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DocuWare DMS & Microsoft Dynamics 365 Business Central Schnittstelle

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DocuWare DMS & Microsoft Dynamics 365 Business Central – nahtlose Integration

In einer modernen IT-Landschaft ist es entscheidend, dass Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und ERP-Systeme perfekt zusammenspielen. Mit unserer DocuWare-Schnittstelle für Microsoft Dynamics 365 Business Central schaffen wir genau das: eine nahtlose Verbindung zwischen digitaler Dokumentenverwaltung und betriebswirtschaftlicher Steuerung.

Digitalisierung, die verbindet

Mit dieser Lösung automatisieren Sie nicht nur Ihre Belegablage, sondern optimieren auch Ihre Arbeitsprozesse nachhaltig – ohne Medienbrüche, ohne doppelte Datenpflege.

In unseren begleitenden Praxisvideos zeigen wir Ihnen, wie unsere DocuWare Consultants das nahtlose Zusammenspiel von Microsoft Dynamics Business Central (BC) und dem Dokumenten-Management-System DocuWare realisiert haben.

  • Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
  • Arbeiten mit Workflows, z. B. Rechnungseingang, -Freigabe  oder Wareneinkauf
  • Übernahme der Daten und Stati

Arbeiten mit DocuWare innerhalb von Microsoft Dynamics Business Central (BC)

Vorteile

  • Alle digitalisierten Belege in Microsoft Dynamics Business Central
  • DocuWare Funktionen in Microsoft Dynamics Business Central
  • Digitaler Rechnungseingang

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Was leistet die Schnittstelle?

Unsere DMS-Integration für Business Central ist mehr als ein reines Ablagewerkzeug. Sie ist ein voll integrierter Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit:

  • Automatische Archivierung von Belegen direkt aus Business Central – z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen
  • Volltextsuche und Indexierung aller Dokumente dank DocuWare
  • Direkter Zugriff aus dem ERP auf archivierte Dokumente über den digitalen Beleglink
  • Revisionssichere Ablage – für GoBD-konformes Arbeiten
  • Flexible Zuordnung von Dokumenten zu Buchungen, Kunden, Projekten oder Bestellungen
  • Einfache Bedienung für das Aufrufen der Dokumente im Business Central-Interface

Anwendungsbeispiele aus der Praxis

Ob im Vertrieb, Einkauf oder der Buchhaltung – die Vorteile zeigen sich in allen Bereichen:

Beispiel: Digitale Belegverarbeitung bei Delta Fleisch

Das Hamburger Unternehmen Delta Fleisch Handelsgesellschaft mbH zählt zu den führenden Lieferanten für das Hotel- und Gastronomiegewerbe. Um die komplexen Anforderungen der Kundschaft zu erfüllen, setzt das Unternehmen auf digitale Effizienz – mit DocuWare Cloud und Business Central als integrierter Lösung.

Ein zentraler Einsatzbereich ist die Kommissionierung, bei der wöchentlich rund 50.000 Belege anfallen. Früher bedeutete das Papierberge, manuelles Sortieren und drei Vollzeitstellen für die Dokumentenablage. Heute werden die Belege per QR-Code digital verknüpft, gescannt und automatisch archiviert. Ergebnis: Zeitersparnis, mehr Produktivität und schnelle Dokumentenverfügbarkeit.

Auch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein Erfolg: Waren- und Kostenrechnungen durchlaufen klar strukturierte Freigabeworkflows mit verschiedenen Prüfinstanzen. Lieferungen werden in der Warenannahme per Scanner verbucht, mit Bestellungen und Rechnungen automatisch abgeglichen – alles digital, alles transparent.

Für den vollständigen Referenzbericht einfach auf das Bild klicken. 

Für den vollständigen Referenzbericht einfach auf das Bild klicken. 

CFO Torben Klotz bringt es auf den Punkt:

„Mit DocuWare haben wir den richtigen Werkzeugkasten. Wir müssen nicht mit externen Spezialisten über die Umsetzung reden – wir designen selbst und legen los.“

DocuWare Integration in Microsoft Dynamics Business Central:
Einblicke aus der Praxis

Unsere DMS-Integration für Business Central ist mehr als ein reines Ablagewerkzeug. Sie ist ein voll integrierter Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit:

  • Automatische Archivierung von Belegen direkt aus Business Central – z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen
  • Volltextsuche und Indexierung aller Dokumente dank DocuWare
  • Direkter Zugriff aus dem ERP auf archivierte Dokumente über den digitalen Beleglink
  • Revisionssichere Ablage – für GoBD-konformes Arbeiten
  • Flexible Zuordnung von Dokumenten zu Buchungen, Kunden, Projekten oder Bestellungen
  • Einfache Bedienung über kontextsensitive Buttons im Business Central-Interface

Alle elektronischen Belege von Microsoft Dynamics Business Central in DocuWare archiviert

  • Die DocuWare Integration in Microsoft Dynamics Business Central ermöglicht die Darstellung von Belegen, die sich im DocuWare Archiv befinden, innerhalb der Benutzeroberfläche per Beleglink.

  • Von hier aus lassen sich Belege direkt anzeigen.

  • Alle DocuWare Funktionen, wie z. B. drucken, per E-Mail senden, Stempel oder Anmerkungen hinzufügen, etc. stehen zur Verfügung.

  • Durch die Integration von DocuWare in Microsoft Dynamics Business Central werden innerhalb von Microsoft Dynamics Business Central alle dem Einkaufsvorgang zugehörigen Belege vollständig und übersichtlich angezeigt.

Praxisvideo (Länge: 3:27 min)

DocuWare in Microsoft Dynamics Business Central:
Rechnungsworkflow

Digitaler Rechnungseingang

  • Ablage einer Eingangsrechnung aus dem DocuWare Briefkorb
  • automatische Belegauslesung der relevantern Verschlagwortungskriterien und Übernahme in DocuWare
  • automatischer Start des Workflows mit der Aufgabe einen Rechnungsprüfer zuzuweisen
  • Aufgabe Rechnungsprüfung und Freigabe der Rechnung
  • Aufgabe Abschluss mit Kontierung der Rechnung
  • der Splitbetrag wird mit dem Nettobetrag gefüllt. Die Werte für Konto, Steuerschlüssel und Kostenstelle werden aus BC bereitgestellt
  • Anzeige in Microsoft Dynamics Business Central „Eingehende Belege“. Hier werden alle aus DocuWare übergebenen Eingangsrechnungen angezeigt, die noch nicht gebucht wurden.
  • mittels des Beleglink kann das dazugehörige Dokument aus DocuWare mit allen Anmerkungen/Stempeln angezeigt werden.
  • Anzeige der übergebenen Daten und Erstellung der Rechnung nach Standardvorgabe
  • Buchen der Rechnung und Erstellung einer gebuchten Einkaufsrechnung. (Diese kann wie im Video 1 gezeigt auch an DocuWare übergeben werden.)

Produktvideo (Länge: 3:26 min)

Sie sind interessiert?

Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich.

Dank der langjährigen Erfahrung von TANTZKY und einer Vielzahl an erprobten Best-Practice-Lösungen erfolgt die Implementierung schnell und zuverlässig – je nach System in kürzester Zeit. Automatisierte Workflows für Rechnungsverarbeitung, Belegerkennung und Freigabeprozesse reduzieren manuelle Aufwände erheblich.

Wir begleiten Sie gerne auf dem Weg zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

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Bitkom-Studie 2024: Digital Office Index

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Bitkom Studie 2024

Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen in deutschen Unternehmen

Für die repräsentative Erhebung des Digital Office Index 2024 wurden 1.103 Unternehmen ab 20 Mitarbeitenden befragt.  

Auf über 80 Seiten erhalten Sie einen umfassenden Überblick über den aktuellen Stand der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen in deutschen Unternehmen.

Die diesjährige Erhebung zeigt, dass...

... 96 % der Unternehmen der Digitalisierung offen gegenüberstehen.
... 83 % der befragten Unternehmen besitzen eine Digitalisierungsstrategie.
... 60 % fehlen Beschäftigte mit den Kompetenzen, um die Digitalisierung voranzutreiben.

  • Download Studie
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Zusammenfassung & Erkenntnisse
Bitkom Studie 2024

  1. Digitalisierungsfortschritt und Strategien: Die Digitalisierung wird in deutschen Unternehmen zunehmend strategisch angegangen. 96 % der Unternehmen stehen ihr positiv gegenüber, 83 % haben eine Digitalisierungsstrategie etabliert. Besonders im Handel und der Logistikbranche hat sich die strategische Herangehensweise deutlich erhöht. 
  2. Digital-Office-Lösungen: Fast alle Unternehmen nutzen heute ERP-Systeme (98 %) und setzen zunehmend auf CRM (91 %) und ECM-Lösungen (84 %). 55 % der Unternehmen erstellen bereits E-Rechnungen, was bis 2025 verpflichtend wird​
  3. Automatisierung und KI: Chatbots und KI-Anwendungen zur Prozessautomatisierung gewinnen an Bedeutung. 35 % der Unternehmen nutzen Chatbots, und 16 % setzen KI ein. Große Unternehmen zeigen dabei die höchste Akzeptanz für diese Technologien.
  4. Investitionsbarrieren: Trotz des Erfolgs sehen Unternehmen Hürden wie hohen Investitionsbedarf (76 %) und Fachkräftemangel (75 %). Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen bleiben weitere Herausforderungen, doch der wirtschaftliche Nutzen der Digitalisierung wird von den meisten Unternehmen anerkannt​.
  5. Nutzerprofile: Die Studie unterteilt Unternehmen in "Vorreiter", "Mittelfeld" und "Nachzügler" bei der Digitalisierung. Während Vorreiter umfassend digitalisiert arbeiten, setzen Nachzügler noch stark auf papierbasierte Prozesse. Alle drei Gruppen planen jedoch verstärkte Investitionen für die kommenden Jahre​.

    Der Digital Office Index zeigt, dass Digitalisierung für Effizienzsteigerungen und Wettbewerbsfähigkeit zentral bleibt, aber weitere Investitionen und gezielte Maßnahmen zur Fachkräftesicherung nötig sind.

Unsere Praxiserfahrung bestätigt die Erkenntnisse Studie

Die Ergebnisse des Digital Office Index 2024 zeigen klar: Unternehmen, die strategisch in Digitalisierung investieren und auf Automatisierung setzen, erleben eine spürbare Effizienzsteigerung und eine verbesserte Wettbewerbsfähigkeit. Die Praxis bestätigt, dass vor allem jene Betriebe, die bereits auf digitale Lösungen und E-Rechnungen umgestellt haben, heute flexibler und resilienter gegenüber Veränderungen am Markt agieren können.

Wir bieten Ihnen eines der umfassendsten Lösungssortimente im Bereich der Workflow-und Prozessoptimierung. Die richtige Kombination von Hardware- und Softwarekomponenten bietet Ihnen maximale technologische Unterstützung.

Gerne zeigen wir Ihnen anhand von Praxisbeispielen, wie unsere Kunden bzw. wir mit digitalen Workflows schneller und effizienter arbeiten.

Wir beschleunigen Ihre Prozesse.

Erfahren Sie mehr über Digitalsierungslösungen

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abas ERP Dokumenten-Management On-Premise oder in der Cloud

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Dokumenten-Management-System integriert in abas ERP –  On-Premise oder Cloud

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

DocuWare DMS & abas ERP – Ein perfektes Team

Als erfahrener Partner und vielen erfolgreich abgeschlossenen DMS/abas ERP-Projekten sind wir heute soweit, dass wir gemeinsam mit unseren Kunden ein Maximum an Arbeitseffizienz erreichen können.

Das elektronische DocuWare Archivsystem mit seiner modernen, webbasierten Systemarchitektur, einer BPM Workflowengine, der abas MS SQL Connector Schnittstelle und eine REST API Webschnittstelle ergibt sich eine nahtlose Integration in die Unternehmenssoftware abas ERP.

    • Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
    • Arbeiten mit Workflows, z. B. Rechnungseingang oder Wareneinkauf u.v.m.
    • Übernahme / Import ihrer durch Sie bereitgestellten Archivdaten

Vorteile

  • Alle digitalisierten Belege in abas
  • DocuWare Funktionen in abas
  • Datenübernahme aus DMS-Altsystem
  • Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
  • Referenzbericht

Referenzbericht


Karl Hess GmbH & Co. KG digitalisiert mit DocuWare & abas ERP

Direkte Schnittstelle in abas ERP-System, digitale Workflowautomatisierung und Prozessoptimierung  in folgenden Unternehmensbereichen:

  • Buchhaltung
  • Einkauf
  • Vertrieb Projektmanangement
  • Personalmanagement
  • Geschäftsleitung

„Die Volltextsuche über alle in DocuWare archivierten
Dokumente nach beliebigen Schlagworten ist ein absoluter Mehrgewinn für das ganze Unternehmens.“

Arbeiten mit DocuWare innerhalb von abas ERP

Komfortabel und effizient: Alle Dokumente in abas ERP zu einem z.B. Bestellvorgang in separatem "DocuWare-Reiter" anzeigen lassen.

DocuWare On-Premise oder Cloud:
gleiche Funktion & Design

Wählen Sie die Bereitstellung von DocuWare DMS, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. DocuWare Cloud und DocuWare als On-Premises-Lösung basieren auf dem gleichen Code. Beide Lösungen bieten Ihnen damit nahezu das Gleiche bei Funktionsumfang, intuitiver Benutzeroberfläche und Integrationsmöglichkeiten.

Perfektes Team: Nahtlose Integration von DocuWare Archivsystem in die Unternehmenssoftware abas ERP.

Belege archivieren & finden

DocuWare DMS bietet eine schnelle, zuverlässige und revisionssichere Archivierung, Verwaltung  und Organisation von Papierbelegen, Office-Dokumenten, E-Mails, Zeichnungen, Projektpläne und sonstigen Informationen Ihres Unternehmens.

Elektronische Dokumente können z.B. einfach per Drag & Drop in abas ERP archiviert werden. Papierbelege lassen sich mithilfe angebundener Multifunktionsgeräte einscannen und einem Vorgang zuordnen. Die optische Texterkennung (OCR) wandelt dabei die Bildinformationen in ein per Volltextsuche durchsuchbares Textformat um. Zusätzlich zur Volltextsuche lassen sich Dokumente mithilfe zahlreicher Suchmöglichkeiten und -kriterien in Sekundenschnelle finden.

Einblicke aus der Praxis

Beispielvideo (Länge: 1:15 min)

Geschäftsprozesse nahtlos integriert in abas ERP

Ob im Kundenservice, Vertriebsinnen- bzw. -außendienst, im Einkauf, in der Buchhaltung oder im Management - profitieren Sie von der tiefen Integration des Dokumentenmanagements in Ihre Geschäftsprozesse im ERP. Belege und Dokumente aus dem ERP-System werden beim Drucken automatisch indexiert und archiviert. Damit steht Ihnen die gesamte Belegkette an digitalen Dokumenten zu einem Geschäftsvorgang zentral zur Verfügung - von Anfrage, Angebot, Bestellung und Auftragsbestätigung über Lieferschein und Rechnung bis hin zur sämtlichen Korrespondenz.

Der Dokumentenaufruf erfolgt über die in abas ERP integrierte Vorgangs- und Dokumentenansicht. Sie betrachten eine Rechnung im ERP und erhalten somit automatisch, ohne aufwändige Suche, alle zugehörigen Belege direkt im ERP-Dashboard angezeigt.

abas ERP Screenshot im Vorgang und alle Belege werden angezeigt.

Abas ERP Eingangs- und Ausgangsdokumente archivieren

Ein zentrales Archiv ist die Basis jedes modernen und zukunftsfähigen ERP-Systems wie abas ERP. Zentrale Datenbanken verknüpfen alle Bereiche und Module einer ERP-Lösung, wie Warenwirtschaft, Produktion, Finanz- oder Personalwesen, indem sie jeder Anwendung die jeweils relevanten Daten und Dokumente zur Verfügung stellen.

Generell werden alle Kunden bzw. Lieferanten und Artikel als Stammdaten aus abas ERP mit DocuWare abgeglichen und vervollständigt, damit überall die gleiche Datenbasis zur Verfügung steht.

1. DMS-Integration im Einkauf

Im Einkauf fällt eine Vielzahl von Belegen an, diese Belege werden automatisch in DocuWare archiviert.

Ein Auszug sind:

  • EK Anfrage
  • EK Bestellung
  • EK Rahmenauftrag
  • EK Rücklieferschein
  • EK Lieferstornierung.

Folgende Belegarten können beispielhaft als externe Dokumente dem abas-ERP Vorgang über DocuWare zugeordnet werden.

Das sind:

  • EK Angebot
  • EK Auftragsbestätigung
  • EK Lieferschein
  • EK Rechnung
  • EK Gutschrift
  • EK Mahnung
  • EK Korrespondenz
  • Produktinformation.

Nicht zu vergessen sind natürlich sämtliche Verträge, die der Einkauf abschließt.

Mit der abas-DocuWare Schnittstelle finden Sie alle wichtigen Dokumente innerhalb eines Vorgangs und erleichtern das tägliche Doing.

2. DMS-Integration im Verkauf

Im Bereich Verkauf können aus abas-ERP oder auch aus einem CRM wie z.B. Genesis World oder SMARTCRM folgende Belegarten archiviert werden.

Ein Auszug sind:

  • VK Angebot
  • VK Auftragsbestätigung
  • VK Rahmenauftrag
  • VK Lieferschein
  • VK Rechnung
  • VK Gutschrift
  • VK Proforma Rechnung

Folgende Belegarten können beispielhaft als externe Dokumente dem abas-ERP Vorgang über DocuWare zugeordnet werden.

Das sind VK Anfrage, VK Bestellung, VK Korrespondenz, Produktinformation oder auch Rückläufer Dokumente (VK Lieferschein, VK Rücknahmeschein, VK Lieferstornierung), bei welchem bereits beim Druck aus abas-ERP ein Barcode angedruckt wurde, können gescannt und archiviert werden.

Auch hier werden Verträge, wie zum Beispiel NDA in DocuWare archiviert.

Direkte DocuWareverknüpfung innerhalb der abas ERP Projektvorgänge: Alle zugeordneten Belege innerhalb eines Vorgangs.

3. DMS-Integration in der Finanzbuchhaltung

Die FiBu spielt gerade bei der Rechnungsarchivierung eine große Rolle. Hier werden Genehmigungs- und Kontrollmechanismen aus DocuWare direkt mit abas ERP verknüpft. Der FiBu-Bereich kann bis zur Buchung voll automatisiert werden. Sämtliche produktionsrelevanten Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen können automatisiert über Prozesse gesteuert werden.

Intelligente Schnittstelle: Automatische Statusübergabe bei der z.B. Rechnungsfreigabe in DocuWare wird der Rechnungsstatus in abas ERP aktualisiert.

4. DMS-Integration in der Fertigung

Bearbeitet Betriebsaufträge und Fertigungskarten können selbstverständlich auch in der Produktion den Vorgängen nach der Fertigung zugeordnet werden.

5. DMS-Integration im Qualitätsmanagement

DocuWare unterstützt Sie dabei das Handbuch zu verwalten und aktuell zu halten, es stellt sicher, dass alle Mitarbeiter Zugriff darauf haben. Wie alle QM-Dokumente ist auch das Handbuch der Dokumentenlenkung unterworfen, d.h. jeder Teilschritt von der Erstellung über die Bearbeitung, Prüfung und Freigabe bis hin zur Veröffentlichung muss nachvollziehbar sein. Dank Workflowanbindung sorgt DocuWare für einen korrekten Lenkungslauf, dokumentiert alles ISO-konform und legt Ihre Dokumente ab. Alle Bearbeitungsschritte werden dann mit der jeweiligen Version zusammen gespeichert und Änderungen können transparent nachvollzogen werden.

6. E-Mail-Archivierung

Heute wird die Kunden- und Lieferantenkorrespondenz größtenteils per E-Mail umgesetzt und genau dann wird es schwierig, da die Postfächer persönlich verwaltet werden.

Mit Microsoft Outlook im Einsatz, erledigt das DocuWare Ad-In die E-Mail-Archivierung direkt vorgangsbezogen in Verbindung mit abas ERP. Sämtlich archivierten E-Mails stehen somit sofort allen berechtigten abas Anwendern zur Verfügung.

Einblicke aus der Praxis: 
z.B. Rechnungsworkflow

01: Digitaler Rechnungseingang

  • Neue Eingangsrechnungen gelangen zur Prüfung in den DocuWare Briefkorb.
  • Der digitale Rechnungseingang erfolgt über eine zentrale E-Mail-Adresse.
  • Neue Rechnungen werden in einer Aufgabenliste in DocuWare dargestellt.
  • Über einen elektronischen Stempel, erhalten die neuen Dokumente eine fortlaufende Nummer, die sie eindeutig kennzeichnet.

Produktvideo (Länge: 3:43 min)

02: Belegerfassung in abas

  • Bei der Belegerfassung in abas ERP werden die externe Belegnummer und die fortlaufende Nummer erfasst, um den Beleg eindeutig dem Datensatz in abas ERP zuzuordnen.
  • Der Status wird automatisch auf "zur Prüfung" gesetzt und die Rechnung ist bis zur Freigabe für die Buchung, bzw. den Zahllauf gesperrt.

03: Rechnungsfreigabe

  • Aus dem in abas ERP vorgebuchten Beleg, übernimmt DocuWare den Status "zur Prüfung".
  • Der DocuWare Workflow zur Rechnungsprüfung wird gestartet und dem Prüfer zugewiesen.
  • Der Prüfer gibt die Rechnung frei oder lehnt diese ab, wodurch sich deren Status entsprechend ändert.
  • Der dadurch neue Status der Prüfung, "freigegeben" oder "abgelehnt", wird im Anschluss an abas ERP übergeben.

04: abas Statusübernahme

  • Der von DocuWare an abas ERP übergebene Status "freigegeben" bzw. abgelehnt, wird von abas ERP dem Datensatz zugeordnet.
  • Freigegebene Rechnungen lassen sich buchen, bzw. in den Zahllauf übergeben.

DocuWare in abas ERP:
Datenübernahme aus Alt-Archiven

Viele unserer DocuWare-abas ERP-Kunden hatten bereits ein Dokumentenmanagement im Einsatz. Um Dokumente aus dem DMS-Alt-Archiv in das DocuWare-Archiv zu überführen, müssen diese aus dem vorhandenen DMS exportiert werden. Eine automatisierte DMS-Migration umfasst die Vorbereitung, Extrahierung und Transferierung von Dokumenten & Metadaten.

Den Import nach DocuWare erledigt dann ein automatisierter Dateiimport. Dieser liest die Dokumente ein, erkennt die Indexdaten und archiviert die Dokumente im ausgewählten DocuWare-Archiv mit den zugewiesenen Indexdaten

Für die abas ERP Integration ist eine bewährte Standardlösung in DocuWare verfügbar. Auf Wunsch können natürlich individuelle Anpassungen und Optimierungen vorgenommen werden.

Sie sind interessiert?

Gerne zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten zur Übernahme der Altdaten in Ihr neues Dokumenten-Management-System.

Sprechen Sie uns an.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

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Microsoft Dynamics Business Central Dokumenten-Management-System

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Dokumenten-Management-System integriert in Microsoft Dynamics Business Central

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

DocuWare DMS & Microsoft Dynamics Business Central – Ein perfektes Team

Im Praxisvideo zeigen wir Ihnen, wie unsere DocuWare Consultants das nahtlose Zusammenspiel von Microsoft Dynamics Business Central (BC) und dem Dokumenten-Management-System DocuWare realisiert haben.

  • Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
  • Arbeiten mit Workflows, z. B. Rechnungseingang, -Freigabe  oder Wareneinkauf
  • Übernahme der Daten und Stati

Arbeiten mit DocuWare innerhalb von Microsoft Dynamics Business Central (BC)

Vorteile

  • Alle digitalisierten Belege in Microsoft Dynamics Business Central
  • DocuWare Funktionen in Microsoft Dynamics Business Central
  • Digitaler Rechnungseingang

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DocuWare Integration in Microsoft Dynamics Business Central:
Einblicke aus der Praxis

Alle elektronischen Belege von Microsoft Dynamics Business Central in DocuWare archiviert

  • Die DocuWare Integration in Microsoft Dynamics Business Central ermöglicht die Darstellung von Belegen, die sich im DocuWare Archiv befinden, innerhalb der Benutzeroberfläche per Beleglink.

  • Von hier aus lassen sich Belege direkt anzeigen.

  • Alle DocuWare Funktionen, wie z. B. drucken, per E-Mail senden, Stempel oder Anmerkungen hinzufügen, etc. stehen zur Verfügung.

  • Durch die Integration von DocuWare in Microsoft Dynamics Business Central werden innerhalb von Microsoft Dynamics Business Central alle dem Einkaufsvorgang zugehörigen Belege vollständig und übersichtlich angezeigt.

Praxisvideo (Länge: 3:27 min)

DocuWare in Microsoft Dynamics Business Central:
Rechnungsworkflow

Digitaler Rechnungseingang

  • Ablage einer Eingangsrechnung aus dem DocuWare Briefkorb
  • automatische Belegauslesung der relevantern Verschlagwortungskriterien und Übernahme in DocuWare
  • automatischer Start des Workflows mit der Aufgabe einen Rechnungsprüfer zuzuweisen
  • Aufgabe Rechnungsprüfung und Freigabe der Rechnung
  • Aufgabe Abschluss mit Kontierung der Rechnung
  • der Splitbetrag wird mit dem Nettobetrag gefüllt. Die Werte für Konto, Steuerschlüssel und Kostenstelle werden aus BC bereitgestellt
  • Anzeige in Microsoft Dynamics Business Central „Eingehende Belege“. Hier werden alle aus DocuWare übergebenen Eingangsrechnungen angezeigt, die noch nicht gebucht wurden.
  • mittels des Beleglink kann das dazugehörige Dokument aus DocuWare mit allen Anmerkungen/Stempeln angezeigt werden.
  • Anzeige der übergebenen Daten und Erstellung der Rechnung nach Standardvorgabe
  • Buchen der Rechnung und Erstellung einer gebuchten Einkaufsrechnung. (Diese kann wie im Video 1 gezeigt auch an DocuWare übergeben werden.)

Produktvideo (Länge: 3:26 min)

Sie sind interessiert?

Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich. Gerne zeigen Ihnen unsere IT Spezialisten, wie Sie sich technisch bestens unterstützen lassen können. Wir begleiten Sie gerne auf dem Weg zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

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ADDISON Finanzbuchhaltung

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DocuWare DMS integriert in ADDISON Finanzbuchhaltung

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungstrategie.

DocuWare DMS & ADDISON – rechtssicher & GoBD-konform

Integrieren Sie das DocuWare Dokumenten-Management-System in Ihr ADDISON-System und archivieren Sie Ihre Rechnungen langfristig, revisionssicher und GoBD-konform im elektronischen Archiv. 

  • Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
  • DocuWare als Cloud- oder On-Premise-Lösung verfügbar
  • Rechnungsinhalte automatisch auslesen und als Buchungsdaten übergeben
  • Arbeiten mit Workflows, z.B. Rechnungsprüfung - und -freigabe
  • Übernahme der Daten und Dokumente aus dem DMS-Alt-Archiven möglich

Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie die vielfältigen und komfortablen DocuWare-Funktionen nutzen können.

Wir beschleunigen Ihre Prozesse.

Vorteile

  • Alle digitalisierten Belege in abas
  • DocuWare Funktionen in abas
  • Datenübernahme aus DMS-Altsystem
  • Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
  • Referenzbericht

DocuWare Integration in ADDISON:
Einblicke aus der Praxis

Alle elektronischen Belege in ADDISON

  • Die DocuWare Integration in ADDISON ermöglicht das Aufrufen von Belegen, die sich im DocuWare Archiv befinden, über einen direkten Beleglink bzw. Verknüpfung aus ADDISON.

  • automatische Übergabe der Rechnungsinformationen bzw. Metadaten von DocuWare an ADDISON als Buchungsstapel oder EXTF-Datei

  • Status- und Stammdatenübergabe von ADDISON an DocuWare

  • vollintegrierte Dokumenten-Suche und Beleganzeige innerhalb von ADDISON  - ohne Verlassen der Benutzeroberfläche

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Produktvideo (Länge: 1:00 h)

DocuWare Integration in ADDISON:

01: Digitalisieren des Rechnungseingangs

Bevor wir mit der Rechnungsverarbeitung starten können, zeigen wir Ihnen gerne, welche aktuell technologischen Möglichkeiten zur effizienten Digitalisierung von Rechnungsdokumenten zur Verfügung stehen.

Intelligente Software verbindet Scanner, Drucker, Kopierer oder Multifunktionssysteme mit Ihrer Unternehmens-IT. Mit den verschiedenen Scan-Lösungen können sie höchst effizient Aufgaben, Funktionen und Arbeitsschritte zusammenfassen und automatisieren.

... Multifunktionssystem

Papierhafte Rechnungsbelege können beispielsweise standardisiert am Druck- bzw. Multifunktionssystem per Tastenwahl "DocuWare" gescannt, mit Metadaten versehen und automatisiert an DocuWare übermittelt werden. 

Höchste Performance für Ihre Arbeit: Die Duplex-Scann-Einheiten der neuen RICOH IM C XX10A-Klasse scannen 150 Einzel- bzw. 300 Doppelseiten pro Minute in einem Durchlauf. Das spart ernorme Arbeitszeit.

... mobile Scan-Lösung

Mobile Scan-Lösungen über App bzw. Software integrieren Handy bzw. Tablet und ermöglichen selbst Dokumenten-Erfassung im Homeoffice oder von unterwegs.

Die Bedienung erfolgt intuitiv und einheitlich per Auswahl und übermittelt das Dokument und die Metadaten direkt an DocuWare.

... Dokumentenscanner

Mit dem DocuMen Netzwerkscanner können Sie papierhafte Rechnungsbelege per Tastenwahl "DocuWare" direkt in den Ablagedialog des Dokumennten-Management-Systems scannen.

Komfortabel können Sie die Dokumente mit Metadaten versehen und an DocuWare übermittelt. Der Duplex-Scanner verarbeitet 30 Seiten pro Minute, Vorder- und Rückseite in einem Durchlauf.

... Schnittstellenanbindung

Dokumente, die Sie bereits digital erreichen, können rechtskonform, per Schnittstellenanbindung z.B. direkt aus dem E-Mail-Programm oder dem elektronischer Rechnungseingang, an DocuWare übermittelt werden.

Des Weiteren können elektronische Dokumente direkt aus einer Anwendung bzw. App an DocuWare übermittelt werden.


02: Belegerfassung in DocuWare

Die beim Scannen ausgelesenen Informationen bzw. Daten werden an DocuWare übergeben. Darüber hinaus lernt DocuWare mit jeder Rechnung das intelligente IndexierenAlle rechnungstypischen Daten werden automatisch ausgelesen, wie zum Beispiel der Kreditorenname, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, das Leistungsdatum sowie die Netto- und Bruttobeträge.

Der Status wird automatisch auf "zur Prüfung" gesetzt und die Rechnung ist bis zur Freigabe für die Buchung, bzw. den Zahllauf gesperrt.


03: Prüfung der Rechnung

  • sachliche / rechnerische Prüfung
  • Erfassung buchungsrelevanter Daten
  • automatisierte Workflows mittels Berechtigungskonzept
  • automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den Prüfer/-In über Aufgaben: "Bitte Rechnung freigeben."

04: Freigabe der Rechnung

  • automatisierte Workflows mittels Berechtigungskonzept
  • automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den Prüfer/-In über Aufgaben
  • Freigabe mittels digitalem Stempel
  • Änderung des Dokumentenstatus

05: Ausgabe und Import in Addison Scannen-Buchen-Archivieren-Modul oder per Buchungsstapel

  • Ausgabe des geprüften Beleges mit den erfassten Informationen
  • Export des Belegbildes inkl. Metadaten
  • automatisierter Import in ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren-Modul (SBA-Modul) z.B. definierte Zeitsteuerung
  • Ausgabe des geprüften Belege mit den erfassten Informationen
  • Erzeugung einer Buchungsdatei aus DocuWare (.csv)
  • automatisierter Import ADDISON (inkl. Aufteilungsbuchung)

06: Belege in Addison

  • Vervollständigung und ggf. Aufteilung der Buchung
  • Plausibilitätsprüfung bei der Verbuchung in ADDISON / SBA
  • Einbettung der Dokumenten-Verknüpfung innerhalb von Addison
  • komfortabler Aufruf der Rechnung aus "Buchen im Dialog",  Kontenblatt bzw. Controllingtool 
  • Anzeige des zugehörigen Beleges im Webclient
  • STATUS-Übergabe an DocuWare

07: Status- und Stammdaten-Übergabe

  • Statusübergabe von ADDISON an DocuWare
  • Rechnung kann nach der Verbuchung automatisch in DW als „gebucht“ gekennzeichnet werden
  • Rechnung kann nach der Zahlung mit ADDISON Finanzbuchhaltung automatisch als „bezahlt“ gekennzeichnet werden
  • Nach Zahlung mit der ADDISON Finanzbuchhaltung kann automatisch ein „Bezahlt-Stempel“ auf das Dokument aufgebracht werden
  • Stammdaten-Übergabe von ADDISON an DocuWare, z.B. Kreditoren, Sachkonten, Steuerschlüssel, Kostenstellen, Kostenträger oder Zahlungsinformationen

08: Vollintegrierte Dokumentensuche

  • Vollintegrierte Dokumenten-Recherche nach allen Indexierungskriterien ohne die ADDISON Oberfläche verlassen zu müssen. 

  • Alle archivierten Rechnungen werden vollständig und übersichtlich angezeigt. 

  • Ein weiterer Vorteil ist die Volltext-Durchsuchbarkeit der Dokumente. Egal, ob Sie beispielsweise nach Lieferanten, Bestell- oder Vorgangsnummer suchen, Sie erhalten die Ergebnisse sofort per Mausklick.

  • Reduzierung von Recherche-Zeiten

DocuWare in Kombination mit STREAMLINE NX® sind dafür gemacht, mit Ihren IT-Systemen zusammenzuarbeiten. Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich. 

Gerne zeigen Ihnen unsere IT Spezialisten, wie Sie sich technisch bestens unterstützen lassen können. Wir begleiten Sie gerne auf dem Weg zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.

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