Digitales Vertragsmanagement_2
Digitale Lösungen
Digitales Vertrags-Management
Ein weiterer, wichtiger Schritt innerhalb der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen ist das unternehmensweite elektronische Archivieren von Verträgen. Somit lassen sie sich auch ohne Weiteres in digitale Geschäftsprozesse einbinden.
Das Vertragsmanagement und die dafür erforderlichen Unterlagen werden in der Regel dezentral, entweder durch verschiedene Abteilungen oder vor Ort in Niederlassungen oder Filialen eines Unternehmens koordiniert, zur Freigabe weitergeleitet bzw. archiviert. Bei der Vielzahl an Verträgen, die in Unternehmen kursieren, ist es oftmals schwierig, einen vollständigen Überblick über die verschiedenen Vertragspartner, Laufzeiten, Zahlungs- und Kündigungsfristen zu behalten.
Mit einem ganzheitlichen und digitalen Vertragsmanagement werden alle Verträge an einem zentralen Speicherort revisionssicher erfasst, archiviert und können so gezielt genutzt, ausgewertet und schneller weiterverarbeitet werden. Ein weiterer Vorteil der darausresultierenden Transparenz ist die Prüfbarkeit auf Wirtschaftlichkeit und die Generierung von Einsparpotentialen.
Als essentieller Bestandteil der digitalen Transformation ermöglichen einheitliche, zentralisierte Prozesse und digitale Arbeitsabläufe, die mittels Workflows effizient automatisiert werden, erhebliche Arbeitserleichterungen in allen Bereichen.
Beispiele aus der Praxis haben wir Ihnen hier zusammengestellt.
Erfolgreich zum Ziel:
Seit Jahren ist TANTZKY einer der führenden DocuWare Partner. Unser erfahrenes Spezialisten-Team begleitet Unternehmen, Schritt für Schritt, bei der Digitalisierung.
Wir bieten alles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. – selbst die Anbindung an Ihr ERP, DATEV, Sharepoint, Outlook oder SAP gehört für uns mittler Weile zum täglichen Geschäft.
Profitieren Sie so von unseren Erfahrungen und Kenntnissen im Bereich Dokumenten- und Digitalisierungs-Management.
Alle Informationen im Blick: Unternehmensweite Digitalisierung aller Verträge einheitlich in DocuWare Dokumenten-Management-System organisiert.
Alle Vorteile im Überblick:
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enorme Arbeitszeitersparnis
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zentraler Speicherort
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Vereinheitlichung der Dokumentenablage
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geringere Suchzeiten bzw. Volltextsuche
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skalierbare Lösung
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Zugriff von überall
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automatische Wiedervorlagen
Digitales Vertragsmanagement
Vorüberlegung & Vorbereitung
Mit TANTZKY alle Verträge erfolgreich digitalisieren
Um die Informationen aus den Verträge und die damit verbundenen Chancen und Risiken aktiv steuern zu können, ist in der Regel eine digitale und prozessuale Transformation des Vertragsmanagements nötig. Dabei gilt es, den Vertrag und deren Inhalte als zentrales Steuerungsinstrument und somit als Erfolgsfaktor für das Geschäft in den Mittelpunkt der Aktivitäten zu rücken.
Für eine zügige Umsetzung des digitalen Vertragsmanagement ist es wichtig, alle an der digitalen Transformation beteiligten Mitarbeiter, im Vorfeld, von den vielen Vorzügen zu überzeugen. Gemeinsam definierte Ziele vereinfachen und beschleunigen Arbeitsabläufe und verbessern mittels zuverlässiger Workflows die Vernetzung aller Teams.
Gerne begleiten wir Sie bei allen Vorüberlegungen und bereiten Sie Schritt für Schritt auf die im Vorfeld zu definierenden Inhalte für eine bestmögliche und zügige Umsetzung bei der Digitalisierung Ihrer Verträge.
Darüber hinaus zeigen wir Ihnen gerne anhand "Best Practice"-Beispielen, wie wir Unternehmen bei der Einführung des Digitalen Vertragsmanagement begleiten durften.
Mit Aktenplan zur strukturierten Ablage
Bei elektronischer Aktenführung dokumentiert ein Aktenplan, an welchen Stellen welche Dokumente in einem behördlichen oder betrieblichen Archiv abgelegt werden. Hierbei geben etwa Sachgebiete, Stichworte oder Untergruppenbezeichnungen die entsprechende Strukturierung vor. Durch die Systematisierung der Ablage mittels eines Aktenplans lassen sich somit in jedem Fall langwierige Suchvorgänge und vermeidbare Verzögerungen in den Workflows effektiv vermeiden.
Die Bedeutung eines Aktenplans steigt mit der Zahl der Personen, die arbeitsteilig einen Vorgang bearbeiten, etwa in Projekten oder Projektabschnitten. Der Aktenplan wird aber auch immer dann wichtig, wenn Dokumente nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch gefunden und genutzt werden müssen.
Vorbereitung mittels Checkliste
Um Verträge zu digitalisieren, sind folgende mögliche Punkte zu beachten:
- Einheitliche Definition der Vertrags-Digitalisierung
- Automatisierung der Vertrags- und Dokumentenerstellung
- Suchen und Auffinden digitalisierter Verträge nach unterschiedlichen Metadaten
- Überwachung von Terminen und Fristen
- Definition eines Berechtigungskonzeptes
- Workflow- und Aufgabenmanagement
- Dokumentenvergleich und Versionsmanagement
- Rechtskonforme elektronische Unterschriftenfunktion
- Umsetzung aller Vorschriften der DSGVO
- Vertragscontrolling
- Revisionssichere Ablage der Dokumente
- usw.
Digitale Vertragsverwaltung steigert die Produktivität im Arbeitsalltag: Lassen Sie sich automatisch über Vertragsenden, Kündigungsfristen o.ä. erinnern.
Digitales Vertragsmanagement:
Inhalt & Aufbau
Alle Verträge digitalisieren
Am Anfang steht die unternehmensspezifische Entscheidung im Vertragswesen, in welchen Bereichen die Transformation am sinnvollsten ist und daher zuerst implementiert werden sollte.
Im nächsten Schritt werden dann alle Verträge digitalisiert. Mit Hilfe des Dokumenten-Management-System DocuWare werden die Daten mit Zusatzinformationen gespeichert. So erhalten Sie einen kompletten Überblick über die bestehende Vertragslandschaft. Identifiziert werden dabei auch die jeweiligen Bedingungen, Risiken, Verpflichtungen und auch Ansprüche, die ein Vertrag festschreibt.
Papierverträge werden vor Ort in jeder Abteilung bzw. Niederlassung / Filiale einheitlich, z.B. direkt am Multifunktionssystem per vorbelegter Tastenwahl digitalisiert. Mittels Software können Sie direkt beim Scanvorgang z.B. bestimmte Informationen automatisch mitgeben so z.B. die zuständige Abteilung, den entsprechenden Mitarbeiter oder die Kostenstellen. Des Weiteren vereinfacht die Software das Indexieren, in dem ebenfalls automatisiert Daten ausgelesen, verschlagwortet und in DocuWare entsprechend der jeweiligen Abteilung bzw. Niederlassung archiviert werden.
Schneller Indexieren mit DocuWare-Auswahllisten – mögliche Vertragsarten:
Erleichtern Sie sich die Indexierung mittels Auswahllisten bzw. dem automatisierten Auslesen beim Scannen bzw. der elektronischen Übertragung des Dokumentes ins Dokumenten-Management-System DocuWare.
Quellen und Herkunft aller Vertragsdokumente
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Scannen, automatisch Daten auslesen und archivieren
Verträge aus Akten
Hierbei kommen Hochleistungsdokumentenscanner oder Multifunktionssysteme mit Dualscaneinheiten zum Einsatz, die z.B. 120 Einzel- oder 240 Doppelseiten pro Minute, in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite, verarbeiten können. Das spart enorme Arbeitszeit!
Mit intelligenter Software können bereits beim Scannen Inhalte aus den Dokumenten ausgelesen und digital an das Dokumenten-Management-System übergeben werden.
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Archivierung direkt aus Microsoft Outlook
E-Mail und Anhänge
Auch das Ablegen neuer Dokumente ist denkbar einfach. Viele Unterlagen bekommen Sie ja inzwischen per E-Mail.
In Ihrem E-Mailprogramm rufen Sie direkt einen Ablagedialog auf, der schon wichtige Informationen automatisch ausfüllt:
- Absender
- Datum
- Betreff
Sie müssen nur noch minimale Ergänzungen oder Korrekturen vornehmen und schon ist das Dokument in DocuWare archiviert.
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Archivierung direkt aus Ihrer Anwendung z.B. Microsoft Office
Verträge, Schriftverkehr usw.
Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich.
Verbinden Sie Ihre gewünschte Anwendung mit DocuWare und archivieren Sie alle Dokumente direkt per Mausklick.
Dokumente, die Sie beispielsweise in Ihren MS Office-Anwendungen erstellen, legen Sie einfach über „Speichern Unter“ und der Explorer-Integration von DocuWare ab.
Digitales Vertragsmanagement:
Neues Arbeiten mit Digitalen Workflows
Neues Arbeiten mit Digitalen Workflows
Für einen unserer Kunden realisierten wir das unternehmensweite, sehr komplexe Vertragsmanagement. Hier konnten wir mittels verschiedener Softwarekomponenten und Schnittstellenintegration das maximale an technischer Unterstützung für den Digitalisierungsprozess schaffen.
Gerne zeigen wir Ihnen, was technisch möglich wäre und wie Sie die Digitalisierung für Ihr Unternehmen am effizientesten erreichen können.
Ausgangsbasis sind die bei der Vertragsdigitalisierung gespeicherten Informationen bzw. Daten, die für die automatisierten Prozesse und definierten Workflows benötigt werden.
Aus der Praxis:
Detaillierter Beispiel-Workflows
Erinnerungs-Management: Alle Fristen im Blick mit E-Mail-Alarm
1. Zentralisierter Standardprozess mit Fristenkontrolle
Hier definieren wir im DocuWare einen zentralisierten Vertragsalarm und setzen mit einem standardisierten Prozess zur Fristenüberwachung an.
Bei der Digitalisierung der Verträge werden die Laufzeiten mit z.B. Vertragsbeginn, Vertragsende bzw. etwaigen Kündigungsfristen hinterlegt.
2. Automatisierte Erinnerungslisten
Anhand der gewünschten Kriterien können sich hier alle Personen mit Berechtigung die entsprechenden Verträge anzeigen lassen.
Mögliche Auswahlkriterien:
• 1, 2, 3, 6, 12 Monate vor Vertragsende
• aktive Verträge
• verlängerte Verträge
• Verträge mit einem Wert über z.B. 1000 €
• Verträge in der Wiedervorlage
• usw.
So sehen Sie auf einen Blick, ob es Handlungsbedarf gibt bzw. leiten sich dokumentbasierte Aufgaben ab, beispielsweise die Erneuerung von Verträgen oder die Übersicht aller aktuell laufenden Verträge.
Diese Listen aktualisieren sich automatisch. Dokumente, die nicht mehr den Kriterien entsprechen, fallen raus. Neue, passende Dokumente werden sofort allen berechtigten Mitarbeitern angezeigt.
3. Automatisierte Benachrichtigungen an Berechtigte
Auch hier startet mit der Ablage der Verträge ein weiterer, standardisierter Prozess. Anhand der Vorgaben zur Wiedervorlage bzw. Fristenkontrolle, werden z.B. 4 Monate vor Vertragsende automatisch alle beteiligten Personen mit einer Benachrichtungs-E-Mail inkl. Aufgabenlink über den Handlungsbedarf informiert.
So haben Sie genügend zeitlichen Spielraum, um z.B. neue Angebote einzuholen, Preise zu vergleichen, neu zu verhandeln oder zu kündigen.
4. Aktueller Status der Verträge
Für die Weiterbearbeitung eines Vertrages können Sie beispielsweise in DocuWare mit Stempeln arbeiten: Gekündigt“ und „Verlängert“.
Der Gekündigt-Stempel verändert den Status eines Vertrages in „ungültig“, so dass der Vertrag durchs Stempeln aus der Anzeige der Liste verschwindet.
Der Verlängert-Stempel kann z.B. so konfiguriert werden, dass der Benutzer eine neue Fälligkeit aufs Dokument stempeln kann und der Vertrag z.B. nach einem Jahr wieder in der Liste erscheint.
5. Zusätzliche Dokumente direkt beim Vertrag hinterlegen
Speichern Sie vor dem Stempeln z.B. das Kündigungsschreiben, E-Mail-Korrespondenz oder neue Konditionen mit an den bereits archivierten Vertrag: Hierfür einfach parallel zum Listenbereich einen DocuWare Briefkorb öffnen, das entsprechende Schreiben importieren, zum Vertrag in der Liste ziehen und im sich öffnenden Dialog auf „Klammern“ klicken.
Aus der Praxis:
Arbeiten mit digitalen Workflows
Genehmigungs-Management: Freigabe durch Vorgesetzte oder Geschäftsleitung
Berechtigungs-Management
Damit die zuständigen Mitarbeiter und andere berechtigte Anwender auch effektiv auf die Daten zugreifen können, wird direkt bei der Digitalisierung der Verträge die Dokumente klassifiziert und mit vorher definierten Indexkriterien abgespeichert.
Welche Personen dürfen auf bestimmte Dokumentengruppen zugreifen? Die Klassifizierung ermöglicht außerdem, granulare Rechte zu vergeben. So lässt sich genau festlegen, wer auf die verschiedenen Daten zugreifen, Dokumente bearbeiten oder Inhalte versenden darf.
Formular-Management / Dokumenten-Pool
Digitale Signatur
- Verträge auf Distanz rechtssicher unterzeichnen
- mitgelieferte Dokumentationen für maximale Beweiskraft
- keine zusätzliche Hardware nötig
- alle Sicherheitslevels: einfache, fortgeschritten und qualifizierte Signatur
Erfahren Sie mehr zur Digitalen Signatur.
DocuWare ist dafür gemacht, mit Ihrem IT-System zusammenzuarbeiten. Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich. Ebenso leicht lässt sich DocuWare in wichtige Geschäfts-Hardware wie Scanner und Multifunktionsgeräte integrieren, um Papier mühelos in digitale Informationen zu verwandeln.
Gerne zeigen Ihnen unsere IT Spezialisten, wie Sie sich technisch bestens unterstützen lassen können.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Live-Präsentation im TANTZKY Showroom
Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
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