SCHWIMMT. RADELT. #LÄUFT. Mit Ausdauer und Frauenpower ins Ziel
Sonntag, 06.08.2023: Schon um 6:30 Uhr fiel der Startschuss beim Frankfurt City Triathlon 2023. Heute: Mitteldistanz! Der Langener Waldsee war mit 2 km Schwimmdistanz einmal mehr Ort des Geschehens. Nach dem Schwimmauststieg führte die 80 km lange Radstrecke Richtung Frankfurt. Abschließend warteten 20 Laufkilometer durch die Frankfurter City. Go Mirko! Go Mirko!
"Was für ein Hammertag und ein Mega-Wettkampf. Die letzten Meter flogen wir durch´s Ziel!". Ha, mit dem richtigen Support kann man alles erreichen. 04:40 h – persönliche Bestleistung!
Wir sind mächtig stolz auf unseren sportlichen Chef. Nach dem Wettkampf ist vor dem Wettkampf. #LÄUFT bei dir! ;-)
Live-Präsentation im TANTZKY Showroom
Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor. Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom.
Vorbeikommen und Ausprobieren.
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
Über 50 Werkzeuge stehen bereit, um geöffnete Dokumente in DocuWare zu bearbeiten. Hier verraten uns DocuWare Mitarbeiter, welche davon sie besonders häufig einsetzen und warum – mit vielen Tipps für die praktische Arbeit. Die Werkzeugleiste Im DocuWare Viewer öffnen Sie mit dem kleinen Pfeil oben links in der Kopfleiste
1. Texte direkt aus dem Dokument kopieren
Auf Platz 1 der Skala der am häufigsten verwendeten DocuWare Viewer-Werkzeuge liegt Kopieren in die Zwischenablage. Support-Kollege Bernd erklärt, wieso: „Die Funktion hilft mir, um z.B. Links aus Dokumenten in Mails zu kopieren." Und Wiebke vom Marketing-Team hat noch einen Tipp dazu parat: „Ich verwende es am häufigsten mit archivierten PDFs, aber es funktioniert auch perfekt mit Word-Dokumenten oder anderen Formaten.“
2. Dokumente zoomen
Produktinfo
Seit Jahren ist TANTZKY einer der führenden DocuWare Partner. Unser erfahrenes Spezialisten-Team begleitet Unternehmen, Schritt für Schritt, bei der Digitalisierung.
Wir bietenalles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. – selbst die Anbindung an Ihr ERP, DATEV, Sharepoint, Outlook oder SAP gehört für uns mittler Weile zum täglichen Geschäft.
Profitieren Sie so von unseren Erfahrungen und Kenntnissen im Bereich Dokumenten- und Digitalisierungs-Management.
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
Auch das Zoom-Werkzeug direkt in der Kopfleiste wird sehr häufig benutzt – klar, damit kann man bequem die Ansicht vom Dokument vergrößern und verkleinern.
3. Ganze Seite anzeigen
IT-Stratege Patrick optimiert die Dokumentansicht wie viele andere Kollegen mit dem Werkzeug Ganze Seite anzeigen „damit das Dokument nicht abgeschnitten wird“.
4. Anmerkungen und Kommentare
Dass das Anmerkungs-Werkzeug so beliebt ist, liegt vermutlich an seiner Vielseitigkeit. Geschäftsführer Max beschreibt den Nutzen mit einem Beispiel: „Ich verwende Anmerkungen, um weitere Informationen auf Dokumenten wie Rechnungen zu dokumentieren oder Mitteilungen für den nächsten Bearbeiter weiterzugeben.“
5. Allround-Werkzeug Stempel
Martina und ihr Orders-Team nutzen den Stempel ebenfalls für Anmerkungen: „Wir verwenden einen speziellen Stempel mit Freitextfeld für Anmerkungen, so dass Datum und Person, die die Anmerkung gemacht hat, direkt zu sehen ist.“ Der Stempel wird bei DocuWare übrigens von fast allen Mitarbeitern eingesetzt – um Dokumente als gelesen zu markieren, Rechnungen freizugeben und vieles mehr.
6. Dokumente per E-Mail versenden
Auch das Teilen-Symbol (in älteren Versionen das E-Mail-Symbol) wird häufig geklickt. Stefan und viele andere Kollegen von Professional Services nutzen die E-Mail-Funktion für eine reibungslose Auftragsabwicklung: „Jemand aus unserem Team legt eine E-Mail im Archiv ab. Wenn der Kollege abwesend ist, übernehme ich Kommunikation und Organisation mit einem Kunden und antworte ihm auf die letzte archivierte Mail.“
7. Dokument bearbeiten
Teamarbeit leicht gemacht gilt auch für die Bearbeiten-Funktion, wie Finance-Manager Ralph beschreibt: „Wir führen Listen über die offenen Forderungen zunächst in Excel. Dort werden die erhaltenen Zahlungen des Monats eingetragen damit das Orders-Team, die diese Liste auch verwenden, einen Überblick über die Außenstände der jeweiligen Kunden haben.“
8. Online bearbeiten
Aus einem ähnlichen Grund ist die Online-Bearbeitung in Office für das Web beliebt. Und das nicht nur bei Inside Sales, wo Aline mit dieser Funktion regelmäßig Powerpoint-Präsentationen aktualisiert. „Mit der Online-Bearbeitung muss das Dokument nicht heruntergeladen werden und ist für andere nicht gesperrt. Ivana und ich haben mit dieser Funktion an einem Storyboard für ein Webinar gearbeitet und währenddessen telefoniert. So konnten wir auch aus dem Home-Office produktiv zusammenarbeiten.“
9. Link abrufen
Das Marketingteam rund um Mary stimmt sich intern häufig mit Links auf ein internes Dokument ab. „Dann kann ich eine Frage stellen und direkt einen Zusammenhang herstellen. Das erleichtert die Entscheidungsfindung, weil die anderen nicht mehr nach dem Dokument suchen müssen.“
10. Anfrage senden
Nützlich für die Kommunikation ist auch das Werkzeug Anfrage senden. Dies kann Jo Ann vom Solutions Management stellvertretend für viele Kollegen bestätigen: „Man erhält schnell Feedback zu einem Dokument von Kollegen, zum Beispiel, um Genehmigungen zu erhalten.
Live-Präsentation im TANTZKY Showroom
Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor. Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom.
Vorbeikommen und Ausprobieren.
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
Dokumente im Briefkorb neu sortieren und zusammenheften
Beim Scannen von mehrseitigen Dokumenten oder ganzer Akten werden mehrseitige Belege zu einem PDF-Dokument zusammengefasst und automatisch in den DocuWare Briefkorb des z.B. angemeldeter Users am Multifunktionssystem gespeichert.
Dabei kann es vorkommen, dass nach dem Scannen die Reihenfolge der Papierdokumente anders gewünscht wird oder ein Blatt entfernt werden kann. Anstatt den Papierstapel dann erneut zu scannen, lassen sich die Seiten im DocuWare Briefkorb schnell, neu zusammensetzen.
Im Bild unten sehen Sie den DocuWare Client mit dem Viewer. Im DocuWare Briefkorb „Inbox“ (links) ist das PDF zu sehen, im DocuWare Viewer (rechts) die gescannten Einzelseiten, aus denen das PDF-Dokument besteht. Bei genauerem Hinsehen fällt jedoch auf, dass die beiden letzten Blätter nicht zum Dokument mit dem Logo „Peters Engineering“ gehören.
Um diese beiden Blätter aus dem Dokument zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument im Briefkorb und wählen aus dem KontextmenüEntheften.
Zunächst rufen Sie das Dokument in DocuWare auf, über Suche und Ergebnisliste oder direkt über eine Liste. Im Kontextmenü zum Dokument haben Sie zwei Möglichkeiten: Über den Eintrag Link auf Dokument abrufen kopieren Sie den Link in die Zwischenablage.
Produktinfo
Seit Jahren ist TANTZKY einer der führenden DocuWare Partner. Unser erfahrenes Spezialisten-Team begleitet Unternehmen, Schritt für Schritt, bei der Digitalisierung.
Wir bietenalles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. – selbst die Anbindung an Ihr ERP, DATEV, Sharepoint, Outlook oder SAP gehört für uns mittler Weile zum täglichen Geschäft.
Profitieren Sie so von unseren Erfahrungen und Kenntnissen im Bereich Dokumenten- und Digitalisierungs-Management.
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
Das PDF-Dokument wird in Einzelseiten zerlegt, die sich dann natürlich ebenfalls im Briefkorb befinden.
Markieren Sie die Seiten, die zusammengefügt werden sollen. Die sind dann grau hinterlegt.
Das PDF-Dokument wird in Einzelseiten zerlegt, die sich dann natürlich ebenfalls im Briefkorb befinden.
Markieren Sie die Seiten, die zusammengefügt werden sollen. Die sind dann grau hinterlegt.
Tipps zum Markieren und zur Sortierung der Einzelseiten:
Halten Sie die Taste Strg gedrückt und klicken auf die Miniaturen der Dokumente, um sie zu auszuwählen.
DocuWare merkt sich die Reihenfolge, in der Sie die Dokumente anklicken, und fügt sie genauso sortiert zusammen
Wenn Sie alle Seiten mit Strg – A auf einmal markieren, fügt DocuWare die Dokumente so zusammen, wie sie im Briefkorb liegen.
Die Sortierung im Briefkorb ändern Sie, indem Sie auf das Symbol mit den Doppelpfeil klicken.
Wählen Sie nach der passenden Sortierung aus dem Kontextmenü die Option Heften. DocuWare erstellt das neue Dokument mit den in diesem Beispiel vier Seiten. Klicken Sie auf das neue Dokument im Briefkorb, um die Seiten im Viewer zu kontrollieren: Die restlichen beiden Seiten können Sie löschen oder ebenfalls zu einem neuen Dokument zusammenfügen.
Hinweis: Die FunktionEntheftensteht nur für PDF-Dokumente zur Verfügung und auch nur dann, wenn Sie ein mehrseitiges Dokument markiert haben.
Live-Präsentation im TANTZKY Showroom
Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor. Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom.
Vorbeikommen und Ausprobieren.
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
Häufig werden Tabellenfelder dafür verwendet, Rechnungspositionen in DocuWare abzubilden. Damit Sie nicht langwierig für jede Rechnung alle Positionen manuell in das Tabellenfeld im Ablagedialog übertragen müssen, gibt es jetzt Hilfe von Intelligent Indexing. Sie übernehmen per One Click Indexing nur die Inhalte des ersten Rechnungspostens in die erste Zeile des Tabellenfeldes, alle weiteren Positionen transferiert Intelligent Indexing automatisch in entsprechende Zeilen des Tabellenfeldes. Dies funktioniert sogar bei mehrseitigen Rechnungen.
Nur eine Zeile manuell mit One Click Indexing füllen, alle weiteren Rechnungsposten übernimmt DocuWare automatisch
Und natürlich lernt Intelligent Indexing auch bei Tabellen: Das manuelle Füllen der ersten Zeile per One Click Indexing entfällt bei gleichartigen Tabellen nach einer kurzen Anlernphase.
So geht´s:
Von einem Briefkorb, für den Intelligent Indexing aktiviert ist, legen Sie ein Dokument ab. In dem Ablagedialog sind 'normale' Felder wie gewohnt von Intelligent Indexing vorausgefüllt.
Im Tabellenfeld klicken Sie auf das Plus-Zeichen, um die erste Zeile zu öffnen. Übernehmen Sie die nötigen Inhalte des ersten Rechnungspostens per One Click Indexing in die Felder der ersten Tabellenzeile. Anschließend klicken Sie entweder auf den Button Tabelle ausfüllen in der Werkzeugleiste des Tabellenfelds oder auf das gleichnamige Feld, das im Viewer eingeblendet wird. Schon sind alle Rechnungspositionen übertragen.
Über den Tooltip zum Button in der Werkzeugleiste starten Sie eine interaktive Tour, die die Handhabung dieser Funktion weiter erläutert.
Produktinfo
Seit Jahren ist TANTZKY einer der führenden DocuWare Partner. Unser erfahrenes Spezialisten-Team begleitet Unternehmen, Schritt für Schritt, bei der Digitalisierung.
Wir bietenalles aus einer Hand: Beratung, Analyse, Programmierung, Einführung, Schulung usw. – selbst die Anbindung an Ihr ERP, DATEV, Sharepoint, Outlook oder SAP gehört für uns mittler Weile zum täglichen Geschäft.
Profitieren Sie so von unseren Erfahrungen und Kenntnissen im Bereich Dokumenten- und Digitalisierungs-Management.
Wir sind auch im kommenden Jahr weiterhin für Sie da:
Egal, ob mit unserenverlässlichen Druck- und Multifunktionssystemenoder den vielseitigen Softwarelösungen. Die professionellen Support-Teams halten alle Systeme am Laufen. Unsergroßes Toner- und Ersatzteillagerhalf uns über die Versorgungsengpässe der Lieferanten. Des Weiteren waren wir gefordert, mitprofessionellen Lösungen für Homeoffice- und Konferenz-Technologiensowie bei derUnternehmensdigitalisierungschnell zu helfen. Mit unserenjahrelang erfahrenen Spezialistenin diesen Bereichen können wir Ihnen die bestmögliche Unterstützung bieten.
Das gesamte Team TANTZKY wünscht Ihnen und Ihrer Familie besinnliche Feiertage, einen guten Rutsch sowie Erfolg und vor allem Gesundheit im neuen Jahr 2023.
Wir bedanken uns ganz herzlich für das entgegengebrachte Vertrauen und die gute Zusammenarbeit in 2022.
