"Wir empfangen bereits E-Rechnungen." Diesen Satz hören wir derzeit in vielen Gesprächen mit Unternehmen. Beim genaueren Hinsehen zeigt sich folgendes Bild: Die Rechnung kommt zwar digital an, wird anschließend aber manuell gespeichert, per E-Mail weitergeleitet, in Excel dokumentiert oder auf einem Netzlaufwerk abgelegt.
Die E-Rechnung ist da – doch viele Rechnungsprozesse sind noch nicht wirklich digital.
Die Einführung der E-Rechnung ist der Impuls, bestehende Prozesse zu hinterfragen. Mit den nächsten gesetzlichen Anforderungen ab 2027 wächst der Anteil elektronischer Rechnungen weiter. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Medienbrüche zu beseitigen und den gesamten Rechnungseingang zukunftssicher aufzustellen.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen 7 typische Schwachstellen aus der Praxis – und wie Sie diese nachhaltig lösen können.
So funktioniert ein durchgängiger digitaler Rechnungseingang – von der E-Rechnung bis zur automatischen ERP-Übergabe.
Die Lösung
Ein zentrales Rechnungseingangspostfach mit automatischer Übergabe in den digitalen Workflow sorgt dafür, dass jede Rechnung sofort den richtigen Prozess durchläuft – unabhängig davon, wer gerade im Büro ist.
So unterstützt TANTZKY
Wir integrieren zentrale Rechnungseingangspostfächer direkt in den digitalen Rechnungsworkflow. Eingehende PDF-Rechnungen, XRechnungen oder ZUGFeRD-Dokumente werden automatisch erkannt, klassifiziert und ohne manuelle Zwischenschritte weiterverarbeitet.
💡 TANTZKY TIPP: Beginnen Sie die Digitalisierung bereits beim Rechnungseingang. Jeder manuelle Zwischenschritt kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.
👉 Interner Link: Digitales Rechnungsmanagement
Die Lösung
Ein Dokumentenmanagementsystem ersetzt starre Ordnerstrukturen durch eine intelligente Dokumentenverwaltung. Rechnungen werden automatisch verschlagwortet, revisionssicher archiviert und lassen sich innerhalb weniger Sekunden wiederfinden.
So unterstützt TANTZKY
Mit DocuWare schaffen wir eine zentrale Dokumentenplattform, auf der Rechnungen automatisch abgelegt, verschlagwortet und revisionssicher archiviert werden. Dokumente stehen berechtigten Mitarbeitenden jederzeit direkt zur Verfügung – ohne langes Suchen.
📘 TANTZKY ERKLÄRT: Ein Dokumentenmanagementsystem organisiert Dokumente anhand ihrer Inhalte und Metadaten – nicht anhand von Ordnerstrukturen. Dadurch werden Informationen schneller gefunden und Prozesse deutlich effizienter.
👉 Interner Link: Revisionssichere Archivierung
Die Lösung
Alle Eingangskanäle – E-Mail, Lieferantenportale, Scanner sowie strukturierte E-Rechnungen – sollten in einem zentralen digitalen Prozess zusammengeführt werden.
So unterstützt TANTZKY
Wir integrieren unterschiedliche Eingangskanäle in einen gemeinsamen Rechnungsprozess. Dadurch werden Rechnungen unabhängig von ihrer Herkunft einheitlich verarbeitet und automatisch den richtigen Workflows zugeordnet.
Die Lösung
So unterstützt TANTZKY
Digitale Workflows übernehmen diese Aufgaben automatisch. Bearbeitungsstände, Verantwortlichkeiten und Fristen werden zentral verwaltet und sind jederzeit nachvollziehbar.
Wir automatisieren Prüf- und Freigabeprozesse mit digitalen Workflows. Erinnerungen, Eskalationen und Vertretungsregelungen laufen automatisch im Hintergrund und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
💡 TANTZKY TIPP: Wenn Excel Ihren Prozess steuert, ist das oft ein deutliches Zeichen dafür, dass der eigentliche Workflow noch nicht digitalisiert wurde.
Die Lösung
Ein digitaler Freigabeworkflow führt jede Rechnung automatisch zur zuständigen Person. Alle Bearbeitungsschritte werden revisionssicher dokumentiert und sind jederzeit transparent.
So unterstützt TANTZKY
Unsere Workflow-Lösungen bilden individuelle Freigabeprozesse digital ab – inklusive Stellvertreterregelungen, Erinnerungen und Eskalationen.
Die Lösung
Eine durchgängige Integration verbindet ERP und Dokumentenmanagement. Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine stehen direkt im jeweiligen Geschäftsvorgang zur Verfügung.
So unterstützt TANTZKY
Als DocuWare Platinum Partner entwickeln wir leistungsfähige Integrationen in ERP-Systeme wie abas ERP, Sage 100, Microsoft Dynamics 365 Business Central und weitere Lösungen. Dadurch entsteht eine vollständige digitale Vorgangskette – vom Rechnungseingang bis zur Buchung.
👉 Interner Link: ERP-Integration mit DocuWare
Die Lösung
Nutzen Sie die gesetzlichen Veränderungen als Chance, Ihren gesamten Rechnungseingang neu zu denken. So schaffen Sie die Grundlage für schnellere Prozesse, höhere Transparenz und eine nachhaltige Automatisierung.
So unterstützt TANTZKY
Wir begleiten Unternehmen von der Analyse bestehender Prozesse über die Einführung von DocuWare bis hin zur Integration in vorhandene ERP-Systeme. Unser Ziel ist kein isoliertes Softwareprojekt, sondern ein durchgängiger digitaler Rechnungsprozess.
💡 TANTZKY TIPP: Die E-Rechnung ist nicht das Ziel – sie ist der ideale Anlass, Ihren gesamten Rechnungseingang zukunftssicher aufzustellen.
Viele Unternehmen verfügen bereits über die technischen Voraussetzungen für einen digitalen Rechnungsprozess – dennoch bremsen gewachsene Abläufe und Medienbrüche die tägliche Arbeit.
In einem gemeinsamen Workshop analysieren wir Ihren aktuellen Rechnungseingang, identifizieren Optimierungspotenziale und zeigen Ihnen, wie sich bestehende Systeme intelligent miteinander verbinden lassen. Häufig sind es bereits kleine Veränderungen, die zu deutlich kürzeren Bearbeitungszeiten und mehr Transparenz führen.
