Dokumenten-Management-System integriert in DATEV

• DocuWare Cloud in DATEV
• Do live nach 4 Wochen Teststellung
• vorkonfigurierte Digitalisierungslösung
• Rechnungseingangsworkflow

Alle Verträge mit Kosten, Laufzeiten und Kündigungsfristen auf einem Blick 

TANTZKY ist seit vielen Jahren einer der führenden Anbieter im Bereich Dokumenten-Management und Digitalisierung. Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen – individuell angepasst an die unternehmensspezifischen IT-Anforderungen und Ihre Digitalisierungsstrategie.

DocuWare Cloud & DATEV – ein perfektes Team 

• Go Live nach 4 Wochen Testphase

DocuWare Integration in DATEV:
Einblicke aus der Praxis

Ausgangsbasis

Der Tennissport spielt in Bayern eine hervorragende Rolle – mit rund 300.000 Mitgliedern nimmt der Bayerische Tennis-Verband (BTV) hinter Fußball und Turnen Platz 3 unter den Sportfachverbänden ein. Der BTV ist innerhalb des Deutschen Tennis Bunds der größte Landesverband.

Im Pandemiejahr 2020 stellte der BTV wichtige Weichen für die Zukunft: Die Verbandszentrale zog in ein neu erbautes Haus auf dem Gelände der TennisBase in Oberhaching bei München, einem deutschlandweit und auch international bekannten Leistungszentrum des BTV.

Parallel zu dieser Modernisierung der Infrastruktur und der Zusammenführung von Sport und Verwaltung werden auch die organisatorischen Kräfte gebündelt. Entsprechend hat sich das Präsidium laut Geschäftsbericht 2020 für die kommenden Jahre das Ziel gesetzt, „die Strukturen effizienter zu gestalten, die Arbeitsabläufe zu verbessern sowie die Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse zu beschleunigen."

Neues Arbeiten mit digitalen Workflows

„Während Rechnungen früher bis zu drei Wochen im Umlauf waren, werden sie heute spätestens nach sieben Tagen gezahlt. Und wir wissen zu jeder Zeit, wo sich eine Rechnung gerade befindet, falls es Fragen dazu gibt."

Christian von Freyburg, Finanzcontroller, Bayrischer Tennis-Verband e.V.

Anpassungen in Eigenregie

Dazu tragen die Workflows bei, mit denen der stellvertretender Leiter der Abteilung Finanzen und IT Christian von Freyburg die administrativen Prozesse neu gestaltet. Der Finanzcontroller setzt dabei auf eine vorkonfigurierte Cloud-Lösung von DocuWare, die nach vierwöchiger Teststellung „scharf gestellt" wurde.

Die Entscheidung für die Cloud hat aus seiner Sicht den grundlegenden Vorteil, dass die Lösung besser kalkulierbar sei, da man über das gesamte Funktionsspektrum verfüge und beliebige weitere Module nutzen könne, ohne über zusätzliche Kosten, Installations- und Wartungsaufwand nachdenken zu müssen. Ein wichtiger Aspekt sind für ihn auch die vielfältigen Möglichkeiten zur Individualisierung, die er zum Teil auch ohne externe Unterstützung vornehmen kann.

Die vorkonfigurierten Lösungen von DocuWare beruhen auf dem Erfahrungsschatz aus tausenden Digitalisierungsprojekten und können schnell an die jeweilige Einsatzumgebung angepasst werden. Prozesse, die in vielen Unternehmen und Organisationen in ähnlicher Form vorkommen, sind bereits in Workflows vorkonfiguriert und können in wenigen Schritten eingeführt werden. Schnittstellen und Integrationen in andere, weit verbreitete Anwendungen, beispielsweise die vom BTV genutzte DATEV-Buchhaltung, sind bereits vorhanden. So konnte der Prozess der Eingangsrechnungs-Bearbeitung schnell mit der Cloud-Lösung umgesetzt werden.

 Deutliche Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung

„Durch die optimale Unterstützung des DocuWare Partners bei der Implementierung können wir mit dem DocuWare Berechtigungsmanagement unsere komplexen Strukturen in einem mehrstufigen Konzept abbilden und bei Bedarf auch selbstständig erweitern."

Christian von Freyburg, Finanzcontroller, Bayrischer Tennis-Verband e.V.

Die Eingangsrechnungen gelangen je zur Hälfte per Post oder E-Mail in die zentrale Buchhaltung des BTV, wo sie gescannt und automatisch indexiert im digitalen Briefkorb abgelegt werden. Dort erfolgt auch bereits die formelle, sachliche Prüfung mit anschließender Weiterleitung zur fachlichen Prüfung an die einzelnen Geschäftsbereiche – von der Verwaltung inklusive Personalabteilung über Breitensport und Trainerausbildung, Nachwuchsund Jugendförderung, Wettbewerbssport und Turnierbetrieb bis zur Öffentlichkeitsarbeit sowie Finanzen und IT.

Nach der Prüfung durch die Bereichsverantwortlichen gibt es, abhängig von der Art der Rechnung und Höhe des Rechnungsbetrags, zusätzliche Freigabestufen bis hin zum Präsidium, die im Berechtigungskonzept des DMS abgebildet sind. „Mit der Einführung von DocuWare", so die Vorgabe des Vizepräsidenten des BTV für Finanzen und IT, Bernd Walther, „hatten wir das Ziel ausgegeben, unsere internen Freigabeabläufe sowohl digital, transparent und nachvollziehbar zu gestalten, als auch deutlich zu beschleunigen."

Im Ergebnis hat die Einführung des Rechnungseingangs-Workflows eine Reduktion des früher oft bis zu drei Wochen beanspruchenden Freigabeprozesses auf maximal eine Woche und in den meisten Fälle zwei bis drei Tage gebracht.

Mit der Cloud-Lösung ist Christian von Freyburg „sehr glücklich": Die Performance stimmt, die Prozesse bei den Eingangsrechnungen sind deutlich beschleunigt, die Transparenz über die Mittelverwendung ist jederzeit gegeben.

Als nächste Projekte sind das Anlegen eines digitalen Vertragsarchivs und die vollständige Digitalisierung der Abrechnungen von Reisekosten und Aufwandsentschädigung inklusive des selbstständigen Einscannens von Belegen durch die Antragssteller geplant. Automatisierte Auswertungen unterstützen die Mitarbeiter aus Organisation, Rechnungswesen und Controlling unseres Kunden. Sie arbeiten mit turnusmäßigen Aufstellungen und nutzen diese Informationen gezielt zur elektronischen Rechnungsprüfung und -freigabe. Des Weiteren dienen diese Ergebnisse z.B. für Entscheidungen innerhalb des Fuhrpark-Managements unseres Kunden.

 Sie sind interessiert?

Gerne zeigen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie mit DocuWare und DATEV schneller und effizienter arbeiten können.