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Rollout-Management

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Rollout-Management

Professionelles MPS Rollout-Management

Mit dem TANTZKY Rollout-Management planen, organisieren und terminieren wir den gesamten Rollout für unsere Kunden schnell und effizient im Vorfeld.

Bestens organisiert – Umsetzung in 21 Tagen:
500 Systeme | 40 Standorte | 2.000 User

Profitieren Sie von unserer jahrelangen Projekterfahrung im Rollout-Management. Ohne Beeinträchtigung des laufenden Geschäftsbetriebs wurden die Systeme vor Ort abgebaut und wunschgemäß inventarisiert. Gleichzeitig verkabelte und integrierte TANTZKY die Neu-Systeme in die bestehende Infrastruktur.

Projektdaten:

  • 500 x Systemtausch an 40 Standorten
  • Zuordnung der Ansprechpartner, Hostnamen, MAC-Adressen, Kostenstellen usw. zu den jeweiligen Systemen
  • Konfiguration und Installation der 5 benötigten Server 
  • Konfiguration der unterschiedlichen Hard- und Softwarekomponenten bei den 500 Systemen
  • Anforderung an Gerätezertifikate IEEE 802.1X: zentrale Verwaltung 

Seit dem Rollout arbeiten 2.000 User erfolgreich mit den TANTZKY Druck- und Multifunktionssystemen in Verbindung mit intelligenter Software und lassen sich und ihre Arbeit mit Hilfe optimal technisch unterstützen.

Gerne zeigen wir Ihnen hier einen Einblick in unser Rollout-Management anhand des gewählten Kundenbeispiels. 

100 h Arbeitszeit Einsparung p.a.

Das Zertifikatsmanagement-Tools CES spart unseren Kunde: die Einrichtungszeit von ca. 12 Minuten pro Zertifikat, pro Druck- oder Multifunktionssystem, pro Jahr.

Im gewählten Kundenbeispiel: 

500 Druck- und Kopiersysteme,
1 x Zertifikat pro Jahr + System,
Vertragslaufzeit: 60 Monate

= 500 h Arbeitszeit
= 67 Arbeitstage
= 13 Wochen

Termin vereinbaren

Projektumsetzung

1. Server-Installation

  • alle 5 Server wurden vorab installiert und eingerichtet:
    1 x Core + Spool + DB / 2 x DS / 2 x DS + MIE  (siehe Detailbeschreibung)
  • komplette Konfiguration aller Vorlagen, Workflows,
    Oberflächen, sonstige Einstellungen
  • Testsysteme jeder Klasse vor Ort als Master-Systeme
    (Hier werden alle evtl. Änderungen getestet und dann
    für Konfigurations-Vorlagen benutzt.)

Detail-Beschreibung:

Core-Server: Dies ist der zentrale Server des RICOH Streamline NX-Systems. Der Administrator greift zur Verwaltung des Gesamtsystems über einen Client-Computer auf den Core-Server zu.
Delegationsserver (DS): Diese Server werden vom Core-Server verwaltet. Die Delegationsserver sind direkt verantwortlich für die gerätebezogene Verarbeitung, einschließlich der Verarbeitung von Druckjobs, der Bildkonvertierung und der Lieferung gescannter Dokumente sowie für die Verarbeitung der von den Geräten abgerufenen Informationen. Sie können einen Delegationsserver separat so installieren, dass er für keine weiteren Funktionen vorgesehen werden kann.

 
 
MIE-Server: Dieser Server wird für die Verwendung von mobilen Apps und das Versenden eines Druckjobs von einem Mobilgerät benötigt. Der MIE-Server baut eine Verbindung zu einem Delegationsserver auf und stellt Verknüpfungen zu mobilen Geräten her.
SPOOL ist der Dateiablageplatz für die verschlüsselten Druckjobdateien (Print2Me)
​ 
DB (Datenbank) ist die von Streamline genutzte Datenbank (MSSQL)

2. Rollout-Plan

  • Rollout-Plan mit allen Standort-Details, u.a. Hostname + MAC-Adressen 

  • CSV-Vorlagen für die jeweiligen PowerShell-Scripte verwendet:

  • Anlegen der Druckeranschlüsse (Direktdruck)
  • Setzen der Berechtigungen (Direktdruck)
  • Anlegen der Drucker und Freigaben (Direktdruck)
  • Anlegen der DHCP Reservierung (inkl. Option12 -> Hostname)

3. Installation der Hardware

  • Konfiguration der Hardware (Auspacken, Optionen, Kartenleser, Aufkleber usw.)
  • VPN-Box vom Kunden hier bei uns im Haus (VPN zwischen Kundenserver StreamlineNX <-> Tantzky Workshop MFPs)
  • Vorbetankung der Systeme vollautomatisch je nach Typ (feste Zeitintervalle – jede Stunde)

Firmware | Gerätekonfiguration | Erweiterte Geräte Konfiguration | SOP-Konfiguration | SLNX Konfiguration


4. Implementierung Druck- und Scanlösungen

  • Cient-Einrichtung der Softwarekomponenten anhand Servereinstellungen:
    Rechtevergabe, Authentifizierung, Administration, Reporting usw.
  • Funktionsauswahl  für Schnittstellen ECM-, DMS- bzw. MS Office 
  • Funktionstest: #LÄUFT

5. Am Rollout-Tag

  • fixe Termin-Planung
  • Plug & Play -> automatische Erkennung der Systeme beim Kunden
    (Suche erfolgte nur über Hostnamen nicht IP)
  • Testanmeldung + Testdruck + Test-Scan
    -> Test_Seriennummer_Datum.pdf
  • CES rollt Zertifikate vollautomatisch aus
  • vor Ort etwa 5 Min pro System
  • bis zu 75 Systeme pro Tag

6. Zertifikats-Management (CES)

Vollautomatisches Zertifikats-Management für alle Druck- und Multifunktionssysteme: 

  • Auslesen aller Druck- und Multifunktionssysteme innerhalb des Kundennetzwerks
  • Auslesen der Zertifikatsinformationen
  • Automatische Kommunikation mit Ihrer Zertifizierungsstelle
  • Automatisches Verteilen der Zertifikate vor Laufzeitende

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

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TANTZKY Lager- und Logistikzentrum

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Service-Management

TANTZKY Lager- und Logistikzentrum


Großes Lager- und Logistikzentrum bietet großzügigen Platz für professionelles Service- und Rollout-Management. Alles unter zwei Dächern: Zentrales Repair-Center mit Ersatz- und Verschleißteillager, Toner und Tinten , Roll-Out-Vorbereitungen, Aufbereitung der Rebuildsysteme usw.

MPS Umsetzung in 21 Tagen: 500 Systeme, 40 Standorte und 2.000 User

Aktuelles Praxisbeispiel

Zum gewählten Kundenbeispiel

Zentrales Repair-Center

Im zentralen Repaircenter kümmern sich unsere hervorragend ausgebildeten Service-Techniker um Hardwarekomponenten, die nicht am Einsatzort repariert werden können. 

Bestens sortiert und organisiert, bieten wir einen schnellen und professionellen Reparatur- und Wartungsservice.

Persönliche Ansprechpartner sind spezialisiert für alle Systemklassen.

Ersatz- und Verschleißteile

TANTZKY verfügt über ein großes Sortiment aller gebräuchlichen Ersatz- und Verschleißteile.

So garantieren wir kürzeste Reaktions- und Ausfallzeiten, sollte tatsächlich mal ein Systemfehler auftreten.

Overnight-Services unserer Technologie-Partner bieten eine optimale Versorgung für Spezialteile.

Großes Sortiment an Toner und Tinten

TANTZKY verfügt über ein großes Sortiment aller gebräuchlichen Toner und Tinten.

Wir garantieren kurze Lieferzeiten für Ihre Tonerbestellungen. 

Vollautomatisch
und Just-In-Time melden die im Netzwerk befindlichen Systeme, wenn Toner benötigt wird. 

Wir versenden täglich mit DHL

Roll-Out-Management


Für eine optimale Koordination der zeitlichen, räumlichen und logistischen Organisation des Systemaustausches am Liefertag, werden die Hardwarekomponenten bereits im Vorfeld individualisiert. Das braucht natürlich Platz. Egal, ob Sie sich für einen Broschürenfinisher, Postscriptmodul oder Kartenauthentifizierung entschieden haben, die Systeme verlassen fertig konfiguriert unser Haus

Selbst die Implementierung verschiedener Druck- und/ oder Scanlösungen starten im Vorfeld.

So gewährleistet TANTZKY am Roll-Out-Tag eine schnelle Umsetzung mit so wenig Ausfallzeiten wie nötig. 

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

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Richtig scannen verbessert die Texterkennung

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Digitale Workflows

Richtiges Scannen für OCR-Texterkennung

Je besser die Scanqualität ist, desto besser funktioniert auch das Auslesen von Daten aus den digitalisierten Dokumenten.

Mit 120 Einzel- oder 240 Doppelseiten pro Minute scannen die integrierten Scanner der RICOH Multifunktionssysteme. Der automatische Dokumenteneinzug scannt in einem Durchlauf Vorder- und Rückseite. Das spart enorme Arbeitszeit!

Mobile Scan-Lösungen über App bzw. Software integrieren Handy bzw. Tablet und ermöglichen selbst Dokumenten-Erfassung im Homeoffice oder von unterwegs.

Wie schnell und exakt das Auslesen abläuft, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Welches Dateiformat?


Bei der Frage des Dateiformats ist wichtig, was mit dem gescannten, also digitalisierten Dokument geschehen soll. 

Aus vielen Dokumenten z.B. Rechnungen werden direkt beim Scanvorgang automatisch Daten ausgelesen und an DMS oder ERP für Indexierung oder Workflows übergeben. Wenn Text oder Barcodes aus einem Dokument ausgelesen wurden, empfiehlt es sich, für die weitere Verarbeitung, das Dokument im Format PDF/A abzuspeichern. 

Soll ein Dokument, z.B. Pläne nur angezeigt oder versandt werden, stehen Ihnen alle gängigen Dateiformate zur Verfügung, neben PDF und PDF/A sind das zum Beispiel PNG, JPEG oder TIFF.

Farbmodus je nach Bedarf


Bei manchen Dokumentarten kann die Einstellung „Farbe“ sinnvoll sein, zum Beispiel wenn Verträge einem Rechtesystem folgend mit unterschiedlichen Stiftfarben unterzeichnet wurden oder wenn Pläne mit einem Farbschema digitalisiert werden.

In den meisten Fällen reicht aber der Modus Schwarz-Weiß oder Graustufen völlig aus. Allerdings haben Schwarz-Weiß-Scans den großen Vorteil, dass sie den geringsten Speicherplatz beanspruchen.

Die richtige Auflösung


Entscheidend für optimales Indexieren ist die Auflösung des Dokuments. Sie bezeichnet die Punktdichte der Datei und wird in dpi gemessen, „dots per inch“. Für optimale Ergebnisse empfiehlt sich eine Auflösung von mindestens 300 dpi. Bei zu geringer Auflösung können leicht Fehler bei der Zeichenerkennung (OCR) auftreten. Dann wird zum Beispiel „i“ oder „!“statt „I“ ausgelesen oder statt „w“ zweimal ein „v“.

Unterscheiden wir bei der Auflösung nach Farbmodus, sind bei Schwarz-weiß-Scans 300 oder 400 dpi zu empfehlen. Für Graustufen- und Farbscans genügen häufig bereits 150 bis 300 dpi.

Ein weiterer Faktor ist die Schriftgröße des Dokuments. Nehmen Sie als Richtwert: Je kleiner die Schrift, desto höher sollte die Auflösung sein.

Im Schwarz-Weiß-Modus werden die Buchstaben „Ilti“ erst ab 300 dpi klar erfasst. Im Graustufen-Modus sind die Zeichen zwar schon bei 75 dpi gut zu erkennen, es kommen aber Bildinformationen mit, wie hier die Struktur des Papiers, die die Datei vergrößern und unnötig Speicherplatz beanspruchen.

Optimale Einstellung per Tastendruck


Per Direktwahltaste am Multifunktionssystem belegen wir folgende Voreinstellungen:

  • Einzel-/Doppelseiten
  • SW/ Farbe
  • Auflösung
  • Dokumentenart
  • Speicherort z.B. direkt in DATEV oder DocuWare

In einem Schritt: Scannen und konvertieren in bearbeitbare Formate
PDF (durchsuchbar), PDF/A (revisionssicher), Word oder Excel.

Unser Experten-Team stellt Ihnen anhand Ihrer Prozesse bzw. Workflows die passende Lösung zusammen – selbstverständlich mit Konfiguration und Integration in Ihre bestehende Unternehmens-IT. Sprechen Sie uns an.

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Zählerstand abfragen – leicht gemacht!

Aktuelle Informationen

Zählerstand abfragen – leicht gemacht!


Mit unseren Erklärvideos (Laufzeiten: < 1 Minute) finden Sie im Hand-um-drehen Ihren aktuellen Zählerstand bei Ihren RICOH-Multifunktionssystemen.

RICOH Systeme mit Volltouchdisplay

Dauer – 0:49 min

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RICOH Systeme mit großem Bedienfeld

Dauer – 0:44 min

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RICOH Systeme mit kleinem Bedienfeld

Dauer – 0:37 min

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So melden Sie uns Ihre Zähler: eService Zählerstand übermitteln.

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STARFACE Excellence Partner 2020

 

Aktuelle Partner-Informationen

TANTZKY
STARFACE Excellence Partner 2020


Die STARFACE bietet Ihnen flexible und zukunftsichere Lösungen für Ihre Business-Telefonie.

Die vielfach ausgezeichnete und auch in diesem Jahr bereits wieder mehrfach nominierte Telefonanlage ist "Made in Germany". Sie integriert sich komplett in die IT- und Kommunikationsstrukturen Ihres Unternehmens und wächst mit Ihren Anforderungen mit. Die STARFACE bietet Ihnen zahlreiche Funktionen, Schnittstellen und Module, die Sie maximal bei Ihrer Arbeit unterstützt und entlastet.

Gerne zeigt Ihnen unser zertifiziertes Kompetenzteam, welche Funktionen, Ausstattungsvarianten, Schnittstellen, Telefone usw. helfen, Ihre Prozesse zu verbessern. Wir passen die STARFACE Telefonanlage optimal an Ihre Bedürfnisse an und stehen Ihnen mit unseren erstklassigen Support-Services zu Verfügung.

Zur Produktseite: STARFACE All-IP-Telefonie

Wir sprechen STARFACE ;-)

Ihr Team Tantzky

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

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