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Digitale Lösungen

Die unsichtbare Kraft:
Digitale Workflows für Dokumentenprozesse

Digitale Workflows wirken im Hintergrund und sorgen für spürbare Entlastung.

Workflows entfalten ihren größten Nutzen dann, wenn sie im Alltag kaum auffallen – weil Prozesse reibungslos funktionieren, Informationen automatisch fließen und manuelle Eingriffe auf ein Minimum reduziert werden. Genau hier liegt die Stärke digitaler Workflows von TANTZKY. Auf Basis von STREAMLINE NX®, DocuWare und leistungsfähiger RICOH Hardware entstehen individuell abgestimmte Dokumentenprozesse, die vom Eingang eines Dokuments bis zur Übergabe an ERP-, CRM- oder HR-Systeme durchgängig automatisiert sind.

Das Ergebnis sind transparente Abläufe, höhere Prozesssicherheit und eine spürbare Entlastung für Mitarbeitende – ohne Medienbrüche und ohne zusätzliche Komplexität.

Unsichtbar im Alltag – wirksam im Ergebnis

Digitale Dokumentenprozesse entfalten ihren echten Mehrwert, wenn sie als durchgängige Prozessarchitektur gedacht werden. Genau hier setzen die Managed-Services-Konzepte von TANTZKY an: Dokumente werden nicht nur digitalisiert, sondern intelligent erkannt, klassifiziert, geprüft und gezielt weiterverarbeitet – immer eingebettet in bestehende Systeme und Abläufe.

Gemeinsam digital erfolgreich

Mit unserer langjährigen Projekterfahrung unterstützen wir Unternehmen ganzheitlich bei der Digitalisierung – von Druck- und Scan-Management über Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung bis hin zur Integration von CRM-, ERP- und HR-Systemen.

Gemeinsam mit unseren Technologiepartnern bündeln wir Know-how und Technologie zu leistungsfähigen, durchgängigen Lösungen für eine nachhaltige IT- und Prozesstransformation.

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Digitale Workflows für Dokumentenprozesse mit System

TANTZKY denkt Digitalisierung ganzheitlich. Leistungsfähige RICOH Multifunktionssysteme und Scanlösungen bilden dabei den Einstieg in den digitalen Prozess. Sie sind integraler Bestandteil des TANTZKY Outputkonzepts, das Output, Erfassung und digitale Weiterverarbeitung konsequent zusammendenkt. Unterstützt durch KI-gestützte Erkennung und Klassifikation werden Dokumente bereits beim Eingang intelligent vorbereitet, strukturiert erfasst, klassifiziert und Daten extrahiert. DocuWare steuert als zentrale Plattform die Workflows, sorgt für revisionssichere Archivierung und ermöglicht die systemübergreifende Integration. Entscheidend ist dabei nicht die einzelne Technologie, sondern ihr Zusammenspiel. TANTZKY schafft bewusst keine technischen Einzelkomponenten oder Insellösungen, sondern durchgängige End-to-End-Prozesse – von der Erfassung bis zur Weiterverarbeitung.

Aus der Praxis:
Typische Workflow-Kategorien

Digitale Workflows entfalten ihren Nutzen dort, wo sie sich flexibel an bestehende Abläufe anpassen und unterschiedliche Anforderungen abbilden. Die folgenden Workflowkategorien zeigen typische Einsatzbereiche, in denen TANTZKY mit durchgängigen, systemübergreifenden Prozessen für Struktur, Transparenz und spürbare Entlastung sorgt.

Je nach Unternehmen, Branche und Systemlandschaft werden diese Workflows individuell kombiniert, erweitert und exakt auf den jeweiligen Bedarf zugeschnitten.

1. Eingangsrechnungs-Workflows (Purchase-to-Pay)

Eingangsrechnungen zählen zu den dokumentenintensivsten Prozessen im Unternehmen. Digitale Workflows automatisieren den gesamten Ablauf – von der Erfassung über die Prüfung bis zur Buchung im ERP-System.

Rechnungen finden von selbst den richtigen Weg finden

• Scannen von Papierrechnungen und Verarbeitung digitaler Rechnungen
• KI-gestützte Belegerkennung (Lieferant, Betrag, Datum, Rechnungsnummer)
• Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen (3-Way-Match)
• Regelbasierte Freigabeprozesse
• Eskalationen bei Fristüberschreitungen
• Übergabe an ERP- oder FIBU-Systeme
• Revisionssichere Archivierung gemäß GoBD

2. Lieferscheine & Wareneingang

Im Wareneingang entscheidet sich, ob Prozesse sauber ineinandergreifen. Digitale Workflows sorgen für Transparenz und durchgängige Vorgangsketten.

Papiere werden sofort zu klaren Vorgängen

• Scannen von Lieferscheinen direkt im Wareneingang
• Automatische Klassifikation und Indexierung
• Zuordnung zu Bestellungen oder Rechnungen
• Statussteuerung (offen, geprüft, abgeschlossen)
• Verknüpfung von Lieferschein, Rechnung und Bestellung
• Übergabe an das ERP-System

3. Angebots- & Auftragsmanagement

Angebote und Aufträge durchlaufen häufig mehrere Stationen. Digitale Workflows schaffen klare Zuständigkeiten und Nachvollziehbarkeit.

Abstimmung wird zu Tempo

• Zentrale Archivierung eingehender Angebote
• Automatische Ablage nach Kunde, Projekt oder Vorgang
• Digitale Prüf- und Freigabeprozesse
• Versionierung von Dokumenten
• Übergabe freigegebener Aufträge an ERP oder CRM

4. Personalakten & HR-Workflows

Personalprozesse erfordern Struktur, Datenschutz und Transparenz. Digitale Workflows entlasten HR-Abteilungen spürbar.

Personalprozesse schaffen Zeit für Menschen

• Digitale Personalakten
• Automatische Ablage nach Mitarbeiterstammdaten
• Bewerbungsprozesse (Eingang, Prüfung, Freigabe, Einstellung)
• Fristenüberwachung (Probezeit, Vertragsende)
• Rollenbasierte Zugriffsrechte gemäß DSGVO

5. Zeiterfassung & Reisekosten

Digitale Workflows reduzieren manuellen Aufwand bei Abrechnung und Prüfung.

Abrechnung läuft einfach und transparent

• Digitale Erfassung von Reisekostenbelegen
• Automatische Zuordnung zu Mitarbeitern oder Projekten
• Digitale Freigabeprozesse
• Übergabe an Lohnbuchhaltung oder ERP
• Revisionssichere Archivierung

6. Vertragsmanagement

Verträge erfordern Übersicht und Verlässlichkeit. Digitale Workflows sorgen dafür, dass nichts übersehen wird.

Fristen, die nicht mehr überraschen

• Zentrale Vertragsablage
• Automatische Indexierung
• Fristenüberwachung und Erinnerungen
• Verknüpfung mit Projekten oder Kostenstellen
• Rollenbasierter Zugriff

7. Posteingang & allgemeine Dokumente

Ein zentraler digitaler Posteingang bildet die Grundlage effizienter Dokumentenprozesse.

Digitale Struktur im täglichen Doing

• Digitalisierung des gesamten Posteingangs
• Automatische Dokumentklassifikation
• Regelbasierte Verteilung an Fachabteilungen
• Volltextsuche über alle Dokumente
• Einheitliche Ablagestrukturen

8. Qualitätsmanagement & Prozesse

Im Qualitätsmanagement sind Nachvollziehbarkeit und Versionssicherheit entscheidend.

Qualität bleibt jederzeit nachvollziehbar

• Digitale Ablage von Prüf- und QM-Dokumenten
• Versionskontrolle und Freigaben
• Änderungshistorien
• Erinnerungen an Prüfintervalle
• Revisionssichere Archivierung

9. Systemübergreifende Integrationen

Der größte Mehrwert entsteht, wenn Systeme miteinander sprechen.

Systeme spielen nahtlos zusammen

• Übergabe strukturierter Daten an ERP-, CRM- oder FIBU-Systeme
• Rückschreiben von Statusinformationen
• Systemübergreifende Vorgangsketten
• Vermeidung manueller Doppelerfassungen

Workflows als Prozessarchitektur gedacht – Made by TANTZKY

Eine durchdachte Outputflotte ist der Startpunkt weiterer Digitalisierungsschritte. Auf Basis von Output Management, intelligenter Softwaretechnologie und klarer Prozessarchitektur lassen sich klassische und KI-gestützte Dokumentenprozesse nahtlos aufbauen.

Digitale Workflows sind für TANTZKY keine Aneinanderreihung technischer Einzelkomponenten, sondern Teil einer ganzheitlichen Prozessarchitektur. Der Fokus liegt immer auf den Prozessen, nicht auf isolierten Tools. Software, Hardware und KI werden gezielt dort eingesetzt, wo sie echten Mehrwert schaffen.

RICOH Systeme fungieren als Digitalisierungstarter, KI unterstützt bei Erkennung und Klassifikation, STREAMLINE NX® strukturiert die Erfassung und DocuWare steuert die Prozesse. So entstehen nachhaltige, skalierbare Workflows – ohne Insellösungen, aber mit klarer Struktur.

Die richtige Wahl der Technologiepartner

Im Rahmen des TANTZKY Outputkonzepts setzt TANTZKY auf aufeinander abgestimmte Technologiepartner. Statt punktueller Automatisierung entsteht eine durchgängige Output- und Digitalisierungsplattform, die sich flexibel in bestehende IT-Landschaften integrieren lässt und mit den Anforderungen des Unternehmens wächst.

KI wird dabei bewusst und zielgerichtet eingesetzt – nicht als Selbstzweck, sondern als intelligenter Bestandteil funktionierender Prozesse.

Bereit für Workflows, die im Hintergrund wirken?

Digitale Workflows entfalten ihren echten Mehrwert dann, wenn sie sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren und den Arbeitsalltag spürbar vereinfachen. Mit dem TANTZKY Outputkonzept entstehen durchgängige Dokumentenprozesse ohne Medienbruch und ohne Insellösungen.
Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, wo in Ihrem Unternehmen digitale Workflows wirken können – und wie sich Ihre Dokumentenprozesse nachhaltig optimieren lassen.

Digitale Workflows sind dann am besten, wenn sie im Hintergrund wirken und für spürbare Entlastung sorgen.

Sprechen Sie mit uns über Ihre digitalen Workflows.

Lassen Sie uns sprechen – gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Ihre Anforderungen.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.