Digitalisierung in Banken bedeutet heute weit mehr als nur die Einführung neuer Software. Entscheidend sind Lösungen, die sich flexibel in bestehende Prozesse integrieren, Mitarbeiter entlasten und gleichzeitig höchste Anforderungen an Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Effizienz erfüllen. Genau mit diesem Anspruch wurde kürzlich ein neues STREAMLINE NX® Projekt bei einer Volksbank erfolgreich umgesetzt.
Digitale Workflowlösung für Banken
Im Mittelpunkt stand dabei nicht nur die technische Lösung selbst, sondern vor allem die Frage: Wie lassen sich bestehende Dokumenten- und Workflowprozesse nachhaltig vereinfachen – ohne komplizierte Projektstrukturen oder starre Standardprozesse?
Gemeinsam digital erfolgreich
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Management-System - Workflow-Automatisierung und
Prozessoptimierung - Schnittstellen für CRM-, ERP- oder HR-Systeme
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Der Wunsch nach mehr Effizienz und Transparenz
Wie viele Finanzinstitute stand auch diese Volksbank vor der Herausforderung, gewachsene Prozesse weiter zu digitalisieren und Abläufe bereichsübergreifend zu optimieren. Dokumente mussten schneller verfügbar sein, Bearbeitungswege transparenter werden und manuelle Zwischenschritte reduziert werden. Gleichzeitig galt es, bestehende Systeme zuverlässig einzubinden und den laufenden Betrieb möglichst reibungslos weiterzuführen.
Im Projekt wurden mehrere typische Anwendungsfälle aus dem Bankenalltag umgesetzt — bewusst praxisnah und ohne unnötige Komplexität:
- Drucken: Einrichtung zentraler Druckprozesse über PrintToMe und MailToPrint.
- ScanToMe: Einfaches Scannen von Dokumenten ohne nachgelagerten Verarbeitungsworkflow. Die Dateien werden zentral abgelegt und automatisch dem jeweiligen Benutzerordner zugeordnet.
- ScanToFolder für standardisierte Dokumente: Über einen eigenen Scan-Button können Mitarbeiter zwischen verschiedenen Dokumentarten wählen, zum Beispiel Kunden- oder Kontodokumente. Die Unterscheidung wird später im Dateinamen sichtbar. Barcodes werden automatisch ausgelesen, die Datei wird anhand der erkannten Informationen sowie eines Zeitstempels benannt und anschließend in einem zentralen Verzeichnis abgelegt.
- ScanToFolder für nicht standardisierte Dokumente: Für individuelle Dokumenttypen, beispielsweise Bürgschaften, wurde ein flexibler Workflow umgesetzt. Mitarbeiter können je nach Dokument zwischen Barcode-Erkennung und manueller Eingabe wählen. Kontonummern, Formularnummern und erkannte Barcodes werden zusammengeführt, für die Dateibenennung genutzt und zentral gespeichert.
Gerade diese Kombination aus einfachen Standardfunktionen und individuell steuerbaren Workflows war ein entscheidender Bestandteil der Lösung. Sie zeigt, dass Digitalisierung nicht immer aus einem einzigen großen Prozess bestehen muss. Oft entsteht der größte Nutzen dadurch, dass viele wiederkehrende Arbeitsschritte sauber, nachvollziehbar und benutzerfreundlich automatisiert werden.
Gerade in Banken sind solche Projekte besonders anspruchsvoll: Hohe regulatorische Anforderungen treffen auf komplexe interne Abläufe und eine Vielzahl beteiligter Fachbereiche. Umso wichtiger ist ein Digitalisierungspartner, der nicht nur Technologie liefert, sondern Prozesse versteht.
Im Auswahlprozess überzeugte vor allem die Kombination aus technischer Tiefe, individueller Anpassbarkeit und direktem Projektzugang.
Denn moderne Digitalisierungsprojekte benötigen heute vor allem:
- kurze Entscheidungswege,
- schnelle Reaktionszeiten,
- persönliche Ansprechpartner
- und Lösungen, die sich an reale Prozesse anpassen — nicht umgekehrt.
Genau hier spielte STREAMLINE NX® seine Stärken aus.
Durch die flexible Workflow-Architektur sowie die zentrale Verwaltung von Dokumenten, Barcode-Informationen und Prozessdaten innerhalb von STREAMLINE NX® konnte die Lösung gezielt auf die Anforderungen der Bank zugeschnitten werden. Dokumente, Barcodes, Eingabewerte, Metadaten, Dateinamen und Ablageziele lassen sich dadurch strukturiert steuern und effizient in bestehende Arbeitsabläufe integrieren.
Gleichzeitig sorgte die enge Zusammenarbeit zwischen Projektteam und Fachbereichen für eine schnelle und praxisnahe Umsetzung.
Bereits im ersten Termin zeigte sich, dass erfolgreiche Digitalisierung nicht allein von Software abhängt.
Entscheidend war vielmehr das gemeinsame Verständnis für die täglichen Abläufe innerhalb der Bank: Wo entstehen Medienbrüche? Welche Arbeitsschritte kosten unnötig Zeit? Welche Informationen müssen schneller verfügbar sein? Und wie lassen sich Prozesse gleichzeitig effizienter und transparenter gestalten?
Auf Basis dieser Analyse wurde die STREAMLINE NX® Lösung individuell integriert und an die bestehenden Anforderungen angepasst.
Dabei standen vor allem folgende Ziele im Fokus:
- Reduzierung manueller Bearbeitungsschritte
- schnellere Dokumentenverfügbarkeit
- höhere Transparenz in Prozessen
- bessere Nachvollziehbarkeit von Vorgängen
- Entlastung der Mitarbeiter im Tagesgeschäft
- zentrale Verwaltung von Dokumenten und Registrierungsinformationen
Ein besonders anschauliches Beispiel ist die Verarbeitung von Dokumenten über individuelle Scan-Buttons. Mitarbeiter starten den Vorgang direkt am Gerät, wählen die passende Dokumentart aus und übergeben das Dokument anschließend an den definierten Workflow.
Bei standardisierten Dokumenten übernimmt STREAMLINE NX® die automatische Barcode-Erkennung. Die erkannten Werte werden zur strukturierten Dateibenennung genutzt und mit einem aktuellen Zeitstempel ergänzt. Dadurch entstehen eindeutige Dateinamen, die eine spätere Zuordnung und Weiterverarbeitung erleichtern.
Bei nicht standardisierten Dokumenten kann der Mitarbeiter zusätzliche Angaben manuell erfassen. Diese Eingaben werden mit vorhandenen Barcode-Informationen kombiniert. So lassen sich auch Dokumente verarbeiten, die nicht vollständig standardisiert vorbereitet wurden.
Das Ergebnis ist ein einheitlicher Ablauf für unterschiedliche Dokumenttypen: scannen, erkennen, ergänzen, benennen und zentral ablegen.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor des Projekts war die direkte und enge Kommunikation während der gesamten Umsetzung.
Anstatt langer Abstimmungswege konnten Anforderungen kurzfristig bewertet und Anpassungen schnell umgesetzt werden. Gerade bei komplexen Workflow-Projekten entsteht dadurch ein erheblicher Vorteil — sowohl für die Projektgeschwindigkeit als auch für die spätere Akzeptanz im Arbeitsalltag.
Die Einführung verlief strukturiert, praxisnah und mit klarem Fokus auf die tatsächlichen Anforderungen der Mitarbeiter.
Das Projekt zeigt erneut, wie wichtig flexible und individuell anpassbare Lösungen in der Finanzbranche geworden sind.
Standardisierte Systeme stoßen dort schnell an Grenzen, wo Prozesse unterschiedlich gewachsen sind oder besondere Anforderungen berücksichtigt werden müssen.
Mit STREAMLINE NX® lassen sich digitale Dokumenten- und Workflowprozesse gezielt an bestehende Strukturen anpassen — effizient, transparent und zukunftssicher.
Die zentrale Verwaltung von Dokumenten, Barcode-Informationen und Prozessdaten unterstützt zusätzlich dabei, Informationen strukturiert bereitzustellen und Prozesse innerhalb der Bank noch effizienter zu steuern.
Die erfolgreiche Umsetzung bei der Volksbank ist kein Einzelfall. Als zertifizierter RICOH STREAMLINE NX® Fachhandelspartner begleitet TANTZKY seit vielen Jahren Unternehmen und Organisationen bei der Digitalisierung von Dokumenten- und Workflowprozessen.
Die Erfahrung aus zahlreichen Projekten — von mittelständischen Unternehmen bis hin zu komplexen Anforderungen im Banken- und Verwaltungsumfeld — fließt dabei direkt in die Umsetzung ein.
Gerade bei individuellen Workflow-Prozessen zeigt sich immer wieder, wie wichtig praxisnahe Beratung, schnelle Entscheidungen und ein tiefes Verständnis für bestehende Abläufe sind.
Der Fokus liegt dabei nicht auf starren Standardlösungen, sondern auf individuell passenden Prozessen, die im Arbeitsalltag zuverlässig funktionieren und mit den zukünftigen Anforderungen des Kunden mitwachsen.
Die erfolgreiche Einführung bei einer Volksbank bestätigt erneut: Digitalisierung funktioniert dann besonders erfolgreich, wenn Technologie, Prozessverständnis und partnerschaftliche Zusammenarbeit zusammenkommen.
Nicht die Größe eines Anbieters entscheidet über den Projekterfolg — sondern die Fähigkeit, Anforderungen wirklich zu verstehen und praxisnah umzusetzen.
Mit STREAMLINE NX® entstehen Lösungen, die sich an den Arbeitsalltag anpassen und Banken dabei unterstützen, Prozesse nachhaltig zu modernisieren.
