PDF/A ist das gängige Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Es ist eine Unterart des Portable Document Formats (PDF) und wurde von der International Organization for Standardization (ISO) genormt. Der ISO-Standard legt fest, in welcher Form Elemente wie Schriften oder Layout der PDF-Versionen für eine Langzeitarchivierung angewandt werden müssen. 

Dazu gehört auch, dass elektronische Dokumente unabhängig von Bearbeitungs-Tools und Betriebssystemen unverändert bleiben. PDF/A stellt somit auch nach sehr langen Zeiträumen die Lesbarkeit eines PDF-Dokuments sicher und erfüllt somit die Bedingungen einer revisionssicheren Archivierung.

TANTZKY Scan-Lösung: bequem alle Scaneinstellung zentral für alle Multifunktionssysteme managen. Kinderleicht per Tastenwahl können Sie  z.B. automatisch alle Dokumente als PDF/A konvertieren und an Ihr DMS übermitteln lassen.

PDF/A ist eine Variante des Portable Document Formats, auch PDF genannt, und wurde speziell für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt. Der Fokus beim PDF/A-Format liegt also auf der langfristigen und einfachen Speicherung. 

Daher unterstützt die Variante auch keine Einbettung von Audio- oder Videodateien, da die Wiedergabe ebendieser eine zusätzliche Software erfordern würden. Aus dem gleichen Grund erlaubt PDF/A auch keine externen Ressourcen, d. h. Grafiken und Schriftarten müssen direkt im Dokument eingebettet sein. Auch die Verschlüsselungen von Dokumenten unterstützt PDF/A nicht, da archivierte Dokumente auch zukünftig nutzbar zu Verfügung stehen sollen.

Für die digitale Langzeitarchivierung von Dokumenten stehen Ihnen vier Varianten der PDF/A-Normreihe zu Verfügung: PDF/A-1, PDF/A-2. PDF/A-3 und PDF/A-4. PDF/A-1 ist die Originalversion, während PDF/A-2, PDF/A-3 und PDF/A-4 diese ergänzen und weitere Funktionen für die langfristige Archivierung mitbringen. Wir wollen uns die verschiedenen Dateivarianten im Folgenden etwas genauer ansehen.

Die erste Dateiversion von PDF/A. PDF/A-1 stellt sicher, dass alle Quellen wie Schriften, Illustrationen oder Bilder eingebettet sind und unterstützt zusätzlich digitale Signaturen und die Anwendung von Hyperlinks. Darüber hinaus spezifiziert PDF/A-1 zwei Konformitätsebenen: PDF/A-1b und PDF/A-1a. Die Buchstaben stehen hier für die spezifizierten Qualitätsebenen, die eine Dateiversion erfüllt:

• PDF/A-1b (Basic): Dokumente sind eindeutig visuell reproduzierbar.
• PDF/A-1a (Accessible): Dokumente sind eindeutig visuell reproduzierbar, Text und inhaltliche Struktur der Dokumente sind so aufgebaut, dass sie barrierefrei von einem Screenreader erfasst und vorgelesen werden können.

Die Dateiversion PDF/A-2, die im Jahr 2011 veröffentlicht wurde, bringt einige neue Funktionen mit. Sie erlaubt innerhalb eines Dokuments die Kompression von Grafikformaten wie JPEG-2000, transparente Elemente und PDF-Ebenen. Darüber hinaus können PDF/A-1-Dateien in PDF/A-2-Dateien integriert werden. Auch die PDF/A-2-Dateiversion ermöglicht mehrere Konformitätsebenen:

• PDF/A-2b (Basic): garantiert das unveränderte Erscheinungsbild eines Dokuments für die Langzeitarchivierung und definiert die Mindestanforderungen an eine PDF/A-2-Datei.
• PDF/A-2u (Unicode-Textsemantik): enthält alle Normen wie 2b und bildet Text in Unicode – ein Standard für die universelle Codierung von Textzeichen – ab, wodurch der gesamte Text indexiert und dargestellt werden kann.
• PDF/A-2a (Accessible): realisiert alle Anforderungen der ISO-Norm 19005-2

PDF/A-3 wurde 2012 veröffentlicht und bringt eine entscheidende Neuerung mit – nun können beliebige Dateitypen in PDF/A-3 eingebettet werden. Heißt: Einem Dokument im Format PDF/A-3 können nun auch Rohdaten beigefügt werden, mit denen es erstellt wurde. Auch die PDF/A-3-Version spezifiziert die bekannten Konformitätsebenen 3b, 3u und 3a.

Die Dateiversion PDF/A-4 wurde 2020 veröffentlicht und enthält zwei neue Konformitätsebenen:

• PDF/A-4f: erlaubt Dateianhänge, die nicht PDF/A entsprechen
• PDF/A-4e: erlaubt die Einbindung von 3D-Inhalten und wird hauptsächlich für den Engineering-Bereich eingesetzt

Die Version PDF/A bietet einige Vorteile, aber auch einige Nachteile, auf die wir im folgenden Abschnitt etwas näher eingehen wollen.

• Langzeitarchivierung: PDF/A bietet eine zuverlässige Lösung für die langfristige Archivierung von digitalen Dokumenten.
  
  
• Langfristige Lesbarkeit: PDF/A stellt sicher, dass Dokumente unabhängig von technologischen Veränderungen auch in der Zukunft lesbar bleiben.
  
  
• Formatkonsistenz: PDF/A bewahrt die visuelle Integrität eines Dokuments, da es keine Abhängigkeit von externen Dateien oder Schriften gibt.
  
  
• Metadaten: PDF/A unterstützt die Einbettung von Metadaten, wodurch Dokumente sich leichter identifizieren und suchen lassen.
  
  
• Einbettung von Text: Textinhalt kann direkt in ein Dokument eingebettet werden, dazu gehören auch elektronische Signaturen.
  
  
• Weltweite Standards: PDF/A ist ein weltweit anerkannter Standard und wird regelmäßig weiterentwickelt.

• Kompatibilität: Nicht alle Dokumente können ohne Probleme in PDF/A konvertiert werden. Dokumente mit Audio- oder Videoinhalten sowie Dateien, die Javascript enthalten, können bei der Umwandlung in PDF/A zu Problemen führen.
  
  
• Visuelle Darstellung: Bei der Umwandlung in PDF/A kann es zu Fehlern in der visuellen Darstellung kommen.
  
  
• Dateigröße: Da PDF/A alle in einer Datei verwendeten Inhalte einbettet, kann ein Dokument schnell ein größeres Datenvolumen umfassen als herkömmliche PDF-Dateien.

Ob es sich bei Ihrer PDF-Datei um eine PDF/A-Version oder ein herkömmliches PDF-Dokument handelt, lässt sich an der Dateiendung nicht erkennen. Um die Speicherart der PDF-Datei festzustellen, können Sie das Dokument beispielsweise in Adobe Acrobat öffnen und dort unter "Einstellungen" die Version anzeigen lassen. 

Darüber hinaus können Sie sich in Acrobat unter der Funktion "Konformität prüfen" alle Informationen zur PDF-Datei im Navigationsfenster anzeigen lassen und anhand von PDF/A-Kriterien prüfen. So können Sie sich in den Konformitätsinformationen den verwendeten Standard zur Erstellung der Datei, den ISO-Namen und die Kompatibilität mit anderen PDF-Dateien wie PDF/X, PDF/E, PDF/VT oder PDF/UA anschauen.

Scannen und konvertieren Sie in einem Schritt Ihre Dokumente in das gewünschte revisionsichere Format. Die gescannten Dokumente können im Ordner des Benutzers abgelegt, alternativ per Mail versandt oder per Scanprozesssteuerung direkt in Ihrer Anwendung ablegt werden:

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Vorbeikommen und Ausprobieren.

Je besser die Scanqualität ist, desto besser funktioniert auch das Auslesen von Daten aus den digitalisierten Dokumenten.

Mit 150 Einzel- oder 300 Doppelseiten pro Minute scannen die integrierten Scanner der RICOH Multifunktionssysteme. Der automatische Dokumenteneinzug scannt in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite. Das spart enorme Arbeitszeit!

Mobile Scan-Lösungen über App bzw. Software integrieren Handy bzw. Tablet und ermöglichen selbst Dokumenten-Erfassung im Homeoffice oder von unterwegs.

Wie schnell und exakt das Auslesen abläuft, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Gerne zeigen wir Ihnen hier, welche aktuell technologischen Möglichkeiten zur effizienten Digitalisierung von Dokumenten zur Verfügung stehen. Intelligente Software verbindet Scanner, Drucker, Kopierer oder Multifunktionssysteme sowie Handy bzw. Tablet mit Ihrer Unternehmens-IT.

Papierhafte Belege können beispielsweise standardisiert am Druck- bzw. Multifunktionssystem per Tastenwahl gescannt, mit Metadaten versehen und automatisiert an den Speicherort Ihrer Wahl, wie z.B. DocuWare übermittelt werden.

Höchste Performance für Ihre Arbeit: Die Duplex-Scann-Einheiten der neuen RICOH IM C XX10A-Klasse scannen 150 Einzel- bzw. 300 Doppelseiten pro Minute in einem Durchlauf. Das spart ernorme Arbeitszeit.

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Die Bedienung erfolgt intuitiv, komfortabel und einheitlich per Auswahltaste. Hier im Bild wird z.B. das Dokument und die Metadaten direkt an DocuWare übermittelt.

Mit dem RICOH fi8040 Dokumenten-Scanner können Sie papierhafte Belege per Tastenwahl direkt zum gewünschten Ablageort scannen.

Unterschiedliche Formate können Sie im Stapel scannen, z.B. Tankbelege, Kassenzettel, Visitenkarten u.v.m.  Komfortabel können Sie die Dokumente mit Metadaten versehen und an Ihr DMS oder ECM übermittelt. Der Duplex-Scanner verarbeitet 50 Seiten pro Minute, Vorder- und Rückseite in einem Durchlauf. 

Dokumente, die Sie bereits digital erreichen, können rechtskonform, per Schnittstellenanbindung z.B. direkt aus dem E-Mail-Programm oder dem elektronischer Rechnungseingang, an DocuWare übermittelt werden.

Des Weiteren können elektronische Dokumente direkt aus einer Anwendung bzw. App an DocuWare übermittelt werden.

Um optimale Scanergebnisse zu erhalten, definieren wir gemeinsam mit unseren Kunden, zu welchem Zweck die Dokumente digitalisiert werden. Für das reine digitale Archivieren von Belegen steht klar im Fokus, die beste Lesbarkeit bzw. Bildqualität im Verhältnis zur minialen Speicherkapazität.  Beim intelligenten Scannen werden direkt beim Vorgang Daten aus den Dokumenten ausgelesen und an das DMS bzw. ECM übergeben.

Bei der Frage des Dateiformats ist wichtig, was mit dem gescannten, also digitalisierten Dokument geschehen soll. 

Aus vielen Dokumenten z.B. Rechnungen werden direkt beim Scanvorgang automatisch Daten ausgelesen und an DMS oder ERP für Indexierung oder Workflows übergeben. Wenn Text oder Barcodes aus einem Dokument ausgelesen wurden, empfiehlt es sich, für die weitere Verarbeitung, das Dokument im Format PDF/A abzuspeichern. 

Soll ein Dokument, z.B. Pläne nur angezeigt oder versandt werden, stehen Ihnen alle gängigen Dateiformate zur Verfügung, neben PDF und PDF/A sind das zum Beispiel PNG, JPEG oder TIFF.

Bei manchen Dokumentarten kann die Einstellung „Farbe“ sinnvoll sein, zum Beispiel wenn Verträge einem Rechtesystem folgend mit unterschiedlichen Stiftfarben unterzeichnet wurden oder wenn Pläne mit einem Farbschema digitalisiert werden.

In den meisten Fällen reicht aber der Modus Schwarz-Weiß oder Graustufen völlig aus. Allerdings haben Schwarz-Weiß-Scans den großen Vorteil, dass sie den geringsten Speicherplatz beanspruchen.

Entscheidend für optimales Indexieren ist die Auflösung des Dokuments. Sie bezeichnet die Punktdichte der Datei und wird in dpi gemessen, „dots per inch“. Für optimale Ergebnisse empfiehlt sich eine Auflösung von mindestens 300 dpi. Bei zu geringer Auflösung können leicht Fehler bei der Zeichenerkennung (OCR) auftreten. Dann wird zum Beispiel „i“ oder „!“statt „I“ ausgelesen oder statt „w“ zweimal ein „v“.

Unterscheiden wir bei der Auflösung nach Farbmodus, sind bei Schwarz-weiß-Scans 300 oder 400 dpi zu empfehlen. Für Graustufen- und Farbscans genügen häufig bereits 150 bis 300 dpi.

Ein weiterer Faktor ist die Schriftgröße des Dokuments. Nehmen Sie als Richtwert: Je kleiner die Schrift, desto höher sollte die Auflösung sein.

Im Schwarz-Weiß-Modus werden die Buchstaben „Ilti“ erst ab 300 dpi klar erfasst. Im Graustufen-Modus sind die Zeichen zwar schon bei 75 dpi gut zu erkennen, es kommen aber Bildinformationen mit, wie hier die Struktur des Papiers, die die Datei vergrößern und unnötig Speicherplatz beanspruchen.

Bespielsweise können wir per Direktwahltaste am Multifunktionssystem, unternehmensweit einheitlich, folgende Voreinstellungen definieren:

• Einzel-/Doppelseiten
• SW/ Farbe
• Auflösung
• Dokumentenart
• Speicherort z.B. direkt in DATEV oder DocuWare

In einem Schritt: Scannen und konvertieren in bearbeitbare Formate
PDF (durchsuchbar), PDF/A (revisionssicher), Word oder Excel.

Unser Experten-Team stellt Ihnen anhand Ihrer Prozesse bzw. Workflows die passende Lösung zusammen – selbstverständlich mit Konfiguration und Integration in Ihre bestehende Unternehmens-IT. Sprechen Sie uns an.

Mit den verschiedenen Scan-Lösungen können sie höchst effizient Aufgaben, Funktionen und Arbeitsschritte zusammenfassen und automatisieren. Gerne zeigen wir Ihnen, welche Funktionen aktuell möglich sind und wie Sie sich und ihre Arbeit maximal unterstützen lassen können.

Nach erfolgter Authentifizierung am Multifunktionssystem kann jeder Anwender, die speziell für ihn hinterlegten Zielverzeichnisse (Homedirectory) bzw. seine E-Mail-Adressen als Ablageort für die Scans auswählen.

• wertvolle Schnittstelle mit zentralem Verzeichnisdienst z.B. Active Directory möglich
• keine, aufwendige Pflege mehr von Ablagestrukturen, lokalen Adressbücher oder sonstigen externen Datenbanken
• Vermeidung von Fehlleitung gescannter Dokumente

Versenden Sie gescannte Dokumente direkt vom Multifunktionssystem aus, an jeden zentral hinterlegten E-Mail-Empfänger im Unternehmen.

Bei Bedarf können Sie mit der integrierten Tastatur noch Nachrichten bzw. Text ergänzen.

• Scannen und Versenden in nur einem Arbeitsschritt
• Scaneinstellungen vordefinierbar – Vermeidung von hohem Speicherplatzverbrauch.

Scannen Sie Ihre Dokumente direkt in den von Ihnen ausgewählten Ordner in Ihrem Windows-Verzeichnis.
Sie können direkt am Multifunktionssystem einen individuellen Dokumentennamen vergeben.

• Scannen und Speichern in einem Arbeitsschritt
• Sparen Sie wertvolle Arbeitszeit
• Wählen Sie Ihre Zielordner direkt am Multifunktionssystem aus

Scannen und konvertieren Sie in einem Schritt Ihre Dokumente in bearbeitbare Formate:

• PDF (durchsuchbar)
• PDF/A (revisionssicher)
• Microsoft Word
• Microsoft Excel

Die gescannten Dokumente werden im Ordner des Benutzers abgelegt oder alternativ per Mail versandt.

Durch diese Funktion können wir ihren bestehenden Faxserver zur Weiterleitung an die gewünschte Zieladresse nutzen:

• Abschaffung analoger Faxmodule
• Höhere Standortflexibilität, da keine TAE Faxdosen notwendig
• Kostenreduktion ihrer IT Infrastruktur, da keine zusätzliche Verkabelung notwendig
• Über ein Eingabefeld wird die Zielfaxnummer am Display des Systems eingetragen.

Die MS SharePoint Server Schnittstelle ist ein Plug-in-Dienst zur Verteilung von gescannten Dokumenten an Microsoft Office SharePoint Server.

• Verteilung von Dokumenten an SharePoint Server
• automatisches Anlegen eines Verteilungsordners
• Verknüpfung von Dokumenteninformationen
• Ablegen unter „MySite“ des Nutzers

Dokumente können per Scanprozesssteuerung direkt in Ihrer Anwendung ablegt werden:

• Anwenderfreundlichkeit und Produktivitätssteigerung in Bezug auf die Digitalisierung von Hardcopys durch die Erstellung von benutzerspezifischen Scanworkflows
• Keine Investitionen für die Beschaffung und Administration von Abteilungs- und Einzelplatzscannern
• Dokumentenverschlagwortung am System mit Metadatenübergabe per Beschreibungsdatei (XML, DAT, TXT, INI, usw.)
• Dokumentenbereitstellung mit OCR, Scanoptimierung und vielen weiteren Filtern, sowie Scanformaten möglich

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
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Vorbeikommen und Ausprobieren.

TANTZKY Insight

Innerhalb Ihres einwöchigen Schülerpraktikums unterstützte uns Jona und schnupperte mal ein wenig Büroluft.

"Eine Woche Berufspraktikum neigt sich dem Ende entgegen.
Das waren 5 spannende Tage in denen ich gelernt habe, dass...

... ein ganzer Meetingraum auf eine Europalette passt.

... das TEAM TANTZKY weiter wächst und die Formatierung einer Online-Stellenanzeige ganz schön kompliziert sein kann. Ich sag nur "bold" machen... ;-) 

... mit vier Tonerkartuschen 4 Mrd. Farben im CMYK-Farbraum gedruckt werden können.

... im Team alle Kollegen super zusammenarbeiten, schneller ans Ziel kommen und dabei auch noch Spaß haben.

... bei TANTZKY alle digitales Arbeiten total feiern.

Alles in allem hätte ich nie gedacht, dass ein Bürojob doch so abwechslungsreich und lustig sein kann.
Vielleicht wäre sowas für mich später doch was.

Danke an das ganze Team für die tolle Woche.

Eure Jona

P.S.: Lasst Euch die Gummibärchen schmecken!"

Liebe Jona,

vielen Dank für deine Unterstützung, deinen coolen, trockenen Humor und natürlich die leckeren Gummibärchen. Yammi... ;-)

Viele Grüße
Dein Team TANTZKY

Managed Print Service

Speziell für unsere Fachhandelskollegen und RICOH Mitarbeiter konzipiert, schulen wir regelmäßig angehende Administratoren*Innen auf STREAMLINE NX. Die komplexe und multifunktionale All-In-One-Suite verbindet unternehmensweit alle Multifunktionssysteme mit der bestehenden IT. Skalierbare Module bieten Optimierung, Automatisierung und Koordinierung von Dokumenten-Prozessen. Eine zentrale Steuerung erleichtert Druck-, Scan-, Fax-, Report- und Gerätemanagement sowie die Verwaltung von Dokumenten.  

Unser Abteilungsleiter der Managed Print Service & Technik, Daniel Gernandt, verfügt zwischenzeitlich über 15 Jahre STREAMLINE NX-Praxiswissen, das mittlerweile tief in seiner DNA verankert ist... ;-) Mit einer Extra-Portion Leidenschaft und Freude für die Druck-/Scan-Management-Lösung vermittelt er tiefgreifendes Know-How direkt aus der Praxis:

• Installation der Serverlandschaft
• Implementierung des Lastenausgleichskonzeptes
• Konfiguration der Outputflotte
• Management der eingesetzen Hardware
• Konfiguration und Verwaltung der Anwendersteuerung
• Sicherheitseinstellungen
• Funktionskonfiguration der Druck- und Scanvorgaben
• Dokumentenlenkung 
• Workflow-Programmierung
• Einstellungen der Accountingmöglichkeiten
• Konfiguration des Reportings

Darüber hinaus erhalten die Teilnehmer wichtige Ansätze zum Troubleshooting sowie Vorgehensweisen und wichtige Designkonzepte an die Hand, um STREAMLINE NX nahtlos und mit einem ausreichenden Planungshorizont in bestehende IT-Landschaften zu integrieren.

Alle Übungen und Beispiele werden auf der Basis ausführlicher Seminar-Unterlagen und zugehöriger Beispieldateien durchgeführt, sodass die Teilnehmer auf diese Informationen auch nach dem Workshop jederzeit reproduzierbar zugreifen können. 

Und für besonders knifflige Fälle, steht das TEAM TANTZKY mit Rat und Tat zur Seite... ;-)

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