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Digitale Lösungen

Managed Services digital gedacht:
Von der Erfassung bis zur digitalen Verarbeitung ohne Medienbruch

Wie TANTZKY mit RICOH digitale Dokumentenprozesse als Prozessarchitektur umsetzt

Die Ausgangsbasis einer modernen und zukunftsfähigen Output- und Digitalisierungsstrategie bilden leistungsfähige Multifunktionssysteme. Diese verbinden wir mit intelligenter Softwaretechnologie und KI, für eine durchgängige Prozessarchitektur mit digitalen Dokumentenprozessen für DMS-, CRM-, ERP- oder HR-Systeme.

Dabei liegt unser Fokus ganz klar, auf der aktuell bestmöglichen, technologischen Unterstützung unserer Kunden. Dokumentenprozesse werden vereinfacht, Anwender:innen unterstützt und IT-Strukturen nachhaltig entlastet.

Was bedeutet Prozessarchitektur bei TANTZKY?

Wir verstehen darunter die strukturierte Gesamtsicht aller dokumentenbasierten Abläufe – vom Eingang eines Dokuments über die intelligente Verarbeitung bis hin zur automatisierten Weiterführung in DMS- und ERP-Systemen. Ziel ist eine durchgängige, nachvollziehbare und skalierbare digitale Prozesslandschaft, die sich an der realen Arbeitsweise in Unternehmen orientiert – nicht an technischen Einzelkomponenten.

Digitale Kompetenzen bündeln

RICOH kombiniert leistungsfähige Output-Technologie mit innovativen Hightech-Scan-, Sicherheits- und Integrationsfunktionen. In Verbindung mit dem Prozess-Know-how von TANTZKY entstehen Lösungen, die sich nahtlos in bestehende digitale Systeme integrieren lassen – vom Dokumentenmanagement bis hin zu ERP-Workflows.

Wir begleiten unsere Kunden Schritt für Schritt auf dem Weg zu einem strukturierten, zukunftssicheren und zunehmend digitalen Arbeitsplatz. Unsere Kunden schätzen die ganzheitliche Betreuung – von der strategischen Analyse über die Prozessgestaltung bis zur operativen Umsetzung.

Wir denken Workflows neu, automatisieren Abläufe und verbinden Systeme intelligent mit Schnittstellen für CRM-, ERP- oder HR-Systeme.

Gemeinsam digital erfolgreich

Darüber hinaus bieten wir Ihnen jahrelange Projekterfahrung u. a. für folgende Lösungsstrategien:

  • unternehmensweites Druck- und Scan-Management
  • Integration von Dokumenten-
    Management-System
  • Workflow-Automatisierung und
    Prozessoptimierung
  • Schnittstellen für CRM-, ERP- oder HR-Systeme
  • u.v.m. rund um die Digitalisierung

Mit unseren Technologiepartnern bieten wir Ihnen unser ganzes Wissen und geballte Power für Ihre Unternehmens-Digitalisierung und IT Transformation.
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Managed Print Services (MPS) bei TANTZKY:
Output-Konzept als Basis 

Im "klassischen Verständnis" endet Output beim Drucken oder Kopieren. Im TANTZKY-MPS-Konzept beginnt dort erst der eigentliche Mehrwert für unsere Kunden. Eine moderne Outputflotte ist heute weit aus mehr: Einstiegspunkt für Informationen, Bindeglied zwischen Papier und digitalen Systemen und die Grundlage für automatisierte Dokumenten-Workflows. Deshalb planen bzw. wählen wir gemeinsam mit unseren Kunden die richtigen Druck- und  Multifunktionssysteme nach Leistungsklassen aus, insbesondere im Hinblick auf Arbeitsweisen, Dokumentenarten bzw. Digitalisierungszielen.

Das erstklassige RICOH Produktportfolio bietet dafür eine optimale Basis für professionelles Output Management – vielseitige Modelle und Ausstattungsvarianten für unterschiedliche Anforderungen innerhalb der digitalen Prozessstruktur.

Kleiner Auszug aus unserem Produktportfolio.

Perfekte Scan-Performance
direkt im Multifunktionssystem

RICOH bietet erstklassige Scan-Komponenten direkt als Bestandteil des Multifunktionssystems. So wurde z.B. die brandneue "Seamless Digitisation" SD-Serie gezielt für anspruchsvolle Scan- und Digitalisierungsprozesse entwickelt. Mit einem geraden Papierweg steigern diese Multifunktionssysteme die Produktivität und eignen sich besonders für die Verarbeitung empfindlicher oder gemischter Medien. 

Hightech-Scan-Technologie auf Wunsch integriert

• Gerader Papierdurchlauf
• Verarbeitung gemischter Formate, z.B. Kassenbons, Ausweise, Umschläge, dicke & dünne Medien
• Schonende Verarbeitung empfindlicher Originale
• Automatische Scan-Korrektur, z.B. Schieflagen, Schatten, Verzerrungen
• Hohe Dokumentenvielfalt und Volumen
• Anspruchsvolle Weiterverarbeitung und Automatisierung

Ideal bei hohen Scan-Volumen, z.B. digitaler Posteingang oder zentrale Scanlösungen für Buchhaltung, Einkauf und Verwaltung 

Intelligente Softwaretechnologie:
Das Bindeglied zwischen Output und Prozess

Eine moderne und leistungsfähige Outputflotte braucht intelligente Softwaretechnologie, die Dokumentenprozesse vereinfacht, Anwender:innen unterstützt und IT-Strukturen nachhaltig entlastet. Die Rolle übernehmen STREAMLINE NX® und / oder Ricoh Smart Integration (RSI) gemeinsam als zentrale Steuerungs- und Orchestrierungsebene innerhalb der Prozessarchitektur. TANTZKY verfügt über eine erstklassige und praxiserprobte Softwareauswahl – geht nicht, gibt´s nicht. 

STREAMLINE NX® – Strukturierte Dokumentenprozesse statt Einzelkonfigurationen

STREAMLINE NX® bildet die zentrale, prozessuale Software-Ebene innerhalb der Outputflotte. Sie verbindet Multifunktionssysteme mit Dokumentenmanagement- und ERP-Systemen und sorgt dafür, dass Dokumente strukturiert, sicher und nachvollziehbar in digitale Prozesse überführt werden.

Der Nutzen im Alltag:

• Zentrale Administration statt gerätebezogener Einzelkonfiguration
• Standardisierte Scan- und Ablageprozesse über Standorte hinweg
• Spürbare Entlastung der IT durch reduzierte Komplexität
• Geführte Workflows, die Anwender:innen sicher durch den Scan-Prozess leiten

➡️ Komplexe Technik tritt in den Hintergrund – Prozesse werden einfach nutzbar.

Ricoh Smart Integration (RSI) – Schlanke Integrationen direkt am System

Ergänzend dazu bietet RICOH mit Ricoh Smart Integration (RSI) eine native Integrationsplattform direkt auf den Multifunktionssystemen. 

RSI eignet sich insbesondere für:

• Standardisierte Cloud-Anbindungen (z. B. SharePoint, OneDrive)
• Einfache Scan- und Ablagefunktionen
• Schnelle, gerätenahe Integrationen ohne hohen Administrationsaufwand

Im TANTZKY-MPS-Konzept setzen wir RSI gezielt dort ein, wo schlanke, standardisierte Integrationen den größten Nutzen bringen.

➡️ RSI ergänzt STREAMLINE NX – ohne dessen Rolle als zentrale Prozesssoftware zu ersetzen.

Die natürliche Brücke zu DMS, ERP und KI-gestützten Digitalisierungsprojekten

Eine durchdachte Outputflotte ist der Startpunkt weiterer Digitalisierungsschritte. Auf Basis von Output Management, intelligenter Softwaretechnologie und klarer Prozessarchitektur lassen sich klassische und KI-gestützte Dokumentenprozesse nahtlos aufbauen.

KI-gestützte Dokumentenverarbeitung – Entlastung im Alltag

Auf dieser Basis entfaltet KI-gestützte Dokumentenverarbeitung ihren praktischen Nutzen: automatische Klassifizierung von Dokumenten, intelligente Datenextraktion relevanter Inhalte, Handwriting-Erkennung für handschriftliche Dokumente bzw. automatisches Dokumenten-Splitting bei Stapelscans, u.v.m.

➡️ Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

DocuWare DMS – Struktur und revisionssichere Ablage

• Automatische Klassifizierung von Dokumenten
• Strukturierte, revisionssichere Ablage und Indexierung
• Transparente Freigabe- und Prüfprozesse
• u.v.m.

➡️ Dokumentenmanagement wird aktiv und prozessgetrieben.

ERP-Integration – Teil der Wertschöpfung

• Übergabe von Belegen in ERP-Vorgänge
• Durchgängige digitale Prozessketten
• Weniger manuelle Dateneingaben
• u.v.m.

➡️ Dokumente werden Bestandteil der operativen Prozesse.

Fazit: Das perfekte Zusammenspiel für
maximal technologische Unterstützung

TANTZKY kombiniert im MPS-Konzept die Stärken der führenden Technologien und bündelt sie mit dem richtigen Workflowseinsatz zur strategischen Plattform für digitale Dokumentenprozesse. Unternehmen können damit ihre Dokumentenprozesse automatisieren, IT-Ressourcen entlasten und Anwender:innen nachhaltig unterstützen. So entsteht keine Sammlung einzelner Systeme, sondern eine zukunftssichere Prozessarchitektur, die mit den Anforderungen des Unternehmens wächst – heute und morgen.

System Funktion Nutzen
RICOH Multifunktionssysteme Scannen & digital erfassen Einstiegspunkt in den digitalen Prozess

STREAMLINE NX®
Ricoh Smart Integration (RSI)
 		 Verteilung & Workflow-Steuerung Strukturierte Übergabe, zentrale Regeln

DocuWare DMS mit KI

ERP-Integration

Intelligente Erkennung & Verarbeitung

Belegübergabe in ERP, CRM oder

Automatische Klassifizierung, Auslesen & Ablage

Dokumente werden Bestandteil der operativen Prozesse.

Durch diese Kombination entsteht ein nahtloser Datenfluss – von der physischen Post bis zur automatisierten digitalen Verarbeitung.
TANTZKY sorgt dafür, dass alle Komponenten optimal zusammenspielen und auf die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens abgestimmt sind.

Ihr nächster Schritt:
Die Zukunft ist digital – gestalten wir sie gemeinsam.

Seit vielen Jahren begleitet TANTZKY Unternehmen unterschiedlichster Größen bei der Planung, Umsetzung und Weiterentwicklung moderner Managed-Print-Services-Konzepte. Ob mittelständisches Unternehmen, wachsende Organisation oder komplexe Systemlandschaft – unser Ansatz ist stets derselbe: TANTZKY verbindet Output-Systeme, intelligente Softwaretechnologie und KI zu einer durchgängigen Prozessarchitektur für digitale Dokumentenprozesse.

Skalierbar. Verständlich. Zukunftssicher.

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