Viele Unternehmen betrachten bei der Einführung eines digitalen Rechnungsmanagements zunächst die Investitionskosten. Dabei wird häufig übersehen, dass der eigentliche Kostenfaktor bereits im Tagesgeschäft entsteht.

Jede eingehende Rechnung verursacht Bearbeitungsaufwand – vom Rechnungseingang über die Prüfung und Freigabe bis zur Buchung und Archivierung. Erfolgen diese Schritte überwiegend manuell, summieren sich Suchzeiten, Rückfragen, Medienbrüche und Wartezeiten zu erheblichen Prozesskosten.

Studien und Marktanalysen zeigen, dass die Gesamtkosten für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung im klassischen papier- oder PDF-basierten Prozess durchschnittlich zwischen 12 und 20 Euro kostet. Durch ein digitales Rechnungsmanagement mit automatisierten Workflows lassen sich diese Kosten häufig auf 3 bis 7 Euro je Rechnung reduzieren. Die tatsächlichen Werte hängen unter anderem vom Automatisierungsgrad, der Anzahl der Freigabestufen und der Integration in das ERP-System ab.

Entscheidend ist deshalb nicht die Frage, was eine Software kostet – sondern wie viel Einsparpotenzial in Ihrem heutigen Rechnungsprozess steckt.

📘 TANTZKY ERKLÄRT: Die Kosten einer Rechnung entstehen nicht nur durch das Erfassen oder Buchen. Den größten Anteil verursachen manuelle Tätigkeiten wie das Weiterleiten von Dokumenten, Rückfragen, Suchzeiten, Freigaben oder das Nachverfolgen offener Rechnungen.

👉 Zum weiterführenden Artikel: Digitales Rechnungsmanagement

Diese Frage hören wir in jedem Beratungsgespräch. Die Antwort lautet: Früher, als viele Unternehmen vermuten. Denn die Wirtschaftlichkeit eines digitalen Rechnungsmanagements hängt nicht allein von den Softwarekosten ab. Sie wird vor allem durch die eingesparten Prozesskosten bestimmt.

Bereits wenn Suchzeiten entfallen, Rechnungen schneller freigegeben werden und Skontofristen konsequent genutzt werden, amortisiert sich die Investition häufig innerhalb eines überschaubaren Zeitraums. Je höher das Rechnungsvolumen und je manueller der bisherige Prozess, desto schneller stellt sich dieser Effekt ein.

💡 TANTZKY TIPP: Eine Investition in digitales Rechnungsmanagement sollte immer als Prozessprojekt betrachtet werden – nicht als reines Softwareprojekt.

Viele Unternehmen starten ihre Digitalisierung mit dem Rechnungseingang. Warum? Weil sich hier Einsparpotenziale besonders schnell realisieren lassen und der Prozess klar strukturiert, nachvollziehbar und meist bereits dokumentiert ist. 

Nach kurzer Zeit zeigt sich allerdings häufig: Die geschaffenen Strukturen lassen sich auch hervorragend in vielen anderen Unternehmensbereichen nutzen. Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt beispielsweise auch:

• Vertragsmanagement
• Digitale Personalakten
• Einkauf und Purchase-to-Pay
• Projektakten
• Qualitätsmanagement
• E-Mail-Archivierung
• Kunden- und Lieferantenakten
• Service- und Wartungsprozesse

💡 TANTZKY TIPP: Viele unserer Kunden beginnen mit einem digitalen Rechnungsmanagement und erweitern ihr Dokumentenmanagement anschließend Schritt für Schritt auf weitere Geschäftsprozesse. So entsteht eine zentrale Plattform für die Digitalisierung des gesamten Unternehmens.