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Digitale Lösungen

DocuWare KI im Bauwesen:
Wiegescheine und Baustellendokumente intelligent digitalisieren

Im Bauwesen entstehen täglich zahlreiche geschäftskritische Dokumente – insbesondere Wiegescheine, Lieferscheine, Prüfberichte und Rechnungen. Sie sind die Grundlage für Abrechnung, Materialnachweise und Projektsteuerung.

Gleichzeitig sind diese Dokumente häufig papierbasiert, handschriftlich ausgefüllt oder dezentral abgelegt. Das führt zu Verzögerungen, fehlenden Informationen und unnötigen Abstimmungen.

Mit DocuWare KI lassen sich diese Dokumentenprozesse intelligent automatisieren und nahtlos in bestehende Systeme integrieren. So entsteht eine durchgängige digitale Struktur – von der Baustelle bis zur finalen Abrechnung.

Typische Herausforderung im Bauwesen:
Wiegescheine und Baustellendokumente

Ein zentrales Beispiel im Bauwesen sind Wiegescheine. Sie dokumentieren Materiallieferungen, Entsorgungsmengen und Transportdaten und sind damit entscheidend für die Abrechnung.

In der Praxis ergeben sich dabei häufig Probleme:

• verlorene oder verspätet erfasste Dokumente
• fehleranfällige manuelle Dateneingabe
• verzögerte Abrechnungsprozesse
• Unklarheiten bei Mengen und Lieferungen

Gerade bei komplexen Bauprojekten können diese Herausforderungen erhebliche Auswirkungen auf Zeit und Kosten haben.

Hier setzen wir mit intelligenter Software, wie z.B. STREAMLINE NX® und DocuWare mit KI an – eingebettet in eine saubere Integrationsarchitektur.

Gemeinsam digital erfolgreich

Darüber hinaus bieten wir Ihnen jahrelange Projekterfahrung u. a. für folgende Lösungsstrategien:

  • unternehmensweites Druck- und Scan-Management
  • Integration von Dokumenten-
    Management-System
  • Workflow-Automatisierung und
    Prozessoptimierung
  • Schnittstellen für CRM-, ERP- oder HR-Systeme
  • u.v.m. rund um die Digitalisierung

Mit unseren Technologiepartnern bieten wir Ihnen unser ganzes Wissen und geballte Power für Ihre Unternehmens-Digitalisierung und IT Transformation.
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Warum KI im Bauwesen jetzt
an Bedeutung gewinnt

Die Anforderungen im Bauwesen steigen kontinuierlich: Projekte werden komplexer, Zeitpläne enger und Dokumentationspflichten umfangreicher. Gleichzeitig wächst das Dokumentenaufkommen – insbesondere bei Lieferscheinen, Wiegescheinen und Baustellenberichten.

Der Einsatz von KI in der Dokumentenverarbeitung gewinnt daher zunehmend an Bedeutung. Ziel ist es, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren, Daten schneller verfügbar zu machen und Prozesse effizienter zu gestalten. Der entscheidende Faktor ist dabei nicht nur die KI selbst, sondern ihre Einbindung in durchgängige Prozesse.

Digitalisierung beginnt auf der Baustelle:
Outputflotte und STREAMLINE NX®

Viele papierbasierte oder handschriftlich ausgefüllte Dokumente entstehen direkt auf der Baustelle oder im Wareneingang. Hier setzen wir mit einer integrierten Outputflotte mit intelligenter Software an, um diese Dokumente unmittelbar digital zu erfassen. STREAMLINE NX® übernimmt dabei die strukturierte Dokumentenlenkung. Der Ablauf:

• Dokument wird am Multifunktionssystem gescannt
• Relevante Inhalte werden bereits beim Scan erfasst
• Metadaten werden strukturiert übergeben
• Dokument wird automatisiert an DocuWare übergeben

So entsteht bereits beim Eingang eine saubere Datenbasis für die weitere Verarbeitung.

Mobile Nutzung:
Dokumentenprozesse direkt auf der Baustelle steuern

Im Bauwesen entstehen viele Dokumente direkt auf der Baustelle. Umso wichtiger ist es, dass Dokumentenprozesse auch mobil verfügbar sind. Sowohl DocuWare als auch STREAMLINE NX® bieten umfassende mobile Unterstützung – für einen durchgängigen Zugriff auf Dokumente und Systeme, unabhängig vom Standort.

Mitarbeitende können beispielsweise:

• Dokumente direkt mit dem Smartphone oder Tablet erfassen
• Fotos oder Belege aufnehmen und an definierte Ablagen übergeben
• auf Projektakten und Dokumente zugreifen – jederzeit und weltweit
• Benachrichtigungen und Statusmeldungen in Echtzeit erhalten

Mit der STREAMLINE NX® Mobile App lassen sich zusätzlich Druck- und Scanprozesse steuern:

• Druckaufträge mobil freigeben
• Systeme verwalten und überwachen
• Informationen direkt am Gerät einsehen

So werden Dokumente bereits vor Ort digitalisiert und in Prozesse integriert – ohne Medienbruch und ohne Zeitverlust. Gerade auf Baustellen sorgt die mobile Nutzung dafür, dass Informationen schneller verfügbar sind und Entscheidungen direkt getroffen werden können.

DocuWare KI erkennt auch
handschriftliche Wiegescheine

Nach der Übergabe analysiert die DocuWare KI das Dokument automatisch. Dabei können auch handschriftliche Inhalte erkannt werden (HTR – Handwritten Text Recognition). Die KI erkennt beispielsweise:

• Lieferant
• Material oder Entsorgungsart
• Gewicht und Mengen
• Baustellen- oder Projektbezug
• Datum und Transportinformationen

Gerade bei Dokumenten wie Wiegescheinen zeigt sich der größte Mehrwert: Diese können automatisiert ausgelesen und direkt weiterverarbeitet werden – ohne manuelle Zwischenschritte.

Von der Baustelle zur digitalen Projektakte

Sobald ein Dokument verarbeitet wurde, wird es automatisch dem entsprechenden Projekt zugeordnet. So entsteht eine zentrale digitale Projektakte, in der alle Dokumente eines Bauprojekts zusammengeführt werden:

• Lieferscheine
• Wiegescheine
• Baustellenprüfberichte
• Rechnungen
• Projektunterlagen

Alle Beteiligten – von der Baustellenleitung bis zur Buchhaltung – greifen auf die gleiche, aktuelle Datenbasis zu.

Praxisnutzen:
Schnellere Abrechnung und weniger Streitfälle

Die Digitalisierung von Baustellendokumenten bringt klare Vorteile:

• deutlich schnellere Abrechnungsprozesse
• keine verlorenen Dokumente mehr
• bessere Transparenz über Mengen und Lieferungen
• weniger Abstimmungen und Streitfälle
• vollständige und nachvollziehbare Dokumentation

Viele Unternehmen berichten, dass nach der Digitalisierung kein Wiegeschein mehr verloren geht und Abrechnungen deutlich schneller erfolgen.

Welche Rollen im Bauunternehmen profitieren

Die Lösung unterstützt verschiedene Bereiche im Unternehmen:

• Baustellenleiter
• Vorarbeiter
• Logistik und Materialdisposition
• Projektmanagement
• Kreditorenbuchhaltung

Alle Beteiligten profitieren von strukturierten, zentral verfügbaren Dokumenten.

Mit TANTZKY zur echten Prozesslösung im Bauwesen

Viele Ansätze konzentrieren sich auf die reine Dokumentenerkennung. TANTZKY begleitet Bauunternehmen bei der strukturierten Digitalisierung ihrer Dokumentenprozesse. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch erst durch das Zusammenspiel von:

• strukturierter Dokumentenerfassung über Multifunktionssysteme bzw. Mobile
• Dokumentenlenkung und Metadatenübergabe mit STREAMLINE NX® 
• intelligenter Verarbeitung durch DocuWare KI
• Integration in ERP- und Projektsysteme

Ergänzend ermöglichen wir auch mobile Szenarien, bei denen Dokumente direkt auf der Baustelle erfasst, verarbeitet und in zentrale Prozesse integriert werden – für durchgängige Abläufe ohne Medienbruch.

Diese Kombination ermöglicht durchgängige, effiziente und skalierbare Prozesse – von der Baustelle bis zur finalen Abrechnung.

Sie möchten wissen, wie DocuWare KI konkret eingesetzt werden kann?

Wir zeigen Ihnen praxisnah, wie eine zentrale digitale Projektakte umgesetzt wird.

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