Integrieren Sie Microsoft Outlook in Ihre Büro-Automation. Ein- und ausgehende E-Mails werden sicher archiviert und in Workflows eingebunden. Wichtige Suchansichten sind direkt in Outlook eingebettet, so dass Sie Ihren E-Mail-Client nicht verlassen müssen, um zu recherchieren.
DocuWare DMS & MS Outlook: Ablegen und suchen per Rechtsklick
Um E-Mails in DocuWare abzulegen und im Archiv zu in abgelegten Dokumenten zu recherchieren, müssen Sie Ihren Outlook-Client nicht verlassen:
- Archivieren Sie E-Mails manuell bequem per Mausklick oder importieren Sie Mails automatisch inDocuWare.
- Kennzeichnen Sie die Mails in Outlook, die bereits archiviert sind, aber im Mail-Client bleibensollen.
- Seien Sie wählerisch: E-Mail-Dubletten und nichtssagende Standard-Anschreiben werden auf Wunsch automatisch aussortiert.
- Starten Sie direkt aus Outlook eine Suche im Archiv. Die Treffer werden im E-Mail-Client angezeigt.
Vorteile
- Zuordnung E-Mails zu Vorgängen / Projekten / Kunden
- DocuWare Funktionen in MS Outlook
- GOBD-konforme E-Mail-Archivierung
- Erhöhte Auskunftsfähigkeit und Transparenz
- Zugriff von überall
Sie können direkt aus MS Outlook, per Rechtsklick, E-Mails mit und ohne Anhänge in DocuWare ablegen.
Effiziente GoBD-konforme E-Mail Ablage
DocuWare Integration in MS Outlook bei Rechtsanwälte Bartsch
Direkte im Menüband von MS Outlook:
DocuWare Ribbon mit verschiedenen nützlichen Zusatzfunktionen:
Um E-Mails in Workflows einbinden zu können, reichert DocuWare sie automatisch mit den nötigen Indexwerten an und verwendet dazu Daten aus der E-Mail, wie z.B.
• Absender
• Empfänger
• Betreff
• Datum
Personen- und Unternehmensnamen lassen sich bei der Indexierung aus externen Quellen, wie Adressbüchern oder dem CRM / ERP ergänzen.
Darüberhinaus kann jeder User entscheiden, wie bzw. was archiviert werden soll: E-Mail mit Anhang, nur Anhänge, nur E-Mail und was als erstes im DMS angezeigt werden soll.
Wichtige Suchansichten sind direkt in MS Outlook eingebettet, so dass Sie Ihren E-Mail-Client nicht verlassen müssen, um zu recherchieren. Die Ergebnisse werden direkt angezeigt.
Alle Informationen aus den digitalisierten Dokumenten können schnell und übergreifend durchsucht werden.
In der Volltextsuche können alle relevanten Inhalte abgefragt werden. Das passende Dokument wird aufgerufen und die relevanten Information farblich markiert.
Machen Sie mehr aus Ihren E-Mails und getalten Sie Ihre Büro-Workflows effektiver.
Informationen sind jederzeit verfügbar: Kollegen mit entsprechender Berechtigung können schnell auf eine Kundenanfrage reagieren, auch wenn der zuständige Mitarbeiter außer Haus ist. Im Archiv ist stets die gesamte Korrespondenz mit dem Kunden verfügbar.
Einmal archiviert, lassen sich E-Mails komfortabel zusammen mit anderen Dokumenten verwalten, zum Beispiel mit Projektdaten, Kundenkorrespondenz oder Firmendaten.
So verbessern Sie die Organisation zusammengehöriger Inhalte in Ihrem Unternehmen.
Die in DocuWare abgelegte E-Mail kann aus MS Outlook zum Beispiel gelöscht oder farbig markiert werden, so dass immer klar ist, welche E-Mail bereits archiert ist.