DocuWare Aura ist ein "DocuWare eigner" KI-basierter Assistent, der direkt in die neue Generation von DocuWare integriert ist. Er unterstützt Unternehmen dabei, Informationen aus ihren archivierten Dokumenten schneller zu erschließen, Zusammenhänge zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die Besonderheit: Aura arbeitet mit den Dokumenten, die bereits in DocuWare gespeichert sind. Anwendende müssen keine Dateien exportieren oder in externe KI-Anwendungen hochladen. Über eine Chatfunktion können sie Fragen in gewöhnlicher Sprache stellen. Die künstliche Intelligenz analysiert die relevanten Dokumente und formuliert verständliche Antworten – einschließlich Verweisen auf die zugrunde liegenden Originaldateien.
Damit wird DocuWare nicht nur zum Speicherort für Geschäftsdokumente, sondern zunehmend zu einer intelligent nutzbaren Wissensquelle.
Fragen in natürlicher Sprache stellen
Anwendende formulieren ihre Fragen so, wie sie sie auch einem Kollegen stellen würden. Zum Beispiel:
--> Welche Zahlungsbedingungen haben wir mit diesem -Lieferanten vereinbart?
--> Welche Verträge laufen im kommenden Quartal aus?
--> Welche Unterschiede bestehen zwischen diesen beiden Vertragsversionen?
--> Welche zusätzlichen Gebühren wurden in der aktuellen Vereinbarung festgelegt?
Aura analysiert die für den jeweiligen Benutzer zugänglichen Dokumente und stellt die gefundenen Informationen verständlich dar.
Finanzbuchhaltung und Rechnungsmanagement
Eine Eingangsrechnung enthält beispielsweise eine zusätzliche Servicegebühr, deren Berechtigung zunächst unklar ist.
Bisher mussten Mitarbeitende die zugehörige Bestellung, den Lieferantenvertrag und gegebenenfalls weitere Vereinbarungen recherchieren und miteinander vergleichen. Mit DocuWare Aura können sie beispielsweise fragen: „Ist die berechnete Servicegebühr durch unsere Lieferantenvereinbarung abgedeckt?“ Der KI-Assistent kann die relevanten Vertragsinformationen analysieren und die entsprechenden Fundstellen nennen.
Die fachliche Prüfung und Entscheidung verbleiben weiterhin bei den verantwortlichen Mitarbeitenden.
Personalwesen und digitale Personalakte
In Personalabteilungen sind Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und weitere Personaldokumente oft über viele Jahre hinweg entstanden. DocuWare Aura kann berechtigte HR-Mitarbeitende dabei unterstützen, relevante Informationen schneller zu finden.
Eine mögliche Frage lautet: „Welche Regelungen zur mobilen Arbeit enthält die Zusatzvereinbarung dieses Mitarbeitenden?“ So lassen sich Inhalte gezielt auswerten, ohne umfangreiche Personalunterlagen manuell durchsuchen zu müssen. Voraussetzung sind entsprechend konfigurierte Zugriffsrechte.
👉 Weiterführend: Digitale Personalakte & HR-Prozesse mit DocuWare
Vertragsmanagement und Einkauf
Verträge enthalten häufig unterschiedliche Laufzeiten, Kündigungsbedingungen, Preisvereinbarungen und Sonderregelungen. Mit DocuWare Aura lassen sich solche Informationen schneller identifizieren und Vertragsversionen miteinander vergleichen.
Anwender können beispielsweise fragen: „Welche wesentlichen Änderungen enthält die neue Rahmenvereinbarung gegenüber der bisherigen Version?“
Das erleichtert die Vorbereitung von Vertragsprüfungen, Verhandlungen und geschäftlichen Entscheidungen.
DocuWare IDP automatisiert die Verarbeitung von Dokumenten. DocuWare Aura unterstützt die intelligente Nutzung ihrer Inhalte.
Während IDP beispielsweise eine eingehende Rechnung erkennt und deren Rechnungsnummer, Lieferanten und Beträge ausliest, kann Aura später Fragen zu bereits archivierten Rechnungen und dazugehörigen Vereinbarungen beantworten.
Die beiden Technologien erfüllen somit unterschiedliche Aufgaben und ergänzen sich.
Gerade bei vertraulichen Geschäftsunterlagen, Verträgen und personenbezogenen Daten ist der kontrollierte Zugriff entscheidend. DocuWare Aura berücksichtigt die bestehenden Benutzerberechtigungen in DocuWare. Der KI-Assistent kann nur die Dokumente auswerten, auf die der jeweilige Anwendende zugreifen darf.
Die Originaldokumente bleiben in DocuWare. Nach Angaben des Herstellers werden die Dokumenteninhalte bei einer Anfrage ausgewertet, ohne dass dafür separate Dokumentkopien in einer externen Wissensdatenbank angelegt werden müssen.
Die Quellenverweise ermöglichen es Anwendern, Aussagen nachzuvollziehen und zu überprüfen.
Ein denkbares Anwendungsszenario:
Mitarbeitende prüfen einen Lieferantenvorgang im ERP-System. Die strukturierten Bestell- und Buchungsdaten liegen im ERP, während Verträge, Vereinbarungen und Belege in DocuWare archiviert sind. Durch eine geeignete Integration könnten beide Informationsquellen miteinander verbunden werden, um die Prüfung des Vorgangs zu unterstützen.
Wichtig ist dabei: Die systemübergreifende Kombination setzt eine entsprechende technische Integration voraus. Sie entsteht nicht automatisch durch die Aktivierung von Aura.
DocuWare Aura ist Bestandteil der neuen DocuWare-Generation und wird im neuen Web-Client der DocuWare Cloud bereitgestellt. Für den Einstieg bietet DocuWare ein Freemium-Modell mit einem begrenzten Kontingent an Anfragen und Dokumenten. Für Unternehmen mit umfangreicherem Bedarf steht ein nutzungsbasiertes Premium-Modell mit erweiterten Funktionen und höheren Kontingenten zur Verfügung.
Welche Funktionen im konkreten Einsatz verfügbar sind, hängt unter anderem vom gewählten Modell und der eingesetzten DocuWare-Umgebung ab.
