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Digitale Lösungen

DocuWare KI in der Logistik: Dokumentenprozesse entlang der Lieferkette intelligent automatisieren

In der Logistik entstehen täglich große Mengen an Dokumenten – oft unter Zeitdruck und an unterschiedlichen Orten: im Wareneingang, im Lager, beim Transport oder direkt beim Kunden.

Lieferscheine, Frachtpapiere, Zustellnachweise oder Rechnungen müssen schnell erfasst, korrekt zugeordnet und systemübergreifend verarbeitet werden.

Mit DocuWare KI lassen sich diese Dokumentenprozesse automatisieren und nahtlos in bestehende Systeme integrieren. So entsteht eine durchgängige digitale Dokumentenkette entlang der gesamten Lieferkette.

Effiziente Dokumentenprozesse: Schlüssel für moderne Logistik

In der Logistik entscheidet die Geschwindigkeit der Informationsverarbeitung über die Effizienz der gesamten Lieferkette. Dokumente begleiten jede Bewegung von Waren – vom Wareneingang bis zur Zustellung.

Moderne Logistikprozesse profitieren davon, wenn Dokumente in Echtzeit verfügbar, korrekt zugeordnet und systemübergreifend nutzbar sind.

Auch Lösungen wie DocuWare zeigen, dass die Digitalisierung von Dokumentenprozessen ein zentraler Hebel sind, um Transparenz, Geschwindigkeit und Prozesssicherheit in der Logistik zu erhöhen.

Hier setzen wir mit intelligenter Software, wie z.B. STREAMLINE NX® und DocuWare in Verbindung mit KI an – eingebettet in eine saubere Integrationsarchitektur für ERP-, WMS- und TMS-Systeme.

Gemeinsam digital erfolgreich

Darüber hinaus bieten wir Ihnen jahrelange Projekterfahrung u. a. für folgende Lösungsstrategien:

  • unternehmensweites Druck- und Scan-Management
  • Integration von Dokumenten-
    Management-System
  • Workflow-Automatisierung und
    Prozessoptimierung
  • Schnittstellen für CRM-, ERP- oder HR-Systeme
  • u.v.m. rund um die Digitalisierung

Mit unseren Technologiepartnern bieten wir Ihnen unser ganzes Wissen und geballte Power für Ihre Unternehmens-Digitalisierung und IT Transformation.
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Typische Dokumente in Logistik & Transport

Logistikunternehmen arbeiten mit einer Vielzahl geschäftskritischer Dokumente:

  • Lieferscheine
  • Wareneingangsdokumente
  • Frachtpapiere (CMR)
  • Rechnungen
  • Zustellnachweise (POD)
  • Transport- und Tourendokumente

Diese Dokumente entstehen häufig mobil, werden manuell verarbeitet oder zeitverzögert erfasst – ein klarer Engpass für effizientes Dokumentenmanagement in der Logistik.

Herausforderungen in der Logistik:
Geschwindigkeit, Transparenz und Dokumentenmanagement

In der Logistik zählt jede Minute. Dokumente müssen:

  • schnell verfügbar sein
  • korrekt zugeordnet werden
  • für alle Beteiligten zugänglich sein

Typische Herausforderungen:

  • zeitverzögerte Dokumentenerfassung
  • fehlende Transparenz über Sendungen
  • manuelle Zuordnung zu Aufträgen
  • Medienbrüche zwischen Papier, System und mobilem Einsatz

Hier setzt die DocuWare KI an – eingebettet in eine durchgängige Prozessstruktur.

Dokumente im Wareneingang und unterwegs digital erfassen

Dokumente entstehen nicht nur im Büro, sondern im Wareneingang, im Lager, unterwegs beim Fahrer oder direkt beim Kunden vor Ort.

Mit RICOH Multifunktionssystemen oder der mobilen App werden Dokumente direkt digital erfasst. STREAMLINE NX® übernimmt dabei die strukturierte Dokumentenlenkung. Ein möglicher Ablauf:

1. Dokument wird gescannt oder mobil erfasst
2. Relevante Inhalte werden bereits beim Scan erkannt
3. Metadaten werden strukturiert übergeben
4. Dokument wird automatisiert an DocuWare übergeben
5. Workflows starten

So entsteht eine saubere Datenbasis bereits beim ersten Kontakt mit dem Dokument.

Mobile Nutzung:
Dokumente direkt im Prozess erfassen

Gerade in der Logistik ist Mobilität entscheidend.

  • Dokumente können direkt unterwegs erfasst werden
  • Zustellnachweise werden per Smartphone dokumentiert
  • Dokumente werden sofort an zentrale Systeme übergeben
  • Statusmeldungen sind in Echtzeit verfügbar

Gerade in der Logistik zeigt sich der größte Mehrwert mobiler Dokumentenprozesse: Zustellnachweise, Lieferscheine oder Transportdokumente können direkt vor Ort erfasst und ohne Zeitverzug in zentrale Systeme überführt werden. So wird aus einem Dokument sofort ein aktiver Bestandteil des Prozesses – entlang der gesamten Lieferkette.

DocuWare KI:
Dokumente automatisch erkennen und zuordnen

Nach der Erfassung übernimmt die DocuWare KI die intelligente Verarbeitung.

Sie erkennt automatisch:

  • Dokumenttypen (z. B. Lieferschein, Frachtbrief, Rechnung)
  • Sendungs- oder Auftragsnummern
  • Kunden- und Lieferantendaten
  • Mengen, Positionen und Inhalte

Dokumente werden direkt dem richtigen Vorgang zugeordnet – ohne manuelle Eingriffe.

Integration in ERP-, WMS- und TMS-Systeme

Der größte Mehrwert entsteht durch die Integration in bestehende Systeme. DocuWare mit KI lässt sich nahtlos anbinden an:

• ERP-Systeme:
SAP S/4HANA / SAP ERP oder Microsoft Dynamics 365

• Lagerverwaltungssysteme (WMS):
SAP EWM, LOGIS MOVE oder Ehrhardt + Partner (E+P / LFS)

• Transportmanagement-Systeme (TMS):
SAP TM, TRANSPOREON oder TIMOCOM

Dokumente und Daten werden automatisiert synchronisiert und direkt dem jeweiligen Auftrag, der Sendung oder dem Geschäftsvorgang zugeordnet. So entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen Dokument und Logistikprozess – über alle Systeme hinweg. Die Integration erfolgt dabei flexibel und lässt sich an bestehende Systemlandschaften und Prozesse individuell anpassen.

Vorteile der digitalen Dokumentenprozesse in der Logistik

Die Digitalisierung von Dokumentenprozessen in der Logistik bietet konkrete betriebliche Vorteile:

  • schnellere Verarbeitung von Dokumenten
  • zentrale Verfügbarkeit aller Sendungsdokumente
  • bessere Transparenz über Lieferketten
  • weniger manuelle Datenerfassung
  • mobile Verfügbarkeit in Echtzeit

So werden Dokumente zu einem aktiven Bestandteil der Logistikprozesse und nicht mehr zum Engpass.

Praxisbeispiel:
Vom Lieferschein zur digitalen Sendungsakte

Ein Fahrer liefert Ware beim Kunden aus. Der Lieferschein wird direkt vor Ort digital erfasst – per Scan oder mobil. STREAMLINE NX übergibt das Dokument strukturiert an DocuWare. Die DocuWare KI erkennt z.B. Auftrag, Kunde oder verschiedene Lieferpositionen.  Das Dokument wird automatisch der entsprechenden Sendung zugeordnet.

So entsteht eine vollständige digitale Sendungsakte: 

  • Lieferschein
  • Frachtpapiere
  • Zustellnachweise
  • Rechnung

Alle Dokumente sind zentral verfügbar und jederzeit abrufbar.

Typische Anwendungsfälle in der Logistik

1. Lieferscheine digitalisieren:
Automatische Zuordnung zu Aufträgen und Sendungen.

2. Frachtpapiere digitalisieren:
Strukturierte Verarbeitung und schnelle Auffindbarkeit.

3. Zustellnachweise erfassen:
Digitale Dokumentation direkt beim Kunden.

4. Wareneingang digitalisieren:
Dokumente direkt beim Eingang erfassen und weiterverarbeiten.

Von der Dokumentenerkennung zur
durchgängigen digitalen Logistiklösung

Viele Ansätze zur Digitalisierung in der Logistik konzentrieren sich auf die reine Erfassung oder Archivierung von Dokumenten. TANTZKY begleitet Logistikunternehmen bei der Digitalisierung ihrer Dokumentenprozesse. Der eigentliche Mehrwert entsteht durch das Zusammenspiel von:

  • strukturierter Dokumentenerfassung mit RICOH Multifunktionssystemen
  • mobile Nutzung im Prozess
  • Dokumentenlenkung und Metadatenübergabe mit STREAMLINE NX®
  • intelligenter Verarbeitung durch DocuWare mit KI
  • Integration in ERP-, WMS- und TMS-Systeme

Diese Kombination ermöglicht eine durchgängige digitale Dokumentenkette – von der Erfassung bis zur Verarbeitung bzw. Abrechnung im Geschäftsvorgang.

TANTZKY mit DocuWare und KI
bringen Tempo in die Logistik

In der Logistik sind Dokumente ein zentraler Bestandteil jedes Prozesses.

Mit DocuWare KI lassen sich Lieferscheine, Frachtpapiere und Zustellnachweise automatisiert verarbeiten und nahtlos in bestehende Systeme integrieren. Das Ergebnis: schnellere Prozesse, weniger manuelle Arbeit und volle Transparenz über alle Dokumente.

TANTZKY unterstützt Sie dabei, Ihre Dokumentenprozesse ganzheitlich zu digitalisieren – von der Erfassung über die strukturierte Dokumentenlenkung bis zur intelligenten Verarbeitung mit DocuWare KI und der Integration in Ihre ERP-, WMS- oder TMS-Systeme.

Sie möchten Ihre Dokumentenprozesse entlang der Lieferkette gezielt optimieren?

Gemeinsam entwickeln wir eine Lösung, die zu Ihren Abläufen passt – praxisnah, skalierbar und direkt im Arbeitsalltag wirksam.

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