Personalabteilungen stehen heute vor der Herausforderung, eine Vielzahl sensibler Dokumente effizient, sicher und gesetzeskonform zu verwalten. Bewerbungen, Arbeitsverträge, Personalakten, Zeugnisse oder Qualifikationsnachweise bilden die Grundlage moderner HR-Prozesse und begleiten Mitarbeitende über den gesamten Employee Lifecycle.
Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datenschutz, Compliance und eine schnelle Verfügbarkeit von Informationen. Papierakten, dezentrale Ablagen und manuelle Prozesse verursachen dabei nicht nur einen hohen Verwaltungsaufwand, sondern erschweren auch die Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung, Führungskräften und Mitarbeitenden.
Mit DocuWare & KI lassen sich Personaldokumente automatisch erkennen, klassifizieren und intelligent verarbeiten. In Kombination mit RICOH Multifunktionssystemen, STREAMLINE NX®, digitalen Workflows und der elektronischen Signatur entstehen durchgängige Personalprozesse – vom Bewerbungseingang bis zur revisionssicheren Archivierung.
Effiziente Dokumentenprozesse als Schlüssel moderner Personalarbeit
Das Personalwesen hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Neben Recruiting und Personalverwaltung stehen heute Themen wie Employer Branding, Onboarding, Mitarbeiterentwicklung und Compliance im Mittelpunkt.
Damit diese Prozesse effizient funktionieren, müssen Informationen jederzeit verfügbar und Dokumente strukturiert abgelegt sein.
Eine moderne Dokumentenmanagement-Lösung unterstützt Personalabteilungen dabei,
- Bewerbungsprozesse zu beschleunigen,
- Arbeitsverträge digital bereitzustellen,
- Personalakten zentral zu verwalten,
- gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten und
- Dokumente sicher und nachvollziehbar bereitzustellen.
So gewinnen Personalverantwortliche wertvolle Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben – die Betreuung und Entwicklung ihrer Mitarbeitenden.
Gemeinsam digital erfolgreich
Seit Jahren ist TANTZKY einer der führenden DocuWare Partner. Unser erfahrenes Spezialisten-Team begleitet Unternehmen, Schritt für Schritt, bei der Digitalisierung.
Darüber hinaus bieten wir jahrelange Projekterfahrung u.a. für folgende Lösungsstrategien:
- unternehmensweites Druck- und Scan-Management
- Integration von Dokumenten-
Management-System - Workflow-Automatisierung und
Prozessoptimierung - Schnittstellen für CRM-, ERP- oder HR-Systeme
- u.v.m. rund um die Digitalisierung
Mit unseren Technologiepartnern bieten wir Ihnen unser ganzes Wissen und geballte Power für Ihre Unternehmens-Digitalisierung und IT Transformation.
Personaldokumente erreichen Unternehmen auf unterschiedlichen Wegen – per E-Mail, über Bewerbungsportale, postalisch oder in Papierform.
Mit RICOH Multifunktionssystemen werden eingehende Dokumente schnell und hochwertig digitalisiert.
STREAMLINE NX® übernimmt anschließend die strukturierte Dokumentenlenkung und ergänzt bereits beim Scanprozess relevante Metadaten.
Der Ablauf ist dabei einfach:
- Dokument digital erfassen
- Dokumententyp auswählen oder automatisch erkennen
- Relevante Metadaten ergänzen
- Automatische Übergabe an DocuWare
So entsteht bereits beim Dokumenteneingang eine strukturierte Datenbasis für alle weiteren Personalprozesse.
Modernes Personalmanagement endet nicht am Schreibtisch. Führungskräfte, Personalverantwortliche und Mitarbeitende arbeiten zunehmend mobil oder standortübergreifend.
Mit den mobilen Anwendungen von DocuWare und STREAMLINE NX® können berechtigte Benutzer auch unterwegs sicher auf Dokumente und Workflows zugreifen.
So lassen sich beispielsweise:
- Bewerbungsunterlagen mobil einsehen
- Verträge oder Dokumente freigeben
- Unterlagen direkt digital erfassen
- Workflow-Aufgaben bearbeiten und Benachrichtigungen erhalten
- Personaldokumente standortunabhängig abrufen
Selbstverständlich erfolgt der Zugriff ausschließlich auf Basis definierter Rollen- und Berechtigungskonzepte und unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO sicher umzusetzen.
Nach der Erfassung übernimmt DocuWare KI die intelligente Dokumentenverarbeitung.
Die KI erkennt Dokumenttypen automatisch, extrahiert relevante Informationen und ordnet sie ohne manuellen Aufwand dem richtigen Bewerber oder Mitarbeiter zu.
Dabei können beispielsweise folgende Dokumente verarbeitet werden:
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsverträge
- Lebensläufe
- Zeugnisse
- Zertifikate
- Krankmeldungen
- Weiterbildungsnachweise
- Änderungsvereinbarungen
- Personalfragebögen
Zusätzlich erkennt die DocuWare KI wichtige Informationen wie:
- Name des Bewerbers oder Mitarbeiters
- Eintritts- oder Vertragsdatum
- Vertragsart
- Organisationseinheit
- Personalnummer
- Dokumententyp
Die gewonnenen Informationen werden automatisch als Indexdaten übernommen und bilden die Grundlage für strukturierte Workflows sowie die digitale Personalakte.
Dadurch reduziert sich der manuelle Erfassungsaufwand erheblich und Dokumente stehen innerhalb weniger Sekunden vollständig digital zur Verfügung.
Den größten Mehrwert entfaltet DocuWare KI durch die Integration in bestehende Personal- und Unternehmenssysteme.
Je nach Unternehmensgröße kommen beispielsweise folgende Lösungen zum Einsatz:
HR-Systeme
- Personio
- Sage HR
- rexx systems
- DATEV Lohn und Gehalt
- DATEV LODAS
- SAP SuccessFactors
ERP-Systeme
- SAP S/4HANA
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Sage 100
- abas ERP
Dokumente und Metadaten werden automatisch synchronisiert und direkt dem jeweiligen Mitarbeiter oder Bewerbungsprozess zugeordnet.
So entsteht eine zentrale Informationsbasis ohne doppelte Datenhaltung oder Insellösungen.
Die digitale Personalakte bildet das Herzstück moderner HR-Prozesse.
Alle Dokumente eines Mitarbeiters werden vollständig, revisionssicher und nachvollziehbar an einem Ort verwaltet.
Dazu gehören beispielsweise:
- Arbeitsverträge
- Qualifikations- und Weiterbildungsnachweise
- Krankmeldungen
- Personalfragebögen
- Änderungsvereinbarungen
- Mitarbeitergespräche
- Beurteilungen
- Weitere personalrelevante Dokumente
Durch intelligente Suchfunktionen und strukturierte Metadaten stehen sämtliche Informationen innerhalb weniger Sekunden zur Verfügung.
Klare Rollen- und Berechtigungskonzepte stellen sicher, dass ausschließlich autorisierte Personen Zugriff auf sensible Personaldaten erhalten.
Neben der digitalen Personalakte gewinnt künftig auch die digitale Entgeltakte weiter an Bedeutung.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen elektronisch geführt werden. Die bisherige Befreiungsmöglichkeit endet zum 31. Dezember 2026.
Wichtig ist dabei die Unterscheidung:
Die digitale Entgeltakte ersetzt nicht die vollständige Personalakte. Sie konzentriert sich auf Dokumente, die insbesondere für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Sozialversicherungsprüfungen relevant sind.
Hierzu zählen unter anderem:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Krankenkassenbescheinigungen
- Nachweise zur Versicherungs- oder Beitragspflicht
- Entsendungs- und Staatsangehörigkeitsnachweise
- Bescheide, Anträge und Erklärungen mit Entgeltbezug
Mit DocuWare lassen sich diese Dokumente strukturiert verwalten, revisionssicher archivieren und für Prüfungen jederzeit nachvollziehbar bereitstellen.
In Kombination mit DocuWare KI erfolgt die automatische Klassifizierung und Zuordnung der Dokumente zur richtigen Personal- oder Entgeltakte.
So schaffen Unternehmen bereits heute die Grundlage für zukünftige gesetzliche Anforderungen.
Viele Personalprozesse enden nicht mit der Dokumentenerfassung, sondern mit einer rechtsverbindlichen Unterschrift.
In Kombination mit der elektronischen Signatur lassen sich zahlreiche HR-Prozesse vollständig digital abbilden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Arbeitsverträge
- Änderungsvereinbarungen
- Zusatzvereinbarungen
- Einwilligungserklärungen
- Onboarding-Unterlagen
Nach der Unterzeichnung werden die Dokumente automatisch in der digitalen Personalakte archiviert und stehen sofort allen berechtigten Personen zur Verfügung.
Dadurch verkürzen sich Bearbeitungszeiten erheblich und neue Mitarbeitende können deutlich schneller integriert werden.
Ein professionelles Onboarding entscheidet häufig über den ersten Eindruck eines neuen Mitarbeiters.
Mit DocuWare lassen sich sämtliche Onboarding-Prozesse digital steuern.
Bereits vor dem ersten Arbeitstag können:
- Arbeitsverträge digital unterschrieben werden
- Personalunterlagen vollständig vorliegen
- Schulungsunterlagen bereitgestellt werden
- Checklisten automatisch erstellt werden
- Aufgaben an Fachabteilungen verteilt werden
Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass alle Beteiligten jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert sind.
So wird aus einem aufwendigen Verwaltungsprozess ein strukturierter und transparenter Ablauf.
Die Digitalisierung bietet Personalabteilungen zahlreiche Vorteile:
- deutlich schnellere Bewerbungs- und Vertragsprozesse
- vollständige digitale Personal- und Entgeltakten
- automatische Dokumentenerkennung durch DocuWare KI
- digitale Vertragsprozesse mit elektronischer Signatur
- sicherer Zugriff – auch mobil
- DSGVO-konforme Rollen- und Berechtigungskonzepte
- mehr Transparenz im gesamten Employee Lifecycle
- geringerer Verwaltungsaufwand und schnellere Auskunftsfähigkeit
So werden Dokumente zu einem aktiven Bestandteil moderner Personalprozesse und schaffen Freiräume für strategische HR-Aufgaben.
Die Digitalisierung von Personalprozessen endet nicht bei der elektronischen Ablage einzelner Dokumente.
Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn alle Komponenten intelligent zusammenspielen – von der Erfassung über die automatisierte Dokumentenverarbeitung bis hin zur Integration in bestehende HR- und ERP-Systeme.
Erst durch dieses Zusammenspiel entstehen durchgängige, transparente und effiziente Prozesse, die Personalabteilungen nachhaltig entlasten.
Der TANTZKY Digitalisierungsansatz verbindet dabei:
- RICOH Multifunktionssysteme als Einstieg in die Digitalisierung papierbasierter Dokumente
- STREAMLINE NX® für strukturierte Dokumentenlenkung, Metadaten und sichere Übergabe
- DocuWare KI zur automatischen Klassifizierung, Datenerkennung und intelligenten Verarbeitung
- Elektronische Signaturen für vollständig digitale Vertrags- und Freigabeprozesse
- Integration in HR-, ERP- und Drittsysteme für durchgängige digitale Personalprozesse
So entsteht eine moderne HR-Plattform, auf der Dokumente nicht nur archiviert, sondern aktiv Bestandteil intelligenter Geschäftsprozesse werden.
Ein Bewerber bewirbt sich per E-Mail auf eine ausgeschriebene Stelle.
Die Bewerbungsunterlagen werden automatisch an DocuWare übergeben.
Die DocuWare KI erkennt:
- Bewerber
- Lebenslauf
- Zeugnisse
- Anschreiben
- Dokumententypen und relevante Metadaten
Die Unterlagen werden automatisch dem Bewerbungsprozess zugeordnet.
Nach erfolgreicher Auswahl wird der Arbeitsvertrag digital erstellt, elektronisch unterschrieben und gemeinsam mit allen weiteren Dokumenten automatisch in der digitalen Personalakte archiviert.
Parallel werden Onboarding-Aufgaben an Personalabteilung, IT und Fachbereich verteilt.
So entsteht ein vollständig digitaler Personalprozess – vom Bewerbungseingang über die Vertragsunterzeichnung bis zur langfristigen Verwaltung aller Personaldokumente.
TANTZKY: Digitalisierungskompetenz für moderne Personalprozesse
Die Anforderungen an Personalabteilungen wachsen kontinuierlich. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an schnelle Abläufe, rechtssichere Dokumentation und digitale Zusammenarbeit.
Als einer der führenden DocuWare Platinum Partner in Deutschland begleitet TANTZKY Unternehmen seit vielen Jahren bei der Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen.
Unser Ansatz geht dabei weit über die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems hinaus.
Wir analysieren bestehende Abläufe, entwickeln praxisorientierte Digitalisierungskonzepte und verbinden Hardware, Software und intelligente Prozessautomatisierung zu einer durchgängigen Gesamtlösung.
Dabei unterstützen wir Unternehmen beispielsweise bei:
- der Einführung einer digitalen Personalakte
- der Vorbereitung auf die digitale Entgeltakte
- der Digitalisierung von Bewerbungs- und Onboarding-Prozessen
- der Einführung elektronischer Signaturen
- der Integration in bestehende HR- und ERP-Systeme
- der Automatisierung wiederkehrender Personalprozesse
So entstehen Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren und den administrativen Aufwand nachhaltig reduzieren.
Bereit für die nächste Generation Ihrer HR-Prozesse?
