Seit der Einführung der GoBD verpflichtet der Gesetzgeber alle Unternehmen zu einer lückenlosen Belegbarkeit der Geschäftsvorgänge. Das bedeutet alle relevanten elektronische Belege müssen im Originalformat archiviert werden. 

Für unseren Kunden haben wir eine elektronische, GOBD-konforme Archivierung aller relevanten E-Mails mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems umgesetzt. Des Weiteren nutzen alle Mitarbeiter begeistert die vielen Vorteile der elektronischen E-Mail Archivierung.

Im gewählten Kundenbeispiel haben unsere Spezialisten rund um die Managed Document Services das Dokumenten-Management-System DocuWare für alle Mitarbeiter direkt in MS Outlook integriert. 

Per Mausklick in MS Outlook können die Mitarbeiter entscheiden, welche E-Mails direkt revisionssicher erfasst, verarbeitet und gespeichert werden. 

Zusätzlich lässt sich z.B. das Team Finanzen / Buchhaltung mit automatisierten Workflows beim elektronischen Rechnungseingang unterstützen. Alle eingehenden Rechnungen werden automatisch in das digitale Dokumenten-Archiv gespeichert und verschlagwortet.

Alle Mitarbeiter arbeiten wesentlich effizienter. Das spart natürlich Zeit und Geld!

• GoBD-konforme E-Mail Archivierung
• zentrale Speicherung
• Zuordnung zu Geschäftsvorgängen / Projekten
• Erhöhte Auskunftsfähigkeit und Transparenz
• Zugriff von überall
• Automatische Workflows
• digitales Backup
• Schutz vor Informationsverlust

DocuWare fügt sich mit einem eigenen Menüband und nahtlos in die gewohnte Outlook-Arbeitsumgebung ein.

Um eine E-Mail zu archivieren, markieren die Mitarbeiter unseres Kunden diese und klicken im Menüband auf Ablegen. Sie haben die Wahl, ob bei einer E-Mail mit Anhang nur der Anhang archiviert wird oder ob Anhang und E-Mail abgelegt werden. 

Wird beides gespeichert, kann zudem festgelegt werden, ob sich zuerst der Anhang oder die E-Mail im Dokumenten-Management-System öffnet. E-Mails können in allen gängigen Formaten abgelegt werden: MSG (Outlook), DOC (Word), RTF, PDF und PDF/A (Langzeit-Archivierungsformat gemäß ISO-Norm).

Alle Anhänge werden in ihrem jeweiligen Originalformat archiviert.

Eine Nachricht informiert Sie über die erfolgreiche Archivierung. Sie können die E-Mails auch in einem DMS-Briefkorb speichern, um sie dort zu sammeln und alle zusammen im Archiv abzulegen. 

Oder Sie heften E-Mails zu einem DMS-Dokument zusammen. Auch kann die Software die E-Mails in einem Briefkorb automatisch Ordnungskriterien zuweisen. Mit dem Button Senden und Ablegen können Sie Ihre E-Mails gleichzeitig verschicken und archivieren. Das gilt für neue E-Mails genauso wie für das Beantworten und Weiterleiten von empfangenen E-Mails. 

Besonders praktisch: Die Schaltfläche lässt sich in die Schnellzugriffsleiste von MS Outlook integrieren.

Index-Daten

Volltext-Suche

Archivierungsvorschriften und -fristen werden in einer Vielzahl von Gesetzen wie z.B. AO/HGB oder GoBD geregelt. Eine allgemeingültige Vorgehensweise gibt es dabei nicht, da viele Faktoren eine Rolle spielen. Wörtlich übersetzt bedeutet revisionssicher "vor einer Abänderung geschützt".

Die GoBD (Abkürzung: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden - also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern - vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen.

Papierbelege können digital archiviert, also ersetzende Scans sind ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Firewalls und Antivirenprogramme müssen upgedatet sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.

Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine  Verfahrensdokumentation. Natürlich wird DocuWare so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie z.B. Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Da auch diese im Original aufbewahrt werden müssen, reicht es nicht diese auszudrucken und abzuheften.

Sie müssen in elektronischer Form abgelegt werden. Hierbei kann Ihnen nur eine Software zu Mailarchivierung bzw. ein Dokumentenmanagement-System helfen.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Effiziente Dokumentenverwaltung erfolgt durch digitale Archivierungssoftware. Mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems werden alle digitalisierten Dokumente zentral an einer Stelle archiviert und organisiert. Das spart Geld und Zeit.

Im gewählten Kundenbeispiel bestand die Aufgabe darin, das vorhandene Papierarchiv zu digitalisieren und eine elektronische Dokumenten-Verwaltung mit verschiedenen Workflows einzuführen.

Unser Kunde arbeitet mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare, mit dem unser Kunde alle Geschäftsinformationen revisionssicher erfasst, verarbeitet, speichert und gezielt nutzen kann.

Das Unternehmen spart seit dem 60 % der Kosten für Arbeitszeit und Material ein.

Die Amortisationsdauer betrug bei unseren Kunden weniger als 9 Monate.

• 60 % Kosteneinsparung für
  Arbeitszeit und Material
• Auflösung Papierarchiv
• Revisionssichere Archivierung
• Verminderung der Suchzeiten
• Erhöhte Auskunftsfähigkeit
• Zugriff von überall
• Automatische Workflows
• digitales Backup
• Schutz vor Informationsverlust
• Zugriffssteuerung über Rechte
• Einhaltung von Fristen

Die Dokumentenablage bei einem unserer Kunden erfolgte klassisch, manuell im Papierarchiv.

Jede Abteilung archivierte, unter Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, ihre jeweiligen Dokumente in entsprechenden Leitzordnern, in einem separaten Raum im Unternehmen. 

Bei Fragen mussten die Mitarbeiter diese Ordner nach dem jeweiligen Dokument, im Papierarchiv, durchsuchen. Das Dokument wurde zur weiteren Bearbeitung kopiert und anschließend wieder abgelegt.

Kundenbeispiel:  ca. 250 Leitz-Ordner mit ca. 120.000 unterschiedlichen Dokumenten, wie z.B. Kundenakten, Korrespondenz, Bestellungen, Lieferscheinen usw.

Jede Abteilung scannt direkt an ihrem Multifunktionssystem. Mit 120 Einzel- oder 240 Doppelseiten pro Minute scannen die integrierten Scanner der RICOH Multifunktionssysteme. Der automatische Dokumenteneinzug scannt in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite. Das spart enorme Arbeitszeit! Mittels Taste "DocuWare" werden die Dokumente in einen elektronischen Postkorb übertragen. Während des Scannens werden direkt bestimmte Inhalte automatisch ausgelesen. Die Dokumente werden mit Schlagworten versehen und in digitalen Archiven abgelegt.

Jeder Mitarbeiter kann direkt am PC alle Informationen aus den digitalisierten Dokumenten schnell und übergreifend durchsuchen. In der Volltextsuche können alle relevanten Inhalte abgefragt werden. Das passende Dokument wird aufgerufen und die gesuchten Information farblich markiert.

Mit der Scan-to-OCR-Funktion lassen sich nach dem Scan die Dokumente auslesen und anschließend im gewünschten Format / Programm bearbeiten, z.B. PDF (durchsuchbar), - PDF/A (revisionssicher), Microsoft Word oder Microsoft Excel.

Auf Wunsch unseres Kunden werden Rechnungen mittels vordefinierter Prozesse gesteuert und automatisiert vorgelegt, abgerufen, geprüft und bearbeitet. E-Mails mit aktuellen Statusinformationen erinnern an die Einhaltung von Fristen, Aufgaben oder Wiedervorlagen. 

Mit Hilfe von anwender-/funktionsbezogenen Stempeln, Aufgabenlisten oder Formularen verfügt jeder Benutzer, der die entsprechenden Rechte hat, rechtzeitig über die zum jeweiligen Bearbeitungsstand relevanten Werkzeuge zur Erledigung seiner Aufgaben.

Die Mitarbeiter unseres Kunden können per Internet, Software oder App auf alle wichtigen Dokumente zugreifen. Formulare ausfüllen, Anträge unterzeichnen, Rechnungen freigeben und Workflows anstoßen. So können Sie von überall aus arbeiten. Eine Mobile Scan-Lösung über App bzw. Software integrieren Handy bzw. Tablet und ermöglichen selbst Dokumenten-Erfassung im Homeoffice oder von unterwegs.

• RICOH Multifunktionssystem der IM Klasse
• Software STREAMLINE NX
• Software DocuWare

E-Mail Archivierung

Archivierungsvorschriften und -fristen werden in einer Vielzahl von Gesetzen wie z.B. AO/HGB oder GoBD geregelt. Eine allgemeingültige Vorgehensweise gibt es dabei nicht, da viele Faktoren eine Rolle spielen. Wörtlich übersetzt bedeutet revisionssicher "vor einer Abänderung geschützt".

Die GoBD (Abkürzung: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden - also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern - vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen.

Papierbelege können digital archiviert, also ersetzende Scans sind ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Firewalls und Antivirenprogramme müssen upgedatet sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.

Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine  Verfahrensdokumentation. Natürlich wird DocuWare so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie z.B. Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Da auch diese im Original aufbewahrt werden müssen, reicht es nicht diese auszudrucken und abzuheften.

Sie müssen in elektronischer Form abgelegt werden. Hierbei kann Ihnen nur eine Software zu Mailarchivierung bzw. ein Dokumentenmanagement-System helfen.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Mit den TANTZKY Businesslösungen starten Sie Ihre digitalen Prozesse direkt am Multifunktionssystem.

Individuell auf Ihre Arbeitsabläufe angepasst, übernehmen festprogrammierte Abläufe im Hintergrund viele verschiedene Arbeitsschritte, wie z.B. das Scannen, Speichern, Versenden, Teilen, Datenübernahme, Archivieren usw. 

Im gewählten Kundenbeispiel bestand die Herausforderung viele einzelne, manuelle Arbeitsschritte zu automatisieren und den Prozess zu digitalisieren. 

• Einsparung 85 % der Arbeitszeit (ca. 6 - 8 min pro Ticket)
• Beschleunigung + Digitalisierung der Prozesse 
• Einsparung der Anwender-Lizenz für des Ticketsystems
• Daten-Aktualität
• Reduzierung möglicher Fehlerquellen

Die Rücksendeverwaltung bei einem unserer Kunden wurde früher mit vielen manuellen Schritten durchgeführt. Angefangen beim Anlegen des RMA Tickets im Ticket-System bis hin zur Eingabe der erfolgreichen Rücksendung und dem Updaten vom Ticket-Status wurde alles händisch erledigt. 

Überblick der einzelnen Schritte (Arbeitszeit: ca. 7 - 10 Minuten pro Ticket)

Nach erfolgreicher Anmeldung an Ihrem Multifunktionssystem erhalten Sie als Anwender im Benutzermenü eine zusätzliche Taste. Über den Button "Rücksendeabwicklung" gelangen Sie in ein entsprechendes Untermenü.

Um die Zuordnung des RMA Tickets so einfach wie möglich zu gestalten, erfolgt diese im gewählten Kundenbeispiel über zwei Auswahlfelder mit direktem Zugriff auf die Kunden- bzw. Ticketdaten.

Der Anwender weist dem Rücksendeschein den "Kundennamen" zu und bekommt nur die "Offenen Tickets" des Kunden zur Auswahl angezeigt. Bei großer Anzahl kann über Filter das Ergebnis eingegrenzt bzw. gezielt eingegeben werden. Eine Falscheingabe der Daten ist nicht möglich!

Im Anschluss erfolgt lediglich das Scannen des RMA-Tickets. 

• RICOH Multifunktionssystem der IM Klasse
• Software STREAMLINE NX

• Digitalisierung des Dokuments
• Vergabe Auflösung und Dokumentenart
• Einheitliche Dateinamen
• Speicherort + Archivierung
• Übernahme Metadaten aus Ticketsystem
• Weitergabe der Metadaten mit gescannten Rücksendeschein
• Zuordnung des Dokuments im Ticketsystem
• Schlagwortvergabe
• Statusänderung im Ticketsystem

• Prozessoptimierung mit Schnittstellenfunktionalitäten
• Einbindung optionaler kundenspezifischer Software- und Dokumentenmanagement-Lösungen
• Die Schnittstelle könnte zu Prozessoptimierungen führen, Prozesse automatisieren – Aufwand reduzieren
• Papierdokumente in einen digitalen Workflow integrieren
• Daten aus Papierdokumenten beim Scannen in den digitalen Workflow extrahieren, der zum Benennen, Weiterleiten oder Verarbeiten des Dokuments in Back-End-Systemen verwendet werden kann