- Kauf-, Miet- bzw. Leasingverträge
- Versicherungsverträge
- GEMA Nutzungsverträge
- Strom-, Gas-, Wasserverträge
- Abonnements, wie z.B. Zeitschriften, Apps
- Wartungsverträge für Fahrstuhl, Paternoster, Klima- und Lüftungsanlagen
- Reinigungsverträge
- Verträge der Entsorgungseinrichtungen
- Verträge für Berufsbekleidung
- Anzeigen- und Werbeverträge
- usw.
Ein weiterer, wichtiger Schritt innerhalb der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen ist das unternehmensweite elektronische Archivieren von Verträgen. Somit lassen sie sich auch ohne Weiteres in digitale Geschäftsprozesse einbinden.
Das Vertragsmanagement und die dafür erforderlichen Unterlagen werden in der Regel dezentral, entweder durch verschiedene Abteilungen oder vor Ort in Niederlassungen oder Filialen eines Unternehmens koordiniert, zur Freigabe weitergeleitet bzw. archiviert. Bei der Vielzahl an Verträgen, die in Unternehmen kursieren, ist es oftmals schwierig, einen vollständigen Überblick über die verschiedenen Vertragspartner, Laufzeiten, Zahlungs- und Kündigungsfristen zu behalten.
Mit einem ganzheitlichen und digitalen Vertragsmanagement werden alle Verträge an einem zentralen Speicherort revisionssicher erfasst, archiviert und können so gezielt genutzt, ausgewertet und schneller weiterverarbeitet werden. Ein weiterer Vorteil der darausresultierenden Transparenz ist die Prüfbarkeit auf Wirtschaftlichkeit und die Generierung von Einsparpotentialen.
Als essentieller Bestandteil der digitalen Transformation ermöglichen einheitliche, zentralisierte Prozesse und digitale Arbeitsabläufe, die mittels Workflows effizient automatisiert werden, erhebliche Arbeitserleichterungen in allen Bereichen.
Beispiele aus der Praxis haben wir Ihnen hier zusammengestellt.
Alle Informationen im Blick: Unternehmensweite Digitalisierung aller Verträge einheitlich in DocuWare Dokumenten-Management-System organisiert.
Digitale Vertragsverwaltung steigert die Produktivität im Arbeitsalltag: Lassen Sie sich automatisch über Vertragsenden, Kündigungsfristen o.ä. erinnern.
Erleichtern Sie sich die Indexierung mittels Auswahllisten bzw. dem automatisierten Auslesen beim Scannen bzw. der elektronischen Übertragung des Dokumentes ins Dokumenten-Management-System DocuWare.
Scannen, automatisch Daten auslesen und archivieren
Hierbei kommen Hochleistungsdokumentenscanner oder Multifunktionssysteme mit Dualscaneinheiten zum Einsatz, die z.B. 120 Einzel- oder 240 Doppelseiten pro Minute, in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite, verarbeiten können. Das spart enorme Arbeitszeit!
Mit intelligenter Software können bereits beim Scannen Inhalte aus den Dokumenten ausgelesen und digital an das Dokumenten-Management-System übergeben werden.
Archivierung direkt aus Microsoft Outlook
Auch das Ablegen neuer Dokumente ist denkbar einfach. Viele Unterlagen bekommen Sie ja inzwischen per E-Mail.
In Ihrem E-Mailprogramm rufen Sie direkt einen Ablagedialog auf, der schon wichtige Informationen automatisch ausfüllt:
- Absender
- Datum
- Betreff
Sie müssen nur noch minimale Ergänzungen oder Korrekturen vornehmen und schon ist das Dokument in DocuWare archiviert.
Archivierung direkt aus Ihrer Anwendung z.B. Microsoft Office
Mit 500 Integrationen in verschiedene CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen spricht unser Erfolg für sich.
Verbinden Sie Ihre gewünschte Anwendung mit DocuWare und archivieren Sie alle Dokumente direkt per Mausklick.
Dokumente, die Sie beispielsweise in Ihren MS Office-Anwendungen erstellen, legen Sie einfach über „Speichern Unter“ und der Explorer-Integration von DocuWare ab.
Digitales Vertragsmanagement:
Neues Arbeiten mit Digitalen Workflows
Neues Arbeiten mit Digitalen Workflows
Für einen unserer Kunden realisierten wir das unternehmensweite, sehr komplexe Vertragsmanagement. Hier konnten wir mittels verschiedener Softwarekomponenten und Schnittstellenintegration das maximale an technischer Unterstützung für den Digitalisierungsprozess schaffen.
Gerne zeigen wir Ihnen, was technisch möglich wäre und wie Sie die Digitalisierung für Ihr Unternehmen am effizientesten erreichen können.
Ausgangsbasis sind die bei der Vertragsdigitalisierung gespeicherten Informationen bzw. Daten, die für die automatisierten Prozesse und definierten Workflows benötigt werden.
1. Zentralisierter Standardprozess mit Fristenkontrolle
Hier definieren wir im DocuWare einen zentralisierten Vertragsalarm und setzen mit einem standardisierten Prozess zur Fristenüberwachung an.
Bei der Digitalisierung der Verträge werden die Laufzeiten mit z.B. Vertragsbeginn, Vertragsende bzw. etwaigen Kündigungsfristen hinterlegt.
2. Automatisierte Erinnerungslisten
Anhand der gewünschten Kriterien können sich hier alle Personen mit Berechtigung die entsprechenden Verträge anzeigen lassen.
Mögliche Auswahlkriterien:
• 1, 2, 3, 6, 12 Monate vor Vertragsende
• aktive Verträge
• verlängerte Verträge
• Verträge mit einem Wert über z.B. 1000 €
• Verträge in der Wiedervorlage
• usw.
So sehen Sie auf einen Blick, ob es Handlungsbedarf gibt bzw. leiten sich dokumentbasierte Aufgaben ab, beispielsweise die Erneuerung von Verträgen oder die Übersicht aller aktuell laufenden Verträge.
Diese Listen aktualisieren sich automatisch. Dokumente, die nicht mehr den Kriterien entsprechen, fallen raus. Neue, passende Dokumente werden sofort allen berechtigten Mitarbeitern angezeigt.
3. Automatisierte Benachrichtigungen an Berechtigte
Auch hier startet mit der Ablage der Verträge ein weiterer, standardisierter Prozess. Anhand der Vorgaben zur Wiedervorlage bzw. Fristenkontrolle, werden z.B. 4 Monate vor Vertragsende automatisch alle beteiligten Personen mit einer Benachrichtungs-E-Mail inkl. Aufgabenlink über den Handlungsbedarf informiert.
So haben Sie genügend zeitlichen Spielraum, um z.B. neue Angebote einzuholen, Preise zu vergleichen, neu zu verhandeln oder zu kündigen.
4. Aktueller Status der Verträge
Für die Weiterbearbeitung eines Vertrages können Sie beispielsweise in DocuWare mit Stempeln arbeiten: Gekündigt“ und „Verlängert“.
Der Gekündigt-Stempel verändert den Status eines Vertrages in „ungültig“, so dass der Vertrag durchs Stempeln aus der Anzeige der Liste verschwindet.
Der Verlängert-Stempel kann z.B. so konfiguriert werden, dass der Benutzer eine neue Fälligkeit aufs Dokument stempeln kann und der Vertrag z.B. nach einem Jahr wieder in der Liste erscheint.
5. Zusätzliche Dokumente direkt beim Vertrag hinterlegen
Speichern Sie vor dem Stempeln z.B. das Kündigungsschreiben, E-Mail-Korrespondenz oder neue Konditionen mit an den bereits archivierten Vertrag: Hierfür einfach parallel zum Listenbereich einen DocuWare Briefkorb öffnen, das entsprechende Schreiben importieren, zum Vertrag in der Liste ziehen und im sich öffnenden Dialog auf „Klammern“ klicken.
Genehmigungs-Management: Freigabe durch Vorgesetzte oder Geschäftsleitung
Mit automatisierten Prüfungs- und Freigabe-Workflows beschleunigen Sie Ihre Prozesse, sparen Zeit, Geld und steigern Effizienz und Qualität. Praxisbewährte Verfahren lassen sich über vordefinierte Workflows rasch und einfach einführen. Des Weiteren werden alle (nachvollziehbaren) Änderungen über den kompletten Lebenszyklus des Dokumentes nachvollziehbar dokumentiert.
Berechtigungs-Management
Damit die zuständigen Mitarbeiter und andere berechtigte Anwender auch effektiv auf die Daten zugreifen können, wird direkt bei der Digitalisierung der Verträge die Dokumente klassifiziert und mit vorher definierten Indexkriterien abgespeichert.
Welche Personen dürfen auf bestimmte Dokumentengruppen zugreifen? Die Klassifizierung ermöglicht außerdem, granulare Rechte zu vergeben. So lässt sich genau festlegen, wer auf die verschiedenen Daten zugreifen, Dokumente bearbeiten oder Inhalte versenden darf.
Formular-Management / Dokumenten-Pool
Mit vorkonfiguirierten Formularen können Sie z.B. Feedback einholen. Desweiteren lassen sich die einzelnen Felder mit Inhalten vorbelegen.
Für eine beschleunigte Vertragserstellung bzw. können fertige Formulare und/oder Textpassagen in DocuWare DMS gespeichert werden. Bedingungen und juristische Formulierungen, die für eine große Teilmenge von Verträgen gelten, können einmal zentral definiert werden und sind jederzeit abrufbar. Das spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden.
Digitale Signatur
- Verträge auf Distanz rechtssicher unterzeichnen
- mitgelieferte Dokumentationen für maximale Beweiskraft
- keine zusätzliche Hardware nötig
- alle Sicherheitslevels: einfache, fortgeschritten und qualifizierte Signatur
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