Seit vielen Jahren begleitet TANTZKY Unternehmen bei der Einführung von Dokumenten-Management-Systemen. Für einen Wechsel von Papierdokumenten hin zu reinen elektronischen Datensätzen unterstützen Sie unsere erfahrenen Teams rund um die Managed Print & Document Services, Schritt für Schritt, zum digitalen Unternehmen.

Wir schaffen einen zentralen Speicherort zur elektronischen, GOBD-konformen Archivierung Ihrer Rechnungen. Implementieren intelligente Schnittstellen zu Ihren ERP, DATEV, SAP usw., damit die bereits vorhandenen Daten und Informationen, so effizient wie möglich, weitergegeben, bereitgestellt und bearbeitet werden können.

Über digitale Workflows automatisieren wir wiederkehrende Arbeitsschritte und erleichtern allen Usern die tägliche Arbeit.

Durch die Einführung eines neuen Workflows zur automatisierten Rechnungsprüfung und Freigabe, spart sich unser Kunde für die jährlich 50.000 Eingangsrechnungen außerordentlich viel Bearbeitungszeit. Die Rechnungsfreigabe erfolgt zwischenzeitlich in maximal einem Arbeitstag. Vor der Umstellung wurden die Rechnungen in Papierform zur Prüfung und Freigabe an die jeweilige Abteilung bzw. Außenstelle weitergeleitet und innerhalb einer Woche bearbeitet. 

Seit Einführung arbeiten damit täglich mehr als 70 Mitarbeiter aller Standorte in Karlsruhe, Mannheim, Heidelberg, Pforzheim und Bruchsal. Alle Abteilungen und Niederlassungen bis hin zur Zentrale profitieren von den vielen Vorteilen des digitalen Rechnungsworkflows.

• Kosteneinsparung
• Steigerung von Effektivität und Effizienz
• Beschleunigung der Prozesse
• schnelle und effiziente Dokumenten-Suche
• Steigerung der Transparenz 
• Steigerung der Aussagefähigkeit

Aufwendig und zeitraubend: Sowohl der Rechnungseingangsprozess als auch die Archivierung der rund 50.000 Rechnungen erfolgte ausschließlich in Papierform. Die Originalrechnungen wurden von Hand kontiert und zur Freigabe per Hauspost an die zuständigen Abteilungen bzw. Außenstellen verschickt. Der Dokumentenversand nahm sehr viel Zeit in Anspruch. Darüber hinaus gestaltete sich die Belegsuche als sehr müßig und die Ablage als sehr Platzintensiv.

Die Lösung: Unser Kunde entschied sich für die Einführung eines Dokumenten-Management-System.

Mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare lässt sich der komplette Rechnungseingangsprozess automatisiert verarbeiten, optimieren und beschleunigen. Das Arbeiten mit digitalen Workflows bzw. automatisierten Prozessen steigert die Effizient erheblich, senkt Betriebskosten und reduziert fehleranfällige, manuelle Dateneingaben.

• Für ein effizienteres Arbeiten erhielten die Mitarbeiter in der Buchhaltung einen zweiten Bildschirm. 
• Leistungsfähige Multifunktionssysteme zum Scannen der Papierdokumente waren bereits vorhanden.
• DocuWare wurde in die kundenspezifische Buchhaltungssoftware integriert. So können die Mitarbeiter aus der bekannten Programmoberfläche auf die entsprechenden Dokumente zugreifen. 
• DocuWare Anbindung an spezielle Fachanwendung , einer Software der Fahrsicherheitszentren, die dort erstellten Rechnungen werden vor dem Archivieren automatisch verschlagwortet.

• leistungsfähige Multifunktionssysteme
• ECM-/Dokumenten-Management-System DocuWare
• Buchhaltungssoftware MegaPlus des Kunden
• Spezialanwendungen iSL-RP des Kunden

Anhand des kundenspezifischen Berechtigungskonzeptes erhalten genau die Mitarbeiter Zugriff auf die zentralen Daten und Dokumente, die am Rechnungsfreigabe-Prozess beteiligt sind. Individuell abgestimmte Zugriffsrechte stellen sicher, dass die Mitarbeiter in den Abteilungen bzw. Außenstellen nur die Dokumente sehen, die für Sie relevant sind. 

Benutzer und Rechte werden zentral administriert und sind durch die Vergabe von Gruppen, Rollen und Profilen flexibel und komfortabel anpassbar. Protokollfunktionen ermöglichen auch nach Jahren den Nachweis, welcher Benutzer wann auf ein Dokument zugegriffen hat.

1. Tägliche Digitalisierung der Eingangsrechnungen am jeweiligen Multifunktionssystem in der Buchhaltung sowie den Außenstellen

2. Zuordnung der Dokumente in den Aufgabenlisten der zuständigen Mitarbeiter

3. Sachliche Überprüfung der Rechnung 

4. Freigabe mittels digitalem Stempel und automatischer Versand an Buchhaltung

5. Rechnerischen Prüfung und Freigabe der Eingangsrechnung

6. Automatische Weiterleitung zur Zahlungsfreigabe an den Vorstand und Geschäftsführung

7. Datenübernahme in Buchhaltungssoftware und Bezahlung der Rechnung

8. Revisionssichere Archivierung des Eingangsrechnungen

Zusätzlich erfolgt die Verschlagwortung aller Belege, die in DocuWare archiviert werden sollen. Hierbei kann DocuWare Indexdaten aus der Buchhaltungssoftware übernehmen und voll automatisch ablegen.

• Reduzierung der internen Kosten durch Optimierung der Such- und Ablagezeiten – relevante Informationen stehen unmittelbar allen Berechtigten zur Verfügung
• Außenstellen können direkt und eigenständig im Dokumenten-Pool suchen  – ohne Mithilfe der Buchhaltung
• Zugriff auf strukturierte Index-Metadaten
• Volltext durchsuchbare Rechnungen
• Volltext-Recherchen 

• Definition von Fälligkeiten, Zahlungszielen, Wiedervorlagen usw.
• Einhaltung von Zahlungsfristen
• Bezahlung mit Skonti
• Einhaltung von Vorschriften zur Aufbewahrung und Dokumentation
• Zuständigkeiten und Vertreterregeln
• Automatische Benachrichtigung per E-Mail über Termine

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Seit vielen Jahren begleitet TANTZKY Unternehmen auf ihrem Weg zur Digitalisierung. Abhängig vom Digitalisierungsgrad übernehmen unsere branchenübergreifenden Businesslösungen definierte Aufgaben und bieten bestmögliche, technische Unterstützung als Teil Ihrer Digitalisierungsstrategie.

Speziell für Handwerk und produzierendes Gewerbe bieten wir verschiedene Ansätze, um Arbeitsschritte zu vereinfachen, zu automatisieren bzw. zu optimieren. Für eine Teildigitalisierung der Prozesse überführen wir papiergestützte Vorgänge, die sich zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht vollständig elektronisch abbilden lassen.

Die LEICHT Unternehmensgruppe entschied sich für die All-In-One-Lösung STREAMLINE NX® als Teil des TANTZY MPS Outputkonzeptes und verbindet somit unternehmensweit die Druck- und Multifunktionssysteme direkt mit ihrer Unternehmens-IT. Der Fokus lag u.a. auf der direkten Anbindung der bereits eingesetzten ELO ECM Suite / Dokumenten-Management-System.

Seit Einführung arbeiten damit täglich mehr als 70 Mitarbeiter, davon ca. 30 ohne persönliche PC-Arbeitsplätze bzw. AD-Benutzerkonten. Alle Abteilungen von Beschaffung / Lager, über Montage, Produktion, Technik, Vertrieb bis hin zur Zentrale profitieren von den vielen Vorteilen der intelligenten Business-Druck- und Scan-Lösung.

• Kosteneinsparung
• Steigerung von Effektivität und Effizienz
• Beschleunigung der Prozesse
• Steigerung der Transparenz in der Auftragsabwicklung
• Steigerung der Aussagefähigkeit und des Kunden-Services

Die IT affine Geschäftsleitung der LEICHT GRUPPE® legen besonderen Wert auf eine kontinuierliche sowie effiziente Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse und ermöglichen allen Mitarbeitern eine moderne Arbeitsausstattung und technikgestützte Arbeitsweise.

Die Herausforderung bestand darin, die einzelnen Arbeitsschritte der Auftragsabwicklung mit den jeweiligen Papierdokumenten, wie z.B.  handschriftliches Aufmaß der Abteilungen Technik bzw. Montage oder das vom Kunden unterschriebene Angebot zu automatisieren und dem digitalen Prozess an der richtigen Stelle zu übergeben.

• komplexer Vorgang mit zahlreichen, verschiedenen papierbasierten Arbeitsschritten und Dokumenten, teilweise mit handschriftlichen Inhalten bzw. Notizen
• 70 User, davon 30 Mitarbeiter ohne AD, wie z.B. Techniker / Monteure ohne eigenen PC-Zugang
• manuelle Zuordnung der Scan-Ziele an den Multifunktionssystemen
• Automatisierung und Beschleunigung durch vordefinierte Dokumenten-Workflows
• strukturierte, systematische und effektive Dokumentenablage der elektronischen Belege in das ECM / DMS des Kunden
• Reduzierung der Prozesskosten durch Vereinfachungen im Bereich der Steuerung / Lenkung von Dokumenten

Digitales Arbeiten ist bei der LEICHT GRUPPE® Chefsache. Nachhaltigkeit und Innovation sind ein stetiger Antrieb dem Kundenbedürfnis gerecht zu werden. Thorsten Leicht entwickelte gemeinsam mit den TANTZKY MPS Spezialisten ca. 60 Workflows, die den Weg zur digitalen Auftragsabwicklung ebnen.

Hierfür wurden verschiedene Arbeitsschritte effizient zusammengeführt und spezielle Regeln für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Entscheidungen definiert und den einzelnen Workflows hinterlegt. Vom Druck- bzw. Multifunktionssystem aus erhalten alle Mitarbeiter standardisiert die Möglichkeit, die entsprechenden bearbeiteten Papier-Dokumente, wieder dem digitalen Prozess zu übergeben.

• RICOH Druck- und Multifunktionssysteme
• Software STREAMLINE NX® 
• ECM-/Dokumenten-Management-System des Kunden

Für die Anmeldung am Druck- bzw. Multifunktionssystem erhielt jeder Mitarbeiter eine eigene User-Kennung. Die Integration erfolgte sowohl über die Active Directory (AD), als auch individualisiert für alle ohne eigenen AD Benutzer.

• Anmeldung über bereits bestehendes RFID Token (Zutrittssystem)
• Anmeldung am Display über Windows-Authentifizierung
• Anmeldung über PIN Code möglich

Über die Authentifizierung des jeweiligen Mitarbeiters am Druck- bzw.
Multifunktionssystem werden „im Hintergrund“ folgende Informationen
für die Weiterbearbeitung bereitgestellt:

• Automatische Informationen aus der Active Directory bzw. aus
  den individuell hinterlegten Benutzerdaten
• Zuordnung der Abteilung / Bereich / Arbeitsgruppe
• Funktionsauswahl, wie z.B. Scan to Mail, Scan to Home, Scan to
  Word, Excel, OCR Erkennung usw.
• Zuteilung der jeweiligen Laufwerke / Dateiordner / Berechtigungen
  Dokumenten-Freigaben usw.

Abb. 1 Funktionsmenü – Auswahl der Abteilung „Techniker“

Abb. 2 Dropdown-Menü aller zugeordneten Vorgänge „ Afm bereit für Auftrag“

Die komplette Outputflotte der LEICHT GRUPPE® ist in die STREAMLINE
NX-Lösung integriert. Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten alle
Anwender, unternehmensweit an allen Systemen, im Benutzermenü
die nach Kundenwünschen konfigurierten Startbildschirm sowie eine
gewünschte Startauswahl an Funktionen (Abb.1). Die Auswahl erfolgt
im gewählten Kundenbeispiel nach Abteilungen.

Um die Dokumenten-Zuordnung zum jeweiligen Vorgang so einfach,
wie möglich zu gestalten, können die Anwender im Untermenü die
verschiedenen Arbeitsschritte direkt auswählen (Abb.2).

Der Techniker der LEICHT GRUPPE® erhält das Papierdokument
„Aufmaß für Auftrag“ mit der individuellen Auftragsnummer und seiner
Zuordnung für den Kundentermin.

Beim Kunden vor Ort wird das Aufmaß skizziert bzw. handschriftlich
auf dem Dokument notiert.

Nach erfolgter Authentifizierung mit seinem Chip oder Pin wählt der
Techniker am Multifunktionssystem unter „Technik“ seine speziellen
Arbeitsschritte aus: „Aufmaß für Aufrag“.

Um die Dokumenten-Zuordnung zum jeweiligen Vorgang so einfach,
wie möglich zu gestalten, können die Anwender im Untermenü die
verschiedenen Arbeitsschritte direkt auswählen (Abb.2).

Abb. 3 Untermenü „Techniker – Afm bereit für Auftrag“

1. Das Papierdokument wird digitalisiert. Automatisch
werden der Bearbeiter und das Scan-Datum ausgelesen.

2. Das Dokument wird als pdf-Datei konvertiert.
Die OCR-Software liest die Inhalte aus.

3. Über Ersetzungstabellen werden weitere Informationen
ausgelesen und dem Dokument innerhalb des jeweiligen
Arbeitsschritt übergeben.

4. Automatisch erhält das Dokument den daraus resultierenden
Dateinamen.

5. Der Scan wird automatisch an den zuständigen Mitarbeiter
per E-Mail und als Aufgabe mit dem entsprechenden
Betreff – hier: „Auftrag erstellen.“ übermittelt.

6. Parallel wird das elektronische Dokument in das Dokumenten
Management System des Kunden zur weiteren
Bearbeitung abgelegt.

"Nachhaltigkeit und Innovation sind unser steter Antrieb dem Kundenbedürfnis gerecht zu werden. Zum aktuellen Zeitpunkt können wir noch nicht vollständig auf papierlose Prozesse umstellen, sind aber für die Zukunft bestens gerüstet.

Mit der STREAMLINE NX Druck- und Scan-Lösung übergeben wir den Beleg an der richtigen Stelle wieder dem digitalen Prozess. Wir arbeiten weiterhin mit Unterstützung der TANTZKY MPS Spezialisten kontinuierlich an der Workflow-Optimierung im Unternehmen.

Mit den eingesetzten TANTZKY Produkten und Services sind wir sehr zufrieden.“

Thorsten Leicht
Geschäftsführer

An der Güterhalle 2 | 76689 Karlsdorf-Neuthard
Homepage: www.leicht-gruppe.de

• RICOH Druck- und Multifunktionssysteme
• Software STREAMLINE NX® 
• kundeneigenes ELO ECM Suite / DMS

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

TANTZKY bietet seit vielen Jahren Digitalisierungslösungen speziell für das Planungs- und Ingenieurwesen. 

Für die Unternehmensgruppe Ingenieurbüro Fritz Spieth führten wir gemeinsam mit dem Inhouse-Projektteam das Dokumenten-Management-System (DMS) DocuWare mit verschiedenen Zusatzmodulen ein.

Seither arbeiten unternehmensweit, ca. 60 MItarbeiter aller Bereiche erfolgreich mit dem DMS – z.B. Projektverwaltung / Kundenakte, Personalwesen, Buchhaltung / Rechnungswesen, Controlling / Qualitätsmanagement sowie Auftragsverwaltung und profitieren von den vielen Vorteilen eines Dokumenten-Management-Systems.

• Schaffung eines zentralen, digitalen und revisionssicheren Datenarchiv mit schnellem Zugriff auf die vollständigen Projektakten
• strukturierte, systematische und effektive Dokumentenablage nach den gewünschten Leistungsphasen HOAI
• Reduzierung der internen Kosten durch Optimierung der Such- und Ablagezeiten – relevante Informationen stehen unmittelbar allen Berechtigten zur Verfügung
• Reduzierung der Prozesskosten durch Vereinfachungen im Bereich der Steuerung / Lenkung von Dokumenten
• Automatisierung und Beschleunigung durch verschiedene Dokumenten-Workflows
• transparente, nachvollziehbare und dokumentierte Projektbearbeitung
• Nachvollziehbarkeit durch Versionierung und Historie der archivierten Dokumente
• Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Vorgaben im Bezug auf die Dokumentenverwaltung/-archivierung
• Effizienz-Steigerung durch mobilen Zugriff auf alle Informationen und Workflows

Darüber hinaus entwickelt das engagierte DMS-Projektteam rund um den Technischen Leiter & Prokuristen Georg Thier, mit Unterstützung der TANTZKY DMS-Spezialisten kontinuierlich weiter an der Verbesserung bzw. geplanten Erweiterung der DMS-Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen.

Alle Dokumente, wie z. B. E-Mails mit Anhängen, Briefe, Protokolle, Genehmigungen, Pläne, Verträge u.v.m. werden von verschiedenen Mitarbeitern anhand von eindeutig definierten Index-Kriterien verschlagwortet und können so klar strukturiert der Projektakte nach den entsprechenden Leistungsphasen zugeordnet werden.

Fest im Leitbild des Ingenieurbüro Fritz Spieth verankert, steht das Unternehmen u. a. für hervorragende Qualität, Sorgfalt und Ordnung. Hierbei legt die Geschäftsleitung besonderen Wert auf eine kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe und ermöglicht den Mitarbeitern eine moderne betriebliche Ausstattung für die Projektorganisation und -bearbeitung.

Maximale technische Unterstützung, wie z.B. das automatisierte Auslesen bestimmter Schlagwörter vereinfachen die Indexierung von Dokumenten erheblich. Durch die unternehmensweiten, klar definierten Arbeitsabläufe mit Fristen und Freigaberegeln gewinnen alle Mitarbeiter an Geschwindigkeit in der Bearbeitung der Dokumente.

DocuWare MOBIL

DocuWare TASK MANAGER

DocuWare AUTOINDEX

DocuWare WORKFLOW MANAGER

DocuWare CONNECT TO OUTLOOK

DocuWare SMART CONNECT

Die Geschäftsleitung des Ingenieurbüro Spieth hat sich bewusst für das DocuWare Mobil - Add On entschieden. Hier können die Projektleiter z. B. bei der Bauabnahme vor Ort mit modernen Tablet-PC direkt auf die Projektakten, Pläne und Vereinbarungen zugreifen, um die Inhalte direkt vor Ort zu prüfen.

Dies sorgt für einen schnellen Informationsfluss, erhöhte Effizienz und eine rasche Entscheidungsfindung.

Weitere Vorteile:

• Zugriff auf alle Dokumente und ständige Verfügbarkeit aller Informationen
• Nachvollziehbarkeit durch Versionierung und Historie
• gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten möglich

Darüber hinaus lassen sich von unterwegs Genehmigungen und Freigaben von verschiedenen Dokumenten bearbeiten und erhöhen so die Produktivität und steigern die Effizienz.

Das DMS-Projektteam des Ingenieurbüro Spieth gestaltet gemeinsam mit den Spezialisten der Werner Tantzky GmbH verschiedene Workflows zur Automatisierung wiederkehrender Arbeitsprozesse, z. B. Angebotsbearbeitung, Rechnungsprüfung/-freigabe usw.

Hierbei werden präzise Regeln für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Entscheidungen definiert: klare Aufgabenzuweisung, Eskalationsstufen für eine Fristenregelung vordefinierter Aufgaben (z.B. Rechnungsfreigabe - Skontierung - Zahlungsfristen oder Angebotserstellung - Prüfung - Freigabe usw.) und bestimmen, was bei deren Überschreiten passieren soll.

Darüber hinaus wurde eine Vertretungsregelung automatisiert hinterlegt,
dass z. B. in Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters die Aufgabe direkt an den nächsten verfügbaren Kollegen im Team weitergeleitet wird.

„Heute profitieren alle Mitarbeiter von dem schnellen Zugriff auf alle relevanten Projektdokumente.

Wir sind jederzeit und von überall in der Lage die entsprechenden digitalen Informationen abzurufen. Unsere operativen Geschäftsprozesse sind so noch effizienter, sicherer und kundenorientierter.

Die Werner Tantzky GmbH unterstützte uns erfolgreich von der Planung bis zur Projektumsetzung. Wir sind mit dem Engagement und dem Service des DMS-Teams sehr zufrieden.“

Georg Thier, Dipl. Ing (FH) & Prokurist
Technischer Leiter

Fritz-Müller-Straße 143 | 73730 Esslingen
Homepage: www.ib-spieth.de

• Software DocuWare
• All-In-One-Suite Software-Lösung
• Multifunktionssysteme (Farbe/SW) mit Finisher

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden, regionalen Anbieter für Druck- und Digitalisierungslösungen – speziell für alle Institute des KIT – Karlsruher Institut für Technologie.

In Zusammenarbeit mit dem Steinbuch Centre for Computing (SCC) entwickelten unsere Spezialisten rund um die Managed Print Services eine schnelle und unkomplizierte  STREAMLINE NX® Lösung für Institute ohne eigenen Server.

Mit Ihrem TANTZKY Multifunktionssystem und dem vom SCC gehosteten STREAMLINE NX® Server erhalten Sie volle Funktionsunterstützung – ohne, dass Sie beim SCC einen neuen Server beantragen oder separat anschaffen müssen. 

Nutzen Sie z.B. Scan-to-Mail, Scan-to-Folder, Print-to-Me, Scan-to-Word und Scan-to-Excel und beginnen Sie Ihre Dokumenten-Prozesse zu digitalisieren. Weitere Features, wie die OCR-Texterkennung helfen Ihnen Inhalte verlässlich und effizient aus Dokumenten auszulesen und für Ihre Weiterbearbeitung vorzubereiten.

• Kein Aufwand seitens der Institute
• Zentrales Administrationsmanagement
• Bereitstellung mobiler Lösungen für eine moderne Arbeitsweise
• Produktivitätssteigerung und Reduzierung von Ausfallzeiten

Gerne zeigen wir Ihnen die Funktionsvielfalt rund um die All-In-One Software Lösung STREAMLINE NX® speziell für das Karlsruher Institut of Technology.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.