Ein weiterer, wesentlicher Bestandteil innerhalb der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen ist das unternehmensweite elektronische Versenden und Empfangen von Dokumenten.
Ein Portal für alle Fälle:
Alle Vorteile & Einsparungen im Überblick
Als einer der führenden Lösungsanbieter in den Bereichen Dokumenten- und Digitalisierungsmanagement bieten wir Ihnen effiziente Lösung für den Versand und Empfang von Dokumenten, die nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert werden kann.
Der Service lässt sich problemlos in vorhandene IT-Systeme, ERP- oder Dokumenten-Management-Systeme (DMS) integrieren. Die anwenderfreundliche und intuitive Bedienung ermöglicht es Mitarbeitenden, den Service ohne großen Schulungsaufwand zu nutzen.
Das Digitaler Postversand Service Portal ist übersichtlich aufgebaut. Klare Strukturen bieten den Anwendenden eine leichte Orientierung. Pro Dokument wird eine Zeile angelegt. Die Dokumentenarten werden in der gleichnamigen Spalte angezeigt. Nach erfolgter Freigabe werden die Dokumente per Mausklick verschickt. Der Empfänger erhält es auf seinem gewünschten Weg – per Post, E-Mail oder Datensatz.
Unabhängig vom bevorzugten Kommunikationskanal des Empfängers können alle Dokumentenarten über den Digitalen Postversand Service versendet werden.
Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine usw. können elektronisch ausgetauscht werden.
Dies umfasst sowohl den klassischen Briefversand als auch elektronische Versandmethoden wie E-Mail mit Downloadlink oder den direkten elektronischen Datenversand, der am schnellsten und sichersten ist.
Generell können alle Dokumente über den Digitalen Postversand Service versendet und empfangen werden.
Der Versand der Dokumente erfolgt automatisiert entsprechend der gewünschten Empfangsart des Kunden, Mandanten oder Lieferanten. Für die Anwendenden entsteht kein Mehraufwand, da das System den entsprechenden Versand automatisiert durchführt.
Dokumente per Brief werden gedruckt, gefalzt, kuvertiert, frankiert und per Post verschickt. Alle E-Mails werden versendet bzw. beim digitalen Versand werden die Daten dem Empfänger übertragen.
Mit dem Digitalen Postversand Service erfüllen Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen, wie beispielsweise die Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen ab 2025.
Der Service unterstützt strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD, wodurch Unternehmen zukunfts- und investitionssicher aufgestellt sind.
Beispiel: Hier ist eine vereinfachte Berechnung des Einsparpotenzials
–> 1.000 Rechnungen pro Quartal (2 Pakete Papier)
–> Kosten vorher inklusive aller Leistungen pro Rechnung 1,306€
–> Kosten nach Optimierung pro Rechnung 0,60€
- Vor der Optimierung: 1.000 Rechnungen × 1,306 € = 1.306 € pro Quartal
- Nach der Optimierung: 1.000 Rechnungen × 0,60 € = 600 € pro Quartal
- Ersparnis pro Quartal: 1.306 € - 600 € = 706 €
- Ersparnis pro Jahr: 706 € × 4 = 2.824 €
Durch die Automatisierung des Versandprozesses werden Arbeitsabläufe beschleunigt und die Effizienz maximiert. Dies führt zu einer spürbaren Senkung der Betriebskosten und einer Optimierung der internen Prozesse.
Wir empfehlen unseren Kunden mit dem elektronischen Versand der Rechnungen zu beginnen. Im Hinblick auf die gesetzlich verpflichtende Umstellung auf E-Rechnung ab 01.01.2025 informieren wir Sie gerne über die verschiedenen Übergangsstufen und welche technologischen Möglichkeiten am besten für Sie passen.
In einem Präsentationstermin zeigen wir Ihnen, wie schnell und einfach Sie mit dem Digitalen Postversand Service starten können.
Darüber hinaus bieten wir Ihnen jahrelange Projekterfahrung u.a. für folgende Lösungsstrategien:
- XRechnung und ZUGFeRD sofort rechtskonform
empfangen und verarbeiten - unternehmensweites Druck- und Scan-Management
- Integration von Dokumenten-Management-System
- Workflow-Automatisierung und Prozessoptimierung
- Schnittstellen für CRM-, ERP- oder HR-Systeme
- u.v.m. rund um die Digitalisierung