Zum Hauptinhalt springen

Digitale Workflows

PDF/A – Was ist das?

PDF/A ist das gängige Dateiformat zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Es ist eine Unterart des Portable Document Formats (PDF) und wurde von der International Organization for Standardization (ISO) genormt. Der ISO-Standard legt fest, in welcher Form Elemente wie Schriften oder Layout der PDF-Versionen für eine Langzeitarchivierung angewandt werden müssen. 

Dazu gehört auch, dass elektronische Dokumente unabhängig von Bearbeitungs-Tools und Betriebssystemen unverändert bleiben. PDF/A stellt somit auch nach sehr langen Zeiträumen die Lesbarkeit eines PDF-Dokuments sicher und erfüllt somit die Bedingungen einer revisionssicheren Archivierung.

TANTZKY Scan-Lösung: bequem alle Scaneinstellung zentral für alle Multifunktionssysteme managen. Kinderleicht per Tastenwahl können Sie  z.B. automatisch alle Dokumente als PDF/A konvertieren und an Ihr DMS übermitteln lassen.

Was ist der Unterschied zwischen PDF und PDF/A?

PDF/A ist eine Variante des Portable Document Formats, auch PDF genannt, und wurde speziell für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt. Der Fokus beim PDF/A-Format liegt also auf der langfristigen und einfachen Speicherung. 

Daher unterstützt die Variante auch keine Einbettung von Audio- oder Videodateien, da die Wiedergabe ebendieser eine zusätzliche Software erfordern würden. Aus dem gleichen Grund erlaubt PDF/A auch keine externen Ressourcen, d. h. Grafiken und Schriftarten müssen direkt im Dokument eingebettet sein. Auch die Verschlüsselungen von Dokumenten unterstützt PDF/A nicht, da archivierte Dokumente auch zukünftig nutzbar zu Verfügung stehen sollen.

Arten und Konformitätsstufen von PDF/A

Für die digitale Langzeitarchivierung von Dokumenten stehen Ihnen vier Varianten der PDF/A-Normreihe zu Verfügung: PDF/A-1, PDF/A-2. PDF/A-3 und PDF/A-4. PDF/A-1 ist die Originalversion, während PDF/A-2, PDF/A-3 und PDF/A-4 diese ergänzen und weitere Funktionen für die langfristige Archivierung mitbringen. Wir wollen uns die verschiedenen Dateivarianten im Folgenden etwas genauer ansehen.

PDF/A-1

Die erste Dateiversion von PDF/A. PDF/A-1 stellt sicher, dass alle Quellen wie Schriften, Illustrationen oder Bilder eingebettet sind und unterstützt zusätzlich digitale Signaturen und die Anwendung von Hyperlinks. Darüber hinaus spezifiziert PDF/A-1 zwei Konformitätsebenen: PDF/A-1b und PDF/A-1a. Die Buchstaben stehen hier für die spezifizierten Qualitätsebenen, die eine Dateiversion erfüllt:

  • PDF/A-1b (Basic): Dokumente sind eindeutig visuell reproduzierbar.
  • PDF/A-1a (Accessible): Dokumente sind eindeutig visuell reproduzierbar, Text und inhaltliche Struktur der Dokumente sind so aufgebaut, dass sie barrierefrei von einem Screenreader erfasst und vorgelesen werden können.

PDF/A-2

Die Dateiversion PDF/A-2, die im Jahr 2011 veröffentlicht wurde, bringt einige neue Funktionen mit. Sie erlaubt innerhalb eines Dokuments die Kompression von Grafikformaten wie JPEG-2000, transparente Elemente und PDF-Ebenen. Darüber hinaus können PDF/A-1-Dateien in PDF/A-2-Dateien integriert werden. Auch die PDF/A-2-Dateiversion ermöglicht mehrere Konformitätsebenen:

  • PDF/A-2b (Basic): garantiert das unveränderte Erscheinungsbild eines Dokuments für die Langzeitarchivierung und definiert die Mindestanforderungen an eine PDF/A-2-Datei.
  • PDF/A-2u (Unicode-Textsemantik): enthält alle Normen wie 2b und bildet Text in Unicode – ein Standard für die universelle Codierung von Textzeichen – ab, wodurch der gesamte Text indexiert und dargestellt werden kann.
  • PDF/A-2a (Accessible): realisiert alle Anforderungen der ISO-Norm 19005-2

PDF/A-3

PDF/A-3 wurde 2012 veröffentlicht und bringt eine entscheidende Neuerung mit – nun können beliebige Dateitypen in PDF/A-3 eingebettet werden. Heißt: Einem Dokument im Format PDF/A-3 können nun auch Rohdaten beigefügt werden, mit denen es erstellt wurde. Auch die PDF/A-3-Version spezifiziert die bekannten Konformitätsebenen 3b, 3u und 3a.

PDF/A-4

Die Dateiversion PDF/A-4 wurde 2020 veröffentlicht und enthält zwei neue Konformitätsebenen:

  • PDF/A-4f: erlaubt Dateianhänge, die nicht PDF/A entsprechen
  • PDF/A-4e: erlaubt die Einbindung von 3D-Inhalten und wird hauptsächlich für den Engineering-Bereich eingesetzt

Pro & Contra
Verwendung von PDF/A

Die Version PDF/A bietet einige Vorteile, aber auch einige Nachteile, auf die wir im folgenden Abschnitt etwas näher eingehen wollen.

Vorteile von PDF/A

  • Langzeitarchivierung: PDF/A bietet eine zuverlässige Lösung für die langfristige Archivierung von digitalen Dokumenten.

  • Langfristige Lesbarkeit: PDF/A stellt sicher, dass Dokumente unabhängig von technologischen Veränderungen auch in der Zukunft lesbar bleiben.

  • Formatkonsistenz: PDF/A bewahrt die visuelle Integrität eines Dokuments, da es keine Abhängigkeit von externen Dateien oder Schriften gibt.

  • Metadaten: PDF/A unterstützt die Einbettung von Metadaten, wodurch Dokumente sich leichter identifizieren und suchen lassen.

  • Einbettung von Text: Textinhalt kann direkt in ein Dokument eingebettet werden, dazu gehören auch elektronische Signaturen.

  • Weltweite Standards: PDF/A ist ein weltweit anerkannter Standard und wird regelmäßig weiterentwickelt.

Nachteile von PDF/A

  • Kompatibilität: Nicht alle Dokumente können ohne Probleme in PDF/A konvertiert werden. Dokumente mit Audio- oder Videoinhalten sowie Dateien, die Javascript enthalten, können bei der Umwandlung in PDF/A zu Problemen führen.

  • Visuelle Darstellung: Bei der Umwandlung in PDF/A kann es zu Fehlern in der visuellen Darstellung kommen.

  • Dateigröße: Da PDF/A alle in einer Datei verwendeten Inhalte einbettet, kann ein Dokument schnell ein größeres Datenvolumen umfassen als herkömmliche PDF-Dateien.

Wie erkenne ich eine PDF/A-Datei?

Ob es sich bei Ihrer PDF-Datei um eine PDF/A-Version oder ein herkömmliches PDF-Dokument handelt, lässt sich an der Dateiendung nicht erkennen. Um die Speicherart der PDF-Datei festzustellen, können Sie das Dokument beispielsweise in Adobe Acrobat öffnen und dort unter "Einstellungen" die Version anzeigen lassen. 

Darüber hinaus können Sie sich in Acrobat unter der Funktion "Konformität prüfen" alle Informationen zur PDF-Datei im Navigationsfenster anzeigen lassen und anhand von PDF/A-Kriterien prüfen. So können Sie sich in den Konformitätsinformationen den verwendeten Standard zur Erstellung der Datei, den ISO-Namen und die Kompatibilität mit anderen PDF-Dateien wie PDF/X, PDF/E, PDF/VT oder PDF/UA anschauen.

Kinderleicht mit TANTZKY Scanlösung:
Scannen & konvertieren mit einer Taste

Scannen und konvertieren Sie in einem Schritt Ihre Dokumente in das gewünschte revisionsichere Format. Die gescannten Dokumente können im Ordner des Benutzers abgelegt, alternativ per Mail versandt oder per Scanprozesssteuerung direkt in Ihrer Anwendung ablegt werden:

  • Anwenderfreundlichkeit und Produktivitätssteigerung in Bezug auf die Digitalisierung von Hardcopys durch die Erstellung von benutzerspezifischen Scanworkflows
  • Keine Investitionen für die Beschaffung und Administration von Abteilungs- und Einzelplatzscannern
  • Dokumentenverschlagwortung am System mit Metadatenübergabe per Beschreibungsdatei (XML, DAT, TXT, INI, usw.)
  • Dokumentenbereitstellung mit OCR, Scanoptimierung und vielen weiteren Filtern, sowie Scanformaten möglich
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Live-Präsentation im TANTZKY Showroom

Gerne stellen wir Ihnen unser Produkt-Portfolio vor.
Testen Sie Soft- und Hardware in unserem Showroom. 

Vorbeikommen und Ausprobieren.

Termin anfordern