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Digitale Lösungen

DocuWare & KI im Großhandel: Dokumentenprozesse im Einkauf und Vertrieb automatisieren

Im Großhandel entstehen täglich große Mengen an Dokumenten – von Bestellungen über Lieferscheine bis hin zu Eingangsrechnungen. Diese Dokumente bilden die Grundlage für Einkauf, Vertrieb und Logistikprozesse.

Oft werden sie jedoch manuell verarbeitet, mehrfach erfasst oder in unterschiedlichen Systemen abgelegt. Das führt zu Verzögerungen, fehlender Transparenz und unnötigem Abstimmungsaufwand.

Mit DocuWare & KI lassen sich diese Dokumentenprozesse automatisieren und nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren. So entsteht eine durchgängige digitale Dokumentenkette entlang der gesamten Wertschöpfung.

Effiziente Dokumentenprozesse im Großhandel

Im Großhandel entscheiden Geschwindigkeit und Verfügbarkeit von Informationen über die Lieferfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit.

Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen müssen:

  • schnell verfügbar sein
  • korrekt zugeordnet werden
  • systemübergreifend verarbeitet werden

Digitale Dokumentenprozesse sorgen dafür, dass Informationen jederzeit dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden – im Einkauf, Vertrieb oder in der Buchhaltung.

Gemeinsam digital erfolgreich

Darüber hinaus bieten wir Ihnen jahrelange Projekterfahrung u. a. für folgende Lösungsstrategien:

  • unternehmensweites Druck- und Scan-Management
  • Integration von Dokumenten-
    Management-System
  • Workflow-Automatisierung und
    Prozessoptimierung
  • Schnittstellen für CRM-, ERP- oder HR-Systeme
  • u.v.m. rund um die Digitalisierung

Mit unseren Technologiepartnern bieten wir Ihnen unser ganzes Wissen und geballte Power für Ihre Unternehmens-Digitalisierung und IT Transformation.
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Dokumentenmanagement im Großhandel effizient gestalten

Ein strukturiertes Dokumentenmanagement im Großhandel sorgt dafür, dass alle relevanten Dokumente zentral verfügbar und direkt mit den jeweiligen Geschäftsvorgängen verknüpft sind.

So lassen sich Informationen schneller finden, Prozesse beschleunigen und Fehler vermeiden – eine wichtige Grundlage für effiziente Abläufe im Einkauf und Vertrieb.

Typische Dokumente im Großhandel

Im Tagesgeschäft entstehen zahlreiche geschäftskritische Dokumente:

  • Bestellungen
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Eingangsrechnungen
  • Gutschriften
  • Lieferanten- und Kundenkorrespondenz

Diese Dokumente gehören immer zu einem Geschäftsvorgang und müssen entsprechend strukturiert verarbeitet werden.

Herausforderungen im Großhandel: Medienbrüche und manuelle Prozesse

Viele Handelsunternehmen kämpfen mit ähnlichen Herausforderungen:

  • manuelle Erfassung von Dokumenten
  • fehlende Verbindung zwischen Dokument und Vorgang
  • zeitaufwendige Suche nach Informationen
  • Verzögerungen in Freigabe- und Buchungsprozessen

Gerade im Einkauf und in der Rechnungsverarbeitung entstehen dadurch unnötige Zeitverluste.

Dokumente im Wareneingang und Einkauf digital erfassen

Ein Großteil der Dokumente entsteht im Wareneingang oder im Einkauf.

Mit RICOH Multifunktionssystemen werden Dokumente direkt digital erfasst.
STREAMLINE NX® übernimmt die strukturierte Dokumentenlenkung.

Der Ablauf:

  • Dokument wird gescannt oder digital übernommen
  • Inhalte werden erkannt
  • Metadaten werden ergänzt
  • Dokument wird automatisiert an DocuWare übergeben

So entsteht bereits beim Eingang eine saubere Datenbasis für die weitere Verarbeitung.

Mobile Nutzung im Großhandel:
Dokumente flexibel verarbeiten

Auch im Großhandel spielt Mobilität eine zunehmende Rolle.

  • Dokumente können flexibel erfasst und weitergeleitet werden
  • Belege lassen sich direkt digital übergeben
  • Statusmeldungen sind jederzeit verfügbar

So bleiben Dokumente im Fluss – unabhängig vom Standort und jederzeit verfügbar.

DocuWare KI: Dokumente automatisch erkennen und zuordnen

Nach der Erfassung übernimmt die DocuWare KI die intelligente Verarbeitung.

Sie erkennt automatisch:

  • Dokumenttypen (z. B. Bestellung, Rechnung, Lieferschein)
  • Lieferanten- und Kundendaten
  • Bestell- und Auftragsnummern
  • Beträge und Positionen

Dokumente werden direkt dem richtigen Geschäftsvorgang zugeordnet – ohne manuelle Zwischenschritte.

Integration in ERP-Systeme im Großhandel

Der größte Mehrwert entsteht durch die Integration in bestehende ERP-Systeme.

DocuWare KI lässt sich nahtlos anbinden an z.B.:

  • SAP S/4HANA / SAP ERP
  • Microsoft Dynamics 365 Business Central
  • Sage 100

Dokumente und Daten werden automatisiert synchronisiert und direkt im jeweiligen Vorgang sichtbar. So entsteht eine enge Verbindung zwischen Dokument und Geschäftsprozess.

Vorteile digitaler Dokumentenprozesse im Großhandel

Die Digitalisierung bringt klare Vorteile:

  • schnellere Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen
  • zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente
  • bessere Transparenz über Vorgänge
  • weniger manuelle Datenerfassung
  • effizientere Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Vertrieb und Buchhaltung

So werden Dokumente zu einem aktiven Bestandteil der Geschäftsprozesse.

Praxisbeispiel: Vom Lieferschein zur digitalen Vorgangsakte

Ein Lieferant sendet Ware an den Großhändler.

Der Lieferschein wird im Wareneingang gescannt.
STREAMLINE NX übergibt das Dokument strukturiert an DocuWare.

Die DocuWare KI erkennt z.B. : Lieferant, Bestellung, Artikelpositionen.

Das Dokument wird automatisch dem entsprechenden Vorgang im ERP-System zugeordnet. So entsteht eine vollständige digitale Vorgangsakte:

  • Bestellung
  • Auftragsbestätigung
  • Lieferschein
  • Eingangsrechnung

Alle Dokumente sind zentral verfügbar und jederzeit abrufbar.

Von der Dokumentenerkennung zur durchgängigen Lösung im Großhandel

Viele Ansätze konzentrieren sich nur auf die Erfassung von Dokumenten.

Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch erst durch das Zusammenspiel von:

  • RICOH Multifunktionssysteme als Digitalisierungsstarter
  • STREAMLINE NX® für Dokumentenlenkung und Metadaten
  • DocuWare Dokumentenmanagement & KI für intelligente Verarbeitung
  • nahtlose Integration in ERP-Systeme

So entstehen durchgängige Prozesse im Einkauf und Vertrieb.

TANTZKY mit DocuWare und KI
steigern wir die Effizienz im Großhandel

Im Großhandel sind Dokumente ein zentraler Bestandteil aller Geschäftsprozesse. Mit DocuWare KI lassen sich Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen automatisiert verarbeiten und direkt in ERP-Systeme integrieren. Das Ergebnis: schnellere Prozesse, weniger manuelle Arbeit und bessere Transparenz. Eine durchgängige digitale Dokumentenkette im gesamten Handelsprozess.

TANTZKY unterstützt Großhandelsunternehmen bei der Digitalisierung ihrer Dokumentenprozesse. Wir verbinden:

  • strukturierte Dokumentenerfassung
  • mobile Nutzung im Prozess
  • Dokumentenlenkung mit STREAMLINE NX®
  • intelligente Verarbeitung mit DocuWare DMS & KI
  • Integration in ERP-Systeme

So entstehen effiziente, transparente und skalierbare Prozesse im gesamten Unternehmen.

Sie möchten Ihre Dokumentenprozesse entlang der Vorgangskette gezielt optimieren?

Gemeinsam entwickeln wir eine Lösung, die zu Ihren Abläufen passt – praxisnah, skalierbar und direkt im Arbeitsalltag wirksam.

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