Karlsruhe, Oktober 2022

Wir freuten uns, die nächste Generation der RICOH Fachhändler bei uns zu begrüßen. Im Rahmen des RICOH Business College drehte sich 2 Tage lang alles um Vertrieb und Erfahrungsaustausch. Zeit, Erfolge zu teilen.

Mit über 25 Jahren Berufserfahrung berichtete Mirko Tantzky direkt aus der Praxis. Alle Anwesenden folgten interessiert seinen Ausführungen. „Ich bin mächtig stolz, unterstützend die Next Generation meiner Fachhandelskollegen begleiten zu dürfen.“

Unternehmen, die ihre Prozesse zukunftsfähig digitalisieren, lassen handschriftliche Unterschriften hinter sich. Nicht zuletzt die Arbeit im Homeoffice verstärkt den Trend. DocuWare bietet Ihnen einen einfachen Weg, Dokumente online signieren zu lassen.  

Der Umstieg auf elektronische Signaturen verschafft unverzichtbare Vorteile in punkto Produktivität. Die Empfänger erhalten Verträge oder andere Vereinbarungen digital und können sie von überall aus und auf jedem Gerät unterzeichnen. Und Sie erhalten Ihre Dokumente innerhalb von Minuten anstatt Tagen zurück.

• Verträge auf Distanz unterzeichnen
• rechtssicher signieren
• mitgelieferte Dokumentationen für maximale Beweiskraft
• keine zusätzliche Hardware nötig
• alle Sicherheitslevels: einfache, fortgeschritten und qualifizierte Signatur

Im Idealfall sind sichere digitale Signaturprozesse in Ihr Dokumenten-Management integriert. DocuWare arbeitet für fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturmethoden mit den Vertrauensanbietern Validated ID und DocuSign zusammen.

Die Anbindung der Signatur Services funktioniert nahtlos und läuft z. B. folgendermaßen ab:

1. Das Dokument wird entweder direkt mit seiner Ablage ins DocuWare Archiv zur Signatur geroutet. Oder Sie leiten den Signaturprozess später mit einem digitalen Stempel ein.
2. Der Upload zum Signaturdienstleister und die Übergabe zum Empfänger laufen danach vollautomatisiert: Der Unterzeichner kann das Dokument auf dem Smartphone, PC oder Tablet öffnen und signieren. Die Authentifizierung erfolgt z. B. per SMS-Code
3. Das unterzeichnete Dokument wird im Archiv aktualisiert. Dank Statuslisten und Benachrichtigungen lässt sich jederzeit genau nachvollziehen, welche Dokumente sich noch im Signaturprozess befinden oder bereits zurück sind.

Schauen Sie sich in der Webinar-Aufzeichnung „So signieren Sie Ihre Dokumente digital – schnell, sicher, auf jedem Gerät“ an, wie ein Signaturprozess mit DocuWare und Validated ID abläuft. Gezeigt wird eine Standardmethode einer elektronischen Signatur, um die meisten Verträge oder andere Vereinbarungen an Personen zur Unterschrift zu senden und papierlos abzuwickeln. Detaillierte Informationen und weitere Signaturmöglichkeiten finden Sie in unserem White Paper Elektronische Signaturen mit DocuWare.

Produktinfo

Passiert es in Ihrem Haus öfter, dass Rechnungen zweimal in den Bearbeitungsprozess gelangen? Mit einer automatischen Dublettenprüfung lässt sich das zeitraubende Ärgernis umgehen. Wir zeigen, wie sich Doppelbelege von vornherein vermeiden lassen.

Wenn Rechnungen versehentlich doppelt archiviert werden, sorgt das meist für Mehrarbeit – schlimmstenfalls wird doppelt gezahlt. Doch dieses Problem können Sie einfach vermeiden.

Damit Sie sich künftig nicht mehr mit doppelten Rechnungen, Buchungen oder gar Zahlungen herumschlagen müssen, binden Sie am Anfang Ihres Workflows in die Rechnungsprüfung eine automatische Kontrolle auf Dubletten ein, sodass diese herausgefiltert werden. Doppel können Sie dann als Rechnungen ablehnen und letztlich aus dem Archiv löschen.

Eine mögliche Dublette wird im Verlauf der Rechnungsprüfung im Aufgabenbereich der Buchhaltung angezeigt.

Einen Rechnungsworkflow mit einer automatischen Dublettenkontrolle optimieren, das lässt sich mit DocuWare Workflow Manager effizient umsetzen. Konfigurieren Sie den Workflow so, dass erkannt wird, ob bereits eine Rechnung mit gleichen Indexwerten in den betreffenden Feldern wie Lieferant oder Rechnungsnummer im Archiv vorhanden sind.

Was im Workflow Designer zu tun ist:

1. Fügen Sie Ihrem Rechnungsworkflow die Aktivität Daten zuweisen hinzu und geben Sie ihr zum Beispiel den Namen "Dublette abfragen".
2. Für die Datenzuweisung empfehlen sich die globalen Workflow-Variablen Lieferant, Rechnungsnummer, DocID und Dublette. Weisen Sie Lieferant, Rechnungsnummer und DocID den entsprechenden Indexeinträgen des Dokuments zu. Der Workflow-Variablen Dublette weisen Sie den Eintragstyp Archiv zu:

3. Definieren Sie die Daten für den Eintrag Archiv – klicken Sie dafür in der Spalte Eintrag auf das Bearbeitungswerkzeug. Wählen Sie in der sich neu öffnenden Maske für den Datenabgleich das gleiche Archiv (also das Archiv, in dem Sie Ihre Eingangsrechnungen ablegen) aus und für die Spalte DocID. Rechnungsnummer und Lieferant müssen jeweils identisch mit dem aktuellen Dokument sein und die Doc IDs müssen sich unterscheiden.
4. Legen Sie darüber hinaus unter SELECT-Statement für die WHERE-Bedingung fest, dass der Lieferantenname und die Rechnungsnummer mit allen Dokumenten außer dem Ursprungsdokument im Archiv verglichen werden.

5. Wählen Sie für den nächsten Schritt im Workflow die Aktivität Bedingung aus und benennen diese zum Beispiel mit "Dublette vorhanden". Richten Sie die Bedingung so ein, dass geprüft wird, ob die globale Variable Dublette leer ist.

Produktinfo

In umfangreichen Dokumenten den gewünschten Absatz oder einen Begriff herauszufischen, kann mühsam sein. Nicht mit DocuWare. Zum Beispiel findet sich in einer Preisliste mit Hunderten von Einträgen in Sekundenschnelle der gewünschte Artikel. Nötig ist dafür ein einziges Werkzeug.

Wussten Sie, dass Sie auch bei einem bereits im Viewer geöffneten Dokument die Volltextsuche einsetzen können? Damit durchforsten Sie gezielt den Inhalt nach einer Zeichenfolge oder einem Begriff.

Aktivieren Sie, wenn noch nicht geschehen, die vertikale Toolbar im DocuWare Viewer, indem Sie auf den Pfeil links oben in der Werkzeugleiste klicken.

Dann klicken Sie unter Werkzeuge auf die Lupe.

Geben Sie einen Begriff oder eine Zeichenfolge ein.

Die Treffer werden farbig markiert. Der gerade aktive Treffer ist rot, die folgenden gelb: 

Mit Volltextsuche fortsetzen navigieren Sie von Treffer zu Treffer im Dokument.

Und jetzt noch drei Zusatztipps für das Navigieren von Dokumenten mit vielen Seiten:

1. Um schnell gezielt zu einer Seite zu wechseln, geben Sie die Seitenzahl oben in der Toolbar ein.

2. Besseren Überblick verschaffen Sie sich, wenn Sie die Seiten kleiner anzeigen lassen. Verwenden Sie das Zoom-Werkzeug oder das Symbol Ganze Seite anzeigen.

3. Oder Sie verwenden die Miniaturansicht,  um das gesamte Dokument im Blick zu haben. Mit einem Klick auf eine Miniatur öffnen Sie eine bestimmte Seite.

Vielseitig: Die Miniaturansicht (oder Thumbnailansicht) im DocuWare Viewer verschafft auch bei umfangreichen Dokumenten einen guten Überblick. 

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