Industrie- und Produktionsunternehmen arbeiten täglich mit einer Vielzahl geschäftskritischer Dokumente: Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Prüfprotokolle, Qualitätsnachweise, Bestellungen oder Auftragsbestätigungen.

Diese Dokumente sind nicht nur Begleitmaterial – sie sind integraler Bestandteil von Beschaffung, Fertigung, Qualitätssicherung und Buchhaltung.

Mit DocuWare KI lassen sich diese Dokumentenprozesse intelligent automatisieren und nahtlos in ERP-Systeme wie abas oder SAP integrieren. So entstehen durchgängige, transparente und revisionssichere Geschäftsprozesse.

In Industrieunternehmen sind Dokumente direkt mit operativen Abläufen verknüpft:

• Eingangsrechnungen mit Bestellbezug
• Lieferscheine im Wareneingang
• Prüfprotokolle in der Qualitätssicherung
• Qualitätsdokumente und Chargennachweise
• Bestellungen und Auftragsbestätigungen

Ohne strukturierte Digitalisierung entstehen Medienbrüche, manuelle Prüfschritte und unnötige Abstimmungen zwischen Einkauf, Produktion und Buchhaltung.

Hier setzen wir mit intelligenter Software, wie z.B. STREAMLINE NX® und DocuWare mit KI an – eingebettet in eine saubere Integrationsarchitektur.

Gemeinsam digital erfolgreich

Viele Dokumente entstehen weiterhin in Papierform – insbesondere z.B. im Wareneingang oder bei Prüfprozessen.

Mit einer integrierten Outputflotte werden diese direkt beim Scannen digital erfasst. STREAMLINE NX® übernimmt dabei die strukturierte Dokumentenlenkung.

Der Ablauf in der Praxis:

1. Dokument wird am Multifunktionssystem gescannt
2. relevante Inhalte werden bereits beim Scan ausgelesen
3. strukturierte Metadaten werden erzeugt
4. Dokument und Metadaten werden automatisiert an z.B. DocuWare übergeben

STREAMLINE NX® sorgt dafür, dass gescannte Dokumente nicht manuell verschoben oder zugeordnet werden müssen. Hinterlegte Zielverzeichnisse können individuell an die jeweiligen Arbeitsabläufe angepasst werden. Bereits beim Scan entsteht eine saubere Datenbasis für die weitere Verarbeitung in DocuWare. So beginnt der digitale Prozess kontrolliert und strukturiert – direkt am Erfassungspunkt.

Nach der Übergabe übernimmt die DocuWare KI die intelligente Klassifizierung und Verarbeitung.

Sie erkennt automatisch:

• Dokumenttypen
• Lieferanten- und Bestellinformationen
• Artikelpositionen und Mengen
• Chargen- oder Seriennummern
• Prüfergebnisse und Qualitätsmerkmal

Die extrahierten Informationen stehen sofort für Workflows und ERP-Prozesse zur Verfügung. Dokumente werden damit aktiver Bestandteil der Wertschöpfungskette – nicht nur Archivobjekte.

In Industrie und Produktion entscheidet die Qualität der ERP-Anbindung über den Erfolg der Digitalisierung. DocuWare KI lässt sich ebenso nahtlos integrieren in:

• abas ERP
• SAP ERP / SAP S/4HANA
• weitere branchenspezifische Produktionssysteme

Relevante Daten werden automatisiert zwischen DocuWare und dem ERP-System synchronisiert. Statusänderungen, Buchungen oder Freigaben bleiben jederzeit nachvollziehbar. So entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen Dokument und Geschäftsvorgang.

Ein Lieferschein trifft im Wareneingang ein und wird direkt am Multifunktionssystem gescannt.

STREAMLINE NX® liest beim Scan relevante Informationen wie Lieferant, Bestellnummer oder Vorgangsreferenz aus und übergibt das Dokument inklusive strukturierter Metadaten automatisiert an DocuWare. Die DocuWare KI ergänzt die Klassifizierung und ordnet das Dokument anhand der Bestellreferenz automatisch dem entsprechenden Geschäftsvorgang in abas ERP zu.

Im weiteren Verlauf entsteht eine vollständige digitale Belegkette:

• Bestellung aus abas
• Auftragsbestätigung
• Lieferschein
• Prüfprotokoll
• Eingangsrechnung

Alle Dokumente werden zentral in DocuWare archiviert und sind direkt mit dem jeweiligen Vorgang in abas verknüpft. Relevante Informationen werden automatisiert synchronisiert. Der gesamte Geschäftsvorgang ist transparent, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert.

Ein Geschäftsvorgang. Eine zentrale Dokumentenbasis. Volle Übersicht vom ersten Beleg bis zur finalen Verbuchung.

Hier eine kleine Auswahl möglicher Anwendungsfälle...

Im Einkauf entstehen täglich zahlreiche Dokumente, die direkt einem Bestellvorgang zugeordnet werden können:

• EK-Anfragen
• EK-Angebote
• EK-Bestellungen
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Eingangsrechnungen
• Gutschriften und Mahnungen
• produktbezogene Dokumente oder Korrespondenz

Alle Dokumente werden automatisch archiviert und sind direkt im entsprechenden Vorgang im abas ERP verfügbar.

Auch im Vertrieb lassen sich sämtliche Vorgangsdokumente strukturiert zusammenführen:

• VK-Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Proforma-Rechnungen
• Rücknahmescheine oder Lieferstornierungen
• Kundenkorrespondenz

Über die Integration von DocuWare erscheinen alle zugehörigen Dokumente direkt im entsprechenden Verkaufs- oder Kundenprozess.

Gerade im Bereich Rechnungsmanagement entstehen große Effizienzpotenziale.

• automatisierte Rechnungsarchivierung
• digitale Rechnungsprüfung
• mehrstufige Freigabeprozesse
• automatische Statusübergabe zwischen DocuWare und abas

Wird eine Rechnung in DocuWare freigegeben, kann der entsprechende Status automatisch im ERP-System aktualisiert werden.

Auch in der Fertigung entstehen zahlreiche dokumentationspflichtige Unterlagen:

• Betriebsaufträge
• Fertigungskarten
• produktionsbegleitende Dokumente
• technische Zeichnungen
• Montageanleitungen

Diese Dokumente werden dem jeweiligen Produktionsvorgang zugeordnet und bleiben jederzeit nachvollziehbar.

Für Audits und Qualitätsnachweise ist eine strukturierte Dokumentation entscheidend.

DocuWare unterstützt dabei beispielsweise bei:

• Verwaltung von QM-Handbüchern
• Versionskontrolle von Dokumenten
• Zugriff auf aktuelle Qualitätsrichtlinien
• revisionssichere Archivierung

So haben alle Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf die aktuellen Dokumente.

TANTZKY begleitet Industrie- und Produktionsunternehmen bei der Einführung und Weiterentwicklung von DocuWare KI – mit Fokus auf Integration, Stabilität und Skalierbarkeit.

Wir verbinden:

• Outputflotte als strukturierter Digitalisierungseinstieg
• STREAMLINE NX für Dokumentenlenkung und Metadatenübergabe
• DocuWare als zentrale Dokumentenplattform
• KI-gestützte Dokumentenverarbeitung
• Integration in abas, SAP und weitere ERP-Systeme

So entstehen belastbare, skalierbare Dokumentenprozesse, die Einkauf, Produktion und Qualitätssicherung nachhaltig entlasten.

In Industrie und Produktion sind Dokumente Teil der Wertschöpfungskette.

Mit DocuWare KI lassen sich Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Prüfprotokolle und Qualitätsdokumente intelligent automatisieren und nahtlos in ERP-Systeme wie abas integrieren.

Im Zusammenspiel aus strukturierter Erfassung, intelligenter Verarbeitung und ERP-Anbindung entsteht eine durchgängige digitale Belegkette – transparent, effizient und zukunftssicher.

Sie möchten wissen, wie DocuWare KI in Ihrer Produktion konkret eingesetzt werden kann?
Wir zeigen Ihnen praxisnah, wie eine zentrale digitale Vorgangsakte umgesetzt wird.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Viele Unternehmen investieren konsequent in Digitalisierung. In diesem Zuge werden interne Arbeitsabläufe analysiert, optimiert und neu strukturiert. Besonders in historisch gewachsenen Prozessen zwischen E-Mail, Papier, ERP-Systemen, Excel und Archivlösungen zeigen sich Medienbrüche, die bislang als selbstverständlich galten.

Die Einführung moderner ERP- und Softwarelösungen eröffnet neue Möglichkeiten – entscheidend ist jedoch, diese Systeme durchgängig miteinander zu verbinden und Medienbruch im Unternehmen konsequent zu vermeiden.

Am Ende dieses Artikels finden Sie eine kompakte Checkliste zur Selbstanalyse – mit der Sie schnell erkennen, ob in Ihren Prozessen vermeidbare Medienbrüche bestehen.

Durchgängige Prozesse entstehen nicht automatisch durch neue Software. Erst wenn Informationen ohne manuelle Systemwechsel verarbeitet werden, entfalten digitale Lösungen ihr volles Potenzial.

Medienbruch im Unternehmen zu vermeiden bedeutet daher, Abläufe ganzheitlich zu betrachten – vom Dokumenteneingang über Freigabeprozesse bis zur Integration ins ERP-System. Wo Schnittstellen intelligent verbunden sind, entstehen Transparenz, Geschwindigkeit und messbare Effizienzgewinne.

Gemeinsam digital erfolgreich

Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen innerhalb eines Geschäftsprozesses zwischen unterschiedlichen Systemen oder Formaten manuell übertragen werden müssen. Das betrifft nicht nur den Wechsel von Papier zu digital. Auch der Übergang zwischen nicht integrierten Softwarelösungen – etwa zwischen Dokumentenmanagementsystem und ERP – stellt einen Medienbruch dar, wenn Daten erneut erfasst oder separat weitergeleitet werden müssen.

Jeder manuelle Systemwechsel unterbricht den digitalen Informationsfluss, erhöht den Bearbeitungsaufwand und steigert das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen im Prozess.

Medienbrüche entstehen selten spektakulär – sie entstehen im Alltag. Besonders deutlich werden sie in administrativen Prozessen wie z.B. dem Rechnungseingang, in der Buchhaltung oder bei internen Freigabeworkflows.

Ein weit verbreitetes Beispiel ist die Nutzung von Explorer-Ordnerstrukturen als vermeintliches „Digitalarchiv“. Dokumente werden manuell in verschachtelten Ordnern abgelegt – etwa nach Jahr, Lieferant, Projekt oder Kostenstelle. Was zunächst strukturiert wirkt, führt in der Praxis häufig zu:

• uneinheitlichen Ablagestrukturen
• doppelten oder mehrfach gespeicherten Dateien
• Versionskonflikten
• eingeschränkter Suchbarkeit
• fehlender Revisionssicherheit

Zudem besteht keine direkte Verknüpfung zu ERP-Systemen oder digitalen Workflows. Dokumente müssen manuell gesucht, geöffnet und relevante Informationen separat übertragen werden.

Eine Ordnerstruktur ersetzt keine Prozesslogik. Wo Dokumente lediglich abgelegt, aber nicht systemgestützt verarbeitet werden, entsteht ein digitaler Medienbruch.

Bedarfsmeldungen, Budgetfreigaben oder Investitionsanträge laufen häufig über E-Mail oder Excel-Listen. Mehrstufige Genehmigungen erfolgen per Weiterleitung oder Zuruf, bevor Bestellungen schließlich manuell im ERP-System erfasst werden. Typischer Ablauf mit Medienbruch:

Bedarfsmeldung per E-Mail → Budgetprüfung in Excel → mehrstufige Freigabe per Mail → manuelle ERP-Erfassung → Ablage im Explorer-Ordner.

Zwischen E-Mail, Excel, Dateiablage und ERP entstehen mehrere Systemwechsel – mit zusätzlichem Abstimmungsaufwand und fehlender Transparenz.

Eine Eingangsrechnung trifft per E-Mail ein, wird ausgedruckt, geprüft und anschließend manuell im ERP-System erfasst. Die Freigabe erfolgt per separater E-Mail oder telefonisch, bevor das Dokument im Archiv abgelegt wird. Zwischen E-Mail, Papier, ERP und Archiv entstehen mehrere Systemwechsel – jeder einzelne ein Medienbruch.

Rechnungsdaten werden aus PDFs manuell übertragen. Zahlungsinformationen werden separat geprüft. Rückfragen erfolgen per Mail, ohne dass der Status zentral dokumentiert ist. Das Ergebnis: zusätzlicher Abstimmungsaufwand, fehlende Transparenz und verlängerte Durchlaufzeiten.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist vorhanden, das ERP-System ebenfalls – doch ohne saubere Schnittstelle müssen Daten doppelt gepflegt werden. Dokumente werden digital archiviert, aber Buchungsinformationen erneut eingegeben. Der Prozess wirkt digital, ist aber nicht durchgängig.

Zur Übersicht werden Excel-Tabellen geführt, um den Status von Rechnungen oder Freigaben nachzuhalten. Diese Listen existieren parallel zum eigentlichen System – ein zusätzlicher Medienwechsel, der Fehlerquellen und Pflegeaufwand erhöht.

Medienbrüche wirken im Alltag oft geringfügig. Doch ihre wirtschaftliche Wirkung zeigt sich erst bei genauer Betrachtung. Nehmen wir ein mittelständisches Unternehmen mit rund 150 Bestellanforderungen oder Investitionsanträge pro Monat.

In vielen Unternehmen laufen Bedarfsmeldungen, Budgetfreigaben oder Investitionsanträge noch über E-Mail, Excel-Listen oder informelle Abstimmungen. Mehrstufige Genehmigungen erfolgen per Weiterleitung oder Zuruf, bevor Bestellungen schließlich manuell im ERP-System erfasst werden.

Typischer Ablauf mit Medienbruch:

 Bedarfsmeldung per E-Mail → Budgetprüfung per Excel → mehrstufige Freigabe per Mail → manuelle Erfassung im ERP → Rückfragen → separate Ablage.
Jeder dieser Schritte erzeugt Abstimmungsaufwand und Systemwechsel.

Ablauf mit Medienbruch:

Bedarfsmeldung per E-Mail → Budgetprüfung per Excel → mehrstufige Freigabe per Mail → manuelle Erfassung im ERP → Rückfragen → separate Ablage.
Jeder dieser Schritte erzeugt Abstimmungsaufwand und Systemwechsel – pro Vorgang:

+ 5 Minuten Abstimmung zu Budget oder Zuständigkeit
+ 5 Minuten Rückfragen im Genehmigungsprozess
+ 5 Minuten doppelte Datenerfassung im ERP

150 Vorgänge × 15 Minuten =  2.250 Minuten = 37,5 Stunden pro Monat
Das entspricht nahezu einer vollen Arbeitswoche – jeden Monat.

Bei einem internen Stundensatz von 45 € ergeben sich:
37,5 Stunden × 45 € = 1.687 € pro Monat = 20.250 € pro Jahr
Und das betrifft ausschließlich den direkten Mehraufwand durch Medienbruch.

• verzögerte Investitionsentscheidungen
• fehlende Transparenz über Budgets
• unklare Genehmigungsstände
• doppelte oder fehlerhafte Erfassungen
• erschwerte Nachvollziehbarkeit bei internen oder externen Prüfungen

Medienbruch im Bestell- und Investitionsprozess beeinflusst damit nicht nur operative Abläufe, sondern auch strategische Steuerung und Planung.

Gerade im Zuge einer Digitalisierungsstrategie ist jetzt der richtige Zeitpunkt, bestehende Medienbrüche konsequent zu beseitigen.

Wenn Prozesse ohnehin überprüft, ERP-Systeme modernisiert oder neue Softwarelösungen eingeführt werden, sollte die Durchgängigkeit der Abläufe von Anfang an mitgedacht werden. Wer Medienbruch gezielt eliminiert, schafft nicht nur effizientere Prozesse, sondern legt die Grundlage für Transparenz, Geschwindigkeit und nachhaltige Skalierbarkeit.

Aus unserer Erfahrung in zahlreichen Digitalisierungsprojekten wissen wir: Entscheidend ist nicht allein die Auswahl der richtigen Software, sondern die saubere Analyse und Gestaltung der Prozesse dahinter. Genau hier begleiten wir Unternehmen – von der strukturierten Prozessaufnahme über die Integration von DMS- und ERP-Systemen bis hin zur nachhaltigen Umsetzung im laufenden Betrieb.

Digitalisierung gelingt dann, wenn Technologie, Workflow und Organisation sinnvoll zusammenspielen – und niemand mit der Komplexität allein bleibt.

Ein gescanntes Dokument ist ein wichtiger erster Schritt in Richtung Digitalisierung. Es ersetzt Papier, vereinfacht die Ablage und schafft Transparenz im Zugriff.

Sein volles Potenzial entfaltet ein digitales Dokument jedoch erst dann, wenn es Bestandteil eines durchgängigen Prozesses wird. Werden Daten automatisiert erfasst, strukturierte Workflows gesteuert und Informationen nahtlos ins ERP-System integriert, entsteht echte digitale Effizienz.

Digitalisierung bedeutet daher nicht nur, Dokumente zu digitalisieren – sondern Abläufe intelligent zu verbinden. Genau hier wird aus einem digitalen Dokument ein wirtschaftlicher Mehrwert.

Durchgängige Prozesse entstehen, wenn Dokumente, Workflows und ERP-Systeme intelligent miteinander verzahnt sind. Ziel ist es, Informationen nur einmal zu erfassen – und systemgestützt weiterzuverarbeiten.

Am Beispiel des Bestell- und Genehmigungsprozesses bedeutet das: Ein medienbruchfreier Bestell- und Freigabeprozess beginnt strukturiert – und endet integriert. Statt E-Mail, Excel und manueller ERP-Erfassung wird der gesamte Ablauf systemgestützt gesteuert und transparent abgebildet.

Mitarbeitende erfassen Bestellanforderungen oder Investitionsanträge zentral im System. Pflichtfelder stellen sicher, dass alle relevanten Informationen – etwa Kostenstelle, Budgetbezug oder Lieferant – vollständig vorliegen.

Unvollständige Anträge und Rückfragen werden dadurch deutlich reduziert.

Budgets werden direkt systemseitig geprüft. Der aktuelle Budgetstand ist jederzeit einsehbar. Manuelle Excel-Abgleiche oder separate Budgetlisten entfallen vollständig.

Genehmigungen erfolgen rollenbasiert nach klar definierten Regeln. Mehrstufige Freigaben – beispielsweise durch Abteilungsleitung und Geschäftsführung – werden automatisch gesteuert. Eskalationen bei Fristüberschreitungen erfolgen systemseitig. Der Status eines Vorgangs ist jederzeit transparent einsehbar.

Nach erfolgter Freigabe werden alle relevanten Daten automatisch ins ERP-System übertragen. Doppelte Datenerfassung entfällt. Medienbrüche zwischen Workflow und ERP werden vollständig vermieden.

Alle Dokumente und Genehmigungsschritte sind nachvollziehbar dokumentiert. Prüfungen, Budgetkontrollen oder interne Abstimmungen können jederzeit auf eine konsistente Datenbasis zugreifen.

Durchgängige Prozesse im Bestell- und Investitionsprozess führen zu:

• Reduzierung von Abstimmungsaufwand
• klaren Verantwortlichkeiten
• Echtzeit-Transparenz über Budgets
• schnelleren Entscheidungsprozessen
• Vermeidung von Doppelerfassungen

Medienbruch wird nicht nur reduziert – er wird strukturell ausgeschlossen.

Unternehmen, die Prozesse konsequent ohne Medienbruch gestalten, profitieren doppelt: operativ durch Effizienzgewinne und strategisch durch bessere Steuerbarkeit.

• Transparente Workflows ermöglichen belastbare Kennzahlen.
• Klare Prozesse schaffen Vertretungssicherheit.
• Nahtlose Integration verbessert Liquiditätsplanung und Entscheidungsqualität.

Digitalisierung wird so vom IT-Projekt zur unternehmerischen Steuerungsgröße.

Medienbrüche sind kein Schicksal gewachsener Strukturen. Sie sind eine Gestaltungsaufgabe.

Wer im Rahmen seiner Digitalisierungsstrategie Prozesse ganzheitlich betrachtet, ERP- und DMS-Systeme integriert und Workflows sauber definiert, schafft nachhaltige Effizienz – und entlastet gleichzeitig die Organisation.

Nutzen Sie unsere Checkliste, um Ihre Abläufe systematisch auf Medienbrüche zu prüfen – oder sprechen Sie mit uns über eine strukturierte Prozessanalyse.

In vielen Unternehmen werden Medienbrüche erst sichtbar, wenn Abläufe systematisch analysiert werden. Wir begleiten Sie dabei – von der strukturierten Prozessaufnahme über die Integration Ihrer Systeme bis zur nachhaltigen Umsetzung im laufenden Betrieb.

Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, welches Potenzial in Ihren Dokumenten- und ERP-Prozessen steckt.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Die integrierte KI in DocuWare ermöglicht es Unternehmen, Dokumente automatisch zu erkennen, Inhalte zu verstehen und strukturiert weiterzuverarbeiten. Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Projektunterlagen werden nicht nur archiviert – sie werden aktiv in Geschäftsprozesse eingebunden. Unabhängig von der Branche, DocuWare KI erkennt unter anderem: Dokumenttypen, relevante Inhalte wie Beträge, Laufzeiten oder Projektnummern, Zusammenhänge zwischen Dokumenten, Auslöser für Workflows u.v.m. So entsteht aus einem eingehenden Dokument ein automatisierter, nachvollziehbarer Prozess.

KI allein ist kein Digitalisierungskonzept. Erst in Verbindung mit klaren Workflows, Systemintegration und einer strukturierten Plattform entsteht echter Mehrwert. DocuWare fungiert als zentrale Dokumenten- und Prozessplattform: revisionssichere Archivierung, digitale Aktenstrukturen, transparente Freigabeprozesse sowie Integration in ERP und branchenspezifische Systeme. Ergänzend sorgen intelligente Software, wie z.B. STREAMLINE NX® für flexible Dokumentenlenkung mit Prozesssteuerung und individuelle Schnittstellenlogiken.

Viele Dokumente entstehen weiterhin in Papierform. Mit einer integrierten Outputflotte werden diese direkt beim Scannen automatisiert an DocuWare DMS übergeben. Bereits bei der Erfassung können: Dokumente klassifiziert, Metadaten vergeben, Workflows gestartet und digitale Akten aktualisiert werden. So beginnt die Digitalisierung dort, wo Dokumente entstehen.

Jede Branche hat eigene Anforderungen an Dokumentenprozesse. In unserer Blogserie zeigen wir praxisnah, wie DocuWare mit Künstlicher Intelligenz , names Intelligent Document Processing (IDP), branchenspezifisch eingesetzt werden kann.

Gemeinsam digital erfolgreich

Der Automobilhandel steht vor besonderen Herausforderungen: hohe Dokumentenvolumen, komplexe Abläufe und eine Vielzahl angebundener Systeme. Kaufverträge, Leasingunterlagen, Werkstattaufträge, Rechnungen, Herstellerdokumente  oder Garantiebelege müssen täglich verarbeitet, geprüft, archiviert und weitergegeben werden – häufig noch mit manuellem Aufwand und Medienbrüchen.

Diese Dokumente kommen per E-Mail, Portal, Scan oder in Papierform ins Unternehmen – und müssen schnell, korrekt und systemübergreifend verarbeitet werden.

Typische Herausforderungen:

- Manuelle Datenerfassung
- Medienbrüche zwischen Papier, DMS und ERP
- Fehlende Transparenz in Verkaufs- und Serviceakten
- Zeitintensive Prüf- und Freigabeprozesse

Genau hier setzt die DocuWare KI an: Intelligent Document Processing (IDP) in Kombination mit DocuWare ermöglicht hier eine durchgängige, praxisnahe Digitalisierung – vom ersten Scan bis zur Integration in SAP- und Dealer-Management-Systeme.

Auch in modernen Autohäusern entstehen viele relevante Dokumente weiterhin in Papierform – etwa bei Kundenunterschriften, Übergabeprotokollen oder Werkstattaufträgen. Eine integrierte Outputflotte bildet deßhalb hier den praktischen Einstieg in die Digitalisierung.

Dokumente werden direkt am Multifunktionsgerät gescannt, vorklassifiziert und automatisiert an DocuWare übergeben. Bereits an diesem Punkt lassen sich Prozesse steuern, Metadaten erfassen und Medienbrüche vermeiden. So wird aus einem einfachen Scan der Startpunkt eines digitalen End-to-End-Workflows.

Mit der integrierten KI in DocuWare werden Dokumente nicht nur abgelegt, sondern aktiv verarbeitet. 

Die DocuWare KI wird angelernt und erkennt automatisch:

• Dokumentarten (z. B. Kaufvertrag, Leasingvertrag, Rechnung)
• Kundendaten
• Fahrzeugdaten (z. B. FIN, Modell)
• Beträge, Laufzeiten und Vertragsnummern

Relevante Informationen werden strukturiert erfasst und stehen sofort für nachgelagerte Prozesse zur Verfügung. So entstehen intelligente, durchgängige Workflows statt isolierter Archivlösungen.

KI erkennt Inhalte – Schnittstellen machen daraus echte Prozesse. DocuWare fungiert als zentrale Drehscheibe zwischen Dokumenten und Fachanwendungen und lässt sich nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren, zum Beispiel:

• Dealer-Management-Systeme wie incadea, CROSS Automotive oder AutoFluent

• SAP-basierte ERP- und Automotive-Lösungen

• angebundene Finanz- und Drittsysteme

In komplexeren Szenarien unterstützt STREAMLINE NX® dabei, Dokumentenprozesse systemübergreifend zu orchestrieren. Als Ergänzung zu DocuWare lassen sich damit Workflows, Datenübergaben und individuelle Prozesslogiken flexibel steuern – insbesondere dort, wo mehrere Systeme, Prüfregeln oder Sonderfälle zusammenspielen. So entstehen durchgängige Prozesse ohne manuelle Zwischenschritte.

Hier eine kleine Auswahl möglicher Anwendungsfälle...

Alle Dokumente rund um den Fahrzeugverkauf – vom Kaufvertrag bis zur Finanzierungsunterlage – werden automatisch erkannt und einer digitalen Verkaufsakte zugeordnet. Vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar.

IDP erkennt Vertragsarten, extrahiert Laufzeiten, Beträge und Vertragspartner und übergibt die Daten strukturiert an nachgelagerte Prozesse.

Serviceberichte, Aufträge und Protokolle werden automatisiert archiviert und dem jeweiligen Fahrzeug oder Kunden zugeordnet – ideal für Nachweise, Garantie- oder Reklamationsfälle.

Lieferantenrechnungen werden KI-gestützt ausgelesen, geprüft und in Freigabe- oder Buchungsworkflows überführt.

Ein unterzeichneter Kaufvertrag wird am Multifunktionsgerät gescannt. Die Outputflotte übergibt das Dokument automatisiert an DocuWare. STREAMLINE NX® steuert dabei die individuellen Prozessregeln und sorgt für eine saubere Datenübergabe in angebundene Systeme.  Die DocuWare KI erkennt Vertragsart, Kundendaten und Fahrzeuginformationen. Nach der digitalen Freigabe werden die relevanten Daten z.B. an SAP übergeben.  Der Vertrag wird revisionssicher archiviert und ist jederzeit digital verfügbar – oder bei Bedarf kontrolliert ausdruckbar. Ein durchgängiger Prozess ohne Medienbruch.

TANTZKY begleitet Autohäuser bei der Digitalisierung vom ersten Scan bis zur vollständigen Systemintegration. Unser Fokus liegt nicht auf einzelnen Tools, sondern auf funktionierenden Prozessen im Autohausalltag.

Wir verbinden:

• • • die Outputflotte als Digitalisierungsstarter

    • STREAMLINE NX® zur flexiblen Dokumenten-, Prozess- und Schnittstellensteuerung

    • DocuWare als zentrale Dokumentenplattform

    • KI-gestützte Dokumentenverarbeitung (IDP)

    • die Integration in ERP-, SAP- und Dealer-Management-Systeme

So entstehen Lösungen, die stabil, nachvollziehbar und langfristig erweiterbar sind – angepasst an die individuellen Anforderungen jedes Autohauses.

KI allein ist kein Digitalisierungskonzept. Erst im Zusammenspiel mit DocuWare, integrierten Workflows, angebundenen Systemen, STREAMLINE NX® und einer durchdachten Outputstrategie entsteht echter Mehrwert im Automobilhandel.

Vom ersten Papierdokument bis zum letzten Prozessschritt lassen sich Dokumentenprozesse heute ganzheitlich digitalisieren – effizient, transparent und zukunftssicher.

Wir zeigen Ihnen praxisnah, wie durchgängige Dokumentenprozesse erfolgreich umgesetzt werden.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Workflows entfalten ihren größten Nutzen dann, wenn sie im Alltag kaum auffallen – weil Prozesse reibungslos funktionieren, Informationen automatisch fließen und manuelle Eingriffe auf ein Minimum reduziert werden. Genau hier liegt die Stärke digitaler Workflows von TANTZKY. Auf Basis von STREAMLINE NX®, DocuWare und leistungsfähiger RICOH Hardware entstehen individuell abgestimmte Dokumentenprozesse, die vom Eingang eines Dokuments bis zur Übergabe an ERP-, CRM- oder HR-Systeme durchgängig automatisiert sind.

Das Ergebnis sind transparente Abläufe, höhere Prozesssicherheit und eine spürbare Entlastung für Mitarbeitende – ohne Medienbrüche und ohne zusätzliche Komplexität.

Digitale Dokumentenprozesse entfalten ihren echten Mehrwert, wenn sie als durchgängige Prozessarchitektur gedacht werden. Genau hier setzen die Managed-Services-Konzepte von TANTZKY an: Dokumente werden nicht nur digitalisiert, sondern intelligent erkannt, klassifiziert, geprüft und gezielt weiterverarbeitet – immer eingebettet in bestehende Systeme und Abläufe.

Gemeinsam digital erfolgreich

TANTZKY denkt Digitalisierung ganzheitlich. Leistungsfähige RICOH Multifunktionssysteme und Scanlösungen bilden dabei den Einstieg in den digitalen Prozess. Sie sind integraler Bestandteil des TANTZKY Outputkonzepts, das Output, Erfassung und digitale Weiterverarbeitung konsequent zusammendenkt. Unterstützt durch KI-gestützte Erkennung und Klassifikation werden Dokumente bereits beim Eingang intelligent vorbereitet, strukturiert erfasst, klassifiziert und Daten extrahiert. DocuWare steuert als zentrale Plattform die Workflows, sorgt für revisionssichere Archivierung und ermöglicht die systemübergreifende Integration. Entscheidend ist dabei nicht die einzelne Technologie, sondern ihr Zusammenspiel. TANTZKY schafft bewusst keine technischen Einzelkomponenten oder Insellösungen, sondern durchgängige End-to-End-Prozesse – von der Erfassung bis zur Weiterverarbeitung.

Digitale Workflows entfalten ihren Nutzen dort, wo sie sich flexibel an bestehende Abläufe anpassen und unterschiedliche Anforderungen abbilden. Die folgenden Workflowkategorien zeigen typische Einsatzbereiche, in denen TANTZKY mit durchgängigen, systemübergreifenden Prozessen für Struktur, Transparenz und spürbare Entlastung sorgt.

Je nach Unternehmen, Branche und Systemlandschaft werden diese Workflows individuell kombiniert, erweitert und exakt auf den jeweiligen Bedarf zugeschnitten.

Eingangsrechnungen zählen zu den dokumentenintensivsten Prozessen im Unternehmen. Digitale Workflows automatisieren den gesamten Ablauf – von der Erfassung über die Prüfung bis zur Buchung im ERP-System.

• Scannen von Papierrechnungen und Verarbeitung digitaler Rechnungen
• KI-gestützte Belegerkennung (Lieferant, Betrag, Datum, Rechnungsnummer)
• Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen (3-Way-Match)
• Regelbasierte Freigabeprozesse
• Eskalationen bei Fristüberschreitungen
• Übergabe an ERP- oder FIBU-Systeme
• Revisionssichere Archivierung gemäß GoBD

Im Wareneingang entscheidet sich, ob Prozesse sauber ineinandergreifen. Digitale Workflows sorgen für Transparenz und durchgängige Vorgangsketten.

• Scannen von Lieferscheinen direkt im Wareneingang
• Automatische Klassifikation und Indexierung
• Zuordnung zu Bestellungen oder Rechnungen
• Statussteuerung (offen, geprüft, abgeschlossen)
• Verknüpfung von Lieferschein, Rechnung und Bestellung
• Übergabe an das ERP-System

Angebote und Aufträge durchlaufen häufig mehrere Stationen. Digitale Workflows schaffen klare Zuständigkeiten und Nachvollziehbarkeit.

• Zentrale Archivierung eingehender Angebote
• Automatische Ablage nach Kunde, Projekt oder Vorgang
• Digitale Prüf- und Freigabeprozesse
• Versionierung von Dokumenten
• Übergabe freigegebener Aufträge an ERP oder CRM

Personalprozesse erfordern Struktur, Datenschutz und Transparenz. Digitale Workflows entlasten HR-Abteilungen spürbar.

• Digitale Personalakten
• Automatische Ablage nach Mitarbeiterstammdaten
• Bewerbungsprozesse (Eingang, Prüfung, Freigabe, Einstellung)
• Fristenüberwachung (Probezeit, Vertragsende)
• Rollenbasierte Zugriffsrechte gemäß DSGVO

Digitale Workflows reduzieren manuellen Aufwand bei Abrechnung und Prüfung.

• Digitale Erfassung von Reisekostenbelegen
• Automatische Zuordnung zu Mitarbeitern oder Projekten
• Digitale Freigabeprozesse
• Übergabe an Lohnbuchhaltung oder ERP
• Revisionssichere Archivierung

Verträge erfordern Übersicht und Verlässlichkeit. Digitale Workflows sorgen dafür, dass nichts übersehen wird.

• Zentrale Vertragsablage
• Automatische Indexierung
• Fristenüberwachung und Erinnerungen
• Verknüpfung mit Projekten oder Kostenstellen
• Rollenbasierter Zugriff

Ein zentraler digitaler Posteingang bildet die Grundlage effizienter Dokumentenprozesse.

• Digitalisierung des gesamten Posteingangs
• Automatische Dokumentklassifikation
• Regelbasierte Verteilung an Fachabteilungen
• Volltextsuche über alle Dokumente
• Einheitliche Ablagestrukturen

Im Qualitätsmanagement sind Nachvollziehbarkeit und Versionssicherheit entscheidend.

• Digitale Ablage von Prüf- und QM-Dokumenten
• Versionskontrolle und Freigaben
• Änderungshistorien
• Erinnerungen an Prüfintervalle
• Revisionssichere Archivierung

Der größte Mehrwert entsteht, wenn Systeme miteinander sprechen.

• Übergabe strukturierter Daten an ERP-, CRM- oder FIBU-Systeme
• Rückschreiben von Statusinformationen
• Systemübergreifende Vorgangsketten
• Vermeidung manueller Doppelerfassungen

Eine durchdachte Outputflotte ist der Startpunkt weiterer Digitalisierungsschritte. Auf Basis von Output Management, intelligenter Softwaretechnologie und klarer Prozessarchitektur lassen sich klassische und KI-gestützte Dokumentenprozesse nahtlos aufbauen.

Digitale Workflows sind für TANTZKY keine Aneinanderreihung technischer Einzelkomponenten, sondern Teil einer ganzheitlichen Prozessarchitektur. Der Fokus liegt immer auf den Prozessen, nicht auf isolierten Tools. Software, Hardware und KI werden gezielt dort eingesetzt, wo sie echten Mehrwert schaffen.

RICOH Systeme fungieren als Digitalisierungstarter, KI unterstützt bei Erkennung und Klassifikation, STREAMLINE NX® strukturiert die Erfassung und DocuWare steuert die Prozesse. So entstehen nachhaltige, skalierbare Workflows – ohne Insellösungen, aber mit klarer Struktur.

Im Rahmen des TANTZKY Outputkonzepts setzt TANTZKY auf aufeinander abgestimmte Technologiepartner. Statt punktueller Automatisierung entsteht eine durchgängige Output- und Digitalisierungsplattform, die sich flexibel in bestehende IT-Landschaften integrieren lässt und mit den Anforderungen des Unternehmens wächst.

KI wird dabei bewusst und zielgerichtet eingesetzt – nicht als Selbstzweck, sondern als intelligenter Bestandteil funktionierender Prozesse.

Digitale Workflows entfalten ihren echten Mehrwert dann, wenn sie sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren und den Arbeitsalltag spürbar vereinfachen. Mit dem TANTZKY Outputkonzept entstehen durchgängige Dokumentenprozesse ohne Medienbruch und ohne Insellösungen.
Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, wo in Ihrem Unternehmen digitale Workflows wirken können – und wie sich Ihre Dokumentenprozesse nachhaltig optimieren lassen.

Digitale Workflows sind dann am besten, wenn sie im Hintergrund wirken und für spürbare Entlastung sorgen.

Lassen Sie uns sprechen – gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Ihre Anforderungen.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.