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Schnittstellen & Integrationen

DMS Schnittstelle Microsoft Teams

Eine weitere tolle Schnittstellenintegration verbindet Ihr Dokumenten-Management-System DocuWare mit Microsoft Teams.

Alle in DocuWare DMS archivierten Dokumente können Sie über MS Teams teilen bzw. von dort in DocuWare archivieren, ohne die Anwendung zu verlassen. Die in DocuWare definierten Berechtigungen bleiben in Teams erhalten.

DocuWare DMS & MS Teams: 
Teilen und Importieren per Rechtsklick

Vorteile

  • Zuordnung der Dokumente zu Chats oder Channels 
  • DocuWare Funktionen in MS Teams
  • Für das Teilen von Dokumenten ist es nicht nötig, DocuWare zu verlassen.
  • Per Link geteilte Dokumente bleiben auch in Microsoft Teams durch die in DocuWare definierten Berechtigungen geschützt.
  • Erhöhte Auskunftsfähigkeit und Transparenz
  • Zugriff von überall

Erfolreich zum Ziel

Seit Jahren ist TANTZKY einer der führenden DocuWare Partner. Unser erfahrenes Spezialisten-Team begleitet Unternehmen, Schritt für Schritt, bei der Digitalisierung. 

Wir bieten alles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. – selbst die Anbindung an Ihr ERP, DATEV, Sharepoint, Outlook oder SAP gehört für uns mittler Weile zum täglichen Geschäft.

Profitieren Sie so von unseren Erfahrungen und Kenntnissen im Bereich Dokumenten- und Digitalisierungs-Management. 
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MIcrosoft Teams Screenshot mit geöffneten Dialogfenstern zur Archivierung in DocuWare

Sie können direkt aus Microsoft Teams, per Rechtsklick, alle dort integrierten Dokumente in DocuWare ablegen. Die Anwendungsdialoge zum Indexieren des Dokumentes werden ebenfalls direkt in Microsoft Teams  aufgerufen.  

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Zum Praxisbeispiel

DocuWare Dokumente in Microsoft Teams teilen

Archivierte Dokumente können per Link direkt aus DocuWare in einen Chat oder in einem Kanal von Microsoft Teams gepostet werden. Alle in DocuWare definierten Berechtigungen bleiben erhalten. So können Dokumente und die entsprechenden Inhalte schnell und unkompliziert geteilt werden.

Da bei der Funktion nur ein Link auf ein Dokument geteilt wird, verbleibt das Dokument sicher im DocuWare Archiv, auch die Rechtesteuerung aus DocuWare greift weiterhin. Vertrauliche Informationen bleiben so auch bei der Weitergabe über Teams geschützt.

Anwendungsbeispiel:

Sie archivieren z.B. die Rechnung eines Lieferanten in DocuWare und stellen es per DocuWare Link "Teilen per Microsoft Teams" der Projektgruppe in Microsoft Teams zur Verfügung. Innerhalb der DocuWare Oberfläche öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den gewünschten Chat oder Kanal wählen können.

DocuWare Screenshot mit geöffneten Dialogfenstern "Teilen per Microsoft Teams"
DocuWare Screenshot mit geöffneten MS Teams Dialogfenstern zur Auswahl des Chats oder Kanals

Laden Sie alle beteiligten Mitarbeiter zum Editieren eines archivierten Dokuments ein:

Sie teilen den Link in einem Teams-Channel, wo alle Mitglieder das Dokument im DocuWare Viewer öffnen und das Dokument gleichzeitig in Office online bearbeiten können.

DocuWare Screenshot mit geöffneten MS Teams Dialogfenstern mit gewähltem Chat und persönlichem Kommentar

Im Microsoft Teams Channel erhalten die gewählten Kollegen den entsprechenden Beitrag mit der Nachricht und dem in DocuWare archivierten Dokumenten als Link. 

Microsoft Teams Oberfläche im Chat sehen alle Teilnehmer den geteilten Beitrag mit dem DocuWare Link aufs Dokument

Schnell, effizient und medienbruchfrei – arbeiten Sie mit Ihrem Dokumenten-Management-System DocuWare und Microsoft Teams. 

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Microsoft Teams Dokumente archivieren

Sie können alle Dokumente direkt aus Microsoft Teams in DocuWare DMS abspeichern ohne die Anwendung zu verlassen. Per Rechtsklick auf das Dokument können Sie die Import-Funktion starten. Hier öffnet sich der bekannte Ablage-Dialog von DocuWare. Sie können die Indexierung des Dokumentes vornehmen. 

Microsoft Teams Screenshot mit geteiltem pdf-Dokument

Mittels Rechtsklick auf das PDF-Beispiel-Dokument öffnet sich der Ablagedialog von DocuWare.

Microsoft Teams Screenshot mit geteiltem pdf-Dokument, Rechtsklick zum Starten des DocuWare Imports
Microsoft Teams Screenshot mit DocuWare Ablagedialogfenstern zur Auswahl des Dokumenten-Typs

Einfaches Indexieren der Dokumente, z.B. wählen Sie die entsprechende Dokumentenarten, erleichtert das Archivieren in DocuWare DMS.

Sie sind interessiert?

Gerne zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten wie Sie mit DocuWare und MS Teams schnell und effizient arbeiten können. Sprechen Sie uns an.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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