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Branchen-Lösungen

Planung- und Ingenieurwesen

TANTZKY bietet seit vielen Jahren Digitalisierungslösungen speziell für das Planungs- und Ingenieurwesen. 

Für die Unternehmensgruppe Ingenieurbüro Fritz Spieth führten wir gemeinsam mit dem Inhouse-Projektteam das Dokumenten-Management-System (DMS) DocuWare mit verschiedenen Zusatzmodulen ein.

Seither arbeiten unternehmensweit, ca. 60 MItarbeiter aller Bereiche erfolgreich mit dem DMS – z.B. Projektverwaltung / Kundenakte, Personalwesen, Buchhaltung / Rechnungswesen, Controlling / Qualitätsmanagement sowie Auftragsverwaltung und profitieren von den vielen Vorteilen eines Dokumenten-Management-Systems.

Effizienter, schneller & kostengünstiger

  • Schaffung eines zentralen, digitalen und revisionssicheren Datenarchiv mit schnellem Zugriff auf die vollständigen Projektakten
  • strukturierte, systematische und effektive Dokumentenablage nach den gewünschten Leistungsphasen HOAI
  • Reduzierung der internen Kosten durch Optimierung der Such- und Ablagezeiten – relevante Informationen stehen unmittelbar allen Berechtigten zur Verfügung
  • Reduzierung der Prozesskosten durch Vereinfachungen im Bereich der Steuerung / Lenkung von Dokumenten
  • Automatisierung und Beschleunigung durch verschiedene Dokumenten-Workflows
  • transparente, nachvollziehbare und dokumentierte Projektbearbeitung
  • Nachvollziehbarkeit durch Versionierung und Historie der archivierten Dokumente
  • Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Vorgaben im Bezug auf die Dokumentenverwaltung/-archivierung
  • Effizienz-Steigerung durch mobilen Zugriff auf alle Informationen und Workflows

Darüber hinaus entwickelt das engagierte DMS-Projektteam rund um den Technischen Leiter & Prokuristen Georg Thier, mit Unterstützung der TANTZKY DMS-Spezialisten kontinuierlich weiter an der Verbesserung bzw. geplanten Erweiterung der DMS-Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen.

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Referenzbericht

Achivierungs- bzw. Aktenstruktur der
Projektakte nach Leistungsphasen nach HOAI

Alle Dokumente, wie z. B. E-Mails mit Anhängen, Briefe, Protokolle, Genehmigungen, Pläne, Verträge u.v.m. werden von verschiedenen Mitarbeitern anhand von eindeutig definierten Index-Kriterien verschlagwortet und können so klar strukturiert der Projektakte nach den entsprechenden Leistungsphasen zugeordnet werden.

DocuWare Zusatzmodule im Einsatz

Fest im Leitbild des Ingenieurbüro Fritz Spieth verankert, steht das Unternehmen u. a. für hervorragende Qualität, Sorgfalt und Ordnung. Hierbei legt die Geschäftsleitung besonderen Wert auf eine kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe und ermöglicht den Mitarbeitern eine moderne betriebliche Ausstattung für die Projektorganisation und -bearbeitung.

Maximale technische Unterstützung, wie z.B. das automatisierte Auslesen bestimmter Schlagwörter vereinfachen die Indexierung von Dokumenten erheblich. Durch die unternehmensweiten, klar definierten Arbeitsabläufe mit Fristen und Freigaberegeln gewinnen alle Mitarbeiter an Geschwindigkeit in der Bearbeitung der Dokumente.

DocuWare MOBIL

  • mobiler Zugriff von überall
  • mobile Aufgabenbearbeitung
  • ständige Verfügbarkeit auf vollständige Projektakte

DocuWare TASK MANAGER

  • Definition von komfortablen Aufgabenlisten zur
    schnelleren Bearbeitung
  • E-Mail-Benachrichtigung

DocuWare AUTOINDEX

  • automatische Indexierung
  • fehlerfreie Datenerfassung
  • keine manuelle Eingabe

DocuWare WORKFLOW MANAGER

  • Definition von Workflows
  • klare Aufgabenzuweisung
  • mobiler Zugriff
  • Eskalationsstufen
  • Vertretungsregeln

DocuWare CONNECT TO OUTLOOK

  • Integration in MS Outlook
  • direkter Ablage oder Zugriff auf Dokumente der Informationen
  • schnelle Vorschaufunktion

DocuWare SMART CONNECT

  • nahtlose Einbindung in beliebige Anwendungs-
    Programme möglich
  • direkter Zugriff aus Fremdanwendung

DocuWare Mobil:
Modernes Business ist mobil – direkter Zugriff auf Projektakten

Die Geschäftsleitung des Ingenieurbüro Spieth hat sich bewusst für das DocuWare Mobil - Add On entschieden. Hier können die Projektleiter z. B. bei der Bauabnahme vor Ort mit modernen Tablet-PC direkt auf die Projektakten, Pläne und Vereinbarungen zugreifen, um die Inhalte direkt vor Ort zu prüfen.

Dies sorgt für einen schnellen Informationsfluss, erhöhte Effizienz und eine rasche Entscheidungsfindung.

Weitere Vorteile:

  • Zugriff auf alle Dokumente und ständige Verfügbarkeit aller Informationen
  • Nachvollziehbarkeit durch Versionierung und Historie
  • gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten möglich

Darüber hinaus lassen sich von unterwegs Genehmigungen und Freigaben von verschiedenen Dokumenten bearbeiten und erhöhen so die Produktivität und steigern die Effizienz.

DocuWare Workflow-Manager:
Praktisches Tool für komplexe Geschäftsabläufe

Das DMS-Projektteam des Ingenieurbüro Spieth gestaltet gemeinsam mit den Spezialisten der Werner Tantzky GmbH verschiedene Workflows zur Automatisierung wiederkehrender Arbeitsprozesse, z. B. Angebotsbearbeitung, Rechnungsprüfung/-freigabe usw.

Hierbei werden präzise Regeln für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Entscheidungen definiert: klare Aufgabenzuweisung, Eskalationsstufen für eine Fristenregelung vordefinierter Aufgaben (z.B. Rechnungsfreigabe - Skontierung - Zahlungsfristen oder Angebotserstellung - Prüfung - Freigabe usw.) und bestimmen, was bei deren Überschreiten passieren soll.

Darüber hinaus wurde eine Vertretungsregelung automatisiert hinterlegt,
dass z. B. in Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters die Aufgabe direkt an den nächsten verfügbaren Kollegen im Team weitergeleitet wird.

Referenzen

Fritz Spieth Beratende Ingenieure GmbH

Zugriff – jederzeit und von überall

„Heute profitieren alle Mitarbeiter von dem schnellen Zugriff auf alle relevanten Projektdokumente.

Wir sind jederzeit und von überall in der Lage die entsprechenden digitalen Informationen abzurufen. Unsere operativen Geschäftsprozesse sind so noch effizienter, sicherer und kundenorientierter.

Die Werner Tantzky GmbH unterstützte uns erfolgreich von der Planung bis zur Projektumsetzung. Wir sind mit dem Engagement und dem Service des DMS-Teams sehr zufrieden.“

Georg Thier, Dipl. Ing (FH) & Prokurist
Technischer Leiter

Fritz-Müller-Straße 143 | 73730 Esslingen
Homepage: www.ib-spieth.de

Produkte

  • Software DocuWare
  • All-In-One-Suite Software-Lösung
  • Multifunktionssysteme (Farbe/SW) mit Finisher

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
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