Wir sehen aktuell zwei Bereiche, in denen Unternehmen besonders aufmerksam sein sollten: die E-Rechnungspflicht und die elektronische Führung von Entgeltunterlagen.

Bei der E-Rechnung geht es ab Januar 2027 in die nächste Phase. Für zahlreiche Unternehmen wird die Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen verpflichtend. Gleichzeitig laufen im Personalwesen wichtige Übergangsregelungen aus.

Aus meiner Sicht ist aber nicht allein entscheidend, welche gesetzlichen Fristen gelten. Unternehmen sollten sich vor allem fragen, ob ihre bestehenden Abläufe überhaupt für eine durchgängige digitale Verarbeitung ausgelegt sind.
Denn eine digitale Datei macht noch keinen digitalen Prozess. Wenn Rechnungen oder Personaldokumente zwar elektronisch eingehen, anschließend aber manuell verteilt, geprüft oder abgelegt werden, ist wenig gewonnen.

Genau deshalb empfehle ich, die bevorstehenden Veränderungen als Anlass zu nehmen, bestehende Prozesse grundsätzlich zu überprüfen.

Das ist sehr unterschiedlich. Einige Unternehmen haben ihre Prozesse bereits weitgehend digitalisiert und können neue Anforderungen relativ einfach integrieren.

Andere arbeiten noch mit einer Mischung aus Papier, E-Mails, Netzlaufwerken und verschiedenen Softwarelösungen. Das funktioniert im Tagesgeschäft oft erstaunlich lange. Sobald aber Informationen systemübergreifend verfügbar sein müssen oder zusätzliche Anforderungen hinzukommen, werden die Schwachstellen sichtbar.

Ein häufiger Irrtum ist, dass Digitalisierung automatisch bedeutet, bestehende Abläufe einfach elektronisch nachzubilden. Dabei lohnt es sich gerade jetzt, die Prozesse neu zu betrachten und unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden.

Ein häufiger Fehler besteht darin, Digitalisierung ausschließlich als Softwareprojekt zu betrachten. Natürlich benötigen Unternehmen geeignete Systeme. Aber selbst die beste Software bringt wenig, wenn Zuständigkeiten unklar sind oder bestehende Arbeitsabläufe nicht hinterfragt werden.

Wir erleben beispielsweise, dass Dokumente bereits digital vorliegen, anschließend aber ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt oder manuell in unterschiedliche Systeme übertragen werden.
Solche Medienbrüche verursachen unnötige Arbeit, verlängern Bearbeitungszeiten und erhöhen das Fehlerrisiko.

Deshalb schauen wir uns zu Beginn eines Projekts immer auch die Abläufe an. Wo entstehen Dokumente? Wer verarbeitet sie? Welche Informationen werden benötigt? Und an welchen Stellen lassen sich Prozesse vereinfachen oder automatisieren? Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich eine wirklich passende Lösung entwickeln.

Eine sehr wichtige. Denn die meisten Unternehmen verfügen bereits über verschiedene Softwarelösungen, die im Tagesgeschäft unverzichtbar sind. Die Herausforderung besteht darin, diese Systeme sinnvoll miteinander zu verbinden.

Nehmen wir den Rechnungseingang: Wenn relevante Informationen automatisch erkannt, mit vorhandenen Daten abgeglichen und anschließend an das ERP-System übertragen werden, entfallen zahlreiche manuelle Arbeitsschritte.

Genau hier ergänzen sich Dokumentenmanagement, Schnittstellen und automatisierte Workflows. Künstliche Intelligenz eröffnet zusätzliche Möglichkeiten. Sie kann beispielsweise Dokumente klassifizieren, Informationen extrahieren und bei der Zuordnung unterstützen. Die fachliche Prüfung und die notwendigen Kontrollen bleiben dabei wichtig.

Entscheidend ist für mich, dass wir Technologien nicht um ihrer selbst willen einsetzen. Sie müssen den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtern.

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Ich halte es für sinnvoll, Digitalisierung schrittweise anzugehen – allerdings mit einem klaren Gesamtkonzept.

Unternehmen müssen nicht sämtliche Prozesse gleichzeitig umstellen. Häufig ist es sogar besser, mit einem konkreten Anwendungsfall zu beginnen, bei dem schnell ein messbarer Nutzen entsteht. Das kann der digitale Rechnungseingang sein, die Einführung einer digitalen Personalakte oder die Automatisierung eines bestimmten Freigabeprozesses. Wichtig ist, dass die gewählten Lösungen später erweitert und in bestehende Systeme integriert werden können.

So entstehen keine neuen Insellösungen, sondern eine digitale Infrastruktur, die mit den Anforderungen des Unternehmens wächst.

DocuWare KI ist zu 100 % transparent: Jede automatisch extrahierte Information kann nachvollzogen, geprüft und bei Bedarf angepasst werden. Zudem läuft alles nach strengsten Sicherheitsstandards. Unternehmen behalten jederzeit die Kontrolle, während die KI im Hintergrund Routineaufgaben übernimmt. Das schafft Sicherheit und steigert gleichzeitig die Produktivität. 

Und wir bei TANTZKY sorgen dafür, dass diese Transparenz auch beim Kunden ankommt: Wir erklären die Technologie verständlich, beraten offen, begleiten jeden Einführungsschritt und stehen dauerhaft als erfahrener Ansprechpartner zur Seite. So entsteht Vertrauen – nicht nur in die KI, sondern in den gesamten digitalen Prozess.