus DocuWare, Workflow-Automatisierung, STREAMLINE NX® und ERP-Integration sorgt dafür, dass Informationen dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden.

Digitalisierung bedeutet heute Prozessintegration

Die digitale Archivierung von Dokumenten ist längst nur der erste Schritt. Entscheidend ist die intelligente Verbindung von Dokumenten, Workflows, Multifunktionssystemen und ERP-Systemen.

Genau hier unterstützt TANTZKY Unternehmen mit:

  • moderner Dokumentenmanagement-Technologie,
  • intelligenten Schnittstellen,
  • automatisierten Workflows,
  • RICOH Multifunktionssystemen,
  • STREAMLINE NX
  • und langjähriger Digitalisierungserfahrung.

So entstehen durchgängige digitale Prozesse – vom Dokument bis zur automatisierten Verarbeitung im ERP-System.

DocuWare DATEV Schnittstelle

Das perfekte Zusammenspiel für
maximal technologische Unterstützung

Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse mit dem ERP-System verbinden, profitieren von mehr Geschwindigkeit, weniger Aufwand und höherer Transparenz. Mit DocuWare, STREAMLINE NX®, RICOH Multifunktionssystemen, KI-gestützter Dokumentenverarbeitung und den individuellen Schnittstellenlösungen von TANTZKY lassen sich Dokumente heute vollständig digital erfassen, verarbeiten und archivieren – ohne Medienbruch und ohne unnötige manuelle Prozesse.

Unternehmen können damit ihre Dokumentenprozesse automatisieren, IT-Ressourcen entlasten und Anwender:innen nachhaltig unterstützen. So entsteht keine Sammlung einzelner Systeme, sondern eine zukunftssichere Prozessarchitektur, die mit den Anforderungen des Unternehmens wächst – heute und morgen.

System Funktion Nutzen

RICOH Multifunktionssysteme
Hochleistungsscanner

 Scannen & digital erfassen Einstiegspunkt in den digitalen Prozess

STREAMLINE NX®
Ricoh Smart Integration (RSI)
 		 Verteilung & Workflow-Steuerung Strukturierte Übergabe, zentrale Regeln

DocuWare DMS mit KI

ERP-Integration

Intelligente Erkennung & Verarbeitung

Belegübergabe in ERP, CRM oder

Automatische Klassifizierung, Auslesen & Ablage

Dokumente werden Bestandteil der operativen Prozesse.

Durch diese Kombination entsteht ein nahtloser Datenfluss – von der physischen Post bis zur automatisierten digitalen Verarbeitung.
TANTZKY sorgt dafür, dass alle Komponenten optimal zusammenspielen und auf die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens abgestimmt sind.

Ihr nächster Schritt:
Die Zukunft ist digital – gestalten wir sie gemeinsam.

Die Zukunft moderner Unternehmen ist digital, vernetzt und prozessorientiert. Entscheidend dabei ist nicht nur die Einführung einzelner Systeme, sondern das intelligente Zusammenspiel von KI-gestützten Dokumentenmanagement, Workflows, Multifunktionssystemen und ERP-Integration.

Seit vielen Jahren begleitet TANTZKY Unternehmen unterschiedlichster Größen bei der Planung, Umsetzung und Weiterentwicklung moderner Digitalisierungslösungen.

Skalierbar. Effizient. Zukunftssicher.

Sie möchten Ihre Dokumentenprozesse ebenfalls modernisieren und intelligent
mit Ihren bestehenden Systemen verbinden?

Dann lassen Sie uns gemeinsam die passende Lösung für Ihre Anforderungen entwickeln. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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