Die Digitalisierung entwickelt sich rasant – und ein Treiber sticht dabei besonders hervor: Künstliche Intelligenz. Während viele Unternehmen noch darüber nachdenken, wie KI ihre Prozesse unterstützen kann, setzt DocuWare längst konkrete Maßstäbe. Mit DocuWare KI names "Intelligent Document Processing" (IDP) wurde aus klassischer Dokumentenerkennung ein intelligenter, lernender Prozesspartner, der Arbeitsabläufe spürbar entlastet und beschleunigt.

Grund genug für uns, erneut mit Markus Beck, Leiter Managed Digital Service bei TANTZKY in Karlsruhe, über den aktuellen Stand der KI-Technologien in DocuWare zu sprechen. Wie verändert KI das Dokumentenmanagement? Welche Vorteile ergeben sich im Zusammenspiel mit ERP-Systemen wie beispielsweise abas oder SAP? Und welche Entwicklungen erwarten uns in den nächsten Jahren?

Im folgenden Interview gibt Markus Einblicke in den praktischen Nutzen von DocuWare KI – und zeigt, wie Unternehmen schon heute von intelligenten Automatisierungen profitieren.

Markus Beck, Bereichsleiter Managed Digital Service

DocuWare hat mit dem AI Hub ein eigenes Kompetenzzentrum geschaffen, das Forschung, Produktentwicklung und KI-Expertise bündelt. Statt auf externe Komponenten zu setzen, entwickelt DocuWare proprietäre, cloud-native KI-Lösungen – modular, skalierbar und mit höchsten Sicherheits- und Compliance-Standards. Diese native KI-Strategie sichert Unternehmen flexible, leistungsfähige und zukunftssichere Automatisierungen im Dokumenten- und Workflow-Management.

KI durchzieht mittlerweile das gesamte DocuWare-Ökosystem – von automatischer Dokumenterkennung über Zuordnung bis zur Workflow-Optimierung.
Für Anwendende bedeutet das weniger manuelle Arbeit, eine deutliche Fehlerreduktion und ein spürbar schnelleres Arbeiten im Alltag.

Der größte Vorteil ist die Automatisierung von Routinearbeiten. DocuWare KI erkennt z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Bestellungen sofort, extrahiert die relevanten Daten und übergibt sie direkt an den passenden Workflow. Das spart Zeit, verkürzt Durchlaufzeiten und sorgt für saubere, strukturierte Daten – ohne menschliches Zutun. Mitarbeitende können sich dadurch auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

Extrem positiv! Mit KI-gestützten Erkennungen liefern wir eine viel höhere Datenqualität, was die Übergabe ans ERP erheblich zuverlässiger macht. Gerade im Purchase-to-Pay-Prozess erkennen wir Positionen, Summen, Artikelnummern oder Bestellbezüge automatisch. KI sorgt dafür, dass weniger manuelle Korrekturen notwendig sind – und damit werden unsere Schnittstellen noch effizienter und stabiler.

DocuWare KI ist zu 100 % transparent: Jede automatisch extrahierte Information kann nachvollzogen, geprüft und bei Bedarf angepasst werden. Zudem läuft alles nach strengsten Sicherheitsstandards. Unternehmen behalten jederzeit die Kontrolle, während die KI im Hintergrund Routineaufgaben übernimmt. Das schafft Sicherheit und steigert gleichzeitig die Produktivität. 

Und wir bei TANTZKY sorgen dafür, dass diese Transparenz auch beim Kunden ankommt: Wir erklären die Technologie verständlich, beraten offen, begleiten jeden Einführungsschritt und stehen dauerhaft als erfahrener Ansprechpartner zur Seite. So entsteht Vertrauen – nicht nur in die KI, sondern in den gesamten digitalen Prozess.

Die Dokumentenerkennung ist nur der Anfang. DocuWare KI analysiert Muster, erkennt wiederkehrende Abläufe und gibt automatisch Empfehlungen für effizientere Workflows. Damit werden Prozesse nicht nur schneller, sondern auch intuitiver: Die KI erkennt Abweichungen anhand vordefinierter Regeln und schlägt Optimierungen vor und hilft aktiv dabei, Engpässe zu vermeiden.

In Kombination mit moderner Hochleistungsscan-Technologie – wie der RICOH SD-Serie – entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess: Hochwertige, saubere Scans liefern der KI perfekte Daten, und DocuWare verarbeitet diese in Echtzeit weiter. So wird KI vom reinen Erkennungswerkzeug zum intelligenten Begleiter, der Workflows aktiv mitgestaltet und kontinuierlich verbessert.

Wir werden KI noch viel stärker in alle Module integrieren. Dazu gehören semantische Suchen, automatische Klassifikation auch komplexer Dokumente und intelligente Assistenten, die Geschäftsprozesse aktiv steuern können. Ziel ist, dass DocuWare noch intuitiver wird – ein System, das versteht, wie ein Unternehmen arbeitet, und die passenden Schritte automatisch unterstützt.

KI ist für uns kein Trend, sondern ein klarer technologischer Wettbewerbsvorteil im täglichen Arbeiten. Mit DocuWare KI und dem AI Hub schaffen wir Lösungen, die Unternehmen nachhaltig entlasten: weniger manuelle Arbeit, schnellere Workflows und eine Datenqualität, auf die sich ERP-Prozesse verlassen können. Entscheidend ist dabei, dass wir nicht auf fremde Technologie warten – wir entwickeln eigene, native KI-Funktionen, die exakt zu den Anforderungen moderner Unternehmen passen.

Für mich ist klar: Die Digitalisierung macht dort einen echten Sprung nach vorne, wo KI nicht nur unterstützt, sondern aktiv mitdenkt. Und genau diesen Weg gehen wir mit DocuWare konsequent weiter.

Dank einer Vielzahl an erprobten Best-Practice-Lösungen in Kombination mit den sofort, einsetzbaren, vortrainierten KI-Modellen erfolgt die Implementierung schnell und zuverlässig – je nach System in nur wenigen Wochen. Kurz gesagt: Die DocuWare-Integration macht digitale Prozesse smarter, schneller und sicherer – und sorgt für eine zukunftssichere, rechtssichere und effizientere Arbeitsweise.

Der schnellste und einfachste Weg um ein Gefühl für Docuware mit KI-Unterstützung zu bekommen, ist eine Live-Präsentation. Hier zeigen wir gerne wie die DocuWare DMS mit KI funktioniert.

Sie sind interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Wir beschleunigen Ihre Prozesse.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Team TANTZKY Weihnachtsgrüße (Dauer 1:11 min)

Wenn wir bei TANTZKY eines können, dann ist es: miteinander Großes bewegen – im Alltag, in Projekten und gemeinsam mit Ihnen sagen wir ganz klar: #LÄUFT! In unserem diesjährigen Weihnachtsgruß zeigen wir genau das: TEAM TANTZKY in der Box – natürlich mit einem kleinen Augenzwinkern. 😉

2025 war ein Jahr voller Bewegung. Wir haben Workflows gestaltet, Prozesse digitalisiert, Schnittstellen gebaut, mit KI schneller gearbeitet, IT-Projekte realisiert, beraten, begleitet – und dabei viele Kundenprojekte erfolgreich umgesetzt. Vor allem haben wir wieder einmal gespürt, was uns wirklich stark macht: unser Teamgeist und die Freude daran, gemeinsam Lösungen zu schaffen, die Unternehmen nachhaltig voranbringen.

Unser Weihnachtsvideo ist ein kleiner Blick „In die Box“ – mitten hinein in das, was uns verbindet: Kreativität, Humor, Nähe und viel Herzblut. Ein Dankeschön an alle Kundinnen und Kunden, Partner/Innen und Freunde, die uns dieses Jahr begleitet haben. Und ein Gruß aus dem Team, das jeden Tag zeigt, wie Digitalisierung auch funktionieren kann: persönlich, pragmatisch und immer mit einem Lächeln.

Wir wünschen euch eine wunderbare Weihnachtszeit, entspannte Tage mit euren Liebsten, Gesundheit und einen inspirierenden Start ins neue Jahr.

Auf viele neue Ideen, starke Projekte und gelebte Zusammenarbeit.

Euer Team TANTZKY🎄✨

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Vorbeikommen und Ausprobieren.

Moderne RICOH-Multifunktionssysteme sind weit mehr als reine Drucker oder Scanner – sie sind zentrale Knotenpunkte im digitalen Dokumentenfluss. Ob Drucken, Scannen oder Kopieren: täglich laufen über diese Systeme vertrauliche Informationen, die geschützt, zielgerichtet und nachvollziehbar verarbeitet werden müssen.

Wir bei TANTZKY konzipieren individuell für jedes Unternehmen ein Outputflottenkonzept – abgestimmt auf die tatsächlichen Arbeitsabläufe und Anforderungen am Arbeitsplatz. So entsteht eine durchdachte, effiziente Systemaufstellung statt Standardlösungen.

Hier kommt STREAMLINE NX® ins Spiel – die intelligente Plattform für die zentrale Steuerung von Druck- und Scanprozessen. Mit der integrierten Authentifizierungsfunktion sorgt STREAMLINE NX®dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Systeme und Funktionen erhalten. Das steigert nicht nur die Datensicherheit, sondern auch den Komfort und die Effizienz im Arbeitsalltag.

Produktvideo (Länge: ca. 3:20 Minuten): Einfach anmelden und Print- & Scan-to-me nutzen. So einfach geht´s.

Authentifizierung bedeutet: Nachweis der eigenen Identität. Bevor jemand auf ein System, Gerät oder eine Anwendung zugreifen darf, muss das System sicherstellen, dass die Person tatsächlich diejenige ist, für die sie sich ausgibt. Im Alltag begegnet uns Authentifizierung ständig und überall, z. B. beim Einloggen ins E-Mail-Postfach, beim Entsperren des Smartphones oder beim Anmelden am Computer usw. Im Druck- und Scanumfeld sorgt Authentifizierung z.B. dafür, dass nur berechtigte Personen, spezielle Funktionen nutzen und auf vertrauliche Dokumente zugreifen können.

Nach der Anmeldung am Multifunktionssystem stehen dem Benutzenden alle persönlichen Funktionen sofort zur Verfügung. Ob Drucken, Scannen oder Kopieren – alles ist auf den jeweiligen Anwender zugeschnitten.

TANTZKY richtet alles so ein, dass die Anmeldung nahtlos in die bestehende Umgebung integriert wird. Dabei stehen verschiedene Authentifizierungsmethoden zur Auswahl:

• Zeiterfassungschip – ideal, wenn Mitarbeiter ihren bestehenden Firmenausweis oder Transponder ohnehin täglich nutzen.
• Zugangskarte – kontaktlos per RFID oder NFC; einfach auflegen, anmelden, loslegen.
• PIN oder Benutzername/Passwort – klassische Authentifizierung, z. B. für Nutzer oder Standorte ohne Kartenlösung.

Produktvideo (Länge: ca. 23 Sekunden): Authentifizieren leicht gemacht.

Die Print-to-me Funktion (auch Secure Print genannt) von STREAMLINE NX® bietet entscheidende Vorteile: Druckaufträge werden zunächst zentral auf dem Server gespeichert und können erst nach der Authentifizierung über jedes im Netzwerk befindliche Ausgabesystem abgerufen und ausgedruckt werden. Der Ausdruck erfolgt also sicher, persönlich und flexibel – genau dann, wenn der Benutzende ihn wirklich braucht. 

Darüber hinaus lassen sich nach Versenden des Druckjobs, am MFP vorhandene Einstellungen überschreiben oder löschen., z.B. Farbe oder Schwarz-Weiß, Stückzahlen usw.

Hingegen werden beim klassischen Direktdruck der Auftrag sofort an ein bestimmtes Multifunktionssystem gesendet und dort direkt ausgedruckt. Die Ausdrucke liegen offen im Ausgabefach, bevor sie abgeholt werden. Vertrauliche Informationen können versehentlich eingesehen oder mitgenommen werden. Häufig bleiben Ausdrucke einfach liegen – ein unnötiger Kostenfaktor.

Produktvideo (Länge: ca. 2:20 Minuten): So einfach funktioniert Print-to-me.

Nach erfolgter Authentifizierung am Multifunktionssystem kann jeder Anwendendende, die speziell für ihn hinterlegten Zielverzeichnisse (Homedirectory) bzw. seine E-Mail-Adressen als Ablageort für die Scans auswählen.

• wertvolle Schnittstelle mit zentralem Verzeichnisdienst z.B. Active Directory möglich
• keine, aufwendige Pflege mehr von Ablagestrukturen, lokalen Adressbücher oder sonstigen externen Datenbanken
• Vermeidung von Fehlleitung gescannter Dokumente

Personalisierte Workflows: STREAMLINE NX® zeigt nur die Workflows an, die für den jeweiligen Benutzer relevant sind – z. B. Scan nach DocuWare, ins ERP-System, DATEV oder an bestimmte Abteilungen.

Produktvideo (Länge: ca. 37 Sekunden ): So einfach funktioniert Scan-to-me.

Mit STREAMLINE NX® sorgen wir bei TANTZKY dafür, dass Dokumentenprozesse nicht nur effizient, sondern auch sicher ablaufen:

• Schutz sensibler Informationen: Kein unbefugter Zugriff auf Ausdrucke oder Scans.
• Rückverfolgbarkeit: Jeder Scan und Druckauftrag kann einem Benutzer zugeordnet werden.
• Zentrale Rechteverwaltung: Administratoren steuern, wer welche Funktionen oder Zielsysteme nutzen darf.
• DSGVO-Konformität: Durch klare Zugriffsbeschränkungen und Protokollierung werden Datenschutzanforderungen zuverlässig erfüllt.

Mit der Authentifizierungsfunktion von STREAMLINE NX® schaffen wir bei TANTZKY eine sichere, einfache und moderne Basis für das tägliche Dokumentenmanagement auf RICOH-Multifunktionssystemen.
Ob mit Chip, Karte oder PIN – jeder Mitarbeitende arbeitet genau so, wie es zu seinem Alltag passt. Gleichzeitig bleiben alle Dokumente geschützt, Prozesse nachvollziehbar und Abläufe effizient.

So wird Sicherheit zum Selbstverständnis – und Digitalisierung zum echten Mehrwert.

Der schnellste und einfachste Weg um ein Gefühl für das perfekte Zusammenspiel zu bekommen, ist eine Live-Präsentation. Hier zeigen wir genau wie die STREAMLINE NX® funktioniert.

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Wir beschleunigen Ihre Prozesse.

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Vorbeikommen und Ausprobieren.

Papierpost, E-Mail-Flut, manuelles Sortieren – der Posteingang ist in vielen Unternehmen bietet echtes Digitalisierungspotential. Mit der richtigen Kombination aus intelligenter Technologie und smarter Software wird er zum automatisierten Herzstück digitaler Organisation. Genau hier setzt TANTZKY an: mit der perfekten Symbiose aus RICOH Multifunktionssystemen, STREAMLINE NX® All-in-One-Software und DocuWare DMS mit KI-Unterstützung.

Egal ob Briefe, Rechnungen oder Formulare: Der Eingang eines Papier-Dokuments startet meist am Multifunktionssystem. Hier übernehmen die Scanner der RICOH Multifunktionssysteme den ersten Schritt – sie digitalisieren zuverlässig alle eingehenden Unterlagen. Mit nur einem Knopfdruck wird der Posteingang in den digitalen Workflow eingespeist.

Die STREAMLINE NX® All-in-One-Suite sorgt im nächsten Schritt dafür, dass diese Scans automatisch richtig zugeordnet und verteilt werden. Regeln, Workflows und Sicherheitsvorgaben sind zentral gesteuert – so landet jedes Dokument in der richtigen Abteilung bzw. im passenden Prozess.

Anschließend kommt DocuWare KI ins Spiel: Die Künstliche Intelligenz analysiert den Inhalt, erkennt automatisch die Dokumentart (z. B. Rechnung, Vertrag oder Bestellung). Sie liest relevante Daten wie Beträge, Lieferanten, Kundennummern oder Projektreferenzen aus. Im Hintergrund startet automatisch den richtigen Workflow – zum Beispiel Freigabe, Buchung oder Archivierung. 

So entsteht ein fließender, intelligenter Posteingang, der vom ersten Scan bis zur Ablage komplett digital gesteuert wird.

Gemeinsam digital erfolgreich

Die Einsparungen kommen nicht nur durch „schnelleres Scannen“ z.B. Vorder- und Rückseite eines Dokuments in einem einzigen Durchlauf, sondern insbesondere durch intelligente Prozessverkettung. Von der Erfassung über die Erkennung bis zur Ablage übernimmt die Künstliche Intelligenz – das ist ein wahrer Effizienzhebel.

Dank DocuWare KI wird jedes eingehende Dokument automatisch analysiert: Sie erkennt, ob es sich um eine Rechnung, Bestellung oder einen Vertrag handelt – noch bevor ein Mitarbeiter eingreifen muss.

➡️ Ergebnis: manuelles Vorsortieren entfällt, keine Fehlzuordnungen, keine Zeitverschwendung.

Die KI liest relevante Inhalte wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant oder Kundennummer direkt aus dem Dokument – zuverlässig und fehlerfrei.
Was früher manuell abgetippt wurde, ist jetzt in Sekunden automatisch im System.

➡️ Ergebnis: Bis zu 80 % weniger Eingabezeit und drastisch reduzierte Fehlerquote.

Die Kombination aus RICOH MFPs, STREAMLINE NX® und DocuWare sorgt dafür, dass jedes Dokument automatisch den richtigen Weg nimmt:
Die KI erkennt den Vorgang, STREAMLINE NX® verteilt ihn an die richtige Abteilung, DocuWare startet die passende Freigabe – alles ohne manuellen Klick.

➡️ Ergebnis: Durchlaufzeiten halbiert, Mitarbeiter entlastet, Prozesse transparent.

Softwarekomponenten sind nur so stark wie der Prozess, der sie steuert. Deshalb entwickelt TANTZKY zu jeder Lösung maßgeschneiderte Workflows, die im Hintergrund die Fäden ziehen – präzise abgestimmt auf die Abläufe, Freigabewege und Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen. Gemeinsam mit unseren Kunden gestalten wir Digitalisierungsprozesse, die funktionieren – praxisnah, effizient und mit echtem Mehrwert. Als Spezialisten für Druck-, Dokumenten- und Digitalisierungsmanagement stehen wir für praxiserprobte Lösungen, die sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften integrieren.

Unsere Workflows sorgen dafür, dass digitalisierte Dokumente nicht einfach nur ankommen, sondern gezielt und sicher verarbeitet werden:

• Automatische Weiterleitung an die richtigen Personen oder Teams
• Prüf- und Freigabelogiken, die exakt zu Ihrer Struktur passen
• Buchungsvorschläge für ERP- oder FiBu-Systeme
• Benachrichtigungen und Erinnerungen, wenn ein Vorgang stockt
• Dynamische Indexierung für sekundenschnelles Wiederfinden

So entstehen aus den einzelnen „Instrumenten“ – RICOH Druck- und Multifunktionssyteme, Streamline NX® und DocuWare – ein intelligentes, vernetztes System, das TANTZKY mit individueller Prozesslogik orchestriert. Das Ergebnis: keine Insellösungen, keine Doppelarbeit, sondern ein durchgängiger, audit­sicherer Informationsfluss vom Dokumenteneingang bis zur Archivierung.

Die Effizienzsteigerung zeigt sich nicht nur in der Beschleunigung der Abläufe, sondern ebenso bei dem enormen Einsparungpotenzial. Laut anerkannten Benchmarks (u.a. APQC, Ardent Partners, BME) kostet die manuelle Bearbeitung einer Rechnung im Durchschnitt ca. 14 – 20 € pro Dokument. In automatisierten Prozessen mit KI sinkt dieser Wert auf ca. 5 – 7 €, in Best-Cases sogar bis 3 €.

1. Praxisbeispiel: 250 Rechnungen pro Monat
   • Manuell (15 € pro Rechnung) : ca. 3.750 €
   • Digital (6 € pro Rechnung): ca. 1.500 €
   • Ersparnis: rund 2.250 € pro Monat bzw. über 27.000 € pro Jahr
   
   
2. Praxisbeispiel: 1.000 Rechnungen pro Monat
   • Manuell (15 € pro Rechnung) : ca. 15.000 €
   • Digital (6 € pro Rechnung): ca. 6.000 €
   • Ersparnis: rund 9.000 € pro Monat bzw. über 100.000 € pro Jahr

Diese Werte verdeutlichen, wie schnell sich eine  Umstellung auf digitalen Posteingang amortisiert – und warum Künstliche Intelligenz im Büroalltag mehr als nur ein Trend ist.

TANTZKY kombiniert die Stärken dreier führender Technologien und bündelt sie mit dem richtigen Workflowseinsatz zu einem durchgängigen Gesamtsystem:

Durch diese Kombination entsteht ein nahtloser Datenfluss – von der physischen Post bis zur automatisierten digitalen Verarbeitung.
TANTZKY sorgt dafür, dass alle Komponenten optimal zusammenspielen und auf die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens abgestimmt sind.

Unsere Kunden schätzen die ganzheitliche Betreuung – von der strategischen Analyse über die Prozessgestaltung bis zur operativen Umsetzung. Wir denken Workflows neu, automatisieren Abläufe und verbinden Systeme intelligent – ob DMS, ERP, DATEV oder SAP.

Digitale Workflows schaffen Freiräume für das Wesentliche. Mit unserem Power-Trio: RICOH Hardware, DocuWare DMS und STREAMLINE NX® geben wir Ihnen die leistungsfähigsten Werkzeuge an die Hand – und mit uns den passenden Partner, um sie erfolgreich einzusetzen.

Lassen Sie uns sprechen – gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Ihre Anforderungen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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Vorbeikommen und Ausprobieren.