Warum Vertragsprozesse heute noch unnötig Zeit kosten
Verträge gehören zu den wichtigsten Dokumenten eines Unternehmens. Dennoch laufen viele Vertragsprozesse noch immer erstaunlich analog ab: Dokumente werden erstellt, ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt, per E-Mail versendet und anschließend manuell abgelegt.
Was auf den ersten Blick unkompliziert erscheint, verursacht in der Praxis häufig Verzögerungen, Medienbrüche und unnötigen Verwaltungsaufwand. Gerade wenn mehrere Personen beteiligt sind oder Verträge kurzfristig abgeschlossen werden müssen, können sich Prozesse über Tage oder sogar Wochen hinziehen.
Dabei stehen heute Lösungen zur Verfügung, die den gesamten Vertragsprozess digital und rechtssicher abbilden – von der Erstellung bis zur revisionssicheren Archivierung.
Was digitale Signaturen verändern
Digitale Signaturen ermöglichen es Unternehmen, Verträge vollständig elektronisch zu unterschreiben. Dokumente müssen weder gedruckt noch physisch versendet werden. Stattdessen erfolgt die Unterzeichnung bequem per Smartphone, Tablet oder PC.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Schnellere Vertragsabschlüsse
- Weniger Verwaltungsaufwand
- Ortsunabhängiges Arbeiten
- Höhere Transparenz
- Revisionssichere Dokumentation
- Weniger Papierverbrauch
Besonders in Zeiten von Homeoffice, mobilen Arbeitsplätzen und standortübergreifender Zusammenarbeit werden digitale Signaturen zunehmend zum Standard moderner Geschäftsprozesse.
Gemeinsam digital erfolgreich
Seit Jahren ist TANTZKY einer der führenden DocuWare Partner. Unser erfahrenes Spezialisten-Team begleitet Unternehmen, Schritt für Schritt, bei der Digitalisierung.
Darüber hinaus bieten wir jahrelange Projekterfahrung u.a. für folgende Lösungsstrategien:
- unternehmensweites Druck- und Scan-Management
- Integration von Dokumenten-
Management-System - Workflow-Automatisierung und
Prozessoptimierung - Schnittstellen für CRM-, ERP- oder HR-Systeme
- u.v.m. rund um die Digitalisierung
Mit unseren Technologiepartnern bieten wir Ihnen unser ganzes Wissen und geballte Power für Ihre Unternehmens-Digitalisierung und IT Transformation.
Neben der Zeitersparnis spielt die Nachvollziehbarkeit eine entscheidende Rolle.
Jeder Signaturvorgang wird vollständig dokumentiert. Unternehmen können jederzeit nachvollziehen:
- Wer das Dokument unterzeichnet hat
- Wann die Signatur erfolgt ist
- Welche Authentifizierung verwendet wurde
- Welche Dokumentversion unterschrieben wurde
Dadurch entsteht ein transparenter und revisionssicherer Prozess, der auch bei Audits oder Compliance-Anforderungen überzeugt.
Vertrieb: Angebote, Rahmenverträge und Vereinbarungen können deutlich schneller abgeschlossen werden. Die Zeit bis zum Vertragsabschluss verkürzt sich erheblich.
Einkauf: Lieferantenverträge lassen sich effizient verwalten und ohne Verzögerungen freigeben.
Personalwesen: Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen oder Freigaben können digital bereitgestellt und unterschrieben werden.
Geschäftsführung: Transparente Prozesse, geringere Durchlaufzeiten und eine sichere Dokumentation schaffen die Grundlage für moderne Unternehmensabläufe.
