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Schnittstellen & Intergration

DocuWare DMS & SFirm:
Rechnungsfreigabe trifft Zahlungsverkehr

Die neue Schnittstelle verbindet digitales Rechnungsmanagement und Banking – für durchgängige Prozesse ohne doppelte Dateneingabe.

Der digitale Rechnungsprozess endet nicht mit der Freigabe

Rechnungen digital empfangen, Daten automatisiert erfassen, prüfen und anschließend per Workflow freigeben: In vielen Unternehmen ist dieser Teil des Rechnungsprozesses bereits digitalisiert.

Doch was passiert nach der Freigabe?

Häufig beginnt an dieser Stelle ein neuer Prozess. Zahlungsinformationen müssen für den Zahlungsverkehr bereitgestellt, Daten übertragen und Zahlungen vorbereitet werden. Genau an dieser Schnittstelle zwischen Rechnungsmanagement und Banking entstehen noch immer manuelle Arbeitsschritte und Medienbrüche.

Mit der neuen Verbindung zwischen DocuWare und SFirm schließt sich jetzt eine wichtige Lücke im digitalen Rechnungsprozess.

Jetzt können Rechnungsdaten direkt aus DocuWare an SFirm übermittelt und dort im Zahlungsprozess weiterverarbeitet werden. Doppelte Dateneingaben und zusätzliche manuelle Zwischenschritte lassen sich dadurch reduzieren.

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Von der Rechnung bis zum Zahlungsverkehr

Damit rücken bisher getrennte Prozessbereiche enger zusammen: Rechnungseingang → Datenerkennung → Prüfung → Freigabe → SFirm → Zahlungsverkehr → Archiv

DocuWare übernimmt dabei das Dokumentenmanagement sowie die digitalen Prüf- und Freigabeprozesse. Anschließend kann SFirm die benötigten Rechnungsinformationen übernehmen und den Zahlungsprozess weiterführen.

Mit SFirm 4 Patch 26.05 können Rechnungen automatisch aus einem konfigurierten DocuWare-Rechnungsbereich abgeholt und daraus Zahlungen in SFirm erzeugt werden. Die Einrichtung erfolgt einmalig; anschließend kann die Verarbeitung automatisiert erfolgen.

Das Ergebnis: weniger Medienbrüche, weniger doppelte Dateneingaben und ein durchgängigerer Ablauf vom Rechnungseingang bis zur Zahlung.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Dass Rechnungsmanagement, Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr sinnvoll zusammenspielen können, zeigen bereits bestehende DocuWare-Projekte.

Bei QUEST Investment Partners beispielsweise wird der Rechnungsworkflow bei rund 20 Projektgesellschaften und mehreren operativen Gesellschaften eingesetzt. Je nach Projekt, Rechnungsart und Freigabegrenze können dabei unterschiedliche interne und externe Beteiligte in die Rechnungsprüfung eingebunden werden.

Nach der finalen Freigabe erfolgt ein Routinecheck im Controlling. Anschließend werden Buchungsdaten und Rechnungsbeleg an DATEV übermittelt, während der Zahlungsvorschlag an SFirm übergeben und dort weiterverarbeitet wird.

Auch bei KWA Kuratorium Wohnen im Alter zeigt sich, wie wichtig durchgängige Integrationen bei größeren Unternehmensstrukturen sind. Alle 18 Standorte sind dort in den digitalen Workflow zur Rechnungsprüfung eingebunden. Neben SAP Finance gehören unter anderem SFirm und weitere Fachanwendungen zur integrierten Systemlandschaft. Gerade die Schnittstellen zu den bereits vorhandenen Systemen spielten bei der Auswahl der Lösung eine wichtige Rolle.

Diese Beispiele zeigen: Entscheidend ist nicht eine einzelne Softwarelösung, sondern das Zusammenspiel der Systeme entlang des gesamten Geschäftsprozesses. So unterschiedlich Unternehmen und Anforderungen auch sind, die Praxis zeigt, wie DocuWare bestehende Systeme, Freigabeprozesse und den Zahlungsverkehr zu durchgängigen digitalen Abläufen verbindet.

Komplexe Rechnungsfreigaben einfach digital steuern.

Rund 20 Projektgesellschaften arbeiten mit einem zentralen DocuWare-Workflow – inklusive DATEV-Anbindung und Übergabe des Zahlungsprozesses an SFirm.

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    Durchgängige Prozesse statt manueller Übergaben

    Der größte Vorteil liegt deshalb nicht in einer einzelnen Funktion der neuen Verbindung, sondern im durchgängigen Ablauf.

    Informationen müssen nicht an jeder Prozessgrenze erneut erfasst, kontrolliert oder manuell weitergegeben werden. Gerade bei Rechnungsprozessen mit mehreren Beteiligten, Gesellschaften oder Standorten kann das den Arbeitsalltag deutlich vereinfachen.

    Für Unternehmen bedeutet das vor allem:

    • weniger doppelte Dateneingaben
    • weniger Übertragungsfehler
    • schnellere Abläufe zwischen Rechnungsprüfung und Zahlung
    • klare Zuständigkeiten und Freigaben
    • mehr Transparenz über den gesamten Rechnungsprozess

    Und genau hier wird aus einzelnen Softwarelösungen ein durchgängiger digitaler Geschäftsprozess.

    Besonders interessant für bestehende SFirm-Nutzer

    Viele Unternehmen nutzen SFirm bereits für ihren professionellen Zahlungsverkehr. Wenn gleichzeitig DocuWare für Dokumentenmanagement und Rechnungsprüfung eingesetzt wird, liegt es nahe, beide Prozesswelten miteinander zu verbinden.

    Die vorhandenen Systeme müssen dafür nicht ersetzt werden. Vielmehr wird der bestehende Ablauf sinnvoll ergänzt: DocuWare organisiert Rechnungen, Daten und Freigaben – SFirm führt den Prozess im Zahlungsverkehr weiter.

    Mit der neuen Integration können Rechnungen aus DocuWare automatisiert in SFirm eingelesen und daraus Zahlungen erzeugt werden. SFirm sieht dabei sowohl eine automatische Verarbeitung als auch eine manuelle Synchronisation vor.

    Genau das entspricht unserem Ansatz bei TANTZKY: Wir digitalisieren nicht nur einzelne Arbeitsschritte, sondern verbinden die Systeme, die im Unternehmen bereits im Einsatz sind.

    DocuWare und SFirm optimal verbinden

    Damit DocuWare und SFirm im Alltag zuverlässig zusammenspielen, müssen sich unsere Kunden nicht selbst mit den technischen Details beschäftigen.

    Unser Team rund um die Managed Digital Services übernehmen die Einrichtung und Konfiguration der Verbindung, stimmen den Ablauf auf die vorhandene Systemlandschaft ab und testen den Prozess vor dem produktiven Einsatz.

    Denn entscheidend ist nicht die Schnittstelle an sich, sondern dass Dokumentenmanagement, Freigabe, Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr zuverlässig zusammenspielen.

    Kurz gesagt: Das der Prozess einfach #LÄUFT – die technische Einrichtung übernehmen wir im Hintergrund.

    Wer sich dennoch für die technischen Details interessiert, findet die Einrichtung und Funktionsweise ausführlich im offiziellen SFirm Hilfe-Center beschrieben: Technische Integration von DocuWare & SFirm ansehen

    Mehr entdecken: Digitaler Rechnungseingang

    Der Rechnungsprozess wird wirklich durchgängig

    Digitales Rechnungsmanagement endet nicht bei der Freigabe. Erst wenn auch nachgelagerte Prozesse und Systeme wie Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr eingebunden sind, entsteht eine durchgängige digitale Prozesskette.

    Die neue Verbindung von DocuWare und SFirm schließt genau an dieser Stelle eine wichtige Lücke: Rechnungen werden digital erfasst, geprüft und freigegeben – anschließend können die relevanten Informationen ohne erneute manuelle Erfassung in den Zahlungsprozess übergehen.

    Praxisbeispiele zeigen bereits heute, wie auch komplexe Freigabeprozesse mit unterschiedlichen Gesellschaften, Verantwortlichkeiten und nachgelagerten Systemen digital miteinander verbunden werden können.

    Sie arbeiten bereits mit DocuWare und SFirm – oder möchten Ihren Rechnungsprozess vom Eingang bis zur Zahlung digitalisieren?

    Wir schauen uns gemeinsam an, wie Ihre bestehenden Systeme sinnvoll miteinander verbunden werden können.

    Sprechen Sie uns an – wir bringen Ihre Prozesse zusammen.

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