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DocuWare Funktionen und Module

Informationen erfassen und organisieren

• 

  DocuWare Intelligent Indexing

  Daten aus Scans, PDFs und anderen Dokumenten

  • Automatische Indexierung
  • Intelligente Verschlagwortung
  • Maschinelles Lernen
  • Indexkorrekturen
• 

  DocuWare Mobiler Upload

  Zugriff Jederzeit und überall für iOS und Android

  • mobiler Zugriff
  • Formulare ausfüllen, unterzeichnen und freigeben
  • Workflows anstoßen
  • Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen
• 

  DocuWare Volltext-Index

  Automatisch Volltext durchsuchbar

  • Zugriff auf strukturierte Index-Metadaten
  • Volltext durchsuchbare Dokumente
  • präzises Suchen
  • Volltextrecherche
• 

  Scannen und Klassifizieren

  Automatisch Indexieren beim Dokumenten-Import

  • Scannen Sie am Multifunktionssystem, Hochgeschwindigkeitsscanner oder mobil über die PaperScan App 
  • automatisch indexiert, in Einzelseiten getrennt, abgelegt  im richtigen Archiv
• 

  Automatischer Datenaustausch

  Daten synchronisieren und automatisch vervollständigen

  • Universelle Anbindung an Ihre Datenbank wie SQL, My SQL, Oracle, ODBC
  • einfacher Datenaustausch mit Ihren ERP, CRM, HRM u.v.m.
  • einmal erfasste Daten in mehreren Systemen nutzen
  • automatisierter Start nach Zeitplan oder Datenänderung
• 

  Formulare zur Datenerfassung

  Strukturierte Daten-Erfassung für Jedermann und von überall

  • webbasierte Formulare über Editor per Drag'n'Drop gestalten ohne Programmieraufwand
  • veröffentlichte Formulare in jedem Browser aufrufbar
  • automatische Optimierung für alle mobilen Geräte
  • Verknüpfung mit Workflowautomatisierung
• 

  Barcode Erkennung

  Automatisch Digitalisieren anhand des EAN-, QR- oder Postal-Codes

  • Automatisieren Sie Ihren Dokumenten-Import
  • Unterstützung aller gängigen Barcode-Typen 
  • Regeln definieren, Barcode automatisch auslesen und vollständig indexieren
• 

  Datei-Import

  Automatisch Importieren und vollständig indexieren

  • Automatischer Dokumenten-Import anhand von Metadadaten, Dokument-Inhalten oder auch Barcode
  • Regeln definieren, automatisch auslesen und Dokumente vollständig indexieren
  • Unterstützung aller gängigen Barcode-Formate
• 

  Import von Windowsordnern

  Verschieben und Archivieren ganzer Ordner

  • Automatischer Dokumenten-Import einzelner Dokumente oder kompletter Ordner direkt aus dem Dateisystem ins Archiv
  • Teilen, schützen und archivieren Sie die Informationen 
• 

  E-Mails aus MS Outlook

  Nahtlos in Outlook integriert

  • E-Mail Archivierung und Direktsuche in Outlook integriert
  • intelligenter E-Mail-Import mit Indexdaten wie Absender, Betreff und/oder Datenübernahme aus ERP, Adressbüchern, usw.
  • Workflowintegration
  • GOBD-konform
• 

  Belege aus SAP HANA

  Zertifizierte Schnittstelle zur Archivierung und Verwaltung

  • Langzeit-Archivierung von SAP-Dokumente: Drucklisten, REORG-Daten, Ausgangsbelege, Originale von Dokumentinfosätzen und mehr
  • unterstützt frühes und spätes Ablegen
  • weitere SAP-Module für Indexierung, Kontrolle und mehr
• 

  E-Mails aus beliebigen Accounts

  Zentrale E-Mail-Archivierung

  • E-Mail Archivierung von GMAIL, Yahoo, Web.de und anderen Webmail-Clients
  • GOBD-konform
  • Automatische Indexierung
  • Workflow-Einbindung
• 

  MS SharePoint

  Speichern, Indexieren und Suchen von Share-Point-Dokumenten

  • regelbasiertes Ablegen mit SharePoints Custom Actions und Custom Policies
  • automatische Vergabe von Index-Kriterien
  • Recherche in SharePoint schließt DocuWare-Suche mit ein
  • Integration in komplexe digitale Workflows 
• 

  Import beim Drucken

  Automatisiertes Speichern, Indexieren und Archivieren

  • direkte Archivierung alles Ausgangsbelege, wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine usw.
  • unterstützt alle gängigen Produkte 
  • einschließlich automatische Indexierung

Dokumente verarbeiten und Workflows steuern

• 

  Digitale Bearbeitung

  Beschleunigen Sie Ihre Prozesse

  • Freigabe mittels digitalen Stempel
  • Kommentar-Funktionen
  • Bildkorrekturen
  • Originale direkt bearbeiten (Versionierung)
  • archivierte Originale bleiben erhalten
• 

  Aufgaben-Steuerung

  Schnelleres Arbeiten durch Workflow-Automation

  • Automatisieren Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben:
    z.B. E-Mail-Benachrichtigungen, Genehmigungen, Wiedervorlagemappen
  • Abbildung von komplexen, mehrstufigen Prozessen
• 

  Mobiler Zugriff

  Zugriff Jederzeit und überall für iOS und Android

  • DocuWare to go
  • Mobiles Arbeiten
  • Zugriff auf Informationen 
  • aktueller Stand
  • Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen
• 

  Versionierung

  Nachvollziehbarkeit durch Dokument-Historie

  • Originale direkt aus DocuWare aufrufen und bearbeiten
  • automatisches als neue Version speichern
  • Nachvollziehbarkeit durch Dokument-Historie
• 

  Workflow-Automation

  Komplexe Geschäftsabläufe automatisieren

  • präzise Aufgabenzuweisung über Aufgaben-Listen
  • Fristen- und Terminregelung über Eskalationsstufen
  • automatisierte Vertretungsregelung
  • automatisierter Auslöser für Workflow-Start
  • aktivierte E-Mail-Benachrichtigung
• 

  Löschen-Workflows

  Regelbasiertes Entfernen von Dateien und Dokumenten

  • automatisierter Löschlauf nach definierten Parametern
  • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Einhaltung von Datenschutz und rechtlichen Vorschriften
• 

  Klare Regeln und Ausnahmen

  Vorgaben der Dokumenten-Bearbeitung

  • detaillierte Definition der Regeln, Aktivitäten bzw. daraus resultierenden Aktionen
  • Festlegung der Ausnahmen-Szenarien
• 

  Termine und Fristen

  Koordination für Termin genaues Arbeiten

  • Definition von Fälligkeiten, Zahlungsziele, Wiedervorlagen 
  • Zuständigkeiten und Vertreterregelung
  • Koordination für termingerechtes Arbeiten
• 

  Vorkonfigurierte Lösungen

  Zentrale Geschäftsabläufe automatisiert

  • Implementierung vorkonfigurierter DocuWare-Prozesse
  • Rechnungseingang, Personal-Management, für Kommunen
  • Individualisierbar
  • sofort startklar
• 

  Kontroll-Dashboard

  Zugriff von überall

  • Aktueller Überblick über Prozessfortschritt
  • Projektentwicklung
  • Erfolgskontrolle 
• 

  Dynamische Limits

  Rechteverwaltung

  • Definition Rechte für Personen, Teams oder spezielle Benutzergruppen
• 

  Prozesse planen

  Visualisieren Sie Ihre Prozesse

  • einfach und intuitiv Prozesse darstellen 
  • in Echtzeit zusammenarbeiten
  • Prozesspläne als pdf- oder png-Dokument
• 

  Elektronische Signaturen

  Signaturverfahren und Sicherheitslevel

  • Unterstützung verschiedener Signatureverfahren
  • Wählen Sie anhand Ihrer Anforderungen
  • automatisierte Workflow-Intergration 
  • Archivierung Dokument und Signatur 
• 

  Nahtloser Datenexport

  Automatische Vernetzung der Datenbanken

  • Universelle Anbindung an Ihre Datenbank wie SQL, My SQL, Oracle, ODBC
  • einfacher Datenaustausch mit Ihren ERP, CRM, HRM u.v.m.
  • einmal erfasste Daten in mehreren Systemen nutzen
  • automatisierter Start nach Zeitplan oder Datenänderung

Inhalte abrufen und anzeigen

• 

  Flexible Suchfunktionen

  Beschleunigen Sie Ihre Prozesse

  • Direkteingabe Suchbegriffen
  • Vorauswahl von Stichworten
  • Suche nach Indexdaten
  • Volltextsuche
• 

  Mobiler Zugriff

  Zugriff Jederzeit und überall für iOS und Android

  • DocuWare to go
  • Mobiles Arbeiten
  • Zugriff auf Informationen 
  • aktueller Stand
  • Belege und Abrechnungen unterwegs erfassen
• 

  Digitale Akten

  Klassische Ordnerstrukturen

  • Elektronische Archivierung aller aktenbezogenen Dokumente und E-Mails anhand von Projekt-, Mandanten- oder Mandatsnummern
  • Übernehmen Sie Ihre Strukturen für die Elektronische Aktenführung
• 

  Teilen

  Schnelles Senden oder Teilen von Dokumenten

  • Versenden von Links für einzelne Dokumente oder Dokumentengruppen
  • Einbindung von URLs auf auf DocuWare-Dateien
  • Integration in Intra- bzw. Extranet möglich
• 

  Differenzierte Berechtigungen

  Datenschutz und Informationssicherheit

  • Dokumentenverschlüsselung
  • Kommunikationsverschlüsselung
  • Datentrennung in der Cloud
  • Datenspeicherung und Redundanz
  • Hybrid-Nutzung DocuWare Cloud als Archiv-Backup
• 

  Systemunabhängige Anzeige

  Unterstützung aller gängigen Dokumentenformate

  • Unterstützung aller Dokumentenformate
  • Browserunabhängig auf MAC, PC oder Linux
• 

  Verlinkte Dokumente

  Dokumente gemeinsam verknüpfen

  • unmittelbarer Aufruf verlinkter Dokumente
  • Inhalte gemeinsam abrufen und anzeigen
  • Verknüpfungsfunktion 
• 

  Wiedervorlage

  Koordination für Termin genaues Arbeiten

  • Definition von Fälligkeiten, Zahlungsziele, Wiedervorlagen 
  • Zuständigkeiten und Vertreterregelung
  • Koordination für termingerechtes Arbeiten
• 

  Integrierte Suche

  Direktsuche in beliebigem Programm

  • Direkte Anzeige der Suchergebnissse
  • Definition der Indexbegriffe
  • Integrationen in Anwendungen zum Beispiel für E-Mail, Portale, CRM, ERP, HR und in selbst entwickelte Software
• 

  Automatisches Anliefern

  Automatische Verteilung für definierte Dokumenten-Arten

  • Dokumenten-Verteilung  innerhalb der Workflows oder definierten Prozessen
  • Einhaltung Regeln, Fristen und Berechtigungen
• 

  Dokument-Pakete

  Archive und Dokumente für Dritte

  • Wissenstransfer an Dienstleister und Geschäftspartner
    schnelles Backup
  • Zugriff auf autarke Archiv-Dokumente
  • sicher und systemunabhängiger Dokumenten-Zugriff

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

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