Je besser die Scanqualität ist, desto besser funktioniert auch das Auslesen von Daten aus den digitalisierten Dokumenten.

Mit 150 Einzel- oder 300 Doppelseiten pro Minute scannen die integrierten Scanner der RICOH Multifunktionssysteme. Der automatische Dokumenteneinzug scannt in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite. Das spart enorme Arbeitszeit!

Mobile Scan-Lösungen über App bzw. Software integrieren Handy bzw. Tablet und ermöglichen selbst Dokumenten-Erfassung im Homeoffice oder von unterwegs.

Durch den Einsatz von künstliche Intelligenz (KI) können Sie sich beim Auslesen der Dokumente maximal technologisch unterstützen lassen.

Wie schnell und exakt das Auslesen abläuft, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Gerne zeigen wir Ihnen hier, welche aktuell technologischen Möglichkeiten zur effizienten Digitalisierung von Dokumenten zur Verfügung stehen. Intelligente Software verbindet Scanner, Drucker, Kopierer oder Multifunktionssysteme sowie Handy bzw. Tablet mit Ihrer Unternehmens-IT. 

Papierhafte Belege können beispielsweise standardisiert am Druck- bzw. Multifunktionssystem per Tastenwahl gescannt, mit Metadaten versehen und automatisiert an den Speicherort Ihrer Wahl, wie z.B. DocuWare übermittelt werden.

Höchste Performance für Ihre Arbeit: Die Duplex-Scann-Einheiten der neuen RICOH IM C XX10A-Klasse scannen 150 Einzel- bzw. 300 Doppelseiten pro Minute in einem Durchlauf. Das spart ernorme Arbeitszeit.

Mobile Scan-Lösungen über App bzw. Software integrieren Handy bzw. Tablet und ermöglichen selbst Dokumenten-Erfassung im Homeoffice oder von unterwegs.

Die Bedienung erfolgt intuitiv, komfortabel und einheitlich per Auswahltaste. Hier im Bild wird z.B. das Dokument und die Metadaten direkt an DocuWare übermittelt.

Mit dem RICOH fi8040 Dokumenten-Scanner können Sie papierhafte Belege per Tastenwahl direkt zum gewünschten Ablageort scannen.

Unterschiedliche Formate können Sie im Stapel scannen, z.B. Tankbelege, Kassenzettel, Visitenkarten u.v.m.  Komfortabel können Sie die Dokumente mit Metadaten versehen und an Ihr DMS oder ECM übermittelt. Der Duplex-Scanner verarbeitet 50 Seiten pro Minute, Vorder- und Rückseite in einem Durchlauf. 

Dokumente, die Sie bereits digital erreichen, können rechtskonform, per Schnittstellenanbindung z.B. direkt aus dem E-Mail-Programm oder dem elektronischer Rechnungseingang, an DocuWare übermittelt werden.

Des Weiteren können elektronische Dokumente direkt aus einer Anwendung bzw. App an DocuWare übermittelt werden.

Um optimale Scanergebnisse zu erhalten, definieren wir gemeinsam mit unseren Kunden, zu welchem Zweck die Dokumente digitalisiert werden. Für das reine digitale Archivieren von Belegen steht klar im Fokus, die beste Lesbarkeit bzw. Bildqualität im Verhältnis zur minialen Speicherkapazität.  Beim intelligenten Scannen werden direkt beim Vorgang Daten aus den Dokumenten ausgelesen und an das DMS bzw. ECM übergeben.

Bei der Frage des Dateiformats ist wichtig, was mit dem gescannten, also digitalisierten Dokument geschehen soll. 

Aus vielen Dokumenten z.B. Rechnungen werden direkt beim Scanvorgang automatisch Daten ausgelesen und an DMS oder ERP für Indexierung oder Workflows übergeben. Wenn Text oder Barcodes aus einem Dokument ausgelesen wurden, empfiehlt es sich, für die weitere Verarbeitung, das Dokument im Format PDF/A abzuspeichern. 

Soll ein Dokument, z.B. Pläne nur angezeigt oder versandt werden, stehen Ihnen alle gängigen Dateiformate zur Verfügung, neben PDF und PDF/A sind das zum Beispiel PNG, JPEG oder TIFF.

Bei manchen Dokumentarten kann die Einstellung „Farbe“ sinnvoll sein, zum Beispiel wenn Verträge einem Rechtesystem folgend mit unterschiedlichen Stiftfarben unterzeichnet wurden oder wenn Pläne mit einem Farbschema digitalisiert werden.

In den meisten Fällen reicht aber der Modus Schwarz-Weiß oder Graustufen völlig aus. Allerdings haben Schwarz-Weiß-Scans den großen Vorteil, dass sie den geringsten Speicherplatz beanspruchen.

Entscheidend für optimales Indexieren ist die Auflösung des Dokuments. Sie bezeichnet die Punktdichte der Datei und wird in dpi gemessen, „dots per inch“. Für optimale Ergebnisse empfiehlt sich eine Auflösung von mindestens 300 dpi. Bei zu geringer Auflösung können leicht Fehler bei der Zeichenerkennung (OCR) auftreten. Dann wird zum Beispiel „i“ oder „!“statt „I“ ausgelesen oder statt „w“ zweimal ein „v“.

Unterscheiden wir bei der Auflösung nach Farbmodus, sind bei Schwarz-weiß-Scans 300 oder 400 dpi zu empfehlen. Für Graustufen- und Farbscans genügen häufig bereits 150 bis 300 dpi.

Ein weiterer Faktor ist die Schriftgröße des Dokuments. Nehmen Sie als Richtwert: Je kleiner die Schrift, desto höher sollte die Auflösung sein.

Im Schwarz-Weiß-Modus werden die Buchstaben „Ilti“ erst ab 300 dpi klar erfasst. Im Graustufen-Modus sind die Zeichen zwar schon bei 75 dpi gut zu erkennen, es kommen aber Bildinformationen mit, wie hier die Struktur des Papiers, die die Datei vergrößern und unnötig Speicherplatz beanspruchen.

Bespielsweise können wir per Direktwahltaste am Multifunktionssystem, unternehmensweit einheitlich, folgende Voreinstellungen definieren:

• Einzel-/Doppelseiten
• SW/ Farbe
• Auflösung
• Dokumentenart
• Speicherort z.B. direkt in DATEV oder DocuWare

In einem Schritt: Scannen und konvertieren in bearbeitbare Formate
PDF (durchsuchbar), PDF/A (revisionssicher), Word oder Excel.

Unser Experten-Team stellt Ihnen anhand Ihrer Prozesse bzw. Workflows die passende Lösung zusammen – selbstverständlich mit Konfiguration und Integration in Ihre bestehende Unternehmens-IT. Sprechen Sie uns an.

Mit den verschiedenen Scan-Lösungen können sie höchst effizient Aufgaben, Funktionen und Arbeitsschritte zusammenfassen und automatisieren. Gerne zeigen wir Ihnen, welche Funktionen aktuell möglich sind und wie Sie sich und ihre Arbeit maximal unterstützen lassen können.

Nach erfolgter Authentifizierung am Multifunktionssystem kann jeder Anwender, die speziell für ihn hinterlegten Zielverzeichnisse (Homedirectory) bzw. seine E-Mail-Adressen als Ablageort für die Scans auswählen.

• wertvolle Schnittstelle mit zentralem Verzeichnisdienst z.B. Active Directory möglich
• keine, aufwendige Pflege mehr von Ablagestrukturen, lokalen Adressbücher oder sonstigen externen Datenbanken
• Vermeidung von Fehlleitung gescannter Dokumente

Versenden Sie gescannte Dokumente direkt vom Multifunktionssystem aus, an jeden zentral hinterlegten E-Mail-Empfänger im Unternehmen.

Bei Bedarf können Sie mit der integrierten Tastatur noch Nachrichten bzw. Text ergänzen.

• Scannen und Versenden in nur einem Arbeitsschritt
• Scaneinstellungen vordefinierbar – Vermeidung von hohem Speicherplatzverbrauch.

Scannen Sie Ihre Dokumente direkt in den von Ihnen ausgewählten Ordner in Ihrem Windows-Verzeichnis.
Sie können direkt am Multifunktionssystem einen individuellen Dokumentennamen vergeben.

• Scannen und Speichern in einem Arbeitsschritt
• Sparen Sie wertvolle Arbeitszeit
• Wählen Sie Ihre Zielordner direkt am Multifunktionssystem aus

Scannen und konvertieren Sie in einem Schritt Ihre Dokumente in bearbeitbare Formate:

• PDF (durchsuchbar)
• PDF/A (revisionssicher)
• Microsoft Word
• Microsoft Excel

Die gescannten Dokumente werden im Ordner des Benutzers abgelegt oder alternativ per Mail versandt.

Durch diese Funktion können wir ihren bestehenden Faxserver zur Weiterleitung an die gewünschte Zieladresse nutzen:

• Abschaffung analoger Faxmodule
• Höhere Standortflexibilität, da keine TAE Faxdosen notwendig
• Kostenreduktion ihrer IT Infrastruktur, da keine zusätzliche Verkabelung notwendig
• Über ein Eingabefeld wird die Zielfaxnummer am Display des Systems eingetragen.

Die MS SharePoint Server Schnittstelle ist ein Plug-in-Dienst zur Verteilung von gescannten Dokumenten an Microsoft Office SharePoint Server.

• Verteilung von Dokumenten an SharePoint Server
• automatisches Anlegen eines Verteilungsordners
• Verknüpfung von Dokumenteninformationen
• Ablegen unter „MySite“ des Nutzers

Dokumente können per Scanprozesssteuerung direkt in Ihrer Anwendung ablegt werden:

• Anwenderfreundlichkeit und Produktivitätssteigerung in Bezug auf die Digitalisierung von Hardcopys durch die Erstellung von benutzerspezifischen Scanworkflows
• Keine Investitionen für die Beschaffung und Administration von Abteilungs- und Einzelplatzscannern
• Dokumentenverschlagwortung am System mit Metadatenübergabe per Beschreibungsdatei (XML, DAT, TXT, INI, usw.)
• Dokumentenbereitstellung mit OCR, Scanoptimierung und vielen weiteren Filtern, sowie Scanformaten möglich

Beim Digitalisieren mit DocuWare Dokumenten- Management-System spielt künstliche Intelligenz (KI) künftig eine zentrale Rolle, insbesondere im Rechnungseingangsworkflow und der Dokumentenverarbeitung. Dank Intelligent Document Processing (IDP) erkennt und analysiert DocuWare gescannte Dokumente automatisch – sogar Sonderformate und Dokumente mit mangelnder Qualität. Wichtige Informationen wie Rechnungsnummern, Beträge oder Lieferantendaten werden ausgelesen und an die richtigen Stellen weitergeleitet – ganz ohne manuelle Eingabe.

Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch Fehler. Zudem lassen sich Workflows und Prozesse automatisieren. So wird aus einfachem Scannen smarte Unternehmens-Digitalisierung.

Wir bieten Ihnen eines der umfassendsten Lösungssortimente im Bereich der Scan-Workflow-und Prozessoptimierung. Die richtige Kombination von Hardware- und Softwarekomponenten bietet Ihnen maximale technologische Unterstützung.

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