Mit der Verfahrensdokumentation wird nachgewiesen, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die Verfahrensdokumentation besteht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. 

Schließlich hilft eine gute Verfahrensdokumentation auch als Kontrollmechanismus und bei der Nachweispflicht in Haftungsfällen. Vor allem bei produzierenden und beratenden Unternehmen ist es wichtig, dass ihre Prozesse entsprechende Richtlinien einhalten, beispielsweise bei der Qualitätsnorm EN ISO 9001. Im Haftungsfall muss Ihr Unternehmen gegebenenfalls nachweisen, dass sich die Abläufe an diesen Normen orientieren. Eine gute Verfahrensdokumentation ist daher im Schadensfall Gold wert, denn sie erlaubt die kontinuierliche Kontrolle und Nachvollziehbarkeit sämtlicher Prozessschritte. Dies ist vor allem beim Einsatz von IT-Systemen zur Prozessunterstützung relevant. Denn durch den Einsatz von IT werden einzelne Schritte im Ablauf automatisiert. Ohne eine verfügbare Verfahrensdokumentation ist eine komplette Nachvollziehbarkeit deshalb oft schwieriger als bei analogen Prozessen. 

Praktische Tipps für das Erstellen einer Verfahrensdokumentation liefert die Bitkom-Checkliste für die Auswahl von Dokumentenmanagement-Systemen. Auch die AWV hat als Anleitung und Hilfestellung beim Erstellen der individuellen Verfahrensdokumentation eine passende Mustervorlage für die geordnete Belegablage veröffentlicht. 

Um eine Verfahrensdokumentation zu verfassen, laden Sie sich am besten das Muster der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbandes herunter. Diese „Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“ wurde bereits im März 2014 nach den finalen GoBD-Regeln erstellt. 

Muster-Verfahrensdokumentationen können jedoch nur als Vorlage dienen, um unternehmens- und branchenspezifische Angaben zu dokumentieren. Denn diese Prozesse sind immer sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage sowie den Umfang der Dokumentation geben. Das Patentrezept für die eigene Prozessdokumentation gibt es daher leider nicht. 

Vereinfacht lässt sich das Erstellen einer Verfahrensdokumentation wie folgt darstellen: 

1. Erstellen eines Systemüberblicks: Identifikation der steuerrelevanten Systeme und Prozesse. 
2. Sichtung bestehender Dokumentationen: Vorhandene Dokumentationen und Prozesse werden zusammengetragen und gesichtet. 
3. Aufnahme der Ist-Prozesse und des internen Kontrollsystems: Vorhandene steuerrelevante Prozesse werden durch Befragung und Dokumentation aufgenommen. Der Personenkreis wird für das IKS definiert. 
4. Anpassung nicht optimaler oder unzulässiger Prozesse an die gesetzlichen Vorgaben: Sollten einzelne Prozesse nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, so sollten alternative Prozess geprüft werden und diese als neue Prozessvorgabe definiert werden. 
5. Wirtschaftliche Prozessoptimierung: Bereits im Rahmen der Prozessaufnahme oder später auch im Rahmen einer Optimierung sollten Prozessoptimierungspotenztiale eingearbeitet werden. 
6. Verfahrensdokumentation: Am Ende der Aufnahme entsteht die erste Verfahrensdokumentation, wenn Sie so wollen, das Qualitäts-Management-Handbuch Ihrer steuerlichen Verwaltungs-Prozesse. Künftig notwendig werdende Änderungen müssen aufgenommen werden und sollten revisioniert dargestellt werden.