Häufig werden Tabellenfelder dafür verwendet, Rechnungspositionen in DocuWare abzubilden. Damit Sie nicht langwierig für jede Rechnung alle Positionen manuell in das Tabellenfeld im Ablagedialog übertragen müssen, gibt es jetzt Hilfe von Intelligent Indexing. Sie übernehmen per One Click Indexing nur die Inhalte des ersten Rechnungspostens in die erste Zeile des Tabellenfeldes, alle weiteren Positionen transferiert Intelligent Indexing automatisch in entsprechende Zeilen des Tabellenfeldes. Dies funktioniert sogar bei mehrseitigen Rechnungen.

Und natürlich lernt Intelligent Indexing auch bei Tabellen: Das manuelle Füllen der ersten Zeile per One Click Indexing entfällt bei gleichartigen Tabellen nach einer kurzen Anlernphase. 

Von einem Briefkorb, für den Intelligent Indexing aktiviert ist, legen Sie ein Dokument ab. In dem Ablagedialog sind 'normale' Felder wie gewohnt von Intelligent Indexing vorausgefüllt.

Im Tabellenfeld klicken Sie auf das Plus-Zeichen, um die erste Zeile zu öffnen. Übernehmen Sie die nötigen Inhalte des ersten Rechnungspostens per One Click Indexing in die Felder der ersten Tabellenzeile. Anschließend klicken Sie entweder auf den Button Tabelle ausfüllen in der Werkzeugleiste des Tabellenfelds oder auf das gleichnamige Feld, das im Viewer eingeblendet wird. Schon sind alle Rechnungspositionen übertragen.

Über den Tooltip zum Button in der Werkzeugleiste starten Sie eine interaktive Tour, die die Handhabung dieser Funktion weiter erläutert.

Produktinfo

DocuWare bietet viele Funktionen fürs produktive Arbeiten mit Dokumenten. Mit einem Kniff in der Konfiguration blenden Sie die wichtigsten für Ihre Teams direkt als Button ein. Erfahren Sie hier, wie‘s geht.

Ob Dokumente herunterladen oder per E-Mail teilen, verknüpfte Dokumente anzeigen, Anfrage senden, Link abrufen und vieles mehr: Innerhalb von DocuWare Ergebnislisten und Listen gibt es zahlreiche Funktionen, um mit archivierte Dokumenten weiterzuarbeiten. In der Regel markieren Sie hierfür ein- oder mehrere Dokumente und gelangen per Rechtsklick zum Kontextmenü und allen Funktionen, die Sie aufgrund ihrer Berechtigungen verwenden dürfen:

Um diese beiden Blätter aus dem Dokument zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument im Briefkorb und wählen aus dem Kontextmenü Entheften.

Noch komfortabler funktioniert der Zugriff auf häufig genutzte Funktionen, wenn diese als Button direkt über einer Ergebnisliste oder Liste eingeblendet sind:

Da Vorlieben und Ansprüche je nach Team und Anwendung oft unterschiedlich sind, lassen sich passende Funktionen für jede Ergebnisliste und Liste individuell pinnen – entweder gleich beim Einrichten eines Archivs oder auch jederzeit nachträglich in wenigen Schritten.

Produktinfo

Karlsruhe, Oktober 2022

Wir freuten uns, die nächste Generation der RICOH Fachhändler bei uns zu begrüßen. Im Rahmen des RICOH Business College drehte sich 2 Tage lang alles um Vertrieb und Erfahrungsaustausch. Zeit, Erfolge zu teilen.

Mit über 25 Jahren Berufserfahrung berichtete Mirko Tantzky direkt aus der Praxis. Alle Anwesenden folgten interessiert seinen Ausführungen. „Ich bin mächtig stolz, unterstützend die Next Generation meiner Fachhandelskollegen begleiten zu dürfen.“

Unternehmen, die ihre Prozesse zukunftsfähig digitalisieren, lassen handschriftliche Unterschriften hinter sich. Nicht zuletzt die Arbeit im Homeoffice verstärkt den Trend. DocuWare bietet Ihnen einen einfachen Weg, Dokumente online signieren zu lassen.  

Der Umstieg auf elektronische Signaturen verschafft unverzichtbare Vorteile in punkto Produktivität. Die Empfänger erhalten Verträge oder andere Vereinbarungen digital und können sie von überall aus und auf jedem Gerät unterzeichnen. Und Sie erhalten Ihre Dokumente innerhalb von Minuten anstatt Tagen zurück.

• Verträge auf Distanz unterzeichnen
• rechtssicher signieren
• mitgelieferte Dokumentationen für maximale Beweiskraft
• keine zusätzliche Hardware nötig
• alle Sicherheitslevels: einfache, fortgeschritten und qualifizierte Signatur

Im Idealfall sind sichere digitale Signaturprozesse in Ihr Dokumenten-Management integriert. DocuWare arbeitet für fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturmethoden mit den Vertrauensanbietern Validated ID und DocuSign zusammen.

Die Anbindung der Signatur Services funktioniert nahtlos und läuft z. B. folgendermaßen ab:

1. Das Dokument wird entweder direkt mit seiner Ablage ins DocuWare Archiv zur Signatur geroutet. Oder Sie leiten den Signaturprozess später mit einem digitalen Stempel ein.
2. Der Upload zum Signaturdienstleister und die Übergabe zum Empfänger laufen danach vollautomatisiert: Der Unterzeichner kann das Dokument auf dem Smartphone, PC oder Tablet öffnen und signieren. Die Authentifizierung erfolgt z. B. per SMS-Code
3. Das unterzeichnete Dokument wird im Archiv aktualisiert. Dank Statuslisten und Benachrichtigungen lässt sich jederzeit genau nachvollziehen, welche Dokumente sich noch im Signaturprozess befinden oder bereits zurück sind.

Schauen Sie sich in der Webinar-Aufzeichnung „So signieren Sie Ihre Dokumente digital – schnell, sicher, auf jedem Gerät“ an, wie ein Signaturprozess mit DocuWare und Validated ID abläuft. Gezeigt wird eine Standardmethode einer elektronischen Signatur, um die meisten Verträge oder andere Vereinbarungen an Personen zur Unterschrift zu senden und papierlos abzuwickeln. Detaillierte Informationen und weitere Signaturmöglichkeiten finden Sie in unserem White Paper Elektronische Signaturen mit DocuWare.

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