... Multifunktionssystem
Papierhafte Rechnungsbelege können beispielsweise standardisiert am Druck- bzw. Multifunktionssystem per Tastenwahl "DocuWare" gescannt, mit Metadaten versehen und automatisiert an DocuWare übermittelt werden.
Höchste Performance für Ihre Arbeit: Die Duplex-Scann-Einheiten der neuen RICOH IM C XX10A-Klasse scannen 150 Einzel- bzw. 300 Doppelseiten pro Minute in einem Durchlauf. Das spart ernorme Arbeitszeit.
... mobile Scan-Lösung
Mobile Scan-Lösungen über App bzw. Software integrieren Handy bzw. Tablet und ermöglichen selbst Dokumenten-Erfassung im Homeoffice oder von unterwegs.
Die Bedienung erfolgt intuitiv und einheitlich per Auswahl und übermittelt das Dokument und die Metadaten direkt an DocuWare.
... Dokumentenscanner
Mit dem DocuMen Netzwerkscanner können Sie papierhafte Rechnungsbelege per Tastenwahl "DocuWare" direkt in den Ablagedialog des Dokumennten-Management-Systems scannen.
Komfortabel können Sie die Dokumente mit Metadaten versehen und an DocuWare übermittelt. Der Duplex-Scanner verarbeitet 30 Seiten pro Minute, Vorder- und Rückseite in einem Durchlauf.
... Schnittstellenanbindung
Dokumente, die Sie bereits digital erreichen, können rechtskonform, per Schnittstellenanbindung z.B. direkt aus dem E-Mail-Programm oder dem elektronischer Rechnungseingang, an DocuWare übermittelt werden.
Des Weiteren können elektronische Dokumente direkt aus einer Anwendung bzw. App an DocuWare übermittelt werden.
Die beim Scannen ausgelesenen Informationen bzw. Daten werden an DocuWare übergeben. Darüber hinaus lernt DocuWare mit jeder Rechnung das intelligente Indexieren. Alle rechnungstypischen Daten werden automatisch ausgelesen, wie zum Beispiel der Kreditorenname, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, das Leistungsdatum sowie die Netto- und Bruttobeträge.
Der Status wird automatisch auf "zur Prüfung" gesetzt und die Rechnung ist bis zur Freigabe für die Buchung, bzw. den Zahllauf gesperrt.
- sachliche / rechnerische Prüfung
- Erfassung buchungsrelevanter Daten
- automatisierte Workflows mittels Berechtigungskonzept
- automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den Prüfer/-In über Aufgaben: "Bitte Rechnung freigeben."
- automatisierte Workflows mittels Berechtigungskonzept
- automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den Prüfer/-In über Aufgaben
- Freigabe mittels digitalem Stempel
- Änderung des Dokumentenstatus
- Ausgabe des geprüften Beleges mit den erfassten Informationen
- Export des Belegbildes inkl. Metadaten
- automatisierter Import in ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren-Modul (SBA-Modul) z.B. definierte Zeitsteuerung
- Ausgabe des geprüften Belege mit den erfassten Informationen
- Erzeugung einer Buchungsdatei aus DocuWare (.csv)
- automatisierter Import ADDISON (inkl. Aufteilungsbuchung)
- Vervollständigung und ggf. Aufteilung der Buchung
- Plausibilitätsprüfung bei der Verbuchung in ADDISON / SBA
- Einbettung der Dokumenten-Verknüpfung innerhalb von Addison
- komfortabler Aufruf der Rechnung aus "Buchen im Dialog", Kontenblatt bzw. Controllingtool
- Anzeige des zugehörigen Beleges im Webclient
- STATUS-Übergabe an DocuWare
- Statusübergabe von ADDISON an DocuWare
- Rechnung kann nach der Verbuchung automatisch in DW als „gebucht“ gekennzeichnet werden
- Rechnung kann nach der Zahlung mit ADDISON Finanzbuchhaltung automatisch als „bezahlt“ gekennzeichnet werden
- Nach Zahlung mit der ADDISON Finanzbuchhaltung kann automatisch ein „Bezahlt-Stempel“ auf das Dokument aufgebracht werden
- Stammdaten-Übergabe von ADDISON an DocuWare, z.B. Kreditoren, Sachkonten, Steuerschlüssel, Kostenstellen, Kostenträger oder Zahlungsinformationen
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Vollintegrierte Dokumenten-Recherche nach allen Indexierungskriterien ohne die ADDISON Oberfläche verlassen zu müssen.
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Alle archivierten Rechnungen werden vollständig und übersichtlich angezeigt.
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Ein weiterer Vorteil ist die Volltext-Durchsuchbarkeit der Dokumente. Egal, ob Sie beispielsweise nach Lieferanten, Bestell- oder Vorgangsnummer suchen, Sie erhalten die Ergebnisse sofort per Mausklick.
- Reduzierung von Recherche-Zeiten