Ablage per Mausklick – für ein- und ausgehende E-Mails
Eine Nachricht informiert Sie über die erfolgreiche Archivierung. Sie können die E-Mails auch in einem DMS-Briefkorb speichern, um sie dort zu sammeln und alle zusammen im Archiv abzulegen.
Oder Sie heften E-Mails zu einem DMS-Dokument zusammen. Auch kann die Software die E-Mails in einem Briefkorb automatisch Ordnungskriterien zuweisen. Mit dem Button Senden und Ablegen können Sie Ihre E-Mails gleichzeitig verschicken und archivieren. Das gilt für neue E-Mails genauso wie für das Beantworten und Weiterleiten von empfangenen E-Mails.
Besonders praktisch: Die Schaltfläche lässt sich in die Schnellzugriffsleiste von MS Outlook integrieren.
Index-Daten
Automatische Verschlagwortung war für unseren Kunden sehr wichtig:
- Automatische Indexierung
- Intelligente Verschlagwortung
- Maschinelles Lernen
- Indexkorrekturen
Intelligenter E-Mail-Import mit Infodaten wie Absender, Betreff und/oder Datenübernahme aus dem kundenspezifischen ERP können elektronisch indexiert werden.
Volltext-Suche
Wichtige Suchansichten sind direkt in MS Outlook eingebettet, so dass Sie Ihren E-Mail-Client nicht verlassen müssen, um zu recherchieren. Die Ergebnisse werden direkt angezeigt.
Alle Informationen aus den digitalisierten Dokumenten können schnell und übergreifend durchsucht werden.
In der Volltextsuche können alle relevanten Inhalte abgefragt werden. Das passende Dokument wird aufgerufen und die relevanten Information farblich markiert.
Archivierungsvorschriften und -fristen werden in einer Vielzahl von Gesetzen wie z.B. AO/HGB oder GoBD geregelt. Eine allgemeingültige Vorgehensweise gibt es dabei nicht, da viele Faktoren eine Rolle spielen. Wörtlich übersetzt bedeutet revisionssicher "vor einer Abänderung geschützt".
Die GoBD (Abkürzung: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden - also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern - vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen.
Papierbelege können digital archiviert, also ersetzende Scans sind ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Firewalls und Antivirenprogramme müssen upgedatet sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.
Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation. Natürlich wird DocuWare so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.
Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie z.B. Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Da auch diese im Original aufbewahrt werden müssen, reicht es nicht diese auszudrucken und abzuheften.
Sie müssen in elektronischer Form abgelegt werden. Hierbei kann Ihnen nur eine Software zu Mailarchivierung bzw. ein Dokumentenmanagement-System helfen.