Effiziente Prozesse sind das Rückgrat moderner Unternehmen – besonders im Einkauf und in der Rechnungsverarbeitung. Entlang der gesamten Vorgangskette, von der Bedarfsmeldung bis zur endgültigen Zahlung, schaffen wir mit unserer DocuWare-DMS-Schnittstelle zu abas ERP Ordnung, Geschwindigkeit und Nachvollziehbarkeit in Ihren Purchase-to-Pay-Prozess.

Als erfahrener Partner und vielen erfolgreich abgeschlossenen DMS/abas ERP-Projekten analysieren wir genau jeden einzelnen Schritt, identifizieren relevante KPIs, sprechen Handlungsempfehlungen aus und implementieren im einfachsten Fall unsere Best Practices Lösungen. Hier verfügen wir zwischenzeitlich über eine Vielzahl erprobter Lösungswege und Prozessmuster, die wir an Ihre jeweiligen Kundenbedürfnisse und individuellen Strukturen anpassen können. 
Das Ergebnis: effizientere Abläufe, weniger manuelle Aufgaben, schnellere Freigaben, bessere Steuerung des Cashflows und geringere Kosten.

• Schnelle und professionelle Integration während des Echtbetriebs
• Arbeiten mit Workflows, z. B. Rechnungseingang oder Wareneinkauf u.v.m.
• Übernahme / Import ihrer durch Sie bereitgestellten Archivdaten

• Alle digitalisierten Belege in abas
• DocuWare Funktionen in abas
• Datenübernahme aus DMS-Altsystem

Der Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess umfasst alle Schritte vom ersten Bedarf bis zur Bezahlung von Waren oder Dienstleistungen. Ein digitalisierter P2P-Ablauf vermeidet Medienbrüche, verbindet unternehmensweit Abteilungen, beschleunigt Freigaben und reduziert Fehler.

1. Bedarfsanforderung & Genehmigung
   Interne Anfragen für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen werden digital gestellt.  Die Genehmigung erfolgt durch autorisierte Personen – je nach Unternehmensstruktur auch über automatisierte Workflows.
2. Lieferantenauswahl & Bestellung
   Die Bestellung wird im abas ERP-System mit Mengen, Preisen und Lieferbedingungen erfasst und automatisch archiviert.
3. Waren- oder Dienstleistungseingang
   Der Wareneingang wird dokumentiert und mit Bestellung abgeglichen.
4. Rechnungsabgleich & Freigabe
   DocuWare prüft automatisiert Übereinstimmungen (3-Wege-Abgleich).
5. Zahlung & Archivierung
   Nach Freigabe erfolgt die Zahlung – alle Belege sind revisionssicher archiviert.

Mit Hilfe unserer Schnittstelle können Sie nicht nur Abläufe digitalisieren, sondern auch datenbasiert verbessern. Folgende Kennzahlen (KPIs) lassen sich direkt über DocuWare und abas auswerten:

• Durchlaufzeit von Bestellungen: Zeitspanne von der Genehmigung der Bedarfsmeldung bis zur Erstellung und Versendung der Bestellung. Lange Durchlaufzeiten verzögern die Lieferung und können Geschäftsprozesse behindern.

• Bearbeitungszeit und Genauigkeit bei Eingangsrechnungen: Wie lange dauert es von Rechnungseingang bis zur Freigabe? Wie häufig gibt es Fehler oder Abweichungen zu Bestellung/Lieferung? Verzögerungen und Fehler erhöhen das Risiko von Mahnungen und Zusatzkosten.

• Quote automatisch geprüfter Rechnungen: Je höher der Anteil automatisch übereinstimmender Rechnungen (z. B. durch digitalen 3-Wege-Abgleich), desto effizienter ist der P2P-Prozess.

• Lieferantenperformance (Termintreue, Qualität): Lieferzeit = Zeit zwischen Bestellung und Lieferung. Ergänzt durch: Termintreue, Qualität, Rückmeldungen. Diese KPIs helfen bei der Lieferantenauswahl und -bewertung.

Mit diesen Kennzahlen lassen sich schnell Handlungsfelder identifizieren, Ressourcen planen und fundierte Entscheidungen treffen.

Unsere Schnittstelle verbindet das Dokumentenmanagementsystem DocuWare mit dem ERP-System abas und bildet dabei die gesamte Vorgangskette ab:

• Belegverknüpfung: Bestellung, Lieferschein und Rechnung sind intelligent miteinander verknüpft.
  
  
• Standardisierte Workflows:  mit klaren Genehmigungshierarchien
  
  
• Positionsgenaue Datenanzeige: Such- und Filtermöglichkeiten bis auf Positionsebene.
  
  
• Automatische Archivierung: ERP-Daten und Belege werden medienbruchfrei übernommen.
  
  
• Direkte Anzeige: DocuWare-Dokumente sind direkt aus abas aufrufbar.

Sie möchten mehr über die Integration von DocuWare DMS und abas ERP erfahren? Ausführliche und detaillierte Informationen haben wir Ihnen in den nachfolgenden Beiträgen zusammengestellt. Selbstverständlich zeigen wir Ihnen die Lösung auch direkt im Einsatz – sprechen Sie uns gerne an.

So funktioniert die smarte Schnittstelle zwischen DocuWare & abas ERP – voll integriert, effizient und nachvollziehbar.

Automatisierter 3-Wege-Abgleich zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung mit DocuWare DMS & abas ERP – so funktioniert moderne Rechnungsverarbeitung in der Praxis.

Die Einkaufsabteilung erstellt eine Bestellung in abas ERP. Diese wird anschließend automatisch in DocuWare archiviert, inklusive aller relevanten Daten:

• Lieferant
• Bestellnummer
• Artikelnummer
• Artikelbezeichnung
• Menge und Einheit (z. B. Stück / Kilogramm)
• Preis und Konditionen
  

Alle Bestelldaten werden an DocuWare übergeben und stehen dort tabellarisch zur Verfügung.

Sobald die Ware eintrifft, wird der Lieferschein erfasst und ebenfalls in DocuWare archiviert. Auch Angaben auf Papierdokumenten werden per OCR-Technologie ausgelesen und indexiert. Dabei werden erneut folgende Daten erkannt:

• Lieferant
• Bestellnummer
• Artikelnummer
• Bezeichnung
• Menge und Einheit

Sobald alle Belege vorhanden sind, startet im Hintergrund ein DocuWare-Workflow, der automatisch folgende Prüfschritte durchführt:

• Stimmen die gelieferten Mengen mit den bestellten Positionen überein?
• Gibt es bereits eine zugehörige Eingangsrechnung zur Bestellung?

Sind alle Angaben zwischen Bestellung und Lieferschein konsistent, wird bei Eintreffen der Rechnung der Abgleich automatisiert durchgeführt. Stimmen auch hier die Positionsdaten, wird:

• die Rechnung freigegeben,
• ein qualifizierter Buchungsvorschlag erzeugt
• und dieser an abas ERP übergeben.

Gleichzeitig werden die Statusinformationen in beiden Systemen aktualisiert – in DocuWare und im abas ERP.

Sollten Unstimmigkeiten festgestellt werden – etwa abweichende Mengen, falsche Artikelnummern oder ein fehlender Beleg – greift der definierte Prüfprozess:

• Der DocuWare-Workflow erkennt die Abweichung automatisch.
• Zuständige Stellen, z. B. die Buchhaltung oder der Einkauf, werden zielgerichtet benachrichtigt.
• Die Klärung erfolgt innerhalb des digitalen Workflows – vollständig dokumentiert und nachvollziehbar.

Fazit: Durch diese automatisierte Vorgehensweise wird der gesamte Rechnungsprozess schneller, sicherer und nachvollziehbarer – und spart dabei eine erhebliche Menge manuellen Prüfaufwands.

TANTZKY liefert mehr als nur Technik. Als erfahrener Integrationspartner entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen, die Prozesse vereinfachen und echten Mehrwert schaffen.

Sie möchten Ihre P2P-Prozesse digitalisieren und effizienter gestalten?

Termin vereinbaren & Live reinfühlen

Der schnellste und einfachste Weg um ein Gefühl für das perfekte Zusammenspiel beider Anwendung zu bekommen, ist eine Live-Präsentation. Hier zeigen wir genau wie die DocuWare DMS & abas ERP-Integration funktioniert.

Sie sind interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Wir beschleunigen Ihre Prozesse.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Es ist offiziell: TANTZKY ist auch in dieser Saison Partner des Karlsruher SC III. Zur Banner-Übergabe haben Patricia und ich nicht nur unsere Freude über die Partnerschaft gezeigt, sondern auch gleich die neuen TANTZKY-Schirme eingeweiht.☔

Doch genau das macht es aus: Leidenschaft für den Sport, unser Herz für die Region und echter Teamgeist kennen kein Wetter. Ob Sonne oder Regen – wir stehen hinter dem KSC III, weil uns die Förderung der regionalen Vereinskultur genauso wichtig ist wie erfolgreiche Zusammenarbeit auf und neben dem Platz.

Wir freuen uns auf viele packende Spiele, spannende Momente und wünschen dem gesamten Team eine Saison voller Erfolg, Spaß und Leidenschaft.

#LÄUFT bei uns.
⚽💙🤍💙⚽

Mit Stolz dürfen wir verkünden: TANTZKY ist zertifizierter Partner von Securepoint, einem der führenden Anbieter für IT-Sicherheitslösungen „Made in Germany“.

Wir bieten Ihnen professionelle Firewalls, Virenschutz, VPN-Lösungen, E-Mail-Security, Endpoint Protection und Mobile Security – alles aus einer Hand.

Unsere Techniker sind speziell geschult, um Ihre Infrastruktur abzusichern und Angriffsrisiken frühzeitig zu erkennen und zu verhindern.

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen bieten wir maßgeschneiderte IT-Security-Konzepte, die einfach funktionieren – und gleichzeitig höchste Standards erfüllen.

Bei der offiziellen Zertifikatsübergabe wurde erneut bestätigt, dass wir über das aktuelle Know-how und die technischen Voraussetzungen verfügen, um unsere Kunden mit zuverlässigen, DSGVO-konformen IT-Security-Lösungen zu unterstützen.

Offizielle Zertifikatsübergabe mit Marcus, Ingo und Erdem von Securepopint (v.l.n.r.)

Als zertifizierter Partner bieten wir Ihnen Zugriff auf das gesamte Securepoint-Portfolio, einschließlich:

• UTM-Firewalls – leistungsstarke All-in-One-Lösungen mit integriertem Virenschutz, Content-Filter, VPN & mehr
• E-Mail-Archivierung & Mail-Security – rechtssicher und spamfrei
• Endpoint Protection – schützt Arbeitsplatzrechner zuverlässig
• Mobile Security – Sicherheit auch für unterwegs und im Homeoffice
• VPN & Network Access – sichere Standortvernetzung

Unsere IT´ler sind geschult und geprüft – und setzen diese Lösungen individuell für Ihre Umgebung um, vom Konzept über Installation bis zur laufenden Betreuung.

Unser Expertenteam rund um die Managed IT Services arbeitet seit vielen Jahren erfolgreich mit den Produkten und Lösungen von Securepoint. Wir begleiten Unternehmen verschiedener Größen und Branchen – Schritt für Schritt – auf dem Weg zur Digitalisierung.

TANTZKY bündelt Erfahrungen und Kompetenzen aus den Bereichen Druck-, IT-, Dokumenten- und Informations-Management und erleichtert den Einstieg in die digitale Transformation. Für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer IT Sicherheitsstrategie bieten wir alle Services rund um Beratung, Analyse, Implementierung, Programmierung und Schulungen. Mit TANTZKY finden Sie den richtigen Partner, um Ihr  Digitalisierungsvorhaben professionell, zeitnah und sicher umzusetzen.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Unsere Kunden arbeiten mit abas ERP – einem leistungsstarken System, das Prozesse klar strukturiert und flexibel abbildet. Doch oft fehlt etwas Entscheidendes: die durchgängige digitale Verbindung von Dokumenten und Abläufen.

Patricia, Senior Account Managerin, seit 14 Jahren bei TANTZKY, setzt genau hier an. Sie hört genau zu, fragt nach, analysiert – und erkennt schnell, was Unternehmen wirklich brauchen: digitale Entlastung, die funktioniert.

Gemeinsam mit unserem Team rund um die Digital Service entwickeln wir Lösungen, die sich nahtlos in die bestehende abas-Vorgangskette einfügen. Ob Angebot, Auftrag, Lieferschein oder Eingangsrechnung – mit der richtigen Verbindung zu DocuWare wird aus Papierarbeit ein durchgängiger digitaler Prozess.

Für Patricia zählt nicht die große Theorie, sondern die spürbare Wirkung im Alltag:

„Es geht darum, dass der Kunde morgens seinen Arbeitsplatz öffnet und merkt: Heute läuft’s einfacher!“

TANTZKY liefert dafür das komplette Paket: Beratung, Konzeption, Umsetzung – und eine Schnittstelle, die Dokumente intelligent verknüpft, abgleicht und sicher archiviert. So entsteht digitales Arbeiten, das wirklich hilft.

Patricia Kofler | Senior Account Managerin

Komfortabel und effizient: Alle Dokumente in abas ERP zu einem z.B. Bestellvorgang in separatem "DocuWare-Reiter" anzeigen lassen.

„Viele unserer Kunden starten mit einem Angebot im abas ERP. Daraus wird ein Auftrag, dann folgt der Lieferschein, irgendwann die Rechnung. Das klingt erstmal ganz logisch – aber in der Praxis fehlt oft die Verbindung zwischen den Dokumenten. Genau da setzen wir an. Mit DocuWare wird jedes Dokument automatisch im Hintergrund erfasst, zugeordnet und archiviert. Das heißt: Der Lieferschein ist sofort dem richtigen Vorgang zugeordnet, die Eingangsrechnung kann automatisch abgeglichen werden – und niemand muss mehr suchen.“

Komfortabel und effizient: Alle Dokumente in abas ERP zu einem z.B. Bestellvorgang in separatem "DocuWare-Reiter" anzeigen lassen.

„Dass es für den Kunden einfach bleibt. Digitalisierung darf kein zusätzlicher Aufwand sein – sie soll entlasten. Ich höre genau hin: Welche Daten brauchen sie wo? Was nervt im Alltag? Dann bauen wir eine Lösung, die genau diese Lücken schließt. Am Ende sagen viele: 'Warum hatten wir das nicht schon früher?' Das ist für mich der schönste Moment.“

„Wir haben mittlerweile zahlreiche Projekte mit der DocuWare–abas-Schnittstelle erfolgreich realisiert – quer durch verschiedene Branchen. Unser Team ist technisch stark und kennt die Prozesslogik von abas ERP ganz genau. Das heißt: Wir wissen, worauf es ankommt – welche Daten wann gebraucht werden, wie Vorgänge korrekt verknüpft werden müssen und wo Stolpersteine lauern. Genau dieses Wissen bringen wir aktiv in jedes Projekt ein. Unsere Kunden profitieren davon, weil sie keine Standardlösung bekommen, sondern etwas, das wirklich zu ihren Abläufen passt.“

Durch die TANTZKY Archiv Schnittstelle verbindet sich abas ERP mit DocuWare DMS und ist in der Lage, Vorgangsketten und Positionsdaten strukturiert darzustellen und auszuwerten. Es bietet: echte Belegverknüpfung (Vorgangskette), Such- und Filterfunktionen bis auf Positionsebene, eine tiefe ERP-Integration mit direkter Archivierung und Anzeige. Das macht es für Unternehmen mit prozessorientierten Anforderungen an die Dokumentenverarbeitung (z. B. Rechnungsprüfung, Einkauf, Vertrieb) sehr geeignet.

Wenn ERP und Dokumentenmanagement ineinandergreifen, entsteht mehr als nur ein digitaler Prozess – es entsteht spürbare Entlastung im Alltag. Dank der Schnittstelle zwischen abas ERP und DocuWare werden Vorgänge automatisch verbunden, Dokumente sauber archiviert und Freigaben beschleunigt.

Patricia bringt dabei nicht nur das nötige Know-how mit, sondern auch das Gespür dafür, was der Kunde wirklich braucht. Mit einem erfahrenen Team im Rücken und zahlreichen erfolgreich umgesetzten Projekten weiß sie genau, worauf es ankommt.

Digitalisierung muss nicht kompliziert sein – sie muss funktionieren. Und genau das liefern wir.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.