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Go digital!
Digitale Workflows
Digitaler Postversand Service
Ein weiterer, wesentlicher Bestandteil innerhalb der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen ist das unternehmensweite elektronische Versenden und Empfangen von Dokumenten.
Aus der Praxis & täglich im Einsatz
Als einer der führenden Lösungsanbieter in den Bereichen Dokumenten- und Digitalisierungsmanagement bieten wir Ihnen folgende, praxiserprobte Lösungsstrategie für den webbasierten Digitalen Postversand Service:
- einfache Integration in Ihre bestehende IT, ERP oder DMS etc.
- Anwenderfreundliche, intuitive Bedienung
- eine Lösung für alle Dokumentenarten
- alle Versandoptionen sofort nutzen
- alle gesetzlichen Vorgaben einhalten
- zukunfts- und investisionssicher
Für einen erfolgreichen Wechsel hin zum digitalen Versenden und Empfangen von Dokumenten begleiten Sie unsere erfahrenen Digitalisierungexperten - Schritt für Schritt.
Vorteile
Das digitale Senden und Empfangen von Rechnungen bzw. elektronischen Dokumenten bietet eine Vielzahl von Vorteilen:
- Schnellere Prozesse
- Weniger Aufwand
- Weniger Fehler
- Maximale Effizienz
- Volle Kontrolle
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Einfach & schnell:
Volle Integration in IT, ERP oder DMS
Für das digitale Senden und Empfangen bieten wir Ihnen eine webbasierte, einsatzbereite Lösung, die direkt "als Druckertreiber" in Ihre bestehende Unternehmens-IT, ERP-, Buchaltungsprogramm bzw. Dokumenten-Manangement-System (DMS) integriert wird. Für den Anwender ändert sich nichts. Alle Dokumente, z.B. Rechnung werden, wie gewohnt, aus Ihrem jeweiligen Programm erstellt und per Mausklick digital verschickt. Hierbei übermittelt Ihr System die elektronischen Informationen an das Digitale Postversand Service Portal mit den jeweiligen Versandartwünschen Ihrer Kunden oder Lieferanten.
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abas ERP
Dokumenten-Management-System integriert in abas ERP
- DocuWare in abas ERP
- Dokumenten-Management-System
- Statusübergabe
- Volltext-Suche, zentraler Speicherort, rechtskonforme Archivierung
Zur Lösung
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Addison
Dokumenten-Management-System integriert in Addison
- DocuWare in Addison
- Metadaten- und Statusübergaben
- Volltext-Suche, zentraler Speicherort, rechtskonforme Archivierung
- Plausibilitätsabfrage
- automatische Indexierung
- u.v.m.
Zur Lösung
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CAS Genesis World
Dokumenten-Management-System integriert in CAS GW
- archivierte Dokumente direkt in CAS Genesis World integrieren
- Dokumenten-Management-System
- Statusübergabe
- Volltext-Suche, zentraler Speicherort, rechtskonforme Archivierung
Zur Lösung
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DATEV UnternehmenOnline
Dokumenten-Management-System integriert in DATEV
- DocuWare Cloud in DATEV
- Go Live nach 4 Wochen Teststellung
- vorkonfigurierte Digitalisierungslösung
- Rechnungseingangsworkflow
Zur Lösung
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DATEV
Dokumenten-Management-System integriert in DATEV
- DocuWare in DATEV
- Go Live nach 4 Wochen Teststellung
- vorkonfigurierte Digitalisierungslösung
- Rechnungseingangsworkflow
- u.v.m.
Zur Lösung
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Microsoft Dynamics 365
Dokumenten-Management-System integriert in Microsoft Dynamics 365
- DocuWare in Microsoft Dynamics 365
- vollautomatische, elektronische Archivierung
- automatische Indexierung
- Ablage aller Dokumente, wie z.B. Rechnungen, Aufträge usw.
- u.v.m.
Zur Lösung
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Microsoft Teams
Dokumenten-Management-System integriert in MS Teams
- Teilen von DocuWare Dokumenten in Chats oder Channels
- Archivieren von Dokumenten innerhalb von MS Teams
- DocuWare Rechte bleiben in MS Teams erhalten
- u.v.m.
Zur Lösung
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Microsoft Outlook
Dokumenten-Management-System integriert in MS Outlook
- DocuWare in MS Outlook
- elektronische E-Mail-Archivierung
- automatische Indexierung
- vorkonfigurierte Digitalisierungslösung
- u.v.m.
Zur Lösung
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Myneva SWING
Dokumenten-Management-System integriert Pflegesoftware
- DocuWare in SWING
- elektronische Dokumenten-Archivierung
- Metadaten- und Statusübergabe
- Volltext-Suche, zentraler Speicherort, rechtskonforme Archivierung
- u.v.m.
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SAGE
Dokumenten-Management-System integriert in Sage
- DocuWare in SAGE
- Metadaten- und Statusübergaben
- Volltext-Suche, zentraler Speicherort, rechtskonforme Archivierung
- Plausibilitätsabfrage
- automatische Indexierung
- u.v.m.
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SAP
Dokumenten-Management-System integriert in SAP
- DocuWare in SAP
- Metadaten- und Statusübergaben
- Volltext-Suche, zentraler Speicherort, rechtskonforme Archivierung
- Plausibilitätsabfrage
- automatische Indexierung
- u.v.m.
Zur Lösung
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Salesforce
Dokumenten-Management-System integriert in Salesforce
- DocuWare in Salesforce
- Metadaten- und Statusübergaben
- Volltext-Suche, zentraler Speicherort, rechtskonforme Archivierung
- Plausibilitätsabfrage
- automatische Indexierung
- u.v.m.
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snap Pflegesoftware
Dokumenten-Management in Pflegesoftware
- Scan-Lösung direkt in ECM / DMS, z.B. snap Pflegesoftware
- Papierbasierte Dokumente in digitalen Prozess übergeben
- intelligente Dokumenten-Lenkung
- Digitalisierung Papierarchiv
Zur Lösung
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sFirm, Starmoney, Profi Cash
Banking-Software
- Rechnungsarchivierung in DocuWare
- automatisches Auslesen der Index-Kriterien
- Übergabe der Buchungssätze bzw. Buchungsstapel
- Einspielen der Buchungsdaten
- u.v.m.
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Sonstige Anwendung
Schnittstellen & Integration in beliebige Anwendersoftware
Über 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen ermöglichen digitales Arbeiten.
Sprechen Sie uns gerne an.
Anwenderfreundliche,
intuitive Bedienung
Das Digitaler Postversand Service Portal ist übersichtlich aufgebaut. Klare Strukturen bieten dem Anwender eine leichte Orientierung. Pro Dokument wird eine Zeile angelegt. Die Dokumentenarten werden in der gleichnamigen Spalte angezeigt. Nach erfolgter Freigabe werden die Dokumente per Mausklick verschickt. Der Empfänger erhält es auf seinem gewünschten Weg – per Post, E-Mail oder Datensatz.
Eine Lösung für alle Dokumente
Generell können alle Dokumente über den Digitalen Postversand Service versendet und empfangen werden. Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine usw. können elektronisch ausgetauscht werden. Vorteile: Schnelle Übermittlung, volle Transparenz und Dokumentation des Versandstatus. Ebenfalls sind Sie im Hinblick auf die gesetzlich verpflichtende Umstellung, ab 01.01.2025, auf E-Rechnung bestens für die Zukunft gerüstet. Alle geforderten Formate, wie XRechnung bzw. ZUGFeRD werden vollumfänglich unterstützt.
Ein Portal für alle Fälle
Anhand der gewünschten Empfangsart des Kunden, Mandanten oder Lieferanten wird das Dokument gedruckt und per Post verschickt. Oder der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Downloadlink. Der rein elektronische Datenversand geht natürlich am schnellsten und ist am sichersten. In der Spalte "Lieferkanal" wird das entsprechende Symbol zur jeweiligen Versandart angezeigt. Nach der Freigabe werden die Dokumente per Mausklick versendet. Für den Anwender entsteht kein Mehraufwand, da vom System der entsprechende Versand automatisiert erfolgt. Dokumente per Brief werden gedruckt, gefalzt, kuvertiert, frankiert und per Post verschickt. Alle E-Mails werden versendet bzw. beim digitale n Versand werden die Daten dem Empfänger übertragen.
Selbstverständlich können Sie in der 1. Spalte alle Dokumente wählen und mit einem Klick freigeben bzw. versenden.
Gesetzlich auf der sicheren Seite
Laut Wachstumschancengesetz müssen alle Unternehmen in Deutschland ab 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Das Gesetz schreibt vor, die Rechnungen müssen zwingend in einem strukturierten Rechnungsformat dargestellt werden. Das bedeutet alle Rechnungspositionen werden im XML-Format in einer Textdatei aufgeschlüsselt, wie z.B. bei der XRechnung. Gibt es zusätzlich noch ein PDF-Sichtbeleg spricht der Gesetzgeber vom hybriden Format, wie z.B. bei ZUGFeRD. Beide sind gesetzlich zulässig.
PDF ist keine elektronische Rechnung!
Alle anderen Rechnungsformate wie die Papierrechnung oder das PDF im E-Mail-Anhang zählen für den Gesetzgeber zu „sonstigen“ Formaten. Wenn in Zukunft von elektronischen Rechnungen gesprochen wird, sind also nur strukturierte Formate gemeint.
Zukunfts- & Investitionssicher
Mit dem Digitalen Postversand Service entscheiden Sie sich für die zukunftsorientierte Lösung mit der Sie den Grundstein für das digitale Senden und Empfangen legen.
Die mehrjährig praxiserprobte Technologie verbindet namhafte Partner in einem Netzwerk, wie z.B. die Bundesdruckerei, DATEV, RICOH, Quadient Germany GmbH & Co. KG, Asterion Deutschland GmbH, SGH Service GmbH u.v.m. Wir bieten Ihnen mit allen angeschlossenen Technologiepartnern unser ganzes Wissen und geballte Power für Ihre IT Transformation.
Gemeinsam digital erfolgreich
Wir empfehlen unseren Kunden mit dem elektronischen Versand der Rechnungen zu beginnen. Im Hinblick auf die gesetzlich verpflichtende Umstellung auf E-Rechnung ab 01.01.2025 informieren wir Sie gerne über die verschiedenen Übergangsstufen und welche technologischen Möglichkeiten am besten für Sie passen.
In einem Präsentationstermin zeigen wir Ihnen, wie schnell und einfach Sie mit dem Digitalen Postversand Service starten können.
Darüber hinaus bieten wir Ihnen jahrelange Projekterfahrung u.a. für folgende Lösungsstrategien:
- XRechnung und ZUGFeRD sofort rechtskonform
empfangen und verarbeiten
- unternehmensweites Druck- und Scan-Management
- Integration von Dokumenten-Management-System
- Workflow-Automatisierung und Prozessoptimierung
- Schnittstellen für CRM-, ERP- oder HR-Systeme
- u.v.m. rund um die Digitalisierung
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Live-Präsentation im TANTZKY Showroom
Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom.
Vorbeikommen und Ausprobieren.
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