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Digitale Lösungen

Digitales Vertrags-Management

Ein weiterer, wichtiger Schritt innerhalb der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen ist das unternehmensweite elektronische Archivieren von Verträgen. Somit lassen sie sich auch ohne Weiteres in digitale Geschäftsprozesse einbinden. 

Das Vertragsmanagement und die dafür erforderlichen Unterlagen werden in der Regel dezentral, entweder durch verschiedene Abteilungen oder vor Ort in Niederlassungen oder Filialen eines Unternehmens koordiniert, zur Freigabe weitergeleitet bzw. archiviert. Bei der Vielzahl an Verträgen, die in Unternehmen kursieren, ist es oftmals schwierig, einen vollständigen Überblick über die verschiedenen Vertragspartner, Laufzeiten, Zahlungs- und Kündigungsfristen zu behalten. 

Mit einem ganzheitlichen und digitalen Vertragsmanagement werden alle Verträge an einem zentralen Speicherort revisionssicher erfasst, archiviert und können so gezielt genutzt, ausgewertet und schneller weiterverarbeitet werden. Ein weiterer Vorteil der darausresultierenden Transparenz ist die Prüfbarkeit auf Wirtschaftlichkeit und die Generierung von Einsparpotentialen. 

Als essentieller Bestandteil der digitalen Transformation ermöglichen einheitliche, zentralisierte Prozesse und digitale Arbeitsabläufe, die mittels Workflows effizient automatisiert werden, erhebliche Arbeitserleichterungen in allen Bereichen.

Beispiele aus der Praxis haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

Erfolgreich zum Ziel:

Seit Jahren ist TANTZKY einer der führenden DocuWare Partner. Unser erfahrenes Spezialisten-Team begleitet Unternehmen, Schritt für Schritt, bei der Digitalisierung. 

Wir bieten alles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. – selbst die Anbindung an Ihr ERP, DATEV, Sharepoint, Outlook oder SAP gehört für uns mittler Weile zum täglichen Geschäft.

Profitieren Sie so von unseren Erfahrungen und Kenntnissen im Bereich Dokumenten- und Digitalisierungs-Management

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Digitale Personalakte in Verbindung mit DocuWare

Alle Informationen im Blick: Unternehmensweite Digitalisierung aller Verträge einheitlich in DocuWare Dokumenten-Management-System organisiert.

Alle Vorteile im Überblick:

  • enorme Arbeitszeitersparnis
  • zentraler Speicherort
  • Vereinheitlichung der Dokumentenablage
  • geringere Suchzeiten bzw. Volltextsuche
  • skalierbare Lösung
  • Zugriff von überall
  • automatische Wiedervorlagen

Digitales Vertragsmanagement
Vorüberlegung & Vorbereitung

Mit TANTZKY alle Verträge erfolgreich digitalisieren

Um die Informationen aus den Verträge und die damit verbundenen Chancen und Risiken aktiv steuern zu können, ist in der Regel eine digitale und prozessuale Transformation des Vertragsmanagements nötig. Dabei gilt es, den Vertrag und deren Inhalte als zentrales Steuerungsinstrument und somit als Erfolgsfaktor für das Geschäft in den Mittelpunkt der Aktivitäten zu rücken.

Für eine zügige Umsetzung des digitalen Vertragsmanagement ist es wichtig, alle an der digitalen Transformation beteiligten Mitarbeiter, im Vorfeld, von den vielen Vorzügen zu überzeugen. Gemeinsam definierte Ziele vereinfachen und beschleunigen Arbeitsabläufe und verbessern mittels zuverlässiger Workflows die Vernetzung aller Teams. 

Gerne begleiten wir Sie bei allen Vorüberlegungen und bereiten Sie Schritt für Schritt auf die im Vorfeld zu definierenden Inhalte für eine bestmögliche und zügige Umsetzung bei der Digitalisierung Ihrer Verträge. 

Darüber hinaus zeigen wir Ihnen gerne anhand "Best Practice"-Beispielen, wie wir Unternehmen bei der Einführung des Digitalen Vertragsmanagement begleiten durften. 

Mit Aktenplan zur strukturierten Ablage

Bei elektronischer Aktenführung dokumentiert ein Aktenplan, an welchen Stellen welche Dokumente in einem behördlichen oder betrieblichen Archiv abgelegt werden. Hierbei geben etwa Sachgebiete, Stichworte oder Untergruppenbezeichnungen die entsprechende Strukturierung vor. Durch die Systematisierung der Ablage mittels eines Aktenplans lassen sich somit in jedem Fall langwierige Suchvorgänge und vermeidbare Verzögerungen in den Workflows effektiv vermeiden.

Die Bedeutung eines Aktenplans steigt mit der Zahl der Personen, die arbeitsteilig einen Vorgang bearbeiten, etwa in Projekten oder Projektabschnitten. Der Aktenplan wird aber auch immer dann wichtig, wenn Dokumente nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch gefunden und genutzt werden müssen.

Vorbereitung mittels Checkliste

Um Verträge zu digitalisieren, sind folgende mögliche Punkte zu beachten:

  • Einheitliche Definition der Vertrags-Digitalisierung
  • Automatisierung der Vertrags- und Dokumentenerstellung
  • Suchen und Auffinden digitalisierter Verträge nach unterschiedlichen Metadaten
  • Überwachung von Terminen und Fristen
  • Definition eines Berechtigungskonzeptes
  • Workflow- und Aufgabenmanagement
  • Dokumentenvergleich und Versionsmanagement
  • Rechtskonforme elektronische Unterschriftenfunktion
  • Umsetzung aller Vorschriften der DSGVO
  • Vertragscontrolling
  • Revisionssichere Ablage der Dokumente
  • usw.

Digitale Vertragsverwaltung steigert die Produktivität im Arbeitsalltag: Lassen Sie sich automatisch über Vertragsenden, Kündigungsfristen o.ä. erinnern.

Digitales Vertragsmanagement:
Inhalt & Aufbau

Alle Verträge digitalisieren

Am Anfang steht die unternehmensspezifische Entscheidung im Vertragswesen, in welchen Bereichen die Transformation am sinnvollsten ist und daher zuerst implementiert werden sollte.

Im nächsten Schritt werden dann alle Verträge digitalisiert. Mit Hilfe des Dokumenten-Management-System DocuWare werden die Daten mit Zusatzinformationen gespeichert. So erhalten Sie einen kompletten Überblick über die bestehende Vertragslandschaft. Identifiziert werden dabei auch die jeweiligen Bedingungen, Risiken, Verpflichtungen und auch Ansprüche, die ein Vertrag festschreibt.

Papierverträge werden vor Ort in jeder Abteilung bzw. Niederlassung  / Filiale einheitlich, z.B. direkt am Multifunktionssystem per vorbelegter Tastenwahl digitalisiert. Mittels Software können Sie direkt beim Scanvorgang z.B. bestimmte Informationen automatisch mitgeben so z.B. die zuständige Abteilung, den entsprechenden Mitarbeiter oder  die Kostenstellen. Des Weiteren vereinfacht die Software das Indexieren, in dem ebenfalls automatisiert Daten ausgelesen, verschlagwortet und in DocuWare entsprechend der jeweiligen Abteilung bzw. Niederlassung archiviert werden.

Schneller Indexieren mit DocuWare-Auswahllisten – mögliche Vertragsarten:

  • Kauf-, Miet- bzw. Leasingverträge
  • Versicherungsverträge
  • GEMA Nutzungsverträge
  • Strom-, Gas-, Wasserverträge
  • Abonnements, wie z.B. Zeitschriften, Apps 
  • Wartungsverträge für Fahrstuhl, Paternoster, Klima- und Lüftungsanlagen
  • Reinigungsverträge
  • Verträge der Entsorgungseinrichtungen
  • Verträge für Berufsbekleidung
  • Anzeigen- und Werbeverträge
  • usw.

Erleichtern Sie sich die Indexierung mittels Auswahllisten bzw. dem automatisierten Auslesen beim Scannen bzw. der elektronischen Übertragung des Dokumentes ins Dokumenten-Management-System DocuWare.

Quellen und Herkunft aller Vertragsdokumente 


  • Scannen, automatisch Daten auslesen und archivieren

    Verträge aus Akten

    Hierbei kommen Hochleistungsdokumentenscanner oder  Multifunktionssysteme mit Dualscaneinheiten zum Einsatz, die z.B. 120 Einzel- oder 240 Doppelseiten pro Minute, in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite, verarbeiten können. Das spart enorme Arbeitszeit! 

    Mit intelligenter Software können bereits beim Scannen Inhalte aus den Dokumenten ausgelesen und digital an das Dokumenten-Management-System übergeben werden.

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  • Archivierung direkt aus Microsoft Outlook

    E-Mail und Anhänge

    Auch das Ablegen neuer Dokumente ist denkbar einfach. Viele Unterlagen bekommen Sie ja inzwischen per E-Mail.

    In Ihrem E-Mailprogramm rufen Sie direkt einen Ablagedialog auf, der schon wichtige Informationen automatisch ausfüllt:

    • Absender
    • Datum
    • Betreff

    Sie müssen nur noch minimale Ergänzungen oder Korrekturen vornehmen und schon ist das Dokument in DocuWare archiviert.

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  • Archivierung direkt aus Ihrer Anwendung z.B. Microsoft Office

    Verträge, Schriftverkehr usw.

    Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich.

    Verbinden Sie Ihre gewünschte Anwendung mit DocuWare und archivieren Sie alle Dokumente direkt per Mausklick.

    Dokumente, die Sie beispielsweise in Ihren MS Office-Anwendungen erstellen, legen Sie einfach über „Speichern Unter“ und der Explorer-Integration von DocuWare ab. 

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Digitales Vertragsmanagement:
Neues Arbeiten mit Digitalen Workflows

Für einen unserer Kunden realisierten wir das unternehmensweite, sehr komplexe Vertragsmanagement. Hier konnten wir mittels verschiedener Softwarekomponenten und Schnittstellenintegration das maximale an technischer Unterstützung für den Digitalisierungsprozess schaffen. 

Gerne zeigen wir Ihnen, was technisch möglich wäre und wie Sie die Digitalisierung für Ihr Unternehmen am effizientesten erreichen können.

Ausgangsbasis sind die bei der Vertragsdigitalisierung gespeicherten Informationen bzw. Daten, die für die automatisierten Prozesse und definierten Workflows benötigt werden. 

Aus der Praxis:
Detaillierter Beispiel-Workflows


Erinnerungs-Management: Alle Fristen im Blick mit E-Mail-Alarm

Automatische Erinnerungs-E-Mails informieren Sie frühzeitig über z.B. Kündigungsfristen oder Vertragsenden, so dass rechtzeitig neue Angebote eingeholt werden können oder Vertragsverlängerungen bzw. Gespräche mit den Vertragspartnern erfolgen können. Zusätzlich können weitere Informationen bzw. Dokumente ergänzt werden. Anhand der zentral gespeicherten Daten können schnellere Entscheidungen getroffen und die Abläufe erheblich beschleunigt werden.

1. Zentralisierter Standardprozess mit Fristenkontrolle

Hier definieren wir im DocuWare einen zentralisierten Vertragsalarm und setzen mit einem standardisierten Prozess zur Fristenüberwachung an.

Bei der Digitalisierung der Verträge werden die Laufzeiten mit z.B. Vertragsbeginn, Vertragsende bzw. etwaigen Kündigungsfristen hinterlegt. 

2. Automatisierte Erinnerungslisten

Anhand der gewünschten Kriterien können sich hier alle Personen mit Berechtigung die entsprechenden Verträge anzeigen lassen. 

Mögliche Auswahlkriterien:

• 1, 2, 3, 6, 12 Monate vor Vertragsende
• aktive Verträge
• verlängerte Verträge
• Verträge mit einem Wert über z.B. 1000 €
• Verträge in der Wiedervorlage
• usw.

So sehen Sie auf einen Blick, ob es Handlungsbedarf gibt bzw. leiten sich  dokumentbasierte Aufgaben ab, beispielsweise die Erneuerung von Verträgen oder die Übersicht aller aktuell laufenden Verträge.

Diese Listen aktualisieren sich automatisch. Dokumente, die nicht mehr den Kriterien entsprechen, fallen raus. Neue, passende Dokumente werden sofort allen berechtigten Mitarbeitern angezeigt.

3. Automatisierte Benachrichtigungen an Berechtigte

Auch hier startet mit der Ablage der Verträge ein weiterer, standardisierter Prozess. Anhand der Vorgaben zur Wiedervorlage bzw. Fristenkontrolle, werden z.B. 4 Monate vor Vertragsende automatisch alle beteiligten Personen mit einer Benachrichtungs-E-Mail inkl. Aufgabenlink über den Handlungsbedarf informiert. 

So haben Sie genügend zeitlichen Spielraum, um z.B. neue Angebote einzuholen, Preise zu vergleichen, neu zu verhandeln oder zu kündigen.

4. Aktueller Status der Verträge

Für die Weiterbearbeitung eines Vertrages können Sie beispielsweise in DocuWare mit Stempeln arbeiten: Gekündigt“ und „Verlängert“. 

Der Gekündigt-Stempel verändert den Status eines Vertrages in „ungültig“, so dass der Vertrag durchs Stempeln aus der Anzeige der Liste verschwindet.

Der Verlängert-Stempel kann z.B. so konfiguriert werden, dass der Benutzer eine neue Fälligkeit aufs Dokument stempeln kann und der Vertrag z.B. nach einem Jahr wieder in der Liste erscheint.

5. Zusätzliche Dokumente direkt beim Vertrag hinterlegen

Speichern Sie vor dem Stempeln z.B. das Kündigungsschreiben, E-Mail-Korrespondenz oder neue Konditionen mit an den bereits archivierten Vertrag: Hierfür einfach parallel zum Listenbereich einen DocuWare Briefkorb öffnen, das entsprechende Schreiben importieren, zum Vertrag in der Liste ziehen und im sich öffnenden Dialog auf „Klammern“ klicken. 


Aus der Praxis:
Arbeiten mit digitalen Workflows

Genehmigungs-Management: Freigabe durch Vorgesetzte oder Geschäftsleitung

Mit automatisierten Prüfungs- und Freigabe-Workflows beschleunigen Sie Ihre Prozesse, sparen Zeit, Geld und steigern Effizienz und Qualität. Praxisbewährte Verfahren lassen sich über vordefinierte Workflows rasch und einfach einführen. Des Weiteren werden alle (nachvollziehbaren) Änderungen über den kompletten Lebenszyklus des Dokumentes nachvollziehbar dokumentiert. 

Berechtigungs-Management

Damit die zuständigen Mitarbeiter und andere berechtigte Anwender auch effektiv auf die Daten zugreifen können, wird direkt bei der Digitalisierung der Verträge die Dokumente klassifiziert und mit vorher definierten Indexkriterien abgespeichert. 

Welche Personen dürfen auf bestimmte Dokumentengruppen zugreifen? Die Klassifizierung ermöglicht außerdem, granulare Rechte zu vergeben. So lässt sich genau festlegen, wer auf die verschiedenen Daten zugreifen, Dokumente bearbeiten oder Inhalte versenden darf.



Formular-Management / Dokumenten-Pool

Mit vorkonfiguirierten Formularen können Sie z.B. Feedback einholen. Desweiteren lassen sich die einzelnen Felder mit Inhalten vorbelegen. 
Für eine beschleunigte Vertragserstellung bzw.  können  fertige Formulare und/oder Textpassagen in DocuWare DMS gespeichert werden. Bedingungen und juristische Formulierungen, die für eine große Teilmenge von Verträgen gelten, können einmal zentral definiert werden und sind jederzeit abrufbar. Das spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden.

Digitale Signatur

  • Verträge auf Distanz rechtssicher unterzeichnen
  • mitgelieferte Dokumentationen für maximale Beweiskraft
  • keine zusätzliche Hardware nötig
  • alle Sicherheitslevels: einfache, fortgeschritten und qualifizierte Signatur

Erfahren Sie mehr zur Digitalen Signatur.



DocuWare ist dafür gemacht, mit Ihrem IT-System zusammenzuarbeiten. Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich. Ebenso leicht lässt sich DocuWare in wichtige Geschäfts-Hardware wie Scanner und Multifunktionsgeräte integrieren, um Papier mühelos in digitale Informationen zu verwandeln.

Gerne zeigen Ihnen unsere IT Spezialisten, wie Sie sich technisch bestens unterstützen lassen können.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

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Digitale Personalakte

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Digitale Lösungen

Digitale Personalakte

Ein weiterer, wichtiger Meilenstein innerhalb der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen betrifft den Personalbereich bzw. die HR-Abteilung.

Am Anfang steht die Unternehmens-spezifische Entscheidung, in welchen Bereichen die Transformation hin zu digitalen HR-Prozessen am sinnvollsten ist und daher zuerst implementiert werden sollte. Dabei bieten sich in der Regel zusammengefasst primär diese Segmente an:

  • Digitale Personalakte
  • Personalentwicklung / Recruiting
  • Bewerbermanagement
  • Personalverwaltung
  • Mitarbeitergespräche
  • Weiterbildung
  • Performance- und Kompetenz-Management

Aus unseren Erfahrungen bildet die Ausgangsbasis – ganz klar, die "Digitale Personalakte". Hierbei werden alle Personaldokumente der Mitarbeiter in das Dokumenten-Management-System DocuWare integriert. Dabei werden alle papierbasierten Alt-Dokumente gescannt sowie aus anderen Softwareanwendungen übernommen und anschließend "intelligent" in die digitale Personalakte eingebunden.

Als essentieller Bestandteil der digitalen Transformation ermöglichen digitale Arbeitsabläufe, die mittels Workflows effizient automatisiert werden, erhebliche Arbeitserleichterungen in allen Bereichen. Beispiele  aus der Praxis haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

Erfolgreich zum Ziel:

Seit Jahren ist TANTZKY einer der führenden DocuWare Partner. Unser erfahrenes Spezialisten-Team begleitet Unternehmen, Schritt für Schritt, bei der Digitalisierung. 

Wir bieten alles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. – selbst die Anbindung an Ihr ERP, DATEV, Sharepoint, Outlook oder SAP gehört für uns mittler Weile zum täglichen Geschäft.

Profitieren Sie so von unseren Erfahrungen und Kenntnissen im Bereich Dokumenten- und Digitalisierungs-Management

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Digitale Personalakte in Verbindung mit DocuWare

Alle Informationen auf einen Klick abrufbar. Digitalisieren Sie Ihre Personaldaten und Dokumente und nutzen Sie die vielen Vorteile. 

Alle Vorteile im Überblick:

  • zentraler Speicherort aller digitalisierten Dokumente einer "klassischen" Personalakte
  • Schnittstelle in bestehende HR- / Personalverwaltungs- oder Lohnbuchhaltungs-Software 
  • Automatisierung durch digitale Workflows, z.B.
    - Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen mittels automatisiertem Versand oder über eigenen Downloadbereich für Mitarbeiter
    - weitere Möglichkeiten für Urlaubsanträge, Krankmeldungen, 
    Bewerbungen, On-/Offboardingprozess etc.
  • schnellere Arbeitsabläufe, weniger Kosten, gesteigerte Transparenz und zufriedene Mitarbeiter
  • Einhaltung rechtlichen Vorgaben, DSGVO, Bundesdatenschutzgesetz usw.
  • Volltextsuche über alle Dokumente mit z.B. Schlagworten, Indexsuche und durch die Texterkennung
  • Zugriff haben nur die Mitarbeiter mit entsprechender Legitimation
  • Einrichtung einer personalisierten Mitarbeiterbereichs zur Bereitsstellung von Dokumenten

Mehr Produktivität im Arbeitsalltag. Verwalten Sie alle Mitarbeiterunterlagen in einem zentralen, sicheren Archiv. 

Digitale Personalakte:
Vorüberlegung & Vorbereitung

Mit TANTZKY erfolgreich digitalisieren

Vor der Einführung der digitalen Personalakte stehen Grundsatzentscheidungen an bzgl. Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben, Wahl der richtigen Technologie bzw. des umzusetzenden Partners.

Für eine zügige Einführung der digitale Personalakte ist es wichtig, alle an der digitalen Transformation beteiligten Mitarbeiter, im Vorfeld, von den vielen Vorzügen zu überzeugen. Gemeinsam definierte Ziele vereinfachen und beschleunigen Arbeitsabläufe und verbessern mittels zuverlässiger Workflows die Vernetzung aller Teams. 

Gerne begleiten wie Sie bei allen Vorüberlegungen und bereiten Sie Schritt für Schritte auf die im Vorfeld zu definierenden Inhalte, für eine bestmögliche und zügige Umsetzung bei der Digitalisierung Ihrer Personalakten vor. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen gerne anhand "Best Practice"-Beispielen, wie wir HR-Abteilungen bei der Einführung der Digitalen Personalakte begleiten durften. 

Detaillierte Informationen

  • 1. Rechtliche Vorgaben einhalten

    Die Digitalisierung von Personalakten umfasst weit mehr als das einfache Scannen von Papierdokumenten. Da gerade in diesem Bereich mit personenbezogenen und damit sehr sensiblen Daten umgegangen wird, müssen Unternehmen diese Verarbeitung streng gemäß der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz umsetzen und innerhalb einer Verfahrensdokumentation beschreiben. Ebenso ist die Einverständniserklärung der Mitarbeiter für die Verarbeitung und Speicherung ihrer Daten einzuholen. Diese Einwilligung muss durch einen eindeutigen und hervorgehobenen Passus im Arbeitsvertrag erfolgen oder über eine Betriebsvereinbarung definiert werden. 

    Bedingt durch das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats und seiner Überwachungspflicht von Schutzvorschriften gegenüber den Mitarbeitern muss auch der Betriebsrat bei der Digitalisierung der Personalakten rechtzeitig mit einbezogen werden.

    Die personenbezogenen Daten der Personalakte sind verfassungsrechtlich geschützt. Zum Tragen kommt hierbei das Bundesdatenschutzgesetz, zum Beispiel der entsprechende Paragraph 9 des BDSG. Darin wird geregelt, dass diejenige Stelle, die personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt, die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen hat, damit die Ausführung der genannten Anforderungen dieses Gesetzes gewährleistet wird.

  • 2. Zuständigkeiten definieren innerhalb der Personalabteilung / HR-Bereichs: Klassifizieren & Indexieren

    Damit die zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung und andere berechtigte Anwender auch effektiv auf die Daten zugreifen können, wird direkt bei der Digitalisierung der Personalakte die Dokumente klassifiziert und mit vorher definierten Indexkriterien abgespeichert. 

    Welche Personen dürfen auf bestimmte Dokumentengruppen zugreifen? Die Klassifizierung ermöglicht außerdem, granulare Rechte zu vergeben. So lässt sich genau festlegen, wer auf die verschiedenen Daten zugreifen, Dokumente bearbeiten  oder Inhalte versenden darf.

  • 3. Schutz und Zugriffskontrolle einrichten

    Wie bereits erwähnt, verlangt die DSGVO die sichere Aufbewahrung der personenbezogenen Daten, damit der Zugriff Unbefugter darauf ausgeschlossen ist. Besondere personenbezogene Daten, beispielsweise Gesundheitsdaten des Arbeitnehmers, müssen nicht nur explizit gesichert, sondern auch klassifiziert werden. Die Berechtigungen für den Zugriff über das Netzwerk sind zudem eindeutig und effektiv einzurichten. Für eine Schutz der digitalen Personalakte muss der Arbeitgeber für eine Separierung der unterschiedlichen Bereiche sorgen. So lassen sich die verschiedenen Zugriffs-, Sicherheits- und Löschkonzepte den unterschiedlichen Schutzniveaus anpassen.

  • 4. Technologische Voraussetzungen prüfen

    1. Scannen

    Für den reinen Digitalisierungsprozess gibt es verschiedene Lösungsansätze, wie sich die Dokumente intelligent und schnell scannen lassen. Hierbei kommen Hochleistungsdokumentenscanner oder  Multifunktionssysteme mit Dualscaneinheiten zum Einsatz, die z.B. 120 Einzel- oder 240 Doppelseiten pro Minute, in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite, verarbeiten können. Das spart enorme Arbeitszeit! Für große Digitalisierungsvorhaben besteht auch die Möglichkeit spezielle Scandienstleister zu beauftragen. 

    2. Scansoftware

    Mit intelligenter Software können bereits beim Scannen Inhalte aus den Dokumenten ausgelesen und digital an das Dokumenten-Management-System übergeben werden. Des Weiteren lassen sich auch weitere Funktionen / Einstellungen zu Dokumenten-Größe, revisionssichere Datei-Typen,  OCR-Auslesen, Leerseitenlöschung, Auflösung u.v.m. ebenfalls vorbelegen. Das vereinfacht weiterhin das Arbeiten. 

    3. Mobiler Arbeitsplatz / Homeoffice

    Mobile Scan-Lösungen über App / Software integrieren Handy bzw. Tablet oder Laptop und ermöglichen selbst Dokumenten-Erfassung im Homeoffice oder von unterwegs. 

    Der Zugriff auf digitale Personalakten kann auch mit mobilen Geräten erfolgen – was den Nutzen der digitalen Personalakte weiter erhöht. Informationen sind genau dann verfügbar, wenn ein Mitarbeiter diese benötigt, unabhängig vom verwendeten Endgerät. Mitarbeiter können so deutlich flexibler arbeiten, auch auf Dienstreisen.

    4. Schnittstelle in bestehende HR- / Personalverwaltungs- oder Lohnbuchhaltungs-Software

    Die Verknüpfung der HR-Software mit anderen Programmen, etwa mit der Lohnabrechnungs-Software, bietet zahlreiche Vorteile. Bei miteinander synchronisierten Systemen können die betreffenden Daten lückenlos und sicher untereinander ausgetauscht werden. Dank der Automatisierung zyklischer Prozesse werden zudem zeitliche Ressourcen eingespart, die an anderer Stelle frei werden und gewinnbringend eingesetzt werden können.

    5. Systemvoraussetzungen

    Für eine schnelle Datenübertragung der gescannten Dokumente an das Dokumenten-Management-System benötigen Sie entsprechende Kapazitäten, Übertragungsraten und Serverseitige Voraussetzungen – abhängig von Cloud- oder serverbasierten Anwendungen. 

    Beim Betrieb einer Lösung im eigenen Rechenzentrum ist das Unternehmen selbst für die Sicherheit der Daten und Softwareaktualität verantwortlich. Hier haben Cloud-Systeme den Vorteil, dass der Anbieter der Lösung in der Pflicht steht.

Vorbereitung mittels Checkliste

Um eine Personalakte zu digitalisieren, sind folgende Punkte zu beachten:

  • Liegt eine Einwilligung der Mitarbeiter zur digitalen Verarbeitung ihrer Personalakten vor?
  • Wurde der Datenschutzbeauftragte im Unternehmen informiert?
  • Wurde der Betriebsrat im Unternehmen informiert / mit einbeziogen?
  • Wird die Speicherung DSGVO-konform durchgeführt?
  • Hat diejenige Person, welche die Personalakten einscannt, eine juristische Berechtigung, um auf diese Akten zuzugreifen?
  • Auf welche Weise werden die alten papierbasierten Personalakten vernichtet?
  • Wie wird sichergestellt, dass sensible Daten nicht verloren gehen oder in falsche Hände geraten?
  • Wie oder mit welcher technischen Ausstattung wir digitalisiert, z.B. Hochleistungsscanner, Duplexscanner o.ä.? 

DocuWare-Beispiel aus der Praxis: Übersicht aller zu Peter Sanders gespeicherten Bespieldokumente.

Digitale Personalakte:
2. Inhalt & Aufbau

Alle Dokumente innerhalb der digitalen Personal-Akte

Digitale Personalakten enthalten alle Dokumente, die auch in herkömmlichen Papier-Personalakten enthalten sind. Grundsätzlich sollten alle Daten gespeichert werden, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind:

  • allgemeine Informationen zur Person
  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag
  • Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis
  • Arbeitszeugnisse
  • Fort- und Weiterbildungsbescheinigungen
  • Lohn- oder Gehaltsbescheinigungen
  • Sozialversicherungsausweis und Lohnsteuerunterlagen
  • Krankheitsbescheinigungen und Arbeitsunfallberichte
  • Abmahnungen
  • Kündigungsschreiben
  • Korrespondenz Anwälte / Gerichtsurteile
  • Austrittszeugnis
  • Kopien amtlicher Urkunden, etwa Führerschein oder Schwerbehindertenausweis.

Die Sensibilität dieser Daten macht klar, warum der Datenschutz für Personalakten besonders wichtig ist. Der Schutz von sensiblen Daten ist digital weitaus besser zu gewährleisten als mit herkömmlichen Akten. Software-basierte Systeme arbeiten mit Verschlüsselung und können Daten automatisiert und mit Berechtigungen versehen ablegen. Das ist mit Papierdokumenten kaum zu gewährleisten.

Urkunden und Nicht-Urkunden – folgende Papierdokumente dürfen vernichtet werden:

  • Auch nach der Speicherung von Dokumenten in digitaler Form dürfen nicht alle originalen Papiervorlagen gelöscht werden. So müssen beispielsweise Arbeitsverträge oder Kündigungen in physischer Schriftform vorhanden sein.
  • Eingescannte Dokumente haben nicht immer als Urkundenbeweise rechtlichen Bestand. Vor allem in juristischen Auseinandersetzungen vor Gericht kann die Restriktion auf digitale Dokumente zu Beweisproblemen führen.
  • Bei der Digitalisierung der Personalakten sollten die zu verarbeitenden Dokumente in Urkunden und Nicht-Urkunden unterschieden werden.
  • Rechtliche Analysen vor der Digitalisierungsmaßnahme stellen sicher, welche Dokumente in die digitale Personalakte überführt werden dürfen und wer Zugriff darauf erhalten soll. Ebenso ist dadurch definiert, welche Papierdokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden dürfen.

Quellen und Herkunft aller Dokumente 


  • Scannen, automatisch Daten auslesen und archivieren

    Papierdokumente aus Akten

    Hierbei kommen Hochleistungsdokumentenscanner oder  Multifunktionssysteme mit Dualscaneinheiten zum Einsatz, die z.B. 120 Einzel- oder 240 Doppelseiten pro Minute, in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite, verarbeiten können. Das spart enorme Arbeitszeit! 

    Mit intelligenter Software können bereits beim Scannen Inhalte aus den Dokumenten ausgelesen und digital an das Dokumenten-Management-System übergeben werden.

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  • Archivierung direkt aus Microsoft Outlook

    E-Mail und Anhänge

    Auch das Ablegen neuer Dokumente ist denkbar einfach. Viele Unterlagen bekommen Sie ja inzwischen per E-Mail.

    In Ihrem E-Mailprogramm rufen Sie direkt einen Ablagedialog auf, der schon wichtige Informationen automatisch ausfüllt:

    • Absender
    • Datum
    • Betreff

    Sie müssen nur noch minimale Ergänzungen oder Korrekturen vornehmen und schon ist das Dokument in DocuWare archiviert.

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  • Archivierung direkt aus Ihrer Anwendung z.B. Microsoft Office

    Verträge, Schriftverkehr usw.

    Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich.

    Verbinden Sie Ihre gewünschte Anwendung mit DocuWare und archivieren Sie alle Dokumente direkt per Mausklick.

    Dokumente, die Sie beispielsweise in Ihren MS Office-Anwendungen erstellen, legen Sie einfach über „Speichern Unter“ und der Explorer-Integration von DocuWare in der Personalakte ab. 

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3. Arbeiten mit Digitalen Workflows

Wir haben uns an einem typischen Lebenszyklus einer Personalakte orientiert und bieten Ihnen: 

  • Formulare und Prozesse zur Anforderung neuer Mitarbeiter
  • vorgefertigte Prozesse im Recruiting zur Weiterleitung von
  • Bewerbungen, automatischen Mail-Kommunikation mit Bewerbern und der Verwaltung von Fristen rund um Bewerbungen und dem Talentpool
  • Ausgefeilte Onboarding-Prozesse für einen strukturierten Start neuer Mitarbeiter incl. Einarbeitungsplänen und Probezeitgesprächen
  • Automatische Ablage von Gehaltsabrechnungen sowie die elektronische Verteilung an Mitarbeiter
  • Abwesenheitsanträge wie z.B. Urlaub oder Dienstreisen
  • Krankmeldungen und die Überwachung von Fristen für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
  • Abwesenheitslisten, sei es wg. Krankheit oder Urlaub
  • Die Verwaltung von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen und deren Protokollen
  • Zertifikatsverwaltung incl. Fristenüberwachung
  • Verschiedene Anträge
    • Änderungen im Personalstamm
    • Qualifizierte Arbeitszeugnisse
  • Und am Ende einen strukturierten Off-Boarding Prozess

Aus der Praxis:
Detaillierter Beispiel-Workflows


Krankmeldungen / Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen – einfach und unkompliziert automatisiert

Für Personalabteilungen / HR stellen Krankmeldungen immer wieder einen enormen Aufwand dar. Mitarbeiter melden sich an verschiedenen Stellen krank, so dass nicht immer gewährleistet ist, dass die Personalabteilung über Abwesenheiten informiert ist. Die notwendigen Arbeitsunfähigkeitsnachweise werden meist auch nur sehr unzuverlässig eingereicht und die Rückkehr an den Arbeitsplatz nach einer Krankheit wird nur sehr sporadisch gemeldet.

Zentralisierter Standardprozess mit Fristenkontrolle

Hier setzt DocuWare mit einer zentralisierten Krankmeldung und mit einem standardisierten Prozess zur Fristenüberwachung an.

Die Mitarbeiter melden sich über ein zentrales Formular krank. Sollten sie bereits beim Arzt gewesen sein und über eine AU verfügen, können sie diese AU bereits mit der Krankmeldung hochladen. Dabei wird gleich mit angegeben, wann der Mitarbeiter voraussichtlich wieder zur Arbeit kommt.

Automatisierte Benachrichtigungen an alle Beteiligten

Auch hier startet mit der Ablage der Krankmeldung ein weiterer, standardisierter Prozess. 

Zunächst werden die Führungskraft und die Personalabteilung per E-Mail darüber informiert, dass sich der Mitarbeiter krankgemeldet hat. Die Abwesenheit wird gleichzeitig auch in die Liste der abwesenden Mitarbeiter eingetragen, so dass Vorgesetzte und Abteilungsleiter über dieses Dashboard einen Überblick haben, auf wen sie heute nicht zurückgreifen können.

Zusätzlich bekommt die Personalabteilung eine Aufgabe, in der sie entscheidet, ob die AU korrekt vorliegt oder ggf. keine AU benötigt wird. In diesem Fall wird der Mitarbeiter darüber informiert, dass er alle Formalitäten vorbildlich erledigt hat.

Fehlende und auslaufende AU

Sollte die AU fehlen, wird der Mitarbeiter darauf hingewiesen, dass er bis zu einem Stichtag die AU ablegen muss. Am Stichtag erhält die Personalabteilung eine Erinnerung, um zu prüfen, ob jetzt alles ordnungsgemäß zur Verfügung gestellt wurde. Liegt die AU auch weiterhin nicht vor, informiert der Prozess den Mitarbeiter mit einer verschärften Mail über die fehlenden Unterlagen.

Läuft die erste AU aus, kann der Mitarbeiter eine Folgebescheinigung einreichen und die Krankmeldung damit bis zu einem neuen Termin verlängern. Auch darüber werden Vorgesetzter und Personalabteilung informiert.

Rückkehr zum Arbeitsplatz

Und zu guter Letzt melden sich die Mitarbeiter über dieses zentrale Formular auch wieder ordnungsgemäß zurück. Sind zu diesem Zeitpunkt alle vorgeschriebenen Unterlagen vorhanden, schließt die Personalabteilung den Vorgang.

Kind-Krankenmeldung

Im Falle, dass es sich um eine Kind-Krankmeldung handelt, wird zusätzlich auch das Lohnbüro informiert, damit die notwendigen Abschläge bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden können.

Mit diesem Prozess stellen Sie in der Personalabteilung sicher, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf die Krankmeldungen abdecken. Zusätzlich wird für alle Beteiligten und Betroffenen die Abwesenheit von Mitarbeitern transparent und es können ggf. umgehend Maßnahmen zur Vertretung des kranken Kollegen getroffen werden.


Aus der Praxis:
Arbeiten mit digitalen Workflows

Lohn- oder Gehaltsbescheinigungen

Egal, ob Sie die Gehaltsabrechnungen selbst im Lohnsystem erstellen und drucken oder ob Sie über einen externen Dienstleister eine PDF-Datei mit allen Gehaltsabrechnungen bekommen: DocuWare importiert die Abrechnungen, separiert sie und legt sie automatisch in der Mitarbeiterakte ab.

Sobald die Gehaltsabrechnung archiviert wird, erhält jeder Mitarbeiter eine E-Mail über die neue Abrechnung und kann sie über den integrierten Link aufrufen. Ohne Aufwand und super schnell – einen besseren Service können Sie den Mitarbeitern nicht bieten. Und dazu sparen Sie noch jede Menge Zeit und Versandkosten.


Urlaubsanträge / Antrag auf Abwesenheit

Innerhalb von DocuWare DMS kann sich der jeweilige Mitarbeiter anmelden und hat Zugriff auf das entsprechende Formular. Nach Eingabe bzw. Auswahl der möglichen Daten wird der Antrag versendet.

Im Hintergrund startet der automatische Genehmigungsworkflow. Dabei erhält der Vorgesetzte ein E-Mail mit entsprechendem Link zum Antrag in DocuWare. Diesen kann er genehmigen oder ablehnen. Danach erhalten im positiven Fall der Antragsteller bzw. die Personalabteilung / HR eine automatisierte Informations-E-Mail mit den benötigten Informationen zur finalen Freigabe in DocuWare. Im Ablehnungsfall wird nur der Antragsteller informiert. 

Das spart Arbeitszeit, beschleunigt die nachgelagerten Arbeitsschritte und erhöht die Transparenz.


DocuWare ist dafür gemacht, mit Ihrem IT-System zusammenzuarbeiten. Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich. Ebenso leicht lässt sich DocuWare in wichtige Geschäfts-Hardware wie Scanner und Multifunktionsgeräte integrieren, um Papier mühelos in digitale Informationen zu verwandeln.

Gerne zeigen Ihnen unsere IT Spezialisten, wie Sie sich technisch bestens unterstützen lassen können.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

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Weiterlesen … Digitale Personalakte

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Anwälte und Kanzleien

 E-Akte | Outlook-Schnittstelle | OCR-Scan

  • Scan-Lösungen direkt in die e-Akte / Mandantenakte
  • Integration von Telefonie und Dokumenten-Archiv in MS Outlook
  • Anzeige der z.B. Mandanten-Nr. bei eingehenden Anrufen
  • Integration aller Lösungen in Ihre Anwaltssoftware / ERP / CRM
  • automatische OCR-Erkennung
  • zeitgenaue Aufzeichnung von Gesprächszeiten / Abrechnung
Die Werner Tantzky GmbH ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Lösungsanbieter im Bereich digitaler Bürokommunikation – spezialisiert für Rechtsanwaltskanzleien und überregionale Sozietäten.

Profitieren Sie von unseren Erfahrungen rund um die Optimierung von Kanzlei-IT sowie die Integration verschiedener Rechtsanwaltslösungen. Als Ansprechpartner für Druck- und Multifunktionssysteme, IP-Telefonie und Dokumenten-Management schaffen wir Lösungen, die Ihren speziellen Arbeitsalltag optimal unterstützen und erleichtern:

• Scan-Lösungen direkt in die e-Akte / Mandatenakte
• Integration von Telefonie und Dokumenten-Archivierung in MS Outlook
• Anzeige der z.B. Mandanten-Nr. bei eingehenden Anrufen
• Integration aller Lösungen in Ihre Anwaltssoftware / ERP / CRM
• automatische OCR-Erkennung
• zeitgenaue Aufzeichnung von Gesprächszeiten / Abrechnung
u.v.m.
 
 


Praxiserprobte Lösungen

MS Outlook & Dokumenten-Management

Legen Sie Ihre E-Mails direkt aus MS Outlook ab

Greifen Sie direkt aus MS Outlook auf Ihre archivierten E-Mails zu

Schnelles Finden anstatt Suchen - Daten aus MS Outlook, DMS, Ihrer Anwaltssoftware usw. für Ablage und Suche nutzen

Schnelle Vorschaufunktion

Beispiele für Ordnungskriterien

• Digitale, aktenbezogene Archivierung aller ein- und ausgehenden Schriftsätze und Dokumente zu einer Akte

• Übernahme der Aktenstruktur als Ablagestruktur

• Zugriff auf alle Dokumente und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten möglich

• Nachvollziehbarkeit durch Versionierung und Historie

 E-Akten Volltextsuche & OCR-Erkennung

• Informationen schnell und übergreifend finden

• Dokumente vollständig durchsuchbar

• Scan-to-OCR-Funktion:

-
PDF (durchsuchbar)
- PDF/A (revisionssicher)
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
 
Anhand Ihrer Wünsche und Vorstellungen stellen wir Ihnen ein individuelles Lösungspaket zusammen. Nahtlos passen sich unsere praxiserprobtes Lösungen in Ihre vorhandenen IT-Infrastruktur ein und ergänzen optimal Ihre Anwaltssoftware, MS Office oder beliebiges Anwendungsprogramm.

 
Referenzen

E-Akte / Dokumenten-Management mit Altasoft und MS Outlook

Bartsch Rechtsanwälte

„Durch den DMS-Einsatz haben wir einen vollständig digitalen Workflow unserer Mandantenakten implementiert, der Transparenz schafft und für unsere Kunden und Mitarbeiter umfassende Rechercheoptionen bei standortunabhängiger Verfügbarkeit gewährleitstet. Wichtig war uns die einfache und flexible Integration von DocuWare in unsere IT-Anwendungen. Unsere operativen Geschäftsprozesse sind so noch schneller, sicherer und kundennäher.

Durch die erweiterten Funktionen der Druck- und Kopiersysteme können wir direkt in die E-Akte unter Eingabe der Akten-Nummer scannen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Mit den Spezialisten der Werner Tantzky GmbH stehen uns zuverlässige und kompetente Ansprechpartner zur Seite. Wir sind mit Beratung, Umsetzung und Service der Werner Tantzky GmbH sehr zufrieden."

Dr. Alexander Hoff

Bahnhofstraße 10 | 76137 Karlsruhe


www.bartsch-rechtsanwaelte.de

Produkte

• E-Akte / DocuWare mit Altasoft , MS Outlook
• Output-Konzept Systemflotte
• All-In-One-Suite Software-Lösung
• Multifunktionssysteme mit Finisher

Volltext durchsuchbare Schriftsätze in der E-Akte

Dr. Schneider & Partner Rechtsanwaltsgesellschaft mBB

„Dank des elektronischen Dokumenten-Managements sind unsere Geschäftsprozesse durchgängig schneller geworden. Durch die Dokumenten-Vorschau-Funktion lässt sich ebenfalls ein guter Überblick über die Akte verschaffen.


Durch die erweiterten Funktionen der Druck- und Kopiersysteme können wir direkt in die E-Akte unter Eingabe der Akten-Nummer scannen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld."

Ralf Schulze Steinen

Alter Schlachthof 45 | 76131 Karlsruhe

www.schneideranwaelte.de

Produkte 

• Software-Lösung / OCR-Erkennung
• Multifunktionssysteme

RA Micro E-Akte / Dokumenten-Management mit MS Outlook

 Bierbrodt Rechtsanwälte

"Nach erfolgreicher Authentifizierung an unserem Multifunktionssystem können unsere Mitarbeiter Ihre Scans direkt in die speziell für sie hinterlegten Zielverzeichnisse (Homedirectory) ablegen bzw. die E-Mail-Adressen als Ablageort für die Scans auswählen.

Mit den entsprechenden Voreinstellungen z.B. Schwarzweiß-Druck können alle Mitarbeiter kosteneffizient drucken. Darüber hinaus können alle Vorgaben per Software koordiniert, definiert und optimiert werden."

nach Autor

Herrenstraße 30 | 76133 Karlsruhe

www.bierbrodt.net

Produkte 

• Software-Lösung / OCR-Erkennung
• Multifunktionssysteme

Papierlose Kanzle: RA Micro E-Akte / Volltextsuche 

Nonnenmacher Rechtsanwälte 

"Nach erfolgreicher Authentifizierung an unserem Multifunktionssystem können unsere Mitarbeiter Ihre Scans direkt in die speziell für sie hinterlegten Zielverzeichnisse (Homedirectory) ablegen bzw. die E-Mail-Adressen als Ablageort für die Scans auswählen.

Mit den entsprechenden Voreinstellungen z.B. Schwarzweiß-Druck können alle Mitarbeiter kosteneffizient drucken. Darüber hinaus können alle Vorgaben per Software koordiniert, definiert und optimiert werden."

nach Autor

Wendtstraße 17 | 76185 Karlsruhe

www.nonnenmacher.de

 Produkte

• E-Akte / DocuWare mit MS Outlook-Schnittstelle
• Output-Konzept der Systemflotte
• All-In-One-Suite Software-Lösung
• Multifunktionssysteme mit Finisher

Steigerung der Effektivität 

Rechts- und Steuerkanzlei am Ludwigsplatz 

"Mit den entsprechenden Voreinstellungen z.B. Schwarzweiß-Druck können alle Mitarbeiter kosteneffizient drucken. Darüber hinaus können alle Vorgaben per Software koordiniert, definiert und optimiert werden.

Mit der praktischen OCR-Texterkennung der Druck- und Kopiersysteme können wir Dokumente scannen und konvertieren in einem Schritt. So lassen sich die Dokumente schnell digitalisieren."

Peter Eckl

Erbprinzenstraße 31 | 76133 Karlsruhe

www.Rechts-undSteuerkanzlei.de
 

Produkte

• Software-Lösung / OCR-Erkennung
• Multifunktionssysteme

Anwahl der Telefonnummer direkt aus der Mandantenakte

Hofsäß + Partner Rechtsanwälte 

"Durch die nahtlose Integration der Starface-Telefonanlage in unsere bestehenden IT-Strukturen können wir sehr praktisch direkt aus der Mandanten-Akte die Telefonnummer anwählen und telefonieren.

Mit der praktischen OCR-Texterkennung der Druck- und Kopiersysteme können wir Dokumente scannen und konvertieren in einem Schritt. So lassen sich die Dokumente schnell digitalisieren."

Martin Hofsäß

Kaiserstraß 215 | 76133 Karlsruhe

www.arbeitsrecht-karlsruhe.de

Produkte 

• Software-Lösung / OCR-Erkennung
• Output-Konzept der Systemflotte
• Multifunktionssysteme
• STARFACE Telefonanlage

Schnelle Digitalisierung aller Dokumente 

 Rechtsanwälte Helmut Kaul * Oliver Dausch * Jutta S. Steiner

"Mit der praktischen OCR-Texterkennung der Druck- und Kopiersysteme können wir Dokumente scannen und konvertieren in einem Schritt. So lassen sich die Dokumente schnell digitalisieren."

Helmut Kaul

 Herrenstraße 18 | 76133 Karlsruhe

www.rechtsanwalt-karlsruhe.org

Produkte 

• Multifunktionssysteme
• OCR-Erkennung

Scannen und Konvertieren  in einem Schritt

Dr. Friedmann & Partner mbH Anwaltskanzlei 

"Durch die erweiterten Funktionen der Druck- und Kopiersysteme können wir direkt in die E-Akte unter Eingabe der Akten-Nummer scannen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Mit den entsprechenden Voreinstellungen z.B. Schwarzweiß-Druck können alle Mitarbeiter kosteneffizient drucken. Darüber hinaus können alle Vorgaben per Software koordiniert, definiert und optimiert werden."

Dr. Jörg Friedmann

Wilderichstraße 35 | 76646 Bruchsal

www.friedmann-partner.de

Produkte 

• Multifunktionssysteme
• Software-Lösung / OCR-Erkennung

 Sie sind interessiert?

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Digitaler Rechnungseingang mit Prüfungsworkflow

 50.000 Eingangsrechnungen p.a. | Prozess: vom Eingang bis zur Bezahlung und Archivierung 

  • automatischer Rechnungseingangsworkflow innerhalb Dokumenten-Management-System DocuWare
  • Digitalisierung von Papierrechnungen
  • automatische Rechnungsprüfung - und -freigabe
Seit vielen Jahren begleitet TANTZKY Unternehmen bei der Einführung von Dokumenten-Management-Systemen. Für einen Wechsel von Papierdokumenten hin zu reinen elektronischen Datensätzen unterstützen Sie unsere erfahrenen Teams rund um die Managed Print & Document Services, Schritt für Schritt, zum digitalen Unternehmen.

Wir schaffen einen zentralen Speicherort zur elektronischen, GOBD-konformen Archivierung Ihrer Rechnungen. Implementieren intelligente Schnittstellen zu Ihren ERP, DATEV, SAP usw., damit die bereits vorhandenen Daten und Informationen, so effizient wie möglich, weitergegeben, bereitgestellt und bearbeitet werden können.

Über digitale Workflows automatisieren wir wiederkehrende Arbeitsschritte und erleichtern allen Usern die tägliche Arbeit.
 
 


Effiziente Rechnungsfreigabe innerhalb eines Tages

Durch die Einführung eines neuen Workflows zur automatisierten Rechnungsprüfung und Freigabe, spart sich unser Kunde für die jährlich 50.000 Eingangsrechnungen außerordentlich viel Bearbeitungszeit. Die Rechnungsfreigabe erfolgt zwischenzeitlich in maximal einem Arbeitstag. Vor der Umstellung wurden die Rechnungen in Papierform zur Prüfung und Freigabe an die jeweilige Abteilung bzw. Außenstelle weitergeleitet und innerhalb einer Woche bearbeitet.

Seit Einführung arbeiten damit täglich mehr als 70 Mitarbeiter aller Standorte in Karlsruhe, Mannheim, Heidelberg, Pforzheim und Bruchsal. Alle Abteilungen und Niederlassungen bis hin zur Zentrale profitieren von den vielen Vorteilen des digitalen Rechnungsworkflows.
 

Ausgangsbasis

Aufwendig und zeitraubend: Sowohl der Rechnungseingangsprozess als auch die Archivierung der rund 50.000 Rechnungen erfolgte ausschließlich in Papierform. Die Originalrechnungen wurden von Hand kontiert und zur Freigabe per Hauspost an die zuständigen Abteilungen bzw. Außenstellen verschickt. Der Dokumentenversand nahm sehr viel Zeit in Anspruch. Darüber hinaus gestaltete sich die Belegsuche als sehr müßig und die Ablage als sehr Platzintensiv.

Die Lösung: Unser Kunde entschied sich für die Einführung eines Dokumenten-Management-System.
Aufwendig und zeitraubend: Sowohl der Rechnungseingangsprozess als auch die Archivierung der rund 50.000 Rechnungen erfolgte ausschließlich in Papierform. Die Originalrechnungen wurden von Hand kontiert und zur Freigabe per Hauspost an die zuständigen Abteilungen bzw. Außenstellen verschickt. Der Dokumentenversand nahm sehr viel Zeit in Anspruch. Darüber hinaus gestaltete sich die Belegsuche als sehr müßig und die Ablage als sehr Platzintensiv.

Die Lösung: Unser Kunde entschied sich für die Einführung eines Dokumenten-Management-System.

Neues Arbeiten mit digitalen Workflows

Mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare lässt sich der komplette Rechnungseingangsprozess automatisiert verarbeiten, optimieren und beschleunigen. Das Arbeiten mit digitalen Workflows bzw. automatisierten Prozessen steigert die Effizient erheblich, senkt Betriebskosten und reduziert fehleranfällige, manuelle Dateneingaben.

 
Effizient und einfach: Vom Eingang bis zur Bezahlung / Archivierung

• Für ein effizienteres Arbeiten erhielten die Mitarbeiter in der Buchhaltung einen zweiten Bildschirm.

• Leistungsfähige Multifunktionssysteme zum Scannen der Papierdokumente waren bereits vorhanden.

• DocuWare wurde in die kundenspezifische Buchhaltungssoftware integriert. So können die Mitarbeiter aus der bekannten Programmoberfläche auf die entsprechenden Dokumente zugreifen.

• DocuWare Anbindung an spezielle Fachanwendung , einer Software der Fahrsicherheitszentren, die dort erstellten Rechnungen werden vor dem Archivieren automatisch verschlagwortet.

Nicht jeder darf alles – Berechtigungskonzept 

Anhand des kundenspezifischen Berechtigungskonzeptes erhalten genau die Mitarbeiter Zugriff auf die zentralen Daten und Dokumente, die am Rechnungsfreigabe-Prozess beteiligt sind. Individuell abgestimmte Zugriffsrechte stellen sicher, dass die Mitarbeiter in den Abteilungen bzw. Außenstellen nur die Dokumente sehen, die für Sie relevant sind.

Benutzer und Rechte werden zentral administriert und sind durch die Vergabe von Gruppen, Rollen und Profilen flexibel und komfortabel anpassbar. Protokollfunktionen ermöglichen auch nach Jahren den Nachweis, welcher Benutzer wann auf ein Dokument zugegriffen hat.

 Effizient durch digitale Prozessunterstützung

1. Tägliche Digitalisierung der Eingangsrechnungen am jeweiligen Multifunktionssystem in der Buchhaltung sowie den Außenstellen

2. Zuordnung der Dokumente in den Aufgabenlisten der zuständigen Mitarbeiter

3. Sachliche Überprüfung der Rechnung

4. Freigabe mittels digitalem Stempel und automatischer Versand an Buchhaltung
5. Rechnerischen Prüfung und Freigabe der Eingangsrechnung

6. Automatische Weiterleitung zur Zahlungsfreigabe an den Vorstand und Geschäftsführung

7. Datenübernahme in Buchhaltungssoftware und Bezahlung der Rechnung

8. Revisionssichere Archivierung des Eingangsrechnungen
Individuelle, automatisierte Auswertungen unterstützen die Mitarbeiter aus Organisation, Rechnungswesen und Controlling unseres Kunden. Sie arbeiten mit turnusmäßigen Aufstellungen und nutzen diese Informationen gezielt zur elektronischen Rechnungsprüfung und -freigabe. Des Weiteren dienen diese Ergebnisse z.B. für Entscheidungen innerhalb des Fuhrpark-Managements unseres Kunden.

Weitere Vorteile 

Abrufen von Informationen im Hintergrund

Zusätzlich erfolgt die Verschlagwortung aller Belege, die in DocuWare archiviert werden sollen. Hierbei kann DocuWare Indexdaten aus der Buchhaltungssoftware übernehmen und voll automatisch ablegen.

Effektive Belegsuche

• Reduzierung der internen Kosten durch • Optimierung der Such- und Ablagezeiten – relevante Informationen stehen unmittelbar allen Berechtigten zur Verfügung
• Außenstellen können direkt und eigenständig im Dokumenten-Pool suchen – ohne Mithilfe der Buchhaltung
• Zugriff auf strukturierte Index-Metadaten
• Volltext durchsuchbare Rechnungen
• Volltext-Recherchen

Einhaltung von Fristen und Skonti

• Definition von Fälligkeiten, Zahlungszielen, Wiedervorlagen usw.
• Einhaltung von Zahlungsfristen
• Bezahlung mit Skonti
• Einhaltung von Vorschriften zur Aufbewahrung und Dokumentation
• Zuständigkeiten und Vertreterregeln
• Automatische Benachrichtigung per E-Mail über Termine


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Digitale Fahrzeug-Akte

Dokumenten-Management innerhalb des Dealer-Management-Systems

  • alle Dokumente zu einem Fahrzeug
  • direkte Schnittstellen zu verschiedenen Fachanwendungen
  • Vereinheitlichung der Dokumentenablage
  • Zugriff von überall
TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Anbieter von Digitalisierungslösungen – speziell für Autohäuser.

Im gewählten Kundenbeispiel bestand die Herausforderung darin, eine digitale Fahrzeugakte – einen zentralen Sammelpunkt aller Dokumente zu einem Fahrzeug zu realisieren.
 
 


Eine Akte für alle – egal, von wo.

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Anbieter von Digitalisierungslösungen – speziell für Autohäuser.

Mit intelligenter Software und vordefinierten Workflows integrieren wir zum einen klassische Papierdokumente direkt vom Multifunktionssystem bzw. Hochleistungsscanner.

Für elektronische Dokumente schaffen wir zum anderen direkte Schnittstellen aus Ihren unterschiedlichsten Fachanwendungen in verschiedener Abteilungen oder Niederlassungen.

Alle Dokumente werden mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems zentral an einer Stelle revisionssicher erfasst, verarbeitet, gespeichert und können so gezielt innerhalb des Dealer-Management-Systems genutzt und weiterverarbeitet werden.
 

Ausgangsbasis

Unser Beispielautohaus hatte unterschiedliche Dokumente und Daten zu einem Fahrzeug, den passenden Kundeninformationen und Softwareanwendungen zu organisieren. Die Bearbeitung erfolgte bereichsübergreifend in unterschiedlichen Abteilungen bzw. Niederlassungen.

Medienbrüche, fehlende Software-Schnittstellen und viele manuelle Arbeitsschritte erschwerten die tägliche Arbeit. Hinzu verzögerte der Versand der Papierdokumente an die entsprechenden Stellen eine flüssige Arbeitsweise
Beispiel der verschiedenen Fahrzeug-Dokumente:

• Kundeninformationen
• Verkaufsunterlagen
• Leasingverträge
• Mietverträge
• Kaufvertrage
• Fahrzeugbewertungen
• Werkstattberichte
• Testprotokolle
• Ersatzteilübersichten
• Reparaturberichte
• TÜV-Gutachten
• Rechnungen
• Versicherungsunterlagen
• Unfallberichte
usw.

Neues Arbeiten:  
Digitale Fahrzeugakte

Anhand der Unternehmensweiten Bedarfsanalyse konnten wir die Outputflotte optimieren. Durch eine clevere Kombinationslösung von zentralen Multifunktionssystemen mit intelligenter Software, vordefinierten Workflows und verfügbaren Schnittstellen erhielt jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, Papierdokumente direkt am Multifunktionssystem, aus jeder Abteilung bzw. Niederlassung zu digitalisieren.
Diese Dokumente werden während des Scanvorgangs automatisch ausgelesen, verschlagwortet und archiviert. Ebenso werden alle elektronischen Dokumente direkt an das Dokumenten-Management-System übergeben.


Einheitliche, unternehmensweite und automatisierte Prozesse starten per Tastendruck am Multifunktionssystem oder per App

 Individualisierbare Oberfläche

Anhand der Corporate Identity – Vorgaben wird die Benutzeroberfläche unternehmensweit für alle im STREAMLINE NX angebundenen Systeme individualisiert.

Im Display werden Logo, Unternehmen sowie die individuelle Bedienlogik angezeigt.

Perfekte Unterstützung – vom ersten Tag an

Eigenen Workflows erleichtern und vereinheitlichen die Arbeit

Alle Mitarbeiter scannen direkt in Ihr Dealer-Management System, z.B. CROSS, Easycar, DIVA usw.

Weitere Schnittstellen zu möglichen Fachanwendungen: Service-Programme, Schadensakte, Rechtsanwaltsportale, DAT Bewertungsportalen, Fahrzeug-Marktplätze, Leasing-Software, DATEV / Buchhaltungsprogramme u.v.m.

Workflow-Beispiel: Neuwagen-Leasing je nach Automarke

Hierbei legen die Mitarbeiter unternehmensweit die Dokumente in den Vorlageneinzug, wählen die jeweilige Taste und starten so den Prozess. 
 
Im Hintergrund starten automatisierte Workflows. 
 
Mit dem Scan erfolgt, z.B. eine automatische E-Mail-Benachrichtigung an einen vordefinierten Empfänger. Parallel wird das Dokument an ein bestimmtes Speicherziel übergeben und im Dokumenten-Management verschlagwortet und gespeichert.

Alle Dokumente sortiert nach:
KFZ-Kennzeichen, Fahrgestell- oder Kunden-Nummer

Jeder Mitarbeiter (mit entsprechenden Rechten) kann sich direkt am PC anhand des KFZ-Kennzeichen alle Dokumente und Informationen schnell, übergreifend und strukturiert anzeigen lassen.

 Eine für alle – egal, von wo.

Durch den Einsatz von DocuWare können die Mitarbeiter unseres Kunden nun direkt aus Homeoffice oder von unterwegs auf die digitale Fahrzeugakte zu greifen und Dokumente bearbeiten. Des weiteren kann unser Kunde über mobile Scan-Lösungen selbst Papierdokumente digitalisieren und automatisiert an DocuWare übergeben.

 Direkte Schnittstellen zu allen Fachanwendungen

Eine große Herausforderung bestand darin, die unterschiedlichen Fachanwendungen an die digitale Fahrzeugakte anzubinden bzw. Informationen zu übergeben und die Dokumente jeweils zu integrieren – innerhalb Ihres Dealer Management Systems:

• Service-Programm
• Schadensakte
• Rechtsanwaltsportale
• DAT Bewertungsportalen
• Fahrzeug-Marktplätze
• Leasing-Software
• DATEV / Buchhaltungsprogramme
• Sonstige

 Sie sind interessiert?

Gerne zeigen Ihnen unsere IT Spezialisten, wie Sie sich technisch bestens unterstützen lassen können.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
 


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