Montagmorgen im Büro. Ein Angebot muss dringend raus, eine Rechnung soll noch schnell gedruckt werden – und genau in diesem Moment meldet das Multifunktionssystem: „Toner leer.“
Wenn der Toner plötzlich leer ist
Jetzt beginnt in vielen Unternehmen die typische Suche: Welcher Toner gehört zu diesem System? Ist noch eine Kartusche im Schrank? Wer bestellt den Toner? Und wann wird er geliefert?
Nicht selten steht das Druck- oder Multifunktionssystem zunächst still, bis Ersatz organisiert ist. Dabei geht es heute deutlich komfortabler.
Genaue Zuordnung: Seriennummer und Standort am System und auf den Tonern
Intelligentes Flottenmanagement für Drucksysteme
Damit Managed Print Services zuverlässig funktionieren, kommen spezielle Fleetmanagement-Lösungen für Drucksysteme zum Einsatz. Diese Systeme überwachen alle angebundenen Druck- und Multifunktionssysteme eines Unternehmens zentral und erfassen kontinuierlich wichtige Systemdaten wie:
• Tonerfüllstände
• Systemzählerstände
• Systemstatus und Fehlermeldungen
• Wartungs- und Serviceinformationen
Die gesammelten Informationen ermöglichen eine proaktive Betreuung der gesamten Druckumgebung. Serviceeinsätze können frühzeitig geplant und mögliche Störungen schneller erkannt werden. Solche Lösungen können herstellerübergreifend eingesetzt werden und ermöglichen die Überwachung kompletter Druckerflotten – vom einzelnen Bürogerät bis hin zu größeren Druckumgebungen.
Ein Beispiel für eine solche Fleetmanagement-Software ist der Fleetmanager von docuFORM oder die @Remote-Lösung von RICOH, die innerhalb von Managed Print Services zur automatischen Überwachung der Systeme eingesetzt werden können.
Toner wird automatisch geliefert – bevor er leer ist
Ein besonders komfortabler Bestandteil von Managed Print Services ist die automatische Tonerversorgung. Sobald der Tonerfüllstand eines Systems unter einen definierten Schwellenwert fällt, erkennt das Fleetmanagement-System automatisch den Bedarf. Der Ablauf funktioniert dabei ganz einfach:
1. Der Tonerfüllstand sinkt unter den definierten Grenzwert.
2. Das Fleetmanagement-System erkennt den Bedarf.
3. Die passende Tonerkartusche wird automatisch versendet.
4. Der Toner trifft meist ein, bevor der aktuelle Toner vollständig verbraucht ist.
So steht der Ersatz bereits bereit, wenn er benötigt wird. Stillstände im Druckbetrieb werden dadurch zuverlässig vermieden.
Tonerwechsel bei modernen Multifunktionssystemen
Der Austausch selbst ist bei modernen Druck- und Multifunktionssystemen schnell erledigt. In den meisten Fällen dauert der Tonerwechsel nur wenige Sekunden:
• Tonerklappe öffnen
• leere Kartusche entnehmen
• neue Kartusche vorher aufschütteln und einsetzen
• weiterarbeiten
Viele unserer Systeme unterstützen den Vorgang zusätzlich mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt auf dem Display. Der Druckbetrieb kann danach sofort fortgesetzt werden.
Drucksysteme als Teil der Unternehmens-IT
Moderne Druck- und Multifunktionssysteme sind heute weit mehr als reine Ausgabegeräte. Sie sind ein fester Bestandteil der IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Mit Lösungen wie STREAMLINE NX® können Multifunktionssysteme direkt mit der Unternehmens-IT verbunden werden.
Die Software übernimmt dabei eine zentrale Rolle in der Steuerung der Druck- und Scanumgebung und verbindet Geräte mit digitalen Geschäftsprozessen.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören unter anderem:
• zentrale Benutzerverwaltung und Zugriffskontrolle
• sichere Authentifizierung direkt am Multifunktionssystem
• Echtzeit-Statusinformationen zu Geräten, Toner und Service
• zentrale Steuerung von Druck- und Scanprozessen
• Integration von Scan-Workflows in
• Dokumentenmanagement- oder ERP-Systeme
Dadurch können Dokumente bereits beim Scannen automatisch an die richtigen Systeme oder Ablagen übergeben werden. Multifunktionssysteme werden so zu einer Schnittstelle zwischen Papierdokumenten und digitalen Geschäftsprozessen.
Nachhaltigkeit:
Toner-Recycling und umweltgerechte Entsorgung
Neben Komfort und Zuverlässigkeit spielt auch das Thema Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle im Druckmanagement. Leere Tonerkartuschen dürfen nicht im Restmüll landen. Viele Hersteller bieten heute Rücknahme- und Recyclingprogramme an, bei denen verbrauchte Toner gesammelt und umweltgerecht wiederverwertet werden.
Auch im Rahmen unserer Managed Print Services lässt sich dieser Prozess einfach organisieren. Die leeren Tonerkartuschen werden z.B. in Umweltboxen gesammelt und über entsprechende Rücknahmesysteme dem Recycling zugeführt. So können wertvolle Materialien wiederverwendet und Ressourcen geschont werden.
Mehr Informationen dazu finden Sie auch in unserem Blogartikel über Toner-Recycling und nachhaltige Entsorgung von Druckerverbrauchsmaterialien.
Moderne Druckinfrastruktur für Unternehmen
Managed Print Services sorgen dafür, dass Druck- und Multifunktionssysteme zuverlässig betrieben werden – ohne zusätzlichen Aufwand im Unternehmen. Die Systeme werden kontinuierlich überwacht, Toner wird automatisch geliefert und eventueller Servicebedarf wird frühzeitig erkannt. In Kombination mit Lösungen wie STREAMLINE NX® lassen sich Multifunktionssysteme zusätzlich in digitale Dokumentenprozesse integrieren.
So entsteht eine moderne Druckinfrastruktur, die nicht nur zuverlässig funktioniert, sondern aktiv zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen beiträgt.
